Mikä on HRMS?
Tämä verkkosivu on käännetty koneellisesti. SAP ei anna takuuta konekäännöksen oikeellisuudesta tai täydellisyydestä. Alkuperäinen englanninkielinen verkkosivu löytyy tämän sivun oikeassa yläkulmassa olevasta maailmankartasta.
Henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS) auttaa yrityksiä hallitsemaan ja automatisoimaan HR-ydinprosessejaan, kuten työntekijöiden tietojen tallennusta, etujen hallintaa, aikaa ja läsnäoloa sekä palkanlaskentaa. Lisäksi HRMS tarjoaa lahjakkuuksien hallintaominaisuuksia, kuten rekrytoinnin, onboardingin, suoritusten hallinnan, tavoitesuunnittelun, oppimisen ja koulutuksen, palkitsemisen ja seuraajasuunnittelun.
Nykyaikainen HRMS-järjestelmä auttaa korvaamaan perinteiset työvaltaiset laskentataulukot ja paperipohjaiset prosessit. HRMS myös vähentää inhimillisiä virheitä ja automatisoi toistuvia ja aikaa vieviä manuaalisia prosesseja. Näin HR-tiimin jäsenet voivat keskittyä arvokkaampaan ja viime kädessä palkitsevampaan työhön.
HRMS-historia
1970-luvulla suuret yritykset digitalisoivat joitakin perusprosesseistaan, erityisesti data-raskaita ja virhealttiita toimintoja, kuten palkanlaskentaa ja kirjanpitoa, mutta nämä varhaiset henkilöstöhallintajärjestelmät olivat soveltamisalaltaan rajallisia. 1990-luvulle tultaessa tehokkaampi runkolaskenta ja Internetin yleistyminen mahdollistivat sen, että yritykset pystyivät digitalisoimaan ja automatisoimaan useampia HR-ydintoimintoja, kuten tietueiden hallinnan, etuuksien hallinnan ja rekrytoinnin työnkulut.
Älykkäiden teknologioiden ja pilviyhteyksien lisääntyessä HR-prosessit eivät enää rajoitu tapahtumadataan. Nykyaikaisella HRMS-järjestelmällä voidaan kerätä ja integroida tietoja raportointirakenteiden mukauttamiseksi reaaliajassa infrastruktuurin alueellisten poikkeamien, lakien ja säännösten noudattamisen perusteella. Nämä järjestelmät myös automatisoivat työnkulkua ja hyödyntävät tekoälyä älykkäämpien ja virtaviivaisempien prosessien luomiseksi.
HRMS, HRIS, HCM ja HXM – ymmärretään lyhenteet
Henkilöstöhallintajärjestelmät (HRMS), henkilöresurssien tietojärjestelmät (HRIS) ja inhimillisen pääoman hallinta (HCM) ovat HR-termejä, joita käytetään usein keskenään, mutta joissa on joitakin keskeisiä eroja. HCM on kattotermi, jota käytetään kuvaamaan sitä laajaa käytäntöjen ja ohjelmistojen joukkoa, jota organisaatio käyttää työvoimansa hallintaan rekrytoinnista eläkkeelle siirtymiseen.
HRIS rakennetaan tyypillisesti työntekijätietojen tietokantaan, ja sitä käytetään tukemaan henkilöstöhallinnon ydinprosesseja, jotka ovat rakenteeltaan lineaarisempia ja kvantitatiivisempia, kuten palkanlaskennan käsittely tai ajan ja läsnäolon hallinta. Vertailun vuoksi voidaan todeta, että HRMS-ohjelmisto on kattavampi ratkaisu, joka sisältää kaikki HRIS-järjestelmän tiedonhallintorakenteet, mutta sisältää myös laadullisempia ja monimutkaisempia toimintoja ja lahjakkuuksien hallintaa. Lisäksi parhaat HRMS-ratkaisut käyttävät älykkäitä teknologioita, kuten tekoälyä, koneoppimista ja pilviyhteyttä, helpottamaan toimintojen yksilöllistämistä ja älykästä automatisointia.
Inhimillisen kokemusjohtamisen (HXM) yleistermi merkitsee kulttuurista muutosta, jossa tunnustetaan koko työntekijäkokemuksen merkitys ja henkilöstöhallinnon ytimeen sitoutumisen liiketoiminnallinen arvo. Teknologian kehittymisen ja yhteenliitettävyyden ansiosta yritykset voivat nyt saada kattavan kuvan työvoimastaan kaikista näkökulmista. Tämä on auttanut yrityksiä ymmärtämään työntekijäkokemuksen priorisoinnin ja sitä ympäröivän henkilöstöhallinnon toiminnallisuuden taustalla olevan ihmiskohtaisen lähestymistavan avulla. Tämä kokonaisvaltaisempi lähestymistapa merkitsee muutosta HR-prosessien priorisoinnissa ja hallinnassa.
Kaavio, joka näyttää HXM:n, HCM:n, HRMS:n ja HRIS:n välisen suhteen
Miksi HRMS-ohjelmisto on tänään niin tärkeä?
Yritykset ovat jo vuosien ajan pohtineet uusien teknologioiden käyttöä ja tapoja automatisoida HR-prosessinsa paremmin. Pandemian puhjettua se toi mukanaan valtavia ja ennennäkemättömiä muutoksia työvoimaan. HR-ryhmät joutuivat – hyvin yllättäen – aloittamaan uuden teknologian käytön uuden etäisen ja jaetun työvoiman tukemiseksi ja hallitsemiseksi.
Aluksi monet näistä siirtymisistä olivat ongelmallisia, mutta nyt yli vuosi myöhemmin HR-johtajat ovat muuttuneet entistä luovammiksi ja sopeutuneemmiksi käytäntöihinsä. SHRM:n artikkelissa kerrotaan, että tämä on lopulta osoittautunut hyväksi. Koko henkilöstön muuttuessa etäiseksi – lähes yhdessä yössä – HR-tiimeistä tuli liike-elämän ”ensimmäisiä vastaajia”, ja monet muut osastot ja tiimien johtajat ovat ottaneet johtoasemansa. Pandemian seurauksena monet yritykset saivat yllättäen tietoonsa, mitä tietoja ja analyyseja niillä oli henkilöstöhallinnosta vastaavissa yksiköissään ja miten nämä tiedot voisivat auttaa niitä tekemään koko liiketoimintaa koskevia päätöksiä ja strategioita.
Nykyään HRMS-ohjelmistot auttavat yrityksiä organisoimaan, ymmärtämään ja virtaviivaistamaan nopeasti muuttuvaa työmaailmaa. HRMS-ratkaisut tuovat monimutkaiset HR-prosessit yhteen paikkaan, jolloin yritykset voivat tallentaa keskitetysti työntekijöiden tietoja, automatisoida ominaisuuksia sekä integroida AI:n ja laajennetut analyysit. Lisäksi kehittyneet ja käyttäjäystävälliset kykyjenhallintaominaisuudet auttavat varmistamaan, että yritykset rekrytoivat, kehittävät ja säilyttävät toimialojensa parhaat lahjakkuudet.
Whirlpool: HRMS:n menestystarina
HR-järjestelmän käyttöönoton jälkeen Whirlpool vähensi henkilöstöhallinnon toimintakustannuksia 20 prosenttia.
Kuka käyttää HRMS-ohjelmistoa?
Monet alla luetelluista alueista ovat perinteisesti olleet melkoisesti siilattuja – palaute tai uusi tieto yhdessä ei olisi välttämättä tehnyt sitä toiselle. Nykyaikainen HRMS-järjestelmä paitsi optimoi ja parantaa kunkin ammattilaisen prosesseja, myös varmistaa, että heidän keräämänsä tiedot ja heidän antamansa palaute jaetaan – ja pystyy informoimaan laajemmin ihmisten analyyseja.
- Henkilöstöhallinnon ammattilaiset: HR-tiimeille HRMS:n käyttökelpoisuus ulottuu peruseditoinnista ja työntekijöiden tietojen käytöstä aina monimutkaisen datalähtöisen raportoinnin tarjoamiseen ja kehittyneiden lahjakkuuksien hallintatehtävien automatisoimiseen.
- Rekrytoijat: HRMS-työkalut tarjoavat rekrytoijille keskitetyn portaalin, josta voi julkaista rekrytointilupia, huolehtia ja lähettää ehdokkaita sekä käyttää ja mukauttaa onboarding-toimintoja.
- Esimiehet: Jopa mobiililaitteistaan käsin esimiehet voivat käyttää HRMS-ohjelmistoa tiimirakenteen valvontaan, ajan ja poissaolojen seurantaan, lomapyyntöjen ja poissaolopyyntöjen hyväksymiseen sekä työntekijöiden suoritusten seurantaan, jotta he näkevät, tarvitsevatko he tukea tai palautetta auttaakseen heitä saavuttamaan tavoitteensa.
- Työntekijät: Yhden käyttäjäystävällisen portaalin avulla työntekijät voivat muokata henkilökohtaisia tietojaan, tarkastella organisaatiokaavioita, syöttää aika- ja lomapyyntöjä, tarkastella opintotehtäviä ja jopa hallita henkilökohtaisia uratavoitteitaan ja kehityssuunnitelmiaan.
- Ehdokkaat: Tämän päivän ehdokkaat ovat omistautuneet HRMS-portaaleille, jotka auttavat heitä hakemaan ja hakemaan työpaikkoja, seuraamaan hakemuksen tilaa ja hyväksymään sähköisiä tarjouksia, joissa on sähköisiä allekirjoituksia.
HRMS-ohjelmistokomponentit
HRMS-ohjelmisto voi tarjota selkeyttä ja yksinkertaistamista. Sen lisäksi, että työvoimatietojen kokoaminen yhteen paikkaan helpottaa yrityksen toimintaa, se tarjoaa myös tietoja ja analyyseja eri lähteistä ja osastoilta, jolloin suositukset ja raportit ovat entistä täsmällisempiä ja toteuttamiskelpoisempia.
Tässä ovat HRMS-ratkaisun eri elementit:
- HRIS: ydin-HR ja palkanlaskenta
Työntekijän itsepalvelu: HRIS-työkalut auttavat sekä työntekijöitä että tiiminvetäjiä poistamaan vanhojen ja paperipohjaisten henkilöstöhallinnon tehtävien vyöryn. Itsepalvelu- ja mobiiliystävälliset toiminnot auttavat lisäämään työvoiman tuottavuutta ja läpinäkyvyyttä monilla alueilla, joita ovat esimerkiksi työntekijätietojen hallinta, raportointi ja analyysit, aika ja läsnäolo sekä palkanlaskenta.
Etuuksien hallinta: Hybridipohjaisten työpaikkamallien lisääntyessä yrityksillä on enemmän kuin koskaan vaikeuksia pysyä Yhdysvaltojen monien etuusvaatimusten tasalla. Automatisoitu etuushallinto voi kaivata HR-tiimejä tämän paperityön alta ja vapauttaa niitä tarjoamaan asiantuntevaa neuvontaa ja ohjausta, joita työntekijät arvostavat näillä elintärkeillä elämänaloilla. Itsepalvelu- ja matkaviestinystävälliset työntekijäportaalit antavat työntekijöille mahdollisuuden pitää ajan tasalla itselleen ja perheilleen koituvista eduista.
Ajanhallinta: Palkanlaskentavuoto johtuu työntekijöiden ja esimiesten epätarkoista ajankäyttökäytännöistä, ja se voi maksaa yrityksille jopa 2,5 prosenttia heidän kokonaispalkanlaskentakustannuksistaan. Vaikka se on joskus tarkoituksellista, se johtuu usein vanhentuneiden järjestelmien virheistä ja epätarkoista manuaalisista käytännöistä. Se on kuitenkin onneksi yksi tehokkaimmin estettävissä olevista toimintalohkoista, ja sitä voidaan huomattavasti lieventää käyttämällä älykkäitä HR-ohjelmistoratkaisuja. HRMS-työkalut ovat erittäin mukautettavissa, ja ne voidaan synkronoida lomien, kertymän ja muiden liiketoimintasääntöjen kanssa. Ajan ja palkan automaattiset laskennat on integroitu palkanlaskentatoimintoihin, ja työntekijöillä on itsepalveluoikeus, jonka avulla he saavat täyden kuvan aikatiedostaan.
- Lahjakkuuksien hallinta
Rekrytointi ja perehdyttäminen: Huolimatta covid-19-pandemian aiheuttamasta valtavasta työttömyyden piikistä viime vuonna työnantajat huomaavat asenteiden ja odotusten muuttuvan, ja heidän on vaikea löytää tarjolla olevia hakijoita. HRMS-ratkaisut voivat auttaa työnantajia optimoimaan rekrytointiprosessin varmistaakseen, että he voivat löytää ja houkutella huippulahjakkuuksia. Tämä sisältää paremman tuen globaalille lahjakkuuksien kilpailutukselle ja ehdokassuhteiden hallinnalle. Se tukee myös hakijoiden entistä kattavampaa seurantaa ja virtaviivaistettuja prosesseja seuraajasuunnittelun tukemiseksi.
Uusille rekrytoinneille HRMS:n onboarding-työkalut voivat tarjota portaalin uusille työntekijöille, mukaan lukien paperittomat ja automatisoidut uuden rekrytoinnin työnkulut sekä sitouttavammat ja räätälöidymmät koulutus- ja perehdytysprosessit.
Suorituskyky ja palkitsemisen hallinta: Suorituskyvyn hallinta voi olla haastavaa, ja yritysten on tasapainotettava sekä laadulliset että määrälliset tiedot ja säilytettävä tavoitteensa. HRMS-työkalut voivat auttaa hallitsemaan työntekijöiden tavoitteita ja arvosteluja ja tarjota jatkuvaa suoritusten hallintaa ohjatun toimintasuunnittelun ohella.
Korvausten hallinta voi myös olla hankala ehdotus, joka edellyttää useiden tekijöiden arviointia sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. HRMS-ohjelmisto voi auttaa tukemaan tehokkaasti palkitsemisen suunnittelua ja suunnittelua.
Oppiminen ja ammatillinen kehitys: Kasvu ja urakehitys ovat olennainen osa työntekijäkokemusta. HRMS-välineissä käytetään älykästä teknologiaa yksilöllisemmän ja kiinnostuneemman oppimiskokemuksen tarjoamiseen – ne yhdistävät ihmisiä, tietoja ja asiantuntijoita koko yrityksessä ja sen ulkopuolella. Työntekijöille tämä auttaa heitä jäsentämään paremmin aika- ja urasuunnittelutavoitteensa. Pakollinen oppimis- ja noudattamiskoulutus on helposti aikataulutettavissa, ja pitkän aikavälin tavoitteet, kuten johtajuuden kehittäminen ja seuraajasuunnittelu, voidaan sisällyttää heidän kalentereihinsa tavalla, joka parhaiten vastaa heidän yksilöllisiä tarpeitaan ja sitoumuksiaan.
Myynnin suorituskyvyn hallinta: Kuten kuka tahansa liiketoimintajohtaja voi kertoa sinulle, heidän myyntitiiminsä ovat parhaimmillaan, kun he myyvät ja vaalivat liidejä. HRMS-järjestelmä auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan ja hallitsemaan keskitetysti myyntiin liittyviä ongelmia, kuten provisioita, alueita ja kiintiöitä sekä jopa agenttien suorituskykyä.
- Analyysit ja työvoimasuunnittelu: tietopohjaiset analyysit ovat avain henkilöstöhallinnon linjaamiseen yrityksen kokonaisstrategian kanssa. Mittareiden ja avaintunnuslukujen, raportoinnin, ennakoivan työvoiman mallinnuksen ja tekoälyä hyödyntävien analyysien avulla HR-johtajat voivat paremmin tukea strategista ja operatiivista suunnittelua sekä budjetointia ja suorituskyvyn hallintaa.
- Työntekijöiden kokemustenhallinta: Keskittymällä entistä enemmän työntekijäkokemukseen yritysten on etsittävä innovatiivisia tapoja ymmärtää paremmin, miksi työntekijät tuntevat, miten he suhtautuvat työkokemuksiinsa, alkaen siitä päivästä, jona he lähtevät, ja kaikesta siitä, mitä välillä.
Työntekijäteknologioiden ja -työkalujen ääniä näiden tietojen keräämiseen ovat muun muassa 360 asteen palautearvioinnit, kyselyt, käyttäytymisanalyysit ja asenneanalyysit. Näiden analyysien avulla organisaatiot voivat yksilöllistää kunkin työntekijän kokemuksia koko heidän elinkaarensa ajalta, mikä lisää sitoutumista ja tuottavuutta.
HRMS-järjestelmät ja henkilöstöhallinnon digitaalisen muutoksen seuraavat vaiheet
HR:n digitalisoituminen ja kaikki merkittävät toiminnalliset muutokset tulevat aina vastaamaan alkuvaiheen paineeseen ja hitauteen – ja niihin liittyy väistämätön riski. Paras tapa valmistautua toiminnalliseen muutokseen on alkaa jakaa hankkeen tavoitteita ja päämääriä ja tiedottaa niistä. Kun tiimisi johtajien, johtajien ja HR-asiantuntijoiden välillä on avoimia kommunikaatiorivejä, voit aloittaa seinien murtamisen. Tehokkaiden muutostenhallinta- ja suunnittelustrategioiden avulla tiimejä voidaan valmistella paremmin, jotta osto voidaan varmistaa varhaisessa vaiheessa.
Alla olevassa luettelossa korostuu joitakin tärkeitä tarkistuslistan kohteita, kun aloitat HR-digitaalisen muutoksen.
- Tietojen eheys: Ennen kuin aloitat tietojen siirtoprosessin, varmista, että sinulla on oikeat resurssit ja hyvät taidot, tai laita IT-lahjakkuutesi uudelleen, jotta voit suorittaa tämän tehtävän ja minimoida inhimilliset virheet.
- Kustannukset ja vaivannäkö: kvantifioi hanketarpeet kaikilla niillä liiketoiminnan alueilla, joihin tämä vaikuttaa, mukaan lukien toteutus ja integraatiot. Tunnista realistiset budjetit ja aikataulut käyttöönoton onnistumisen varmistamiseksi.
- Nykyiset ja tulevat tarpeet: Työskentele tiiviisti osastosi ja tiimien johtajien kanssa alusta alkaen varmistaaksesi, että ymmärrät heidän erityiset tavoitteensa, vaatimuksensa ja haasteensa. Varmista, että HRMS voi skaalata niin, että se vastaa kaikkien sidosryhmien muuttuvia tarpeita.
- Vaatimustenmukaisuus: Määritä lakisääteiset, työsuhde- ja muut lakisääteiset vaatimukset ja vahvista, että uusi järjestelmäsi tukee näitä tarpeita kaikilla alueilla.
- Valmius käynnistyksessä: Hanki HR-tiimi ajoissa mukaan, jotta voit kehittää koulutusaikatauluja ja -tavoitteita. Aseta kuukausittaiset välitavoitteet varmistaaksesi, että kaikki pääkäyttäjät, esimiehet ja työntekijät ovat asianmukaisesti koulutettuja ja että he ovat valmiita hyödyntämään uuden HRMS-järjestelmän koko arvoa.
Tutki HRMS-ohjelmistoa tänään
Anna ihmisille mahdollisuus hyödyntää potentiaaliaan SAP:n kattavan HRMS:n avulla.
SAP Insights -uutiskirje