Aika ERP-versionvaihdolle? Opas vanhan ERP-järjestelmän korvaamiseen
Tutustu vihjeisiin ja neuvoihin, joiden avulla tiedät, miksi, milloin ja miten vanha ERP korvataan.
Yleistiedot
Miten ERP-järjestelmäsi toimii puolestasi? Onko ERP-päivityksen aika? Sinulle ei todennäköisesti ole esitetty näitä kysymyksiä suoraan (ellet ole keskustellut myyntiedustajien kanssa), mutta olet saattanut kysyä itseltäsi tämän kysymyksen, jos ei nimenomaisesti. Onko olemassa pieni epäilys siitä, että järjestelmäsi on jollain tavalla parempi? Ehkä olet kuullut nykyaikaisia ERP-menestystarinoita. Tai ehkä se on ilmeisempi kuin se – ehkä on olemassa uusia asioita, joita sinun täytyy tehdä asiakkaillesi tai pysyä mukana kilpailussa, jota vanha järjestelmäsi ei pysty käsittelemään ilman paljon aikaa ja rahaa päivityksiin tai muutoksiin. Joka tapauksessa on hyvä hallintotapa arvioida jatkuvasti järjestelmän suorituskykyä ja yksilöidä parannuskohteita tai esiin nousevia kysymyksiä, joista voi tulla ongelmia lähitulevaisuudessa.
Onko olemassa täydellistä ERP-järjestelmää?
Lyhyt vastaus on "ei". Ja vaikka täydellinen järjestelmä olisikin olemassa juuri sinun erityistarpeisiisi tiettynä ajankohtana, nämä tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Siksi on hyvä pysyä ajan tasalla, tietää, kuinka hyvin ERP-RATKAISUSI tukee nykyisiä tarpeitasi, ja tunnistaa trendit, jotka voivat johtaa ongelmiin.
On muodikasta viitata asennettuihin järjestelmiin "vanhoina ERP-järjestelminä", mikä viittaa vanhaan teknologiaan ja vanhentuneisiin järjestelmiin. Tämä on epäoikeudenmukaista, koska monia asennettuja järjestelmiä ylläpidetään säännöllisesti, päivitetään jatkuvasti ja ne pystyvät täysin kasvamaan ja mukautumaan muuttuviin tarpeisiin ja vaatimuksiin. ERP-päivitykset ovat kuitenkin valinnaisia, vaikka ohjelmistotoimittajat kannattivatkin niitä voimakkaasti. On tärkeää pysyä ajan tasalla ratkaisun tarjoajan toimittamista korjauksista ja parannuksista. Jos havaitset ongelmia tai epäsuotuisia trendejä, varmista ensin, että järjestelmässäsi on kaikki päivitykset ja versiot, ja selvitä sitten, onko toimittajallasi lisäosia tai parannuksia, jotka voivat korjata löytämiäsi puutteita. Määritä, mitä näiden korjausten toteuttaminen vaatii rahana ja työnä, ja käytä näitä tietoja arvioidaksesi nykyisen ratkaisusi jatkamisen kustannuksia (katso ”Kuinka paljon käytät ERP-järjestelmään?” alla).
Onko nykyinen ERP-ohjelmistosi pettymys?
Pidä siis vanha ERP-järjestelmäsi ajan tasalla. Mutta pidä myös tarkasti silmällä järjestelmän suorituskykyä. Tarpeet ja vaatimukset muuttuvat, ja sinun on varmistettava, että järjestelmäsi tukee aidosti yrityksesi ja asiakkaidesi tarpeita.
Edellä mainittu itsearviointi voi auttaa havaitsemaan puutteita ja huolenaiheita, mukaan lukien seuraavat:
Järjestelmäsi ei voi täyttää uusia vaatimuksia tai rajoittaa uusia aloitteita.
Se ei tue uusia teknologioita tai vaatimuksia tai vain vaikeuksin, kalliin kustannuksin ja viivein. Toimittaja on hidas sisällyttämään uusia ominaisuuksia ja toimintoja.
Toimintoja on vaikea oppia ja käyttää, ja ne pikemminkin estävät kuin tukevat tehokkuutta.
Vasteaika on raskauttavan hidas. Tietojen tallentaminen ja hakeminen on riittämätöntä, hankalaa tai ei vain nykypäivän yhä kasvaviin tarpeisiin asti.
Järjestelmä on kallis ja sitä on vaikea ylläpitää ja tukea, eikä toimittajasi tue sitä riittävästi.
Jos järjestelmäsi on todella vanha ERP, jonka toimittajan tuki on hupeneva tai tekninen tuki vähenee, osaavat ohjelmoijat ja analyytikot tulevat epäilemättä kalliimmiksi ja vaikeammiksi löytää, kun järjestelmä vanhenee ja epäluotettavaksi.
Nämä ovat sellaisia ongelmia, jotka voivat kehittyä hitaasti ja jäädä tunnistamattomiksi pitkäksi aikaa. Sitten yhtäkkiä käy selväksi, että järjestelmän puutteet aiheuttavat vakavia liiketoimintaongelmia – ja jotain on tehtävä.
Kuinka paljon käytät ERP-järjestelmään?
Monet yritykset ovat yllättyneitä, kun ne tekevät analyysin ja selvittävät, mitä todella maksaa pitää nykyinen ERP-järjestelmänsä kunnossa ja toiminnassa. Se voi kuulostaa oudolta, kun keskisuuret yritykset tyypillisesti valvovat menoja hyvin tarkasti osana säännöllistä hallintovastuutaan. Erp:hen liittyvien suorien ja välillisten kustannusten erottaminen ei kuitenkaan aina ole helppoa.
Kuukausittaisten ja vuosimaksujen lisäksi ohjelmistotoimittajille ja laitteistotoimittajille aiheutuu jatkuvia palvelu- ja tukikustannuksia eri palveluntarjoajilta (esim. laitteistopalvelu, konsultointi tai verkostoituminen). Muista sisällyttää tietojen ajantasaistamisesta aiheutuvat kustannukset, jos olet havainnut (tai epäillyt), että päivityksiä tai parannuksia saatetaan tarvita olemassa olevien tai ennakoitujen ongelmien ratkaisemiseksi edellä mainitulla tavalla.
Ota huomioon myös suorat sisäiset IT-osaston kustannukset, mukaan lukien palkat ja edut, tila, apuvälineet ja tarvikkeet. Yritä erottaa ne, jotka tukevat suoraan ERP-järjestelmääsi. Muista, että ainakin osa näistä kustannuksista jää jäljelle, kun päivität ja otat käyttöön uuden järjestelmän, erityisesti jos korvaat perinteisen on-premise-järjestelmän toisella on-premise-järjestelmällä. Pilvipohjaisen ohjelmistopalvelun (SaaS) kustannusrakenne on erilainen, mutta tarvitset silti vertailukohdan, jotta voit tehdä perusteltavissa olevan päätöksen siitä, haluatko pysyä olemassa olevassa järjestelmässä, käynnistää ERP-päivityksen vai jatkaa vanhan järjestelmän korvaamista.
ROI:n laskenta ERP:ssä
Saat vaiheittaiset ohjeet uuden ERP:n kustannusten ja hyötyjen arviointiin.
ROI:n laskenta ERP:ssä
Saat vaiheittaiset ohjeet uuden ERP:n kustannusten ja hyötyjen arviointiin.
Mitä uusi järjestelmä maksaisi?
Oletko huolissasi uuteen ERP-järjestelmään siirtymisen mahdollisista kustannuksista? Se on ymmärrettävää. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä on todennäköisesti yksi suuremmista kustannuksista, joita yritys tekee ei-tuotantolaitteisiin tiettynä vuonna. Suurin osa yrityksistä kuitenkin katsoo, että kustannukset ovat täysin kohtuulliset ja perustellut, kun niitä tarkastellaan käytettävissä olevien etuuksien yhteydessä ja verrattuna määrään, joka nykyisin käytetään nykyisen järjestelmän ylläpitämiseen. Muista ajatella elinkaarikustannuksia – kokonaiskustannuksia tietyllä ajanjaksolla, kuten viidestä seitsemään vuoteen.
Kun tarkastellaan korvausjärjestelmän hankinta- ja käyttöönottokustannuksia, huomaa, että laitteisto- ja ohjelmistolisenssikustannukset ovat vain osa yhtälöä. Lisää 360-projektiin myös seuraavat tiedot:
Verkko- ja oheislaitteet, kuten viivakoodinlukijat, etätuloasemat, mobiililaitteet ja asiakasohjelmisto sekä tuki.
Tietojen muunto ja tietojen syöttäminen uuteen järjestelmään sekä arkistointi ja pääsy historiatietueisiin.
Katastrofivalmius, mukaan lukien vara- tai vikaantumisjärjestelmät, tietojen palautusresurssit, tarpeettomat yhteydet ja viestintä.
Koulutus ERP-käyttöönottotiimille ja kaikille tuleville käyttäjille. (Tämä on ratkaisevan tärkeää. Älä skimp täällä.)
Uusi työnkulun kehitys ja dokumentaatio.
Täytäntöönpanoapu. Todennäköisesti tietty avustustaso sisällytetään pakettiin ensisijaiselta järjestelmän toimittajalta, mutta saatat haluta antaa lisäapua toimittajilta, ulkopuolisilta konsulteilta, tilitoimistoltasi tai muilta joistakin tai kaikista yllä luetelluista kohteista.
Lisärasitteet työntekijöille toteutuksen aikana ylitöinä, palkkauskiusaukset avustaa säännöllisissä tehtävissä, jotta heillä on aikaa työskennellä toteutuksen parissa, tai bonukset ja muut kannustimet pitää työntekijät motivoituneina.
Huomaa, että pilvipohjaisten SaaS-järjestelmien kustannusrakenne poikkeaa huomattavasti perinteisestä ostamisesta ja käyttöönotosta, on premise -lähestymistavasta. SaaS:n avulla laitteistolla on vain vähän tai ei lainkaan alkukustannuksia, koska se on pohjimmiltaan tilaustilanne. mutta SaaS-sopimus sisältää yleensä paljon myös ylläpito- ja tukikustannuksia, joten käynnissä olevat sisäiset IT-kustannukset pienenevät huomattavasti. Useimmat yritykset huomaavat, että SaaS-palvelun kokonaiskustannukset 5–7 vuoden aikana ovat todennäköisesti pienemmät kuin ostamisen ja sisäisen tuen kokonaiskustannukset.
Kun punnitset päätöstä säilyttää olemassa oleva järjestelmäsi tai tarkastella korvaavaa järjestelmää, harkitse kauppoja. Uuden ERP-ratkaisun avulla saat nykyaikaisen käyttöliittymän, lisäominaisuuksia ja -toimintoja ja parannat kilpailuetuasi, kun taas jos säilytät vanhan järjestelmäsi, rajoitat kykyäsi pysyä ketteränä, tuottavana ja kilpailukykyisenä. Nykyaikaiset ERP-menestystarinat osoittavat, että uuteen järjestelmään siirtymisen hyödyt ovat usein edullisempia ja suuremmat kuin päivityksen kustannukset.
Miten uutta ERP-järjestelmää perustellaan taloudellisesti?
Useimmat yritykset tarvitsevat tämänkokoista päätöstä tehdessään kustannus-hyötyanalyysin sijoitetun pääoman tuottolaskelman (ROI) muodossa. Kustannuspuoli on helppo – lisää odotetut kustannukset edellä kuvatulla tavalla. Hyötypuolella voi hyvinkin olla suoria säästöjä IT-kustannuksissa, mutta merkittävien hyötyjen listaaminen vaatii yhtiöltä visiota siitä, miten järjestelmä muuttaa työympäristöä ja mahdollistaa paremman suorituskyvyn, paremman tuottavuuden ja paremman asiakaspalvelun.
Suorituskyvyn parantaminen: Monet ERP-järjestelmäprojektit ovat oikeutettuja huomattavassa määrin tehokkuuden parannuksiin (suorat työvoiman vähennykset) ja kustannussäästöihin (mukaan lukien mutta ei rajoittuen varastonvähennyksiin), ja ne ovat oikeutetusti valtavia takaisinmaksuhyötyjä monissa onnistuneissa ERP-toteutuksissa. Huomaa kuitenkin, että järjestelmä ei luo näitä etuja pelkän yrityksesi olemassaolon vuoksi. Järjestelmä organisoi, analysoi ja esittää dataa siten, että johtajat voivat paremmin hyödyntää ihmisiä ja tehdä parempia päätöksiä, mikä tuottaa suuria hyötyjä. Pidä tämä mielessä, kun budjetoit käyttäjäkoulutukseen ja parannettujen menettelyjen toteuttamiseen.
Parempi asiakaspalvelu: Nämä edut ovat vähemmän suoria, mutta vielä arvokkaampia. Palvelemalla asiakkaita paremmin voit teoriassa lisätä myyntiä ja voittoja, kasvattaa markkinaosuutta ja ehkä jopa kasvattaa katteita, koska hyvä asiakaspalvelu tuo asiakkaalle lisäarvoa lisäämättä kustannuksia itse tuotteeseen. Joissakin tapauksissa asiakaspalvelun parannuksista tulee selviytymisvaatimuksia, koska kun uusi tai hyvä asiakas odottaa ominaisuuksia, kuten sähköistä tilaamista tai tehostettua sähköistä raportointia, ERP-järjestelmäsi on toimitettava.
Työpaikan muutokset: Tämän päivän järjestelmät on suunniteltu käytettävyydelle (UX tai käyttäjäkokemus on nykyinen buzzword) nopean ja helpon tiedonsaannin varmistamiseksi. Koska jokaisen käyttäjän työ ja työnkulku ovat ainutlaatuisia, nykypäivän järjestelmät ovat erittäin räätälöityjä, jotta jokainen käyttäjä saa tehokkaimmat ja mukavimmat työnäytöt ja -prosessit. Ajatelkaa kustannusten välttelyä eivätkä kustannusten alentamista tämän hyödyn vuoksi. Tehostuminen auttaa nykyisiä työntekijöitä tekemään enemmän ja hoitamaan suuremman liiketoimintamäärän ilman uutta palkkausta. Järjestelmää ei kannata perustella henkilöstömäärän vähenemisen perusteella – sitä ei todennäköisesti tapahdu, eivätkä työpaikkojen menetykset motivoi työntekijöitä omaksumaan järjestelmää ja auttamaan sen onnistumisessa.
ERP-valinta on vasta alkua
Kun seuraat ERP-järjestelmien arviointiin liittyviä vinkkejä, muista, että vanhan järjestelmän korvaaminen ei ole yksinkertainen tai nopea prosessi, mutta se on investoinnin arvoinen, koska se voi tuottaa huomattavia hyötyjä, kun se on valittu ja toteutettu asianmukaisesti.
Yksi kysymys, joka useimmilla yrityksillä on tässä vaiheessa listansa kärjessä, on ”Kuinka kauan vanhan järjestelmän korvaavan järjestelmän valitseminen ja käyttöönotto kestää?” Tähän kysymykseen ei ole yhtä ainoaa vastausta – se riippuu organisaation koosta ja monimutkaisuudesta, ovatko joko tai molemmat järjestelmät (vanhat ja uudet) pilvipohjaisia, yrityksen ja toteutustiimin dynamiikka, johdon sitoutuminen projektiin sekä käyttäjäyhteisön yhteistyön tai vastarinnan määrä … mainitakseni vain muutamia muuttujia. Osa toteutuksista voi valmistua muutamassa kuukaudessa, osa kestää vuoden tai kauemmin. Kokenut toteutuskumppani voi auttaa sinua kehittämään saavutettavissa olevan aikajanan, kun laadit projektisuunnitelmasi toteutussuunnittelun alkuvaiheessa.
Meidän ei tarvitse kertoa, että yrityksesi strategisen tiedonhallinnan rungon korvaaminen on varmasti häiritsevää. Sitä ei voida täysin välttää, mutta häiriöt voidaan minimoida hyvin suunnitellulla ja hallitulla käyttöönottotyöllä.
Hyödynnä pilvi-ERP:n kaikki hyödyt
Hallitse liiketoimintaasi mistä tahansa hyödyntämällä sisäänrakennetun tekoälyn ja analytiikan tarjoamia kokonaisvaltaisia, modulaarisia ratkaisuja.