Mikä on HRIS?
Tämä verkkosivu on käännetty koneellisesti. SAP ei anna takuuta konekäännöksen oikeellisuudesta tai täydellisyydestä. Alkuperäinen englanninkielinen verkkosivu löytyy tämän sivun oikeassa yläkulmassa olevasta maailmankartasta.
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HRIS) auttaa yrityksiä HR-ydinprosessien hallinnassa ja automatisoinnissa. Nämä HR-ohjelmistojärjestelmät tukevat etujen hallintaa, aikaa ja läsnäoloa, palkanlaskentaa ja muita työnkulkuja sekä työntekijätietojen, kuten henkilökohtaisten tietojen, demografisten tietojen ja palkkatietojen tallennusta.
Tekniikka korvaa aikaa vievät paperipohjaiset prosessit ja monimutkaiset laskentataulukot. Automatisoimalla monia näistä työnkuluista HRIS minimoi inhimilliset virheet ja vähentää toistuvia tehtäviä, jotta työntekijät voivat keskittyä arvokkaampaan työhön.
Keskitetyn, reaaliaikaisen tietomallin ja automatisoitujen prosessien avulla HR-ammattilaiset, esimiehet ja työntekijät voivat käyttää HRIS:ää päästäkseen nopeasti käyttämään tietoja, joita he tarvitsevat tehokkaan ja tarkan tuloksen saavuttamiseksi. Virtaviivaistamalla työntekijöiden tiedonhallintaa ja siihen liittyviä prosesseja HRIS-ohjelmisto voi auttaa yrityksiä säästämään aikaa ja rahaa.
Mitä HRIS tekee?
HRIS hallitsee ja automatisoi HR-ydinprosesseja. Järjestelmä ulottuu työntekijän koko elinkaareen keräämällä ja tallentamalla HR-tietoja ja muita tietoja, mikä auttaa päätöksenteossa ja tukee vuorovaikutteisia työnkulkuja.
Työntekijä esimerkiksi käyttää järjestelmää poissaolon pyytämistä varten. Toiminto kulkee automaattisesti HRIS:n kautta esimiehelle arviointia ja hyväksyntää varten.
HRIS-tiedot tallennetaan turvallisesti, ja automatisoidut vaatimustenmukaisuuden hallintaprosessit täyttävät yrityskohtaiset, kansalliset ja kansainväliset vaatimukset. Lakisääteiset päivitykset otetaan käyttöön automaattisesti lakisääteisten raportointistandardien tukemiseksi.
Virtaviivaistetut ja automatisoidut työnkulut tukevat työntekijöitä koko yrityksessä:
- HR-ammattilaiset voivat julkaista rekrytointilupia, käyttää ja muokata työntekijätietoja sekä auttaa uusien työntekijöiden integroinnissa.
- Esimiehet voivat valvoa tiimirakennetta, seurata aikaa ja poissaoloja, valvoa ja pyytää tiimin jäsenten palkkojen muutoksia sekä hyväksyä lomapyyntöjä.
- Työntekijät voivat muokata henkilötietoja, tarkastella organisaatiokaavioita, syöttää käsiteltyä aikaa ja pyytää vapaata.
HRIS-järjestelmän voimavarat
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän ominaisuudet tukevat erilaisia HR-prosesseja ja -vuorovaikutuksia. Teknologia mahdollistaa työnkulkujen älykkään automatisoinnin kaikissa järjestelmän ja liiketoiminnan toiminnoissa, mukaan lukien:
Henkilöt ja tapahtumat
- Itsepalvelutoiminnot työvoiman tuottavuuden lisäämiseksi
- Seurattavissa olevat keskeiset HR-tiedot maakohtaisten vaatimusten mukaan
- Globaalin vaatimustenmukaisuuden ja HR-parhaiden käytäntöjen upotettu lokalisointi
Organisaatiorakenteet
- Analyysit koko henkilöstön reaaliaikaista näkemystä varten
- Virtaviivaistettu rekrytointi liiketoimintatavoitteiden ja seuraajasuunnittelun tueksi
- Oppimisstrategiat
Etuuksien hallinta
- Automatisoitu etujen hallinta
- Itsepalvelevat ominaisuudet, joita työntekijät voivat käyttää, muokata ja oppia eduista
Ajanhallinta
- Yhdistetyt näkemykset lainsäädännön noudattamisesta, mukaan lukien yritys- ja työehtosopimukset, sekä paikallinen työlainsäädäntö
- Lomakalenterit, lomakertymät ja niihin liittyvät liiketoimintasäännöt
- Ajan ja palkan automaattiset laskennat työntekijäprofiilin mukaan
HCM:n ja ERP:n integraatio: paras molemmista maailmoista
HCM/ERP-integraatio mahdollistaa näiden kahden tehokkaan yritysohjelmistojärjestelmän synkronoinnin ja yhteyden muodostamisen pilvessä. ERP-järjestelmät hallinnoivat monenlaisia päivittäisiä liiketoimintoja, kuten kirjanpitoa, hankintaa, toimitusketjua ja monia muita toimintoja. ERP-järjestelmät on rakennettu integroimaan useita liiketoimintaprosesseja ja vahvistamaan niiden välistä tiedonkulkua. Kun yritysten väliset tiedot yhdistetään, ERP:t tarjoavat yhden ainoan tietolähteen ja varmistavat luotettavan tietojen eheyden. Kun huippuluokan HCM:ssä olevat tiedot ja tiedot on integroitu modernin tekoäly-pohjaisen ERP:n nopeus- ja analyysikapasiteettiin, yritykset saavat parhaan hyödyn molemmista maailmoista.
Henkilöresursseja koskevien tietojärjestelmien kehitys
Organisaatiot alkoivat keskittää työntekijätietoja 1960- ja 1970-luvuilla. Uudella mallilla tuettiin entistä parempaa tietojen kirjaamista ja kykyä vastata helpommin lakisääteisiin vaatimuksiin. Keskitetty tietohakemisto tallennettiin suuriin runkotietokoneisiin, ja mahdollinen tapahtumakäsittely rajoitettiin palkanlaskentaan.
Henkilöresurssien tietojärjestelmät tulivat käyttöön 1980-luvulla, kun kantajärjestelmistä siirryttiin asiakaspalvelintekniikkaan. Tämä teki järjestelmistä edullisempia ja tarjoaa samalla perusanalyysityökaluja yrityksille.
Sen jälkeen tekniikka on kehittynyt. Sen sijaan, että keskityttäisiin tapahtumiin liittyviin HR-prosesseihin, nykyaikaiset järjestelmät tukevat vuorovaikutteisempaa mallia, joka korostaa henkilöstöhallinnon ammattilaisten, esimiesten ja työntekijöiden työntekijäkokemusta.
Nykyään HRIS automatisoi työnkulkuja hyödyntäen tekoälyä (AI) käsittelemään toistuvia, aikaa vieviä tehtäviä. Nämä järjestelmät voivat integroida palautteen ja mukauttaa raportointirakenteita automaattisesti liiketoimintasääntöjen ja sääntöjenmukaisuuden muutosten perusteella ja tarjota tehokkaan ja positiivisen kokemuksen kaikille työntekijöille, jotka ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa.
HRIS-ohjelmisto voidaan toteuttaa joko käyttöpaikassa tai pilvessä, ja nykyaikaisia järjestelmiä käytetään pääasiassa yksityisessä tai julkisessa pilvessä. Pilvialusta tarjoaa useita etuja, kuten suuremmat tiedontallennusvalmiudet, paremman turvallisuuden ja helpomman integroinnin täydentäviin sovelluksiin, kuten palkanlaskentaan, hakijoiden seurantaan ja muihin HR-järjestelmiin.
Kuka käyttää HRIS:ää?
Organisaatiot, joilla on keskisuuri tai suuri työntekijäkanta, hyötyivät enimmäkseen henkilöstötietojärjestelmästä. Nyt kuitenkin pienehköt organisaatiot pystyvät hyödyntämään HRIS-järjestelmän etuja ja tehokkuutta pilvipalveluilla varustettujen järjestelmien vähäisten infrastruktuurikustannusten ja täytäntöönpanokustannusten ansiosta.
Tässä on joitakin esimerkkejä yrityksistä eri puolilla maailmaa ja kaikilla toimialoilla, jotka luottavat HRIS-järjestelmään HR-prosessien virtaviivaistamiseen.
- Kasvua palvelee maatalousyrityksiä kaikkialla Yhdysvalloissa ja Kanadassa, toimii tehokkaina HR-prosesseina ja houkuttelee ja vaalii kykyjä, joita se tarvitsee auttaakseen asiakkaitaan menestymään, vaikka se vastaisikin covid-19-pandemian aiheuttamiin haasteisiin.
- Yli 500 myymälää Australiassa, Uudessa-Seelannissa, Hongkongissa, Kiinassa, Indonesiassa, Intiassa ja Bangladeshissa toimiva Kmart-konserni on muuttanut tiimin jäsenkokemusta, lisännyt itsepalvelujaan sekä automatisoinut ja optimoinut prosesseja tehokkuuden lisäämiseksi.
Tutustu HRIS-ohjelmistoon tänään
Tämä tekniikka automatisoi HR-ydinprosessit ja parantaa työntekijöiden käyttökokemusta.
HRIS-usein kysytyt kysymykset
Inhimillisiä voimavaroja koskevat tietojärjestelmät (HRIS), henkilöresurssien hallintajärjestelmät (HRMS) ja inhimillisen pääoman hallinta (HCM) ovat termejä, joita käytetään usein keskenään, mutta joilla on joitakin keskeisiä eroja. HRIS käsittelee HR-ydinprosesseja, mutta HRMS (Human Resource Management System) sisältää nämä valmiudet lahjakkuuksien hallinnan lisäksi, kuten oppimisen, kehityksen ja seuraajasuunnittelun. Yleisemmin HCM:ää (Human Capital Management) käytetään kuvaamaan organisaation työvoiman hallintaan liittyviä yleisiä käytäntöjä ja ohjelmistoja.
Kasvavat yritykset ja keskisuuret ja suuret työntekijäperustaiset yritykset, erityisesti eri valtioissa, maissa tai maanosissa, voivat saada merkittävää arvoa HRIS-tietojärjestelmän keskitetystä, reaaliaikaisesta tietomallista ja automatisoiduista työnkuluista.
HRIS:n avulla yritys voi helposti noudattaa paikallisia tietosuoja- ja työsuhdesäännöksiä. Lokalisoitu, alueellinen käyttäjäkokemus tukee HR-ammattilaisten, esimiesten ja työntekijöiden helppoa käyttöä eri puolilla maailmaa.
HRIS hyödyttää kaikkia organisaatiossa, mukaan lukien henkilöstöhallinnon henkilöstöä, esimiehiä ja jokaista työntekijää. Automatisoidut työnkulut ja keskitetyt, reaaliaikaiset tiedot luovat tehokkuutta, mikä puolestaan lisää tuottavuutta koko organisaatiossa.
Järjestelmä voi ratkaista useita pysyviä liiketoiminnan ongelmia, kuten:
- Manuaaliset, aikaa vievät työnkulut HR-henkilöstöä ja työntekijöitä varten
- Jatkuvuuden puute järjestelmissä, joissa on siilotettuja tietovarastoja
- Vanhentuneet ja vanhentuneet henkilöstöhallinnon ja työntekijän tiedot
- HR-strategian ja yritysstrategian rajoitettu täsmäytys
- Epäyhtenäinen lakisääteinen valvonta yritysten ja valtion työlainsäädännön osalta
HRIS-järjestelmän on oltava kestokykyinen ja pystyttävä mukautumaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin. Muita huomioita ovat seuraavat:
- Vanhoista järjestelmistä HRIS-järjestelmään tapahtuvan tiedonsiirron asianmukainen hallinta
- HRIS-järjestelmän skaalattavuus organisaation kasvaessa
- Alueellisten ja maailmanlaajuisten sääntelyvaatimusten noudattaminen
- Nopea käyttöönotto hyvin koulutettujen työntekijöiden kanssa, jotta HRIS-järjestelmästä saadaan täysi hyöty elämisen jälkeen
SAP Insights -uutiskirje