Mikä on perustietojen hallinta (MDM)?
MDM on prosessi, jossa luodaan ja ylläpidetään yhtä perustietuetta jokaiselle henkilölle, paikalle ja yritykselle.
Perustietojen hallinnan yleistiedot
Useimmat yritykset käyttävät nykyään satoja erilaisia sovelluksia ja järjestelmiä, kuten ERP, HCM ja CRM, jotka kattavat useita eri osastoja. Koska niin monet ihmiset koskettavat näiden järjestelmien dataa, siitä on helppo tulla siiloutunut, monistettu, vanhentunut tai jopa ristiriitainen. Ja kuten kaikki tietävät, huonot tiedot johtavat huonoon päätöksentekoon. Oikea-aikaisen ja tarkan tiedon tarpeen täyttämiseksi – myös tietolähteiden kasvaessa – yritykset kääntyvät master-tiedonhallinnan puoleen.
Perustietojen hallinnan määritys
Perustietojen hallinta on prosessi, jossa luodaan ja ylläpidetään yhtä perustietuetta – tai yksittäistä totuuden lähdettä – jokaista henkilöä, paikkaa ja asiaa varten yrityksessä. MDM:n avulla organisaatiot saavat luotettavan, nykyisen näkymän avaintiedoista, joita voidaan jakaa koko liiketoiminnalle ja joita voidaan käyttää parempaan raportointiin, päätöksentekoon ja prosessien tehokkuuteen.
Mikä sitten on perustiedot?
Perustiedot ovat kaikki liiketoiminnan toiminnan kannalta kriittisiä tietoja. Se kuvaa henkilöitä (asiakkaita, työntekijöitä ja toimittajia), paikkoja (toimistoja ja sijainteja) ja asioita (tuotteet ja käyttöomaisuus). Perustiedot ovat tyypillisesti vain pieni prosenttiosuus kaikista liiketoimintatiedoista, mutta ne ovat organisaation monimutkaisimpia – ja arvokkaimpia – tietoja.
Esimerkkejä perustiedoista:
Asiakasperustiedot: Kuten nimestä voi päätellä, asiakasperustiedot sisältävät kaikki ydintiedot, joita tarvitaan liiketoiminnan harjoittamiseen asiakkaidesi kanssa – yhteystiedoista ostohistoriaan ja maksuehtoihin. Tämän toimialueen perustietojen hallinta sisältää tietojen puhdistuksen ja standardoinnin ERP:ssä, CRM:ssä ja muissa järjestelmissä. Esimerkiksi sama asiakkaan nimi ja osoite voivat olla olemassa sekä ERP- että CRM-järjestelmässä, mutta ne voidaan syöttää kahdella eri tavalla, kuten 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. tai 1030 Sandy Ct. MDM sovittaa nämä erot yhteen ja tarjoaa yhden näkymän kustakin asiakkaasta, jota voidaan käyttää markkinointikampanjoiden yksilöllistämiseen, parempien kokemusten tuottamiseen ja muuhun. Joissakin organisaatioissa asiakasperustiedot sisältävät myös tietoja työntekijöistä, terveydenhuollon potilaista ja toimittajista.
Toimittajaperustiedot: toimittajan perustiedot sisältävät muun muassa toimittajatilien, sopimusten, käytäntöjen ja hinnoittelun tiedot. Se on keskeisellä sijalla kaikissa tärkeissä hankintatoiminnoissa suunnittelusta hankintalähteen määritykseen ja hankintaan. Puhdistetut ja luotettavat toimittajaperustiedot ovat kriittisiä esimerkiksi toimittajien menoja, hinnoittelua tai suorituskykyä koskeviin kysymyksiin vastaamisessa.
Verkostopisteen perustiedot: Toimistojen, yritysten, jakelukeskusten ja myymälöiden fyysisiin sijainteihin liittyvät avainmääritteet sisältyvät organisaation sijaintitietoihin. Kun nämä tiedot on yhdistetty muihin tietoalueisiin, ne voivat auttaa sijaintipohjaisessa päätöksenteossa – esimerkiksi määrittämään oikean tuotevalikoiman tietylle myymälälle.
Tuoteperustiedot: tuoteperustietojen hallinta kattaa määritteet, kuten tuotenumeron, luokan, hinnan, ominaisuudet, rakenteet ja kaikki muut tarvittavat arvopisteet. Näiden tietojen on oltava luotettavia ja tarkkoja, koska niitä käytetään kaikissa prosesseissa myyntiä, markkinointia, toimitusketjua ja tuotekehityksen elinkaarta varten.
Käyttöomaisuuden perustiedot: Käyttöomaisuuden perustiedot kuvaavat yrityksen käyttöomaisuutta ja aineetonta omaisuutta, kuten varastoa, laitteita ja tavaramerkkejä. Se sisältää yleensä määritteitä, kuten poistoehdot ja -arvot, käyttöomaisuusluokat, leasingtiedot ja paljon muuta. Virheelliset käyttöomaisuuden perustiedot voivat johtaa käyttöomaisuuden alatason käyttöön ja hallintaan. Esimerkiksi laitteen perustietoja käytetään ennakoivissa kunnossapitoprosesseissa, joten jos ne ovat virheellisiä, ennusteet olisivat myös olemassa.
Miksi perustietojen hallinta on niin tärkeää?
Sen lisäksi, että Master Data Management auttaa organisaatiota tekemään hyviä päätöksiä ja vastaamaan avainkysymyksiin, sillä on monia muita etuja. Tässä vain muutama:
Vähennetään tietojen virheitä ja irtisanomisia useissa sovelluksissa. Jos eri tiimit syöttävät samat tiedot, esimerkiksi asiakastietueen, epäyhtenäisellä tavalla, MDM yhdistää ja täsmäyttää kaksoiskappaleet.
Parempia analytiikan oivalluksia ja tietoon perustuvia päätöksiä. Sanonta ”roskat sisään, roskat pois” pitää paikkansa täällä. Jos analysoitavat tiedot eivät ole tarkkoja, tulokset eivät myöskään ole oikeita.
Virtaviivaiset liiketoimintaprosessit ja parempi tehokkuus. Laadukkaiden ja yhtenäisten perustietojen avulla voidaan nopeuttaa ja automatisoida päästä päähän -liiketoimintaskenaarioita, kuten johtaa kassaan, maksaa lähteestä ja suunnitella toimintaa.
Parempi läpinäkyvyys ja tietosuojan ja muiden säännösten noudattaminen . Esimerkiksi GDPR antaa ihmisille enemmän kontrollia siitä, miten heidän tietojaan kerätään, hallitaan ja jaetaan. Ilman MDM:ää tiedot voivat jakautua useisiin osastosiiloihin, mikä vaikeuttaa sääntöjen noudattamista.
Tuki fuusioille ja yritysostoille virtaviivaistetulla prosessilla useiden tietoresurssien yhdistämiseksi ja täsmäyttämiseksi.
Data on ratkaisevan tärkeää digitaalisten liiketoimintaprosessien voimaannuttamiseksi, ja perustieto on perusta, johon kaikki muu data tukeutuu. Organisaatioilla, joilla on tarkat ja yhdenmukaiset perustiedot, on paremmat edellytykset onnistua.
Perustietojen hallintaohjelmiston avulla voit yhdistää ja hallita tietueita.
Miten se toimii: MDM-kehys ja prosessit
Perustietojen hallinnan kehys varmistaa, että kaikki tiedot ovat täsmällisiä ja semanttisesti yhdenmukaisia. Se koostuu kahdesta osasta: alkuperäisen perustietueen luonti ja sen ylläpito.
Perustietotietueen luonti: Tämä prosessi alkaa niiden tietokantojen ja sovellusten tunnistamisella, jotka sisältävät perustietueeseen sisällytettäviä tietoja. Tällöin määritetään kaikki määritteet tai ominaisuudet, kuten tuotteen väri, koko ja materiaalit. Lopuksi tiedot täsmäytetään, täsmäytetään, jos ne ovat epäyhtenäisiä, ja yhdistetään, kun on olemassa useita tietueita.
Perustietojen ylläpito: Tämä prosessi käsittää uusien tietojen puhdistuksen, muunnon ja integroinnin perustietoluetteloon lisättynä tietueiden yhdenmukaisuuden ja laadun ylläpitämiseksi. Jotkin perustietojen hallinnan ratkaisut voivat tänä päivänä automatisoida ja nopeuttaa monia tämän prosessin osa-alueita.
On tärkeää huomata, että kaikki perustietojen hallintaprosessit on suoritettava organisaation tietojen hallinnan periaatteiden ja käytäntöjen mukaisesti. Niissä kuvataan, miten kaikki liiketoimintatiedot tallennetaan, hallitaan ja suojataan ja kenen toimesta – ja jotka sisältävät perustiedot.
Parhaat käytännöt voittaneelle perustietojen hallintastrategialle
Moderni perustietojen hallintastrategia sisältää työkalut, teknologiat ja parhaat käytännöt, joilla varmistetaan, että kaikki sidosryhmät voivat luottaa dataan perustuvien näkemysten laatuun – sekä nopeuteen toimia niiden suhteen.
Tässä on muutamia tapoja luoda voittavan strategian:
Luo tietojen hallinnointikehys, jos et ole vielä tehnyt niin. Kuten edellä mainittiin, MDM-toimet olisi toteutettava ja niitä olisi sovellettava tietojen hallintaa koskevien ohjeiden mukaisesti, jotta varmistetaan tietojen hallinta ja vaatimustenmukaisuus.
Valjastaa tekoäly (AI) ja koneoppiminen. Jotkin toimittajat tarjoavat MDM-ohjelmistoja ja -työkaluja, jotka käyttävät näitä ominaisuuksia automatisoidakseen uusien tietojen oikeellisuuden tarkistusprosessin, täsmäyttääkseen ne nykyisten tietueiden kanssa ja täsmäyttääkseen ne.
Hallinnoi useita toimialueita yhdessä instanssissa. Löydät ratkaisuja, jotka keskittyvät vain yhden toimialueen, kuten asiakasperustietojen tai tuoteperustietojen, hallintaan. Paras ohjelmisto pystyy kuitenkin integroimaan ja hallitsemaan yrityksen kaikki toimialueet yhteen järjestelmään – usein pilveen. Tämä auttaa alentamaan kustannuksia, parantamaan henkilöstön tuottavuutta ja tukemaan joustavia käyttötapauksia.
Hallinnoi perustietoja pilvessä. Pilvialustat voivat auttaa lisäämään tuottavuutta ja tehokkuutta mahdollistamalla eri sovellusten tietojen yhdistämisen, yhdistämisen ja puhdistamisen – nopeasti, helposti ja mittakaavassa. Niissä on myös vankka tietoturva ja automaattiset päivitykset.
Integroi perustietojen hallinta ja tietojen hallinta. Yhdistämällä yhden perustietolähteen keskitettyyn tietojen hallintaan yhdessä ratkaisussa on helpompi valvoa käytäntöjä ja vaatimustenmukaisuutta – sekä määrittää, validoida ja valvoa liiketoimintasääntöjä ja perustietomääritteitä.
Master Data Management on jatkuva hanke, ei yksi ainoa projekti. Kun organisaatiosi kasvaa, myös datan määrä kasvaa. Pilvipohjaisen älykkään teknologian, työkalujen ja työnkulkujen ansiosta nämä MDM-prosessit ovat kuitenkin paljon tehokkaampia.
Perustietojen hallinnan usein kysytyt kysymykset
Hallitse tietoja oikealla tavalla
Yksinkertaista perustietojen hallintaa ja hallintaa yhdellä tehokkaalla ratkaisulla.
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.