Mikä on taloushallintojärjestelmä (FMS)?

FMS on ohjelmisto ja prosessit, joita käytetään tulojen, kulujen ja omaisuuden hallintaan organisaatiossa.

Taloushallinnon järjestelmän yleisnäkymä

Varhaisimmat kirjanpidolliset tiedot löytyivät muinaisen Mesopotamian 7 000 vuotta vanhoista raunioista. Tämä edeltää pyörän keksimistä yli 3 000 vuodella ja puhuu kaupan ja kaupan historiallisesta ja kulttuurisesta merkityksestä ihmiskunnan kehityksessä. Mutta vasta1400-luvun lopulla näimme modernin kirjanpidon syntymisen italialaisen matemaatikon Luca Paciolin tekemän kaksinkertaisen kirjanpidon popularisoinnin myötä. Sen myötä yritykset näkivät sekä nykyisen (debet) että tulevan (kredit)tilanteensa, ja syntyi alkeellinen taloushallintojärjestelmä. Nykyaikaiset taloushallintojärjestelmät eivät tietenkään tunnistaisi Paciolia.

Taloushallinnon järjestelmän määritelmä

Taloushallinnon järjestelmä on ohjelmisto ja prosessit, joita käytetään tulojen, kulujen ja omaisuuden hallintaan organisaatiossa. Päivittäisen taloudellisen toiminnan tukemisen lisäksi taloushallinnon tavoitteena on maksimoida voitot ja varmistaa yrityksen pitkän aikavälin kestävyys. Ne auttavat rahoittamaan tiimejä:

  • Virtaviivaista laskutusta ja laskujen perintää

  • Optimoi päivittäinen, kuukausittainen ja vuosittainen kassavirta

  • Ylläpidä kirjausketjuja ja noudata kirjanpitosäännöksiä

  • Automatisoi taloushallinnon prosesseja ja vähennä kirjanpitovirheitä

  • Paranna budjetointia, ennustamista ja suunnittelua

  • Nopeuta tilinpäätös- ja raportointitoimintoja

  • Ja paljon muuta

Taloushallinnon ohjelmisto voi olla osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), joka yhdistää taloudellista ja operatiivista tietoa ja antaa tiimeille kattavan kuvan liiketoiminnasta. Erillisiä rahoitussovelluksia voidaan myös yhdistää kokonaisvaltaisen taloushallintojärjestelmän luomiseksi. Yhä useammat talousjohtajat valitsevat pilvipohjaisen ERP- ja taloushallinto-ohjelmiston, joka skaalautuu nopeasti kasvun hallintaan ja tarjoaa toimintoja eri maantieteellisille alueille, kielille, valuutoille ja säädöksille.

placeholder

Näyttökuva, jossa näytetään, miten taloushallinnon järjestelmien avulla voit valvoa ja hallita menopoikkeamia.

Taloushallintojärjestelmän olennaiset osat

Tehokas taloushallinnon järjestelmä tarjoaa yrityksille täyden valikoiman kirjanpito-ohjelmistoja ja yhden tietolähteen. Järjestelmässä on monia erilaisia työkaluja, jotka voidaan ryhmitellä seuraaviin neljään luokkaan:

  • Yleinen kirjanpito ja tilinpäätös: Kirjanpidon ja tilinpäätöksen työkalut tukevat keskeisiä kirjanpitotoimintoja, kuten pääkirjaa, ostoreskontraa (AP), myyntisaamisia (MR) ja palkanlaskentaa. Ne auttavat tiimejä generoimaan raportteja, luomaan tuloslaskelmia, kuluja ja saldoja – ja sulkemaan kirjat nopeasti ja vähemmällä vaivalla. Verojen hallintaominaisuudet auttavat myös varmistamaan verojen tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

placeholder

Taloushallinnon järjestelmä, joka näyttää myyntisaamisten tilan.

  • Tuoton, kassan ja rahoituksen hallinta: Tuottokirjanpidon työkalujen avulla taloushallintotiimit voivat automatisoida laskutusprosesseja, tarkastella ajantasaisia maksuja ja varmistaa tuoton toteutumista koskevien lakisääteisten määräysten, kuten IFRS 15:n, noudattamisen. Kassan ja rahoituksen hallintatyökalut auttavat tiimejä ennustamaan kassavirtaa, parantamaan likviditeettiä ja pienentämään riskejä ennakoivasti. Tämä ohjelmisto integroituu myös pankkijärjestelmiin, joten käyttäjät saavat reaaliaikaisen näkyvyyden pankkisaldoihin ja yksinkertaistavat tilien täsmäytystä.

  • Taloudellinen suunnittelu ja analysointi: Tämä suunnittelu-, ennuste-, budjetointi- ja analyysityökalu auttavat talousjohtajia ja niiden tiimejä tukemaan yrityksen yleistä taloudellista tilaa. FP&A-ohjelmisto on kriittinen kustannusten ja kannattavuuden analysoinnissa, suorituskyvyn parantamisessa, tulevien olosuhteiden ennustamisessa ja selaamisessa sekä nopean ja tarkan päätöksenteon tukemisessa C-suitelle. Se tukee myös moniskenaarioiden suunnittelua ja yhteistyötä taloushallinnon ja kaikkien muiden osastojen välillä.

  • Hallinto, riskit ja vaatimustenmukaisuus: GRC-työkalut auttavat tiimejä sovittamaan organisaation toiminnot liiketoiminnan tavoitteisiin, tunnistamaan ja lieventämään erilaisia riskejä sekä varmistamaan lakien ja määräysten noudattamisen – GDPR:stä ja SOX:stä kansainvälisiin kauppasopimuksiin. Synkronoimalla tiedot yrityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmän, riskienhallinnan ja vaatimustenmukaisuustoimintojen välillä yritykset voivat toimia tehokkaammin, navigoida epävarmuuteen ja toimia rehellisesti.

placeholder

GRC-ohjelmisto auttaa yrityksiä seuraamaan ja hallitsemaan pääoman saatavuutta ja siihen liittyviä riskejä.

Digitaalisen rahoituksen muutos ja uudet teknologiat

Useimmat yritykset ovat vielä alkuvaiheessa digitaalisten teknologioiden, kuten pilvipalvelujen, lisätyn analytiikan, robottiprosessien automatisoinnin (RPA), tekoälyn (AI) ja blockchainin, soveltamisessa talousprosesseihin – mutta ne ovat suuren muutoksen ja paineen kohteena. Talousjohtajat ja niiden tiimit odottavat yhä useammin tukevansa liiketoimintaa nopeasti, ja covid-19-pandemiasta saadut kovat kokemukset pakottavat johtajat nopeuttamaan rahoitusalan muutosta ja uuden teknologian käyttöönottoa.

 

On helppo nähdä miksi. Digitaalisen rahoitusmuutoksen edut – kuten pikaälykkyys, erittäin tarkka ennustemallinnus sekä ketterämmät ja automatisoidummat prosessit – ovat tekijöitä, joita yritykset tarvitsevat siirtyäkseen muutokseen ja sopeutuakseen uuteen normaaliin. Erityisesti tekoäly on taloushallinnon muutoksen liikkeellepaneva voima, joka mullistaa täysin taloushallinnon analytiikan, automatisoinnin ja jokaisen prosessin – aina tilinpäätöstoiminnoista riskien vähentämiseen ja vaatimustenmukaisuuteen.

Tulevan vuosikymmenen aikana tekoäly optimoi tai muuttaa lähes kaikki rahoitusalan toiminnot.
Gartner

  • Pilvitalouden hallinta: Skaalautuvuuden, kustannustehokkuuden ja suurempiin Big Data - lähteisiin yhdistämisen lisäksi pilvipohjainen ERP-taloushallinto tarjoaa turvallisen pääsyn järjestelmään mistä tahansa – mikä on erityisen tärkeää nyt, kun niin monet työntekijät työskentelevät etänä. Pilvi on myös portti uusiin ja älykkäisiin teknologioihin, kuten tekoälyyn, koneoppimiseen ja lohkoketjuun.

  • Kehittynyt talousanalytiikka: Tekoälyn ja koneoppimisen tuottama talousanalytiikka voi kerätä valtavia määriä rakenteellista ja strukturoimatonta dataa organisaation sisältä ja ulkopuolelta lähes reaaliajassa. Näiden analyysien avulla taloushallinnon ammattilaiset voivat luoda tarkempia ennusteita ja suunnitelmia, mallintaa tulevaisuuden skenaarioita, ymmärtää mahdollisten päätösten taloudellisia vaikutuksia, luoda on-demand-raportteja ja ennustaa riskejä ja mahdollisuuksia. Kehittynyttä talousanalytiikkaa voidaan viime kädessä käyttää liiketoiminnan ohjaamiseen oikeaan suuntaan ja pitkän aikavälin kestävyyden varmistamiseen.

  • Taloushallinnon automaatio: Yhdeksänkymmentä prosenttia yritysvalvojista käyttää pian RPA:n ja tekoälyn yhdistelmää automatisoidakseen kaiken talousraporteista ja sulkemisista verojen valmisteluun ja palkanlaskentaan. RPA-botit eivät ainoastaan automatisoi toistuvia tehtäviä ja vapauta työntekijöitä keskittymään arvokkaampaan työhön – he voivat suorittaa enemmän työtä nopeammin, minimoida kustannuksia ja virheitä, optimoida työnkulkuja ja järjestää toimintoja ihmisbottitiimien kesken.

  • Lohkoketju: Rahoituksessa lohkoketjuteknologia tarjoaa uusia läpinäkyvyyden, tehokkuuden ja turvallisuuden tasoja. Taloushallinnon tiimit voivat esimerkiksi käyttää lohkoketjua luodakseen yksittäisen, muuttumattoman pääkirjan, joka on aina ajan tasalla eikä vaadi täsmäytyksiä. Lohkoketjupohjaisia älykkäitä sopimuksia – sopimuksia, jotka toteutetaan automaattisesti, kun ennalta määritetyt ehdot täyttyvät – voidaan käyttää myös automatisoimaan ja nopeuttamaan toimintoja, kuten maksujen käsittelyä ja määräysten noudattamista.

1.

Kehittynyt talousanalytiikka oli talousjohtajien ensisijainen prioriteetti vuonna 2020

Gartner 

80

%

Rahoitusjohtajat ovat toteuttaneet tai aikovat toteuttaa RPA:n

Gartner 

Parhaissa pilvipohjaisissa taloushallinnon järjestelmissä on nyt integroitu älykkäitä teknologioita, kuten edistyksellistä analytiikkaa, tekoälyä, koneoppimista ja lohkoketjua, suoraan niiden työkaluihin – mikä nopeuttaa merkittävästi taloushallinnon muutosta ja tarjoaa nopean ajan arvon saavuttamiseen ja ROI:n tuottoon.

Taloushallinnon usein kysytyt kysymykset

Taloushallinto on yksi osa taloushallinnon järjestelmää. Kirjanpitojärjestelmä tukee yrityksen - pääkirja (PK) kirjausvaatimuksia, kirjanpitosovelluksia, jotka syöttävät suoraan pääkirjan, mukaan lukien ostovelat, myyntisaamiset ja palkanlaskennan. Taloushallinnon järjestelmä sisältää työkaluja organisaation kaikkien taloudellisten näkökohtien hallintaan, mukaan lukien varainhoito ja kassanhallinta, kustannuslaskenta, strateginen suunnittelu, analyysit ja talousennusteet, hallinto ja paljon muuta.

Toiminnanohjaus (ERP) on integroitu liiketoiminnan hallintaohjelmisto, joka on suunniteltu vastaamaan yrityksen tarvitsemiin monipuolisiin toimintoihin. Taloushallinnon sovellukset, kuten kirjanpito, raportointi ja rahoituksen hallinta, ovat keskeinen osa ERP-ohjelmistopakettia ja hyvä paikka aloittaa, jos haluat hallita taloushallinnon prosesseja paremmin.

Myyntireskontra (AR) on liiketoiminnallinen toiminto, joka vastaa saapuvien tuottojen hallinnasta. Se vastaa yleensä asiakkaille maksuehtoina myönnetyistä ostoista ja luotoista maksettavista varoista. Myyntireskontra alkaa laskutuksella, hallinnoi perintää ja pitää kirjaa velkasummista, erääntyneistä saatavista ja maksuhistoriasta.

Ostoreskontra (AP) on liiketoimintatoiminto, joka seuraa ja hallinnoi velkasummia toimittajille, alihankkijoille, lainanantajille ja muille ulkopuolisille osapuolille. Maksettava (velka) alkaa yleensä ostolaskun kirjaamisella ja päättyy maksuun. Ostoreskontra seuraa velkasummia ja kenelle erääntyviä summia, maksuja ja maksuvaatimuksia.

Tulojen hallinnan tavoitteena on kasvattaa tuottoa ennustamalla tarkasti kysyntä ja kuluttajien käyttäytyminen – ja optimoimalla sitten tuotteet, hinnoittelu, myynninedistäminen ja sijoittelu (jakelu) parhaan mahdollisen taloudellisen tuloksen saavuttamiseksi.

Ostoreskontraprosessin osajoukko, saatavien hallinta viittaa ensisijaisesti perintäprosessiin – yhteydenpitoon niiden kanssa, jotka ovat velkaa yritykselle, ja perintätoimiin, jotka on toteutettu maksun turvaamiseksi.

