Mitä ATS on?
Tämä verkkosivu on käännetty koneellisesti. SAP ei anna takuuta konekäännöksen oikeellisuudesta tai täydellisyydestä. Alkuperäinen englanninkielinen verkkosivu löytyy tämän sivun oikeassa yläkulmassa olevasta maailmankartasta.
Hakijoiden seurantajärjestelmä (ATS) on henkilöstöhallinnon (HR) ohjelmistosovellus, joka auttaa organisaatioita hallinnoimaan rekrytointi- ja palkkaustehtäviä digitaalisesti. Se toimii työn- ja hakijatietojen keskitettynä tietokantana, jossa rekrytointilupia, julkaisuja ja hakemuksia hallitaan ja hakijoita seulotaan ja valitaan.
ATS tukee yleisten tehtävien suorittamista, kuten työnkuvausten luomista, työpaikkailmoitusten tekemistä työpaikkasivustoille ja työpaikkailmoitustauluille, résumén skannausta, haastattelujen ajoittamista, palautteen keräämistä, taustatarkistusten suorittamista ja tarjouskirjeiden luomista sähköisillä allekirjoituksilla.
Järjestelmä hallitsee myös työnhakijoiden kokemusta. Tähän sisältyy työnhaku, hakeminen verkossa ja hakemuksen tilan tarkistaminen sekä ilmoitusten luominen hakijoille.
Mitä hakijan seurantajärjestelmä tekee?
ATS works as a database of job seekers that automates and manages workflows related to the recruitment process. It allows hiring managers and recruiters to cut down on the number of applications they receive so they can focus their time on the most qualified candidates.
When business rules can be programmed into an ATS system, companies can ensure that they follow best hiring practices and secure the personal information submitted by applicants.
Kuka käyttää hakijoiden seurantajärjestelmää?
Businesses of all shapes and sizes use applicant tracking systems to organize, find and communicate with job seekers and manage their job search process. In the past, large Fortune 500 companies have operated because of the associated costs and infrastructure requirements, but today smaller organizations can take advantage of the cost savings of cloud services (SaaS).
Miksi ATS on tärkeä?
ATS nopeuttaa työhönottoa. Siirtymällä offline-prosesseista ja paperipohjaisista prosesseista automaattiseen digitaaliseen prosessiin rekrytointi- ja työhönottotehtäviä virtaviivaistetaan, aikaa vapautetaan ja varmistetaan, että työhönottokäytäntöjä noudatetaan oikeudenmukaisesti ja parhaalla mahdollisella tavalla.
Tässä on joitakin esimerkkejä siitä, miten hakijan seurantajärjestelmä voi hyödyttää organisaatiota:
- Enemmän hakijoita: ATS-järjestelmä helpottaa työnhakijoiden työnhakua ja verkossa hakemista, mikä lisää hakemusten kokonaismäärää.
- Nopeammat työhönottojaksot: Rekrytoijat voivat nopeasti etsiä koko hakijaputken, valita kiinnostavia ehdokkaita ja käyttää aikansa arvokkaampaan työhön, kuten seulontoihin, referensseihin ja tarjouksiin.
- Parempi yhteistyö sidosryhmien kanssa: Haastatteluvaiheessa rekrytoivat johtajat tarkastelevat hakijoita ja antavat niistä palautetta ATS-järjestelmässä. Liiketoimintasäännöt voidaan määrittää automatisoimaan ehdokkaiden eteneminen seulonta- ja palkkausvaiheiden kautta.
Hakijoiden seurantajärjestelmien kehitys
Ennen Internetiä avoimista työpaikoista mainostettiin luokitelluissa sanomalehdissä ja alan julkaisuissa. Prosessi oli paperipohjainen, mikä teki siitä aikaa vievän ja vaikeasti hallittavan. Työnhakijat eivät voineet helposti määrittää hakemuksen tilaa. Rekrytoijat ja palkkaavat esimiehet – pelkästään paperikopiohakemusten määrän vuoksi – eivät pystyneet tunnistamaan pätevimpiä hakijoita.
Digitaaliteknologian ja verkkoteknologian myötä työpaikan hakeminen helpottui huomattavasti. Maailmanlaajuiset työllistämissivustot edistivät työmahdollisuuksia ihmisille ympