Mikä on datan hallinnointi?
Tietojen hallinta käsittää käytännöt ja menettelyt, jotka otetaan käyttöön sen varmistamiseksi, että organisaation tiedot ovat alusta alkaen tarkkoja – ja niitä käsitellään oikein, kun tietoja syötetään, tallennetaan, käsitellään, käytetään ja poistetaan.
Tietojen hallinnoinnin yleistiedot
Määritelmän mukaan yritystietojen hallinta käsittää käytännöt ja menettelyt, joilla varmistetaan, että organisaation tiedot ovat aluksi oikeita – ja niitä käsitellään oikein, kun tietoja syötetään, tallennetaan, käsitellään, käytetään ja poistetaan. Tietohallintovastuita ovat infrastruktuurin ja teknologian luominen, prosessien ja käytäntöjen laatiminen ja ylläpito sekä yksilöiden (tai asemien) tunnistaminen organisaatiossa, jolla on sekä valtuudet että vastuu tietyntyyppisten tietojen käsittelystä ja suojaamisesta.
Tietojen hallinnointi on keskeinen osa vaatimustenmukaisuutta. Järjestelmät huolehtivat varastoinnin, käsittelyn ja turvallisuuden mekaniikasta. Ihmisten – hallinto-organisaation – tehtävänä on kuitenkin varmistaa, että käytännöt määritellään, menettelyt ovat luotettavia, teknologioita hallitaan asianmukaisesti ja tietoja suojataan. Tietoja on käsiteltävä asianmukaisesti, ennen kuin ne syötetään järjestelmään, kun niitä käytetään ja kun ne haetaan järjestelmästä käyttöä tai varastointia varten muualla.
Vaikka tietojen hallinnointi määrittelee periaatteet ja menettelyt tietojen tarkkuuden, luotettavuuden, eheyden ja turvallisuuden varmistamiseksi, tietojen hallinta on näiden menettelyjen täytäntöönpanoa. Henkilöt, joille on kohdistettu tietojen hallintavastuita, hallinnoivat ja valvovat menettelyjä ja työkaluja, joita käytetään tietojen käsittelyyn, tallennukseen ja suojaamiseen.
Tiedonhallinnan hyödyt
Aikana, jolloin organisaatiot ovat yhä riippuvaisempia liiketoimintansa kaikkien osa-alueiden tiedoista, sinulla ei ole varaa olla tekemättä tietopelisuunnitelmaa. Data on keskeisellä sijalla kaikissa tietokone- ja teknologiatoiminnoissa, mukaan lukien kirjanpito ja taloushallinto, suunnittelu ja valvonta, tilausten hallinta, asiakaspalvelu, aikataulutus, prosessinohjaus, suunnittelu ja suunnittelu – sinä nimeät sen. Tarkkaa ja luotettavaa tietoa tarvitaan näiden järjestelmien ja toimintojen tehokkaaseen toimintaan.
Koska (hyvät, luotettavat) tiedot ovat olennaisia liiketoiminnalle, organisaatioiden on huolehdittava näiden tietojen luomisesta, laadusta, käsittelystä ja turvallisuudesta. Ja kun he tekevät, heidän järjestelmiinsä ja tietokantoihinsa voidaan luottaa, jotta ne todella heijastavat todellisuutta ja tukevat tehokkaasti päätöksentekoa ja liiketoiminnan menestystä.
Keskitetty tietojen hallinta tarjoaa keskitetyn, luotettavan näkymän tiedoistasi.
Datan hallinnoinnin hyötyjä ovat muun muassa seuraavat:
- Parempaa, luotettavampaa tietoa: Se on tietysti koko asian ydin. Käyttäjillä ja päättäjillä on enemmän luottamusta dataan ja sitä kautta enemmän luottamusta tietoihin perustuviin päätöksiin. Ja nämä päätökset ovat todellakin parempia, koska ne perustuvat täsmälliseen tietoon.
- Yksi versio totuudesta: Hyöty siitä, että kaikki organisaation osat ja kaikki päättäjät työskentelevät samasta tiedosta, on mittaamaton. Ei enää aikaa, joka kului väittelyyn siitä, kenen laskentataulukko tai suunnitelma on "parempi" tai ajan tasalla. Organisaation kaikkia osia koordinoidaan.
- Sääntelyn, lainsäädännön ja toimialan vaatimustenmukaisuus: Vakaat tiedonhallintamenettelyt ovat keskeinen tekijä lainsäädännön noudattamisessa. Tilintarkastajat ja lakisääteisen valvonnan edustajat eivät itse asiassa tarkastele tietoja niin paljon, että tarkastelevat, miten kyseiset tiedot on tuotettu, käsitelty ja suojattu.
- Kustannusten vähentäminen: Auditoinnit tulevat nopeiksi ja helpoiksi, mutta päivittäisistä toiminnoista tulee tehokkaampia ja vaikuttavampia. Voit vähentää virheellisiin tai vanhentuneisiin tietoihin perustuvien päätösten aiheuttamaa jätettä. Voit myös parantaa asiakaspalvelua tuntemalla käynnissä olevan toiminnan, varaston ja työvoiman saatavuuden tarkan tilan.
Organisaatiot menestyvät tarkkojen, johdonmukaisten ja luotettavien tietojen avulla, jotka voidaan lähtökohtaisesti saavuttaa vain hyvällä tietojen hallinnalla.
Mikä on datan hallinnoinnin kehys?
Tietojenhallintakehyksellä tarkoitetaan mallia, joka luo perustan tietostrategialle ja vaatimustenmukaisuudelle. Aloittaen tietomallista, joka kuvaa tietovirtoja – syöttöjä, tuotoksia ja tallennusparametreja – hallintomalli peittää säännöt, toiminnot, vastuut, menettelyt ja prosessit, jotka määrittävät, miten kyseisiä tietovirtoja hallinnoidaan ja ohjataan.
Ajatellaan mallia eräänlaisena mallina siitä, miten datan hallinta toimii tietyssä organisaatiossa. Huomaa, että tämä hallintakehys on yksilöllinen jokaiselle organisaatiolle, ja se heijastaa tietojärjestelmien erityispiirteitä, organisaation tehtäviä ja vastuita, lakisääteisiä vaatimuksia ja toimialan protokollia.
Toimintakehyksessänne tulisi olla seuraavat:
Tietojen laajuus: perustiedot, tapahtumatiedot, operatiiviset tiedot, analyysit, Big Data ja niin edelleen.
Organisaatiorakenne: vastuullisen omistajan, tietopäällikön, IT:n, liiketoimintatiimin ja johtavan sponsorin väliset roolit ja vastuut.
Tietostandardit ja käytännöt: oppaat, joissa kerrotaan, mitä hallitset ja hallitset ja mihin lopputulokseen.
Valvonta ja mittarit: parametrit strategian toteutuksen ja onnistumisen mittaamiseen.
Tietojen hallinnointiprosessit
Tietojen hallinta on sisällytettävä organisaation tietojen luonti-, hallinta- ja suojausprosesseihin. Menettelyn osatekijöitä ja suuntaviivoja ovat muun muassa seuraavat:
Menettelyt ja dokumentointi: Enemmän kuin vaatimus tilintarkastajien pitämisestä tyytyväisinä – dokumentoinnissa on kuvattava selkeästi kaikki prosessit. Menettelyjä olisi myös vahvistettava koulutuksella ja motivoivilla kannustimilla.
Tietojen eheys: Tietojen eheyden huomioiminen on sisällytettävä menettelyihin tietohallintomallin ja -kehyksen mukaisesti. Oletetaan, että nämä lisäykset vaativat työntekijöiltä hieman lisähuomiota ja menettelytapoihin liittyvää kurinalaisuutta ja että ne voivat hyvinkin vaikuttaa tehokkuuteen (prosessin lisääminen ehkä muutamaan sekuntiin). Tässä voisi olla apua hieman automaatiosta. Suhteellisen edulliset ja hyväksi havaitut tekniikat, kuten viivakoodinlukijat ja kosketusnäytöt, voivat tehdä tiedonkeruusta nopeampaa ja tarkempaa, varsinkin kun siihen yhdistetään IIoT (Industrial Internet of Things) -anturit ja olemassa olevat prosessinohjausjärjestelmät.
Auditoinnit ja laadunvalvonta: Muodosta tietojen oikeellisuuden säännölliset tarkastukset kaikkiin menettelyihin prosessien ja menettelytapojen noudattamisen todentamiseksi. Laadukkaiden tiimien suorittamien tarkastusten säännöllinen aikataulu toimii parhaiten.
Mitkä ovat suurimpia tietohallinnon haasteita?
Suurin haaste voi olla organisaatio- ja henkilöstöasiat. Jokainen liiketoiminnan muutos edellyttää vastuullisia rooleja ja vastuita, joissa mestari johtaa muutosta. Se edellyttää myös kulttuurin siirtymistä tiedonhallinnan katsomisesta tylsäksi, matalan tason työksi äärimmäisen tärkeäksi. Jos työntekijät koskettavat dataa – erityisesti kriittistä dataa – ja jos he luovat sitä, muuttavat sitä, käyttävät sitä tai siirtävät sitä jollain tavalla, heidän on ymmärrettävä roolinsa tietojen ylläpitämisessä ja otettava vastuu.
Toinen suuri haaste on datan nopea lisääntyminen, joka vain lisääntyy ajan myötä. Suuri osa näistä uusista tiedoista on joko rakenteettomia tai erilaisia kuin mitä olemme aiemmin nähneet tai joiden kanssa olemme työskennelleet. Tämä ei ainoastaan verota olemassa olevia järjestelmiä ja tietokantoja, vaan tuo mukanaan uusia menettelyjä ja lisävaatimuksia hallinnolle.
Tiedonhallinnan työkalut ja teknologia
Tietojen hallinnointikehyksen luominen ei edellytä lisävälineitä. Teknologiat voivat kuitenkin auttaa keräämään, hallitsemaan ja suojaamaan tietoja. Ota huomioon seuraavat seikat:
Tiedonhallintasovellukset auttavat tietojen profiloinnissa ja yrityksen tiedonhallintapolitiikan suorituskyvyn seurannassa. Se helpottaa tiedonhallinta-aloitteiden toteuttamista liiketoimintayksiköissä, laatustandardien noudattamista tietojen validoinnilla ja tietojen laatuprosessien parantamisen mittaamista.
Metadatan hallintaratkaisut, joista käytetään usein nimitystä EMM (yrityksen metadatan hallinta), luokittelevat ja organisoivat johdonmukaisesti yrityksen tietoresursseja ja ovat nousseet yhä tärkeämmiksi Big Datan aikakaudella. Ylläpidetyn tietoresurssin tiedot sisältävät tyypin, tunnisteet, lähteen ja päivämäärät.
Tietojen elinkaari- ja sisällönhallintatekniikat ohjaavat tietomääriä ja hallitsevat riskejä automatisoiduilla tietojen arkistointi-, säilytys- ja hävittämiskäytännöillä. Sisällönhallintakohtaiset toiminnot voivat myös virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja digitalisoimalla asiakirjoja ja integroimalla relevanttia sisältöä tapahtumiin ja asianohjauksiin.
Laajennettu tiedonhallinta tai laajennettu tietojen integrointi laajentaa olemassa olevaa yritysdataa uusilla teknologioilla, kuten tekoälyllä ja koneoppimisella. Tavoitteena on parantaa päätöksentekoa ja auttaa joitakin sovelluksia virittymään.
5 tietojen hallinnoinnin parhaita käytäntöjä
Asiantuntijat ovat yleisesti yhtä mieltä siitä, että tiedon hallinnoinnin viisi ensimmäistä ”parasta toimintatapaa” ovat seuraavat:
- Ajattele isoa kuvaa mielessä, mutta aloita pienestä. Kaikki hyvät neuvot. Jos aloitat tyhjästä (eikä sinulla ole koskaan ollut tiedonhallintaprosessia), olet luomassa uutta uraa. On aina järkevää aloittaa pieni – testaa ideasi ja ymmärryksesi rajoitetulla tavalla oppia, kehittää taitoja ja validoida lähestymistapa ennen kuin sitoudut koko työhön. Samalla on tärkeää pitää kokonaiskuva mielessä. On liian helppoa kietoutua minuuttiin ja harhautua kokonaistavoitteesta. Dokumentoi siis projektisi korkean tason tavoitteet (miltä datan hallintaprosessisi näyttää), tee vaatimaton pala, joka voi olla pilottitestialueesi, ja validoi lähestymistapasi tämän pilottitestin avulla.
- Nimeä johtava sponsori. Kuten kaikissa yritysten välisissä projekteissa, on tärkeää varmistaa johtavan yrityssponsorin olevan datastrategian esimies. He ajavat ja välittävät strategiaa aktiivisesti laajemmalle organisaatiolle. Toimeksiantaja myös valvoo vastuullisuutta, mallintaa haluamaansa dataajattelutapaa ja auttaa sovittelemaan tieto-ongelmia liiketoimintayksiköiden välillä.
- Rakenna liiketoimintatapaus. Tiedonhallintajärjestelmät eivät tule ilman kustannuksia. Vaikka kehyksen kehittämiseen ja yksityiskohtien täyttämiseen ei tarvita erityisiä laitteita, työtä on vielä jäljellä – ja se kuluttaa resursseja, erityisesti työntekijöiden aikaa. Tällaiselle projektille kannattaa rakentaa liikeidea. Liiketoiminta-alueen tulisi sisältää korkean tason kuvaus hankkeesta, selvitys tavoitteista ja tavoitteista, odotetut hyödyt sekä aikataulu, jossa on välitavoitteet ja edistymisen ja onnistumisen mittaukset (indikaattorit). Nämä indikaattorit auttavat pitämään projektin oikeilla raiteilla, kun projektitiimi arvioi edistymistä suhteessa ennalta määritettyyn aikajanaan ja tarkistuspisteisiin. Liiketapauksessa muistutetaan myös tiimin jäseniä syistä, joiden vuoksi olet tekemässä tätä projektia ja miksi on tärkeää, että organisaatio saa sen tehtyä oikein ja ajoissa.
- Kehitä oikeat mittarit. Mittaus on välttämätöntä, mutta enemmän ei aina ole parempi. Myös automatisoiduissa mittauksissa tarvitaan aikaa ja vaivaa; jonkun on tarkasteltava tuloksia, tulkittava niitä ja ehkä ryhdyttävä korjaaviin toimiin. Liian monet mittaukset – tai mittaukset, jotka eivät ole merkityksellisiä – voivat olla haitallisia. Käyttäjät, operaattorit ja työntekijät selvittävät nopeasti, milloin toimenpiteet eivät ole tärkeitä, ja saattavat kiinnittää vähemmän huomiota todella merkityksellisiin mittauksiin. Kuten avaintunnusluvuissa (avaintunnusluvut), hallittavissa oleva kourallinen (tyypillisesti 6-10) hyödyllisiä ja merkityksellisiä mittauksia on paljon parempi kuin 50 tai 100, jotka eivät tarjoa paljon tietoa siitä, miten järjestelmät toimivat ja saavutetaanko tavoitteet.
- Kommunikoi. Useimmilla ihmisillä on synnynnäinen vastenmielisyys muuttua tuntemattoman pelon perusteella – mutta paras lääke on tieto. Olkaa avoimia niille, joihin uudet prosessit ja menettelyt vaikuttavat, olivatpa he aktiivisia osallistujia prosessiin tai eivät. Selitä, mitä teet ja miksi. Kerro heille, miten se muuttaa heidän työelämäänsä (se voi olla hienovarainen muutos) ja miksi on tärkeää tehdä yhteistyötä ja tukea muutoksia. Otetaan mukaan ne, joilla on eniten vaikutusta uusien menettelyjen suunnitteluun ja täytäntöönpanoon. Heillä on parhaat mahdollisuudet nähdä, miten muutokset vaikuttavat tuottavuuteen, miten niitä voidaan muokata vähemmän tunkeileviksi ja miten prosessia voidaan parantaa paremman tiedon saamiseksi.
Kätevä kourallinen (tyypillisesti 6-10) hyödyllisiä ja merkityksellisiä mittauksia on paljon parempi kuin 50 tai 100, jotka eivät tarjoa paljon tietoa siitä, miten järjestelmät todella toimivat ja saavutetaanko tavoitteet.
Muista, että tietojen hallinta on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen projekti. Kyllä, järjestelmän käyttöönotossa on työtä – mutta näistä prosesseista tulee osa organisaation arkea. Ja itse prosesseja on jatkuvasti seurattava ja arvioitava uudelleen organisaatiosi käsittelemien tietojen määrän, tyyppien ja luonteen muuttuessa.
Tietojen hallinnan usein kysytyt kysymykset
Tutki perustietojen hallintoratkaisuja
Hallitse tietojesi elinkaarta ja paranna liiketoimintatietojen laatua.
Ideoita, joita et löydä mistään muualta
Saat käyttöösi annoksen Business Intelligence -tietoja suoraan saapuneiden kansioosi.