Mikä on ERP-toteutus?
Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) valinta on vasta alkua. Erp:n käyttöönoton parhaiden käytäntöjen noudattaminen alustavasta valmistelusta siirron jälkeiseen valmisteluun auttaa yrityksiä välttämään sudenkuopat ja selviämään vältettävissä olevista kustannuksista ja riskeistä.
ERP-toteutuksen yleistiedot
ERP-järjestelmän käyttöönotosta on ensimmäisenä ymmärrettävä, mitä ERP on: toiminnanohjaus. Yksinkertaisin tapa määritellä ERP on ajatella kaikkia keskeisiä liiketoimintaprosesseja, joita tarvitaan yrityksen pyörittämiseen: taloushallinto, HR, valmistus, toimitusketju, palvelut, hankinta ja muut. Perustasollaan ERP on ohjelmisto, joka auttaa hallitsemaan tehokkaasti kaikkia näitä prosesseja integroidussa järjestelmässä – siksi sitä kutsutaan usein organisaation tallennusjärjestelmäksi.
Ilman tehokkaasti toteutettua ERP-järjestelmää yritykset kohtaavat monia siiloutuneita prosesseja ja vanhoja järjestelmiä, jotka johtavat pitkiin, virheille alttiisiin raportointisykliin, reaaliaikaisten tietojen rajalliseen saatavuuteen eikä luotettavaan yksittäiseen totuuden lähteeseen. Tästä syystä – yrityksen koosta riippumatta – yritysjohtajat päättävät ottaa käyttöön ERP-järjestelmän: auttaa heitä saamaan kilpailuetua ja optimoimaan toimintojaan vähentäen samalla riskejä.
ERP-järjestelmän integroiminen yrityksen prosesseihin ja IT-ympäristöön voi kuitenkin olla merkittävä tehtävä. Ennen aloittamista on tärkeää tietää käyttöönoton hyödyt, mahdolliset sudenkuopat ja parhaat käytännöt.
ERP-järjestelmän käyttöönoton hyödyt liiketoiminnalle
ERP-järjestelmän – erityisesti pilvipohjaisen järjestelmän – käyttöönotosta on lukuisia hyötyjä, ja ne vaihtelevat liiketoiminnasta toiseen. Esimerkiksi asiantuntijapalveluyrityksellä on hyvin erilaiset syyt valita toiminnanohjausjärjestelmä kuin valmistusyrityksellä.
Nämä kolme positiivista ERP-käyttöönottoa koskevat kuitenkin lähes jokaista organisaatiota:
Tuottaa käytännönläheisiä oivalluksia reaaliajassa: Liiketoiminnan ohjaaminen reaaliajassa on haastavaa, kun tietoa on vaikea saada ja siihen on vaikea reagoida. ERP-järjestelmän käyttöönotto auttaa yritysjohtajia keskittämään tietoja, seuraamaan jatkuvasti yrityksen taloudellista asemaa ja hallitsemaan raportointia – jopa vaikeassa ja jatkuvasti kehittyvässä liiketoimintaympäristössä.
Lisää toiminnan tehokkuutta: Liiketoiminnan hallinta käyttämällä irrallisia järjestelmiä, jotka perustuvat manuaaliseen interventioon, on paitsi kallista ja työlästä, myös johtaa virheisiin, viiveisiin ja tyytymättömiin asiakkaisiin. Manuaalisten prosessien automatisointi ERP-ratkaisulla säästää aikaa, vähentää vaivaa, alentaa kustannuksia ja auttaa parantamaan kannattavuutta.
Yksinkertaistettu käyttöönotto, käyttö ja ylläpito: Pysyminen teknologian kehittymisessä mutkistuu, kun organisaatio toimii useilla maantieteellisillä alueilla, jotka eivät ole täysin tuettuja, tai toimialakohtaisissa siiloissa, jotka eivät pysy mukana muutoksessa. pilvi-ERP:n käyttöönotto tekee päivityksistä skaalautuvia, automaattisia ja käytettävissä kaikkialla.
ERP-käyttöönottostrategiat
Kun yritykset ajattelevat järjestelmätoteutuksia, ne alkavat usein miettiä haluttuja ominaisuuksia. Mutta uudet ominaisuudet tai teknologiat eivät ole ydinkysymys; liiketoiminnan kasvutarpeet ovat nykyaikaisia liiketoimintaprosesseja, jotka mahdollistavat ketteryyden ja reagointikyvyn.
Nykyiset prosessit ovat kuitenkin yleensä joustamattomia, hitaita ja kykenemättömiä vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin. Vaikka käytössä on todistetusti kustannustehokkaita prosesseja, niitä on päivitettävä säännöllisesti vastaamaan muuttuvia tarpeita tai niitä on parannettava uusilla ominaisuuksilla, kuten tekoälyllä, mobiilikäytöllä, hälytyksillä ja liiketoimintatiedoilla. On tärkeää pitää nämä prosessit toteutussuunnitelman ytimessä. On myös syytä huomata, että mitä monimutkaisempi yritys on, sitä kattavampi ja kehittyneempi lähestymistapa toteutukseen tulee olemaan.
Seuraavassa on neljä yleistä strategiaa, joiden avulla kaikenkokoiset yritykset voivat lähestyä ERP-käyttöönottoprojektia:
- Big bang: Toteuta järjestelmä tai prosessi kokonaisuudessaan, kaikki kerralla. Tätä menetelmää käytetään usein siirryttäessä vanhasta järjestelmästä uuteen, jossa kaikki vaihtuu samanaikaisesti. Vaikka tämä lähestymistapa voi johtaa välittömiin hyötyihin ja vähentää rinnakkaisten toimintojen tarvetta, siihen liittyy myös merkittäviä riskejä. Kaikilla täytäntöönpanon aikana ilmenevillä ongelmilla voi olla laajat vaikutukset, ja äkillinen muutos voi olla ylivoimainen käyttäjille ja sidosryhmille. Big bang -lähestymistapa valitaan usein silloin, kun ajalliset rajoitteet tai hankkeen luonne tekevät ERP-järjestelmän vaiheittaisesta toteutuksesta epäkäytännöllistä.
- Vaiheittainen käyttöönotto: Ota järjestelmä tai prosessi käyttöön vaiheittain, usein eri osastoilla, sijainneissa tai käyttäjäryhmissä. Tämä menetelmä mahdollistaa huolellisen seurannan ja mukautukset kussakin vaiheessa, mikä vähentää laajalle levinneiden häiriöiden riskiä. Levittämällä toteutusta organisaatiot käsittelevät esiin nousevia asioita ja oppivat jokaisesta vaiheesta ennen siirtymistä seuraavaan. Vaikka järjestelmän täysimittainen käyttöönotto kestää kauemmin, tämä lähestymistapa mahdollistaa sujuvammat siirtymät ja paremman käyttäjien hyväksynnän. Se on erityisen hyödyllinen monimutkaisissa projekteissa, joissa toiminnanohjauksen täysimittaiseen käyttöönottoon liittyy merkittäviä riskejä.
- Pilottitoteutus: Otetaan käyttöön uusi järjestelmä, prosessi tai tuote pienessä mittakaavassa, usein valvotussa ympäristössä tai rajoitetun käyttäjäryhmän kanssa ennen täysimittaista käyttöönottoa. Pilotin ensisijaisena tavoitteena on testata järjestelmän toiminnallisuutta, tunnistaa mahdolliset ongelmat ja kerätä palautetta käyttäjiltä. Tämä lähestymistapa mahdollistaa mukautukset ja tarkennukset ennen laajempaa käyttöönottoa, mikä vähentää epäonnistumisen todennäköisyyttä täydessä täytäntöönpanossa. Onnistunut pilottihanke voi lisätä sidosryhmien luottamusta ja toimia todisteena laajemman ERP-ratkaisun käyttöönotosta.
- Hybridilähestymistapa: Yhdistetään elementtejä useista täytäntöönpanostrategioista, kuten alkuräjähdyksestä, vaiheittaisesta käyttöönotosta ja pilottien toteuttamisesta, jotta suunnitelma voidaan räätälöidä hankkeiden erityistarpeiden mukaan. Organisaatio saattaa esimerkiksi käyttää ydintoimintojen vaiheittaista käyttöönottoa ja samalla pilotoida uusia ominaisuuksia valituilla alueilla. Tämä lähestymistapa tarjoaa joustavuutta, joka mahdollistaa reaaliaikaiseen palautteeseen ja muuttuviin olosuhteisiin perustuvat mukautukset. Hyödyntämällä eri strategioiden vahvuuksia hybridimalli vähentää riskejä, optimoi resursseja ja lisää onnistuneen ERP-toteutuksen todennäköisyyttä.
ERP-projektitiimin rooli
Olipa strategia mikä tahansa, yksi alkuvaiheessa oleva elementti on ehkä kriittisempi ERP-projektin onnistumiselle kuin mikään muu: tiimi itse. Tapaustutkimus ERP-toteutusten tapaustutkimuksen jälkeen kertoo saman tarinan. Toteutuksen onnistumisen muutos- tai murtotekijä on toteutustiimi– ihmiset, jotka muokkaavat projektia alusta alkaen.
Tämä johtuu siitä, että loistava ERP-ohjelmisto on loistava vain, jos sen toteuttaa vahva tiimi. Jos ihmisillä ei ole aikaa, tukea tai taitoja tehdä työtä tehokkaasti, he eivät onnistu – ja projekti voi kärsiä viivästyksistä, lisäkustannuksista ja/tai ohjelmistoista, jotka eivät vastaa yrityksen tarpeita.
Yritykset, jotka kokivat vastoinkäymisiä tai epäonnistumisia, osoittivat usein henkilökuntaa, joka ”ehti” työskennellä projektin parissa. ERP-projekti edellyttää kuitenkin niiden ihmisten rekrytointia, joita ”ilman ei voi tehdä”. Nämä ovat kiireisiä ihmisiä, jotka tuntevat liiketoimintaprosessit, työskentelevät hyvin muiden organisaation jäsenten kanssa ja kunnioittavat johdon. Näiden henkilöiden tulisi olla omistautuneita hankkeelle kokopäiväisesti (40 tuntia vapaana) tai mahdollisimman monta tuntia viikossa.
Avainprojektitiimiin ei tule lisätä ketään, joka ei pysty varaamaan vähintään 25 % viikkoajastaan (vähintään 10 tuntia). Alle neljäsosan ajastaan viettäneet tiimin jäsenet tuskin pääsevät kiinni projektitoimintoihin, mikä tuo projektiin paljon vähemmän lisäarvoa.
Myös johdon tuki tiimille on kriittistä. Kaikissa merkittävissä ERP-toteutuksissa on päätettävä prioriteeteista ja resurssien hankkimisesta. Ilman vahvaa tukea ja sitoutumista jopa kaikkein pätevimmät joukkueet voivat leijailla.
Nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän nopea käyttöönotto on yksi merkittävimmistä asioista, jonka yritys voi saavuttaa, ja oikeiden ihmisten saaminen mukaan projektin aloittamisesta eteenpäin on olennaista.
Uuden ERP-käyttöönottoprojektin suunnittelun vaiheet
Jokainen ERP-projekti kohtaa väistämättä odottamattomia ongelmia. Onnistuneen ERP-käyttöönoton parhaiden käytäntöjen noudattamisella voidaan kuitenkin tunnistaa ja käsitellä ilmeneviä ongelmia, mikä auttaa hallitsemaan riskejä ja kustannuksia.
On tärkeää ajoittaa toteutusjärjestys realistisesti ottaen aina huomioon johtoryhmän, johtajien ja yrityksen sisäisten asiantuntijoiden saatavuus. Muista priorisoida tarve keskittyä suuriin voittoihin, kun rakennat ydinohjelmisto- ja teknologiapohjaa, joka voi laajentua liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
ERP-toteutuksen suunnittelun tärkeimmät vaiheet
Vaikka yksityiskohtaiset loppusuunnitelma ja avaintunnusluvut (KPI) on räätälöity erityisten liiketoimintavaatimusten mukaan, seuraavat avaintoiminnot ovat yleisiä vaiheita kaikissa onnistuneissa ERP-toteutuksissa:
Parhaat käytännöt uuden ERP-käyttöönoton suunnittelua varten
1. Valitse ohjelmisto- ja palvelukumppani, joka auttaa käyttöönotossa.
Kun ERP-ohjelmiston tutkimus- ja arviointiprosessi on valmis, on aika valita kumppani, joka auttaa valitun järjestelmän käyttöönotossa, koska useimmilla projektitiimeillä ei ole kovinkaan paljon kokemusta ERP-ohjelmiston käyttöönotosta. Hae pätevää ERP-käyttöönottokonsulttia, jolla on intiimi tietämys ja kokemus valitusta ERP-sovelluksesta. Varmista, että he ymmärtävät, miten uusi ERP-ratkaisu tukee nykyisiä ja kehittyviä liiketoimintaprosesseja, mukaan lukien heidän referenssiensä haastattelu asiantuntemuksensa varmentamiseksi.
Kumppanilla olisi oltava erityisellä toimialalla koulutettu henkilöstö, joka on käytettävissä tarvittavissa paikoissa. Varmista kansainvälisille asiakkaille ja toimittajille, että kumppanilla on monikansalliset liiketoiminta-, kieli- ja valuuttataidot, joita tarvitaan käyttöönoton tehostamiseen. Tarkista lopuksi projektinhallintaohjelmisto, jota yritys käyttää varmistaakseen, että se on yhteensopiva olemassa olevan sisäisen suunnittelu-, aikataulutus- ja seurantajärjestelmän kanssa.
2. Yksityiskohtaiset kaikki projektitehtävät.
ERP-toteutuskumppani auttaa kehittämään yksityiskohtaisen tehtäväluettelon kaikesta tarvittavasta.
Tämä luettelo on laaja – pelkkä koulutus sisältää esimerkiksi monia tehtäviä:
Projektitiimin koulutus: ERP-projektitiimin on opittava ohjelmistosta, jotta he voivat päättää, miten liiketoimintaprosesseja mukautetaan.
IT-tiimikoulutus: IT-tiimille on opetettava, miten ERP-järjestelmä asennetaan ja ylläpidetään parhaalla mahdollisella tavalla.
Yrityskäyttäjien koulutus: Jokaisen ERP-ohjelmiston loppukäyttäjän on opittava, miten se toimii.
Jatkuva koulutus: Uudet käyttäjät tarvitsevat koulutusta liittyessään yritykseen, joten pidemmän aikavälin perehdytyssuunnitelman on oltava olemassa.
Tehtäväluettelo tulisi jakaa vaiheisiin. Konferenssitilojen pilottiin, sovelluksen räätälöintiin, integrointiin muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin, infrastruktuurin käyttöönottoon, tietojen puhdistukseen, käyttäjien hyväksymiseen ja niin edelleen tulisi varata aikaa.
3. Laske työtunnit.
Arvioi huolellisesti, kuinka paljon aikaa jokaiseen tehtävään kuluu. Harkitse kuhunkin tehtävään liittyvää työtä ja määritä sitten vaadittujen "työtuntien" määrä, vaikka se olisi vain tuntien vaihteluväli. Lisää työtunnit ERP-projektin jokaista vaihetta varten ja kohdista projektitiimin jäsen, joka on vastuussa sen tekemisestä.
Tämä voi olla valtava tehtävä; siksi on tärkeää ottaa mukaan käyttöönottokumppani, joka tuntee tietyn ERP-ratkaisun. Tämä vaihe on välttämätön aikajanan täsmälliseen laskentaan, nykyisen tiimin avun tarpeen määrittämiseen ja laajuuden rajaamiseen.
4. Luo realistinen aikataulu.
Kun olet taulukoinut käytettävissä olevat ja tarvittavat työtunnit, luo hallittava aikataulu. Monissa tapauksissa ensimmäinen vaihe paljastaa kapasiteettiongelman verrattuna täytäntöönpanoaikatauluun, joka alun perin esiteltiin johtajille.
Tässä on esimerkkilaskelma, joka havainnollistaa mahdollisia poikkeamia:
Tavoitetuotantojakso = 12 kuukautta tai 1 vuosi
12 kuukauden jakson aikana käytettävissä olevien työtuntien kokonaismäärä = 540/viikko tai 28 080 tuntia/vuosi
Toteutukseen tarvittavien työtuntien kokonaismäärä = yhteensä 42 000 tuntia
Tarvittavat tunnit jaettuna käytettävissä olevilla tunneilla vuodessa = 1,496 vuotta
Tulos? Tuotantoonmenopäivämäärä jää väliin jo ennen kuin projekti edes alkaa. Mahdollisia ratkaisuja ovat mm.
Toiminnan laajuuden vähentäminen – vaikka tiimi on sopinut, että nämä ovat olennaisia tehtäviä
Määräajan pidentäminen realistiseen ajankohtaan
Sisäisten ja ulkoisten resurssien lisääminen (lisää käytettävissä olevia työtunteja)
Projektin pilkkominen vaiheisiin
Tässä tapauksessa johtoryhmän on tehtävä päätös. Se on vain yksi esimerkki siitä, miksi heidän pitäisi olla mukana ERP-ohjelmiston valinta- ja käyttöönottoprosessissa.
5. Suorita konferenssitilalentäjä.
Käynnistyksen jälkeen suorita koeajo tai lentäjä (kokoushuoneessa) ennen täysimittaista käyttöönottoa. Tämä kokoushuonepilotti varmistaa, että yrityksen nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin on olemassa asianmukaiset liiketoimintaprosessit. Kun uusia prosesseja suunnitellaan, on tärkeää ymmärtää ERP-järjestelmän eri vaihtoehdot ja validoida prosessit yhdessä projektitiimin ja käyttäjäyhteisön sidosryhmien kanssa.
Tässä usean viikon vaiheessa ERP-toteutuskumppani asentaa pilottiohjelmiston, jonka avulla voidaan testata kaikkia prosesseja ja varmistaa, että ne toimivat odotetulla tavalla ilman yllätyksiä. Parhaiden käytäntöjen soveltaminen tässä vaiheessa säästää usein aikaa, erityisesti jos konfigurointityökalut voivat tehdä muutoksia prosessin tarkennuksiin.
6. Puhdista tiedot.
Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta tietojen puhdistus on erittäin aikaa vievää toimintaa. On parasta aloittaa tietojen oikeellisuuden arviointi mahdollisimman pian, koska tämän vaiheen oikea suorittaminen vaatii paljon vaivaa. Projektin aikana tapahtuu liiketoimintaprosessien muutoksia, joten valmistaudu lisätiedonhallinnan vaiheisiin käyttöönoton aikana.
7. Pidä kaikki ajan tasalla.
Projektitiimin jäsenen tulisi ottaa viikoittain yhteyttä kaikkiin keskeisiin sidosryhmiin, jotta he tietäisivät toteutusprojektin edistymisen myönteiset ja ”ei-positiiviset”. Pahin skenaario on se, kun ihmisiä ei pidetä ajan tasalla ja heidät yllätetään. Useimmat projektinhallintajärjestelmät voivat tarjota visuaalisen kuvan ERP-projektin etenemisestä.
Cloud ERP Playbook -podcast
Kuule neuvoja toimialajohtajilta, jotka ovat siirtyneet onnistuneesti Cloud ERP:hen.
Cloud ERP Playbook -podcast
Kuule neuvoja toimialajohtajilta, jotka ovat siirtyneet onnistuneesti Cloud ERP:hen.
Priorisoi prosessit ja ominaisuudet, joilla on eniten merkitystä
Koska kaikilla yrityksillä ei ole samoja ongelmia, on parasta tarkistaa kaikki asiaankuuluvat liiketoiminnan työnkulut ja merkitä, mitä menettelyjä on käsiteltävä ensin.
Tässä on luettelo arvokkaista alueista, joita kannattaa harkita:
Taloushallinto ja kirjanpito: Tarkat, reaaliaikaiset rahoitustapahtumat, avaintunnusluvut ja analyysit ovat kriittisiä jokaiselle liiketoiminnalle, ja niiden on ulotuttava kaikkiin toimipaikkoihin ja osastoihin. Kirjanpidon lisäksi ne on integroitava laskentaan, budjetointiin, ennusteisiin, projekteihin, omaisuudenhallintaan, vaatimustenmukaisuuteen ja kassanhallintaan.
Toimitusketjun hallinta (SCM) ja valmistus: Tiukat aikataulut, pienet katteet ja toimitusketjun häiriöt haastavat jokaisen liiketoiminnan. Niiden hallinta vaatii tiimityötä – yhteistyötä toimittajien, rahdinkuljettajien, tuonti-/vientiyritysten, pankkien ja muiden kumppaneiden kanssa – usein mobiililaitteilla monissa eri paikoissa.
Asiakkuudenhallinta (CRM): CRM-prosessit koskettavat tyypillisesti jokaista liiketoiminnan osaa. Suoramyynnin, jakelijoiden, vähittäiskaupan esittelytilojen, verkkokaupan sekä asiakas- ja kenttäpalvelun on kaikkien pystyttävä jakamaan asiakastietoja tilausten hallinnan, toimintojen, oston, suunnittelun, myyntisaamisten ja lähetysten kanssa.
Henkilöstöhallinto (HR): Monimuotoisen työvoiman hallinta on haastavaa, ja HR-tiimit tarvitsevat välittömän, turvallisen pääsyn HR-järjestelmiin, jotka sisältävät työntekijätietoja palkanlaskennan, etujen, budjetoinnin, aikataulutuksen ja vaatimustenmukaisuuden tarpeita varten. Lisäksi työntekijöiden rekrytointi, kehittäminen ja pysyminen ovat tärkeä osa nykyisten ja ehdotettujen liiketoimintasuunnitelmien arviointia.
Business Intelligence, mukaan lukien johdon hälytykset ja kojetaulut: Toimialatiimi tarvitsee nopeita päivityksiä liiketoimintaan liittyvistä asioista sekä mahdollisuuden porautua helposti yksityiskohtiin, jotta asiat voidaan ratkaista nopeasti – toimistossa, kotona tai tien päällä. Sisäänrakennetut liiketoimintatiedot ja yhdessä tietokannassa olevat tiedot ovat olennaisia elementtejä.
Monikansalliset kielet, valuutat ja sijainnit: Kun yritys laajenee erityisesti uusille alueille tai maihin, kyky avata ja laajentaa uusia toimintoja johdonmukaisesti ja nopeasti tulee entistäkin tärkeämmäksi. Tämä edellyttää laajoja ja kehittyneitä ERP-ohjelmisto-ominaisuuksia sekä yhdenmukaisia palveluita ohjelmistotoimittajalta kussakin sijainnissa.
Liikkuvuus: Nykyaikaiseen työmalliin kuuluu olennaisesti se, että työntekijöillä on mahdollisuus saada tietoa etätyössä. Pilvipohjainen ERP-ratkaisu tarjoaa pääsyn liiketoimintajärjestelmiin missä tahansa.
Vinkkejä ERP-toteutusriskien vähentämiseen
Kaikki ohjelmistototeutusprojektit sisältävät riskin, mutta seuraavat viisi vinkkiä ovat arvokkaita parannettaessa mahdollisuuksia saada ERP-projekti valmiiksi oikea-aikaisesti ja budjetissa:
- Valitse ohjelmisto-, liiketoimintaprosessi- ja toteutuskumppanit, joilla on toimiala- ja paikallista osaamista. Haastattele aina referenssejä vastaavilta yrityksiltä/toimialoilta.
- Älä venytä vanhentunutta teknologiaa yli sen rajojen. Poista vanhat, vanhentuneet, erilliset järjestelmät ja yhdistä tiedot mahdollisimman paljon yhteen tietokantaan (yksi versio totuudesta) integroiduilla business intelligence -tiedoilla globaalia käyttöä ja yhdenmukaista suorituskykyä varten.
- Tarkista, että valitulla ERP-toimittajalla on pilvi-integraatiotoimintoja ja asiantuntemusta toimittajaverkkojen kanssa. Digitaalitaloudessa yritysten on usein integroitava järjestelmiä sekä eri liiketoimintayksiköissä että niiden ulkopuolella asiakkaiden ja toimittajien kanssa.
- Vältä projektin laajuuden virumista. On yleistä löytää tarpeita ja mahdollisuuksia ERP-toteutuksen aikana, joten on tärkeää hallita muutostilauksia, jotta vältetään viivästykset ja kustannusten ylitykset.
- Vahvista, että ERP-toimittaja voi tarjota yhdenmukaisen asiantuntemuksen kaikissa toimipaikoissa. Koulutus, toteutus ja tuki ovat välttämättömiä – ja ne tulevat usein paikallisen johdon, ohjelmistojakelijoiden, konsultointiyritysten ja ohjelmistokumppanin yhdistelmästä.
Vinkkejä ylimääräisten ERP-käyttöönottokustannusten välttämiseen
Uusi ERP-järjestelmäinvestointi sisältää yrityksen aikasitoumuksen, liiketoimintaprosessien ja toteutuksen konsultoinnin, ohjelmistot ja pilvipalvelut sekä loppukäyttäjän laitteet ja muut laitteistot, joten projektin ja kustannusten hallinta on tärkeää.
Seuraavassa on joitakin avainalueita, joita kannattaa seurata:
Keskity omistajuuden kokonaiskustannuksiin (TCO). Hallitse kokonaiskustannuksia ja -hyötyjä ajan mittaan kulujen minimoimiseksi ja tuoton maksimoimiseksi. toiminnanohjausjärjestelmätoteutuksilla on suuri vaikutus liiketoimintaan.
Vastaa liiketoiminnan suuntaa äläkä pakota tarpeettomia prosessimuutoksia. Monissa tapauksissa yrityksiä painostetaan muuttamaan toimintatapojaan ERP-ohjelmistonsa mukaisiksi, mikä lisää sekä käyttöönotto- että käyttökustannuksia.
Keskity rutiiniliiketoimintaprosesseihin, jotka tuovat merkittävää lisäarvoa yritykselle. Asiakastilausten hallinta, hinnoittelun päivittäminen, uusien tuotteiden ja palveluiden lisääminen, valmistustietojen muuttaminen ja uusien työntekijöiden käyttöönotto ovat esimerkkejä tällaisista rutiininomaisista prosesseista.
Vältä mukautuksia ja hyödynnä konfiguroitavissa olevaa käyttöliittymää, kojetauluja, hälytyksiä, työnkulkuja, business intelligencea ja mobiiliominaisuuksia. Nämä kompetenssit virtaviivaistavat työtä kaikille osastoille sekä auttavat tekemään nopeita ja kustannustehokkaita mukautuksia tarpeen mukaan.
Järjestelmähakkerit ja tietomurrot ovat kalliita. Kun käytät internetiä, käytä tarvittaessa suojattua ERP-pilviratkaisua – varmista, että ohjelmisto ja palveluntarjoajat tukevat useita turvallisia ohjelmiston käyttöönottovaihtoehtoja.
ERP-toteutuksen roi‑arvon mittaaminen
Erp:n käyttöönoton jälkeen jokaisen yrityksen väistämätön kysymys on: ”Saimmeko tästä investoinnista sen, mitä odotimme?”
ERP-toteutuksen roi‑arvon laskemiseen kuuluu sekä aineellisten että aineettomien hyötyjen arviointi suhteessa kokonaiskustannuksiin. Prosessi alkaa tunnistamalla avaintunnusluvut, jotka vastaavat organisaation strategisia tavoitteita, kuten operatiivisen tehokkuuden parantaminen, pienemmät varastokustannukset, lisääntynyt myynti ja paremmat päätöksentekomahdollisuudet. Näitä avaintunnuslukuja on seurattava ennen ERP-käyttöönottoa ja sen jälkeen, jotta järjestelmän vaikutusta voidaan mitata. Jos ERP-järjestelmä esimerkiksi yksinkertaistaa varastonohjausta, mikä vähentää kirjanpitokustannuksia ja varastokatkoksia, nämä säästöt voidaan yhdistää suoraan roi:n laskentaan.
On myös tärkeää verrata kustannussäästöjä ja tuottojen parannuksia ERP-järjestelmän kokonaiskäyttökustannuksiin (TCO). Tämä sisältää ohjelmistoihin ja laitteistoihin tehtävien alkuinvestointien lisäksi myös jatkuvat kustannukset, kuten ylläpidon, koulutuksen ja järjestelmäpäivitykset.
Lopuksi on tärkeää huomata, että jotkin ERP-käyttöönoton hyödyt – kuten tietojen parempi tarkkuus, parempi vaatimustenmukaisuus ja parannettu asiakastyytyväisyys – eivät välttämättä ole helposti mitattavissa, mutta ne vaikuttavat silti merkittävästi liiketoiminnan yleiseen menestykseen. Näiden tekijöiden sisällyttäminen tasapainoiseen tuloskorttiin voi tarjota kattavamman kuvan ERP-järjestelmän sijoitetun pääoman tuottoasteesta ja varmistaa, että arvioinnissa otetaan huomioon sekä välittömät taloudelliset hyödyt että pitkän aikavälin strategiset edut.
Milloin ERP-käyttöönotto on valmis?
ERP-toteutus katsotaan teknisesti valmiiksi, kun käyttöönotto käynnistyy, jolloin yritykset voivat aloittaa uuden järjestelmän käytön päivittäisessä toiminnassaan. On kuitenkin tärkeää huomata, että jo käyttöönoton jälkeen yritysten pitäisi jatkaa ERP-järjestelmänsä kehittämistä lisäominaisuuksilla, jotka vastaavat uusiin sijainteihin, tuote- ja palvelulinjoihin sekä yritysostoihin. Näin ollen, vaikka ERP-järjestelmän käyttöönotto on merkittävä virstanpylväs, toteutusprosessi on todella jatkuva optimoinnin ja innovaation matka.
Kehittyvä teknologiaympäristö tarjoaa yrityksille myös lisämahdollisuuksia asiakkaiden ja toimittajien yhteistyöhön ja liiketoiminnan uudelleenmäärittelyyn tietyillä toimialoilla. Näihin digitaalisiin muutosprojekteihin kuuluu usein uusia teknologioita, kuten koneoppiminen ja tekoäly (AI), sekä integrointi esineiden internet (IoT) -teknologiaa käyttäviin laitteisiin ja ajoneuvoihin nopeuden ja tehokkuuden parantamiseksi.
Lisätietoja ERP-käyttöönotosta
Löydä oikea pilvi-ERP
Riippumatta siitä, oletko ottamassa käyttöön ensimmäistä ERP-järjestelmääsi vai siirtymässä olemassa olevasta paikallisesta sovelluksesta pilveen, SAP:llä on sinulle sopiva pilvi-ERP. SAP S/4HANA Cloud on ERP kaikkiin liiketoiminnan tarpeisiin – aina toiminnan kannalta kriittisistä toiminnoista tekoälyyn perustuvaan liiketoimintamallin innovaatioon.