Täsmäytyksellä tarkoitetaan tietojen täsmäytysprosessia kahdessa tai useammassa lähteessä tai tietohakemistossa, jotta voidaan tunnistaa mahdolliset erot, määrittää, mikä on oikein, ja saattaa tietueet synkronoituihin. Esimerkkejä ovat pääkirjakirjausten vertailu lähdetositteisiin ja pankkitietueiden täsmäytys vastaanotettuihin ja tehtyihin maksuihin.

Yleisesti ottaen kirjanpitojärjestelmä on mekanismi, jolla seurataan liiketoimintaan ja sieltä pois virtaavia varoja. Usein termillä tarkoitetaan ohjelmistosovelluksia, jotka seuraavat taloudellista toimintaa. Kirjanpitojärjestelmän perustoiminnot tai ERP:n taloushallinnon ohjelmistomoduulit sisältävät pääkirjan, ostoreskontran ja myyntisaamiset. Valinnaisia toimintoja ovat palkanlaskenta, kassanhallinta, luotto ja perintä sekä muut.

Taloudellinen suunnittelu ja analysointi on joukko suunnittelu-, ennuste-, budjetointi- ja analyysitoimintoja, jotka tukevat yrityksen yleistä taloudellista tilaa. FP&A työkalut auttavat taloustiimejä tarjoamaan nopeaa päätöksentekotukea C-suitelle, luomaan yksityiskohtaisia taloudellisia malleja ja ennusteita, suunnittelemaan useita skenaarioita, tunnistamaan ja arvioimaan uusia tuottomahdollisuuksia ja paljon muuta.

Kassavirta on kassavirran siirto liiketoimintaan ja sieltä ulos. Myynnistä saatavia käteisvaroja säilytetään pankkitileillä ja muissa likvideissä sijoituksissa, kunnes ne käytetään materiaaleihin, palkanlaskentaan, lainanmaksuihin ja muihin kuluihin. Kassavirtalaskelma, joka on yksi kolmesta perustalousraportista (Tulot, Tase, Kassavirta), seuraa organisaation käteisvarojen muutoksia tilikauden aikana: alkusaldo, kassaanmaksu, maksut, loppusaldo.

Kassanhallinta on kassavirtojen keruu- ja hallintaprosessi. Kassanhallinta keskittyy pankki- ja investointitileille ja määrittää, mihin saapuva käteinen asetetaan ja miten se kohdistetaan käyttöpääomaan, investointeihin, käteisvarantoon tai muihin luovutuksiin.

Kassanhallinnan tapaan varainhallinta on organisaation sisäisten varojen hallintaa, joka keskittyy käyttöpääomaan, tavoitteena ylläpitää likviditeettiä ja hyödyntää varoja parhaalla mahdollisella tavalla yrityksen suorituskyvyn optimoimiseksi.

Kuluraportointi on lomake, joka seuraa ja kirjaa liiketoiminnan menoja. Tavallisimmin muualla kuin yrityksen tiloissa työskentelevän työntekijän odotetaan raportoivan kaikki kyseisen toiminnon aikana syntyneet kulut, kuten kuljetuksen, majoituksen ja ateriat. Kulut maksetaan joko suoraan yrityksen varoista tai ne maksaa henkilö ja ne raportoidaan korvattavaksi.

Kun työntekijä maksaa liiketoimintaan liittyviä tuotteita ja kustannuksia henkilökohtaisista varoista, hän ilmoittaa kyseiset kulut yritykselle, jotta yritys voi maksaa ne takaisin. Tämä on yleinen käytäntö myyntimatkojen, kokousten ja kokousten, laitteiden asennuksen ja huollon matkojen ja muiden vastaavien matkakulujen osalta. Se voi koskea myös kulutushyödykkeitä tai tarvikkeita, joita tarvitaan projektin loppuun saattamiseen, kun on nopeampaa ostaa ne kuin käydä normaalien ostokanavien kautta.

T&E tarkoittaa matkoja ja kuluja. Liiketoimintaa varten matkustava työntekijä raportoi kuljetus-, majoitus-, ateria- ja muut kulut yrityksen matkanhallintaraporttia käyttäen (paperilla tai sähköisessä muodossa). Kulut voivat olla suoraan yrityksen maksamia (matkatoimiston tili tai yrityksen luottokortti) tai työntekijän maksamia ja raportoituja hyvitystä varten.

placeholder

Suorita taloushallinnon prosesseja ERP:n avulla

Käytä tekoälyä ja kehittynyttä analytiikkaa taloushallinnon toimintojen optimointiin.

Lisätietoja 
placeholder

Ideoita, joita et löydä mistään muualta

Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.

Lue lisää ja tilaa 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel