Mikä on ERP?
Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on ohjelmistojärjestelmä, joka auttaa organisaatioita virtaviivaistamaan keskeisiä liiketoimintaprosessejaan, kuten taloushallintoa, henkilöstöhallintoa, valmistusta, toimitusketjua, myyntiä ja hankintaa, yhtenäisellä toimintonäkymällä ja tarjoaa yhden tietolähteen.
Johdanto toiminnanohjaukseen
Helppo tapa ymmärtää ERP on kuvata yritys ihmiskehoksi. Kehon tavoin sillä on keskeisiä prosesseja, jotka ovat elintärkeitä sen terveydelle ja toiminnallisuudelle – nukkumisen ja ruoansulatuksen sijaan, ajattele toimitusketjua ja myyntiä. Vaikka monet näistä prosesseista tapahtuvat itsenäisesti, ne liittyvät edelleen siihen, miten ne vaikuttavat kehoon – tai liiketoimintaan – kokonaisuutena. Tämä tarkoittaa myös sitä, että yhden prosessin ongelmat voivat ja usein vaikuttavat muihin.
Toiminnanohjausjärjestelmä toimii yrityksen keskushermostona ja auttaa hallitsemaan tehokkaasti kaikkia näitä keskeisiä prosesseja ja toimintoja yhdistämällä ne integroituun järjestelmään.
ERP:n historia ja kehitys
ERP:n vaatimaton alku on yli vuosisadan vanha, paperipohjainen tuotantojärjestelmä tuotannon aikataulutusta varten. 1960-luvun alussa teollisuusyritykset alkoivat ottaa käyttöön tietokoneistettuja liiketoimintasovelluksia. Ne olivat nopeampia ja tarkempia kuin manuaaliset prosessit – mutta myös kalliita, toiminnallisuudeltaan rajallisia ja silti melko hitaita.
Nämä uraauurtavat sovellukset kehittivät erillisiä ratkaisuja, kuten myyntitilausten käsittelyä ja materiaalitarpeiden suunnittelua (MRP), jotka uusi ohjelmisto pystyi lopulta integroimaan yhteen järjestelmään, joka tehosti toimintaa. erp oli 1990-luvulle mennessä muuttanut teknologiasektoria palvelemalla laajempaa liiketoimintaa useilla eri toimialoilla.
Nopeammat internet-yhteydet ja uudet ohjelmistokehitystyökalut ovat entisestään mullistaneet ERP-ohjelmistopaketteja. Selainpohjaisten ohjelmistojen käyttöönotto tasoitti tietä pilvi-ERP:lle ja laajensi merkittävästi ERP-ratkaisujen käyttöönottoa, laajuutta ja toiminnallisuutta.
Nykypäivän ERP-järjestelmissä käytetään yhä enemmän älykkäitä teknologioita, kuten tekoälyä (AI), koneoppimista, luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) ja in-memory-tietokantoja. Ne auttavat yrityksiä johtamaan tehokkaampia prosesseja, hyödyntämään ajantasaisia tietoja tapahtumatiedoista ja rakenteettomista tiedoista ja säilyttämään kilpailukykynsä nopeasti muuttuvassa ympäristössä.
Miksi toiminnanohjaus on tärkeää?
Useimpien tai kaikkien organisaation tietojen on sijaittava ERP-järjestelmässä, jotta voidaan tarjota yksi tietolähde koko liiketoiminnassa. Esimerkki:
Taloushallinto edellyttää, että ERP sulkee kirjat nopeasti
Kaikkien asiakastilausten hallinta edellyttää ERP:tä
Logistiikka perustuu hyvin toimivaan ERP-ohjelmistoon oikeiden tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi asiakkaille
Hankinta käyttää ERP:tä tavaroiden ja palvelujen hankintaan ja toimittajasuhteiden hallintaan
Ostoreskontra maksaa toimittajille oikein ja ajoissa ERP:n avulla
Johto tarvitsee välitöntä näkyvyyttä yrityksen suorituskykyyn, jotta se voi tehdä oikea-aikaisia päätöksiä
Pankit ja osakkeenomistajat tarvitsevat tarkkoja taloudellisia tietoja, joten ne luottavat luotettaviin tietoihin ja analyyseihin, jotka ERP-järjestelmä mahdollistaa
ERP-esimerkkejä toimialoittain
Se, miten organisaatiot luottavat ERP-ohjelmistoihinsa, vaihtelee merkittävästi toimialasta riippuen. Joka tapauksessa yritykset kaikilla toimialoilla – autoteollisuudesta tukkukauppaan – tarvitsevat tarkkaa, reaaliaikaista tietoa ja tehokkaita liiketoimintaprosesseja voidakseen kilpailla ja menestyä.
Tässä on vain muutamia esimerkkejä toimialakohtaisista ERP-käyttötapauksista:
Tuotanto
Diskreetit, erä- ja jatkuvat prosessinvalmistajat luottavat ERP:hen tuotteiden laatutavoitteiden saavuttamisessa, käyttöomaisuuden käytön hallinnassa, ylityökustannusten hallinnassa jne. Valmistajat saavat myös päästä päähän -varastonohjauksen valvomalla varastotapahtumia, paikantamalla ylimmät ja alitehokkaat tuotteet ja hallitsemalla hankintaa tehokkaammin.
Vähittäiskauppa
Vähittäiskaupassa tapahtui merkittävä muutos, kun kivijalkakaupat yhdistyivät verkkokauppaan ja muihin digitaalisiin myyntikanaviin. Yhdenmukaiset, integroidut tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä itsepalveluvaihtoehtojen tarjoamiseksi tuotteiden tunnistamiseen, konfigurointiin, ostamiseen ja lähettämiseen. ERP auttaa myös vähittäiskauppiaita vähentämään ostoskorin hylkäämistä, parantamaan verkkosivustojen konversioita ja parantamaan keskimääräistä tilausarvoa.
Palvelukeskeiset yritykset
Ammattitaitoiset kirjanpito-, vero-, suunnittelu- ja lakipalvelut edellyttävät tehokasta, reaaliaikaista mobiilia ERP-teknologiaa, jotta palvelun toimitussitoumukset voidaan tasapainottaa taloudellisella tasolla. Kyky pysyä aikataulussa projektin kannattavuuden, resurssien käytön ja kasvumahdollisuuksien hallinnassa on avainasemassa asiantuntijapalveluissa.
Energiateollisuus
Energiayhtiöiden on jatkuvasti tarkistettava pääomaomaisuuttaan sekä vastatakseen tulevien palvelujen kysyntään että korvatakseen ikääntyvät omaisuuserät. Ilman ERP:tä näiden käyttöomaisuusinvestointien hallinta on haastava ja virheille altis prosessi.
ERP auttaa myös ratkaisemaan toisen kriittisen energiayhtiön ongelman – varaosien ennustamisen. Jos oikeita osia ei ole käyttökatkon aikana, syntyy merkittävä asiakaspalveluongelma. Toisaalta liian monet varaosat merkitsevät kohtuuttomia kustannuksia ja vanhentunutta varastoa.
Tukkukauppiaat
Tukkukauppiaat, maahantuojat, suora myymälätoimitus ja 3PL/4PL-yritykset haluavat vähentää jakelukustannuksia, lisätä varastonkierroksia ja lyhentää tilauksen käsittelyaikaa. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi he tarvitsevat integroitua varastonohjausta, logistiikkatoimintoja ja mukautettuja automatisoituja prosesseja.
Miten ERP-järjestelmät toimivat?
ERP-järjestelmä koostuu integroiduista moduuliratkaisuista tai liiketoimintasovelluksista, joilla on yhteinen tietokanta, joka yhdistää ne ja antaa niiden puhua keskenään. Kukin ERP-moduuli keskittyy tyypillisesti yhteen liiketoiminta-alueeseen, mutta ne toimivat yhdessä samoilla tiedoilla yrityksen tarpeiden mukaan.
Yritykset valitsevat haluamansa moduuliratkaisun, kuten rahoituksen, logistiikan, hankinnan ja henkilöstöhallinnon, ja voivat lisätä ja skaalata niitä tarpeen mukaan. ERP-järjestelmät voivat myös tukea toimialakohtaisia vaatimuksia joko osana järjestelmän ydintoimintoja tai sovellusten laajennuksia, jotka integroidaan moduulipakettiin.
Tässä esitetty ERP-ohjelmistojärjestelmä havainnollistaa toiminnanohjauksen käyttötapauksia myynnissä. Tyypilliset ERP-moduulit käsittelevät myös muun muassa taloushallintoa, valmistusta, hankintaa ja toimitusketjua.
Vaikka nykyaikaiset ERP-järjestelmät tarjoavat valtavan valikoiman liiketoimintatoimintoja, niiden on oltava yhteydessä muihin sovelluksiin ja tietolähteisiin ja synkronoitava niiden kanssa ollakseen tehokkaita, mukaan lukien CRM- ja HCM-ohjelmistot, verkkokauppa-alustat, toimialakohtaiset ratkaisut ja jopa muut toiminnanohjausjärjestelmät.
Tämä integraatio tarjoaa yrityksille yhtenäisen näkymän eri järjestelmistä peräisin oleviin tietoihin, mikä auttaa lisäämään liiketoimintaprosessien tehokkuutta, parantamaan asiakaskokemuksia ja helpottamaan tiimien ja liikekumppanien välistä yhteistyötä.
ERP-järjestelmän joustavuuden ansiosta se voidaan integroida monenlaisiin ohjelmistotuotteisiin käyttämällä liittimiä tai räätälöityjä sovittimia, kuten sovellusrajapintoja (API). Muita ERP-integraation menetelmiä ovat yrityspalveluväylä (ESB) ja moderni integraatioalusta (iPaaS).
ERP-käyttöönottotyypit
ERP-järjestelmässä on neljä yhteistä käyttöönottotyyppiä: on premise, pilvipohjainen, kaksitasoinen ja hybridi. Jokaisella tyypillä on omat etunsa ja haittansa, ja yritysten on tunnistettava, mikä ERP-käyttöönottovaihtoehto sopii parhaiten heidän tarpeisiinsa.
On premise ERP
On-premise on perinteinen ERP-ohjelmiston käyttöönottomalli, joka mahdollistaa suurimman ohjaustason. Ohjelmisto asennetaan tyypillisesti yrityksen tietokonekeskukseen. Vaikka täydellinen hallinta on varmasti etu, se sisältää myös asennuksen ja jatkuvan huollon.
Pilvi-ERP
pilvi-ERP:ssä ohjelmisto sijaitsee kolmannen osapuolen etäpalvelimella. Sitä käytetään internetin kautta tilauspalveluna (SaaS), ja ohjelmistotoimittaja käsittelee ylläpitoa, päivityksiä ja tietoturvaa yrityksen puolesta. Tällä hetkellä pilvi-ERP on suosituin ERP-käyttöönottomenetelmä, joka tarjoaa alhaisemmat alkukustannukset, paremman skaalautuvuuden, nopeamman innovaation ja helpomman integroinnin.
Kaksitasoinen ERP
Yritykset, joissa tapahtuu merkittäviä toiminnallisia muutoksia, kuten fuusioita, laajennuksia tai yritysostoja, valitsevat usein kaksitasoisen mallin. Esimerkiksi tason 1 ERP voi olla ylätason organisaation pääkonttorin on-premise-palvelin ja tason 2 ERP voisi olla pilvipohjainen tytäryhtiöjärjestelmä, joka käsittelee paikallisia tai erikoistuneita toimintoja. Kaksitasoisen strategian avulla yritykset voivat aloittaa hallitun siirtymisen pilveen ja siirtää tiettyjä toimintoja tai liiketoimintayksiköitä häiritsemättä toimintaa.
Hybridi-ERP
Hybridimalli on kaksitasoinen ERP-järjestelmä, joka yhdistää on-premise- ja pilvipohjaisen käyttöönoton, jotta yritykset voivat valita joustavasti kunkin sovelluksen parhaan käyttöönoton. hybridipilvi-ERP voi olla ponnahduslauta pilvipohjaiseen kaksitasoiseen malliin, kun otetaan huomioon sovellukset, joiden on ehkä oltava paikan päällä alan määräysten tai turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi.
ERP:n kuusi keskeisintä hyötyä
Kuten mainittiin, ERP-järjestelmän käyttöönoton edut vaihtelevat käyttöönottomallin mukaan. Seuraavat kuusi etua koskevat kuitenkin kaikkia nykyaikaisia ERP-ratkaisuja:
1. Parempi tuottavuus
Virtaviivaista ja automatisoi ydinliiketoimintaprosesseja, jotta ihmiset koko organisaatiossa voivat tehdä enemmän vähemmillä resursseilla
2. Syvemmät näkemykset
Eliminoi informaatiosilot, hanki yksi tietolähde ja hanki nopeita vastauksia toiminnan kannalta kriittisiin liiketoimintakysymyksiin
3. Nopeutettu raportointi
Nopeuta liiketoiminta- ja talousraportointia ja jaa tuloksia helposti, jotta voit reagoida tietoihin ja parantaa suorituskykyä reaaliajassa
4. Pienempi riski
Maksimoi liiketoiminnan näkyvyys ja hallinta, varmista lakisääteisten vaatimusten noudattaminen sekä ennusta ja estä riskejä
5. Yksinkertaisempi IT
Käytä integroituja ERP-sovelluksia, jotka jakavat tietokannan ja yksinkertaistavat IT-toimintoja ja helpottavat työskentelyä
6. Parempi ketteryys
Tunnista uusia mahdollisuuksia ja reagoi niihin tehokkaalla toiminnalla ja reaaliaikaisella datalla
Mistä tiedän, olenko valmis ERP-järjestelmään?
Monet organisaatiot – erityisesti pienemmät – alkavat usein käyttää yksinkertaisia, itsenäisiä työkaluja liiketoimintaprosessiensa, kuten QuickBooksin tai Excel-laskentataulukoiden, hallintaan. ERP-järjestelmän käyttöönotto voi tuntua tarpeettomalta, kuin ylimääräinen komplikaatio. Minkä tahansa kokoisen yrityksen kypsyessä ja laajetessa nämä hallintatyökalut voivat kuitenkin muuttua tehottomiksi ja kestämättömiksi, mikä estää skaalautuvuutta ja estää optimoinnin.
Tässä on joitakin yleisiä merkkejä siitä, että yritys on kasvattanut johtamistyökalujaan ja on valmis nykyaikaiseen ERP-järjestelmään:
- Liian paljon aikaa päivittäisiin tehtäviin
Jos päivittäisten toimintojen, kuten kirjojen sulkemisen, hoitaminen kestää kauemmin ja kauemmin, syyllinen voi olla liian monta erilaista hakemusta. ERP-ohjelmisto integroi ratkaisut ja datan yhdeksi järjestelmäksi, jossa on yhteinen käyttöliittymä, mikä helpottaa liiketoimintayksiköiden viestintää ja töiden tehokasta suorittamista. - Vaikeus käyttää kriittisiä liiketoimintatietoja
Pystytkö helposti vastaamaan yrityksesi tärkeisiin kysymyksiin, kuten tuotelinjakohtaiseen tuottoon tai palautusten määrään? Jos näin ei ole, erilliset järjestelmät ja mittareiden ja avaintunnuslukujen käyttömahdollisuuksien puute saattavat jarruttaa sinua. - Juoksevat liiketoimintaprosessit
Onko alueita, joilla prosessisi karkaavat sinusta? Ehkä on vaikeampaa hallita varastoa, tyydyttää asiakkaita tai pitää kustannukset kurissa. Jos näin on, liiketoimintaprosessit saattavat tarvita uudelleenjärjestelyjä kasvun tai muuttuvien prioriteettien huomioon ottamiseksi, mikä on luonnollinen ratkaisu uuden ERP-ohjelmiston integrointiin. - Standardoitujen prosessien ja tietojoukkojen kaksoiskappaleiden puute
Jos kaikki osastot käyttävät omia sovelluksiaan ja prosessejaan asioiden hoitamiseen, käytät todennäköisesti liikaa aikaa kaksinkertaiseen tietojen syöttämiseen. Kun tieto ei voi kulkea järjestelmien välillä, raportointi kestää kauemmin ja virheet ovat todennäköisempiä, mikä kaikki haittaa päätöksentekoa. - Liikaa menetettyjä mahdollisuuksia
Jos liiketoimintayksiköt käyttävät kaiken ajan vain liiketoiminnan pyörittämiseen, potentiaalisten mahdollisuuksien tai innovaatioiden etsimiseen ei ole kaistanleveyttä. Monet ERP-järjestelmät sisältävät älykkäitä ominaisuuksia, kuten koneoppimisen ja ennakoivan analytiikan, jotka helpottavat kannattavien uusien hankkeiden tunnistamista ja hyödyntämistä.
10 asiaa, jotka on etsittävä ERP-järjestelmästä
Nykyaikaisen toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuudet vaihtelevat usein sen mukaan, mitä toimialaa ne palvelevat ja mitä moduuleja ne tarjoavat. Riippumatta siitä, kuinka erikoistunut ERP voi olla, on olemassa 10 ydinominaisuutta, jotka kaikilla yrityksen resurssien hallintajärjestelmillä tulisi olla:
- Yhteinen tietokanta: Keskitetty tieto ja yksi tietolähde yhtenäistä jaettua tietoa ja yrityksen toimintojen välistä näkemystä varten
- Upotetut analyysit: Sisäänrakennetut analyysitoiminnot, BI-itsepalvelu, raportointi ja vaatimustenmukaisuustyökalut, jotka tarjoavat älykkäitä analyyseja koko liiketoiminnassa
- Tietojen visualisointi: avaintietojen visuaalinen esittäminen kojetaulujen, avaintunnuslukujen ja piste- ja napsautusanalyysien avulla nopean ja tietoon perustuvan päätöksenteon tueksi
- Automatisointi: Kyky automatisoida toistuvia tehtäviä tekoälyn ja koneoppimisen avulla
- Yhdenmukainen UI/UX: Moduulien yhtenäinen ulkoasu ja helppokäyttöiset konfigurointi- ja yksilöllistämistyökalut prosesseille ja käyttäjille, mukaan lukien asiakkaat ja toimittajat
- Integraatio: liiketoimintaprosessien ja työnkulkujen sujuva integrointi sekä avoin integraatio muiden kolmansien osapuolten ohjelmistoratkaisujen ja tietolähteiden kanssa
- Uudet teknologiat: Tuki generatiiviselle tekoälylle ja koneoppimiselle, digitaalisille avustajille, esineiden internetille (IoT), turvallisuudelle ja yksityisyydelle sekä mobiiliteknologialle
- Teknologiaalusta: Nopea ja vakaa teknologiapino pitkäjänteiselle investoinnille, mukaan lukien low-code/no-code-alusta, iPaaS, tiedonhallinta ja paljon muuta
- Monikansallinen tuki: Maailmanlaajuinen tuki kielille, valuutoille, paikallisille liiketoimintakäytännöille ja määräyksille sekä tekninen tuki pilvipalveluille, koulutukselle ja käyttöönotolle
- Käyttöönottovalinta: pilvipohjaisten, on-premise-, kaksitasoisten tai hybridipohjaisten käyttöönottovaihtoehtojen tarjoaminen
ERP-ohjelmisto ei sovi kaikille
ERP pienyrityksille
ERP-ohjelmisto voi auttaa pienyritystä siirtymään laskentataulukoista toiseen ja hallitsemaan tehokkaasti kasvun kaikkia osa-alueita – myynti- ja asiakassuhteista taloushallintoon ja toimintoihin. Pienyritysten ERP-työkalut ovat tyypillisesti pilvessä, nopea asentaa ja suunniteltu skaalautumaan yrityksen kanssa.
Midmarket ERP
Keskisuurille yrityksille ja tytäryhtiöille suunniteltu ERP-ohjelmisto hyödyntää sisäänrakennettua analytiikkaa, nopeaa käyttöönottoa ja parhaita käytäntöjä kymmeniin liiketoimintaprosesseihin. Keskisuuret ERP-työkalut auttavat kasvavia yrityksiä skaalautumaan ja kilpailemaan, vaikka resurssit olisivat rajalliset. Modulaariset pilvipohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät sopivat myös keskisuurille yrityksille, joilla on monimutkaiset prosessit tai suunnitelmat nopeaan kasvuun.
ERP suurille yrityksille
Suuret yritykset, joilla on globaalia tai tytäryhtiötä, tarvitsevat vankan, markkinoiden johtavan ERP-järjestelmän, jossa on integroitu tekoäly, koneoppiminen, analytiikka ja älykäs automatisointi liiketoimintamallien ja prosessien muuntamiseksi. Yritykset voivat käyttää ERP-järjestelmiä paikan päällä, pilvessä tai kaksitasoisessa tai hybridiskenaariossa tarpeen mukaan.
Tarkkailtavat ERP-trendit
Digitaalinen muutos on – kirjaimellisesti – kiihtymässä. Kun yritykset omaksuvat digitaaliteknologioita kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla, ne keskittyvät suurelta osin ”dragien” poistamiseen, joka tunnetaan muuna liiketoiminnan hidastamista hidastavana tekijänä, mukaan lukien vanhentuneet prosessit ja järjestelmät. Ei siis ole yllättävää, että yritykset vaativat kestävämpiä ERP-järjestelmiä, jotka auttavat purkamaan vetoja ja lisäämään ketteryyttä.
Kun ERP-innovaatio saa vauhtia, seuraavat neljä keskeistä trendiä pitävät silmällä:
Generatiivinen tekoäly
ERP-ohjelmiston upottaminen generatiivisilla tekoälyominaisuuksilla auttaa yrityksiä automatisoimaan manuaaliset tehtävät ja samalla mukauttamaan, mukauttamaan ja optimoimaan ydinprosessejaan vastaamaan yrityskohtaisia tarpeita.
Tehtävien automatisoinnin ja oivallusten tuottamisen lisäksi generatiivinen tekoäly auttaa muita kuin IT-käyttäjiä siten, että heidän on helppo olla vuorovaikutuksessa ERP-järjestelmänsä kanssa käyttämällä luonnollisen kielen komentoja ja kyselyitä. Kuka tahansa käyttäjä voi esittää kysymyksen ja saada välittömän vastauksen, joka hyödyntää kaikkea saatavilla olevaa dokumentaatiota ja tietoja.
Vertikaalinen integraatio
Yritykset ovat valmiita lopettamaan hinauksen luokkansa parhaiden ratkaisujen ja integroidun ERP:n välillä. Uudet tuotteet lupaavat molempien maailmojen parhaat puolet – täysin integroidun ERP-järjestelmän, jossa on vertikaaliset laajennukset, joiden avulla yritykset voivat saada tarvitsemansa toiminnot ilman tuskallisia integraatio-ongelmia tai datasiiloja.
Pilvi, pilvi, pilvi
pilvi-ERP:n suosio vahvistuu edelleen, kun yhä useammat yritykset löytävät hyödyt – mukaan lukien "anywhere" käyttö, pienemmät laitteisto- ja teknisen tuen kustannukset, parempi turvallisuus ja integrointi muihin järjestelmiin. Liiketoiminnan vauhdin kiihtyessä pilvipohjaisen ajattelutavan omaksumisesta tulee entistäkin tärkeämpää.
Käyttäjän yksilöllistäminen
Henkilöstö, asiakkaat ja toimittajat haluavat kaikki sisältöä ja toiminnallisuutta, jotka vastaavat heidän erityistarpeitaan tai kiinnostuksenkohteitaan ja tekevät niistä tuottavampia. Työvoiman väestörakenteen muuttuminen erityisesti teollisuuden kaltaisilla aloilla herättää myös kiinnostusta matala- ja no-code-alustoja kohtaan.
Nämä alustat tarjoavat käyttäjille helposti mukautettavan kokemuksen sen sijaan, että heidät pakotetaan mukautumaan ohjelmistoon. Käyttäjät voivat myös odottaa mukautettuja kojetauluja, tekoälyyn perustuvaa hakua, yksilöllistettyä chattia ja mukautettuja työnkulkuja eri laitteiden välillä.
Tutustu modernin erp:n mahdollisuuksiin
Pilvipohjaisen ERP-ratkaisun avulla yrityksesi voi hallita paljon muutakin kuin prosesseja. Tutustu uusimpiin ERP-uutisiin, trendeihin ja parhaisiin käytäntöihin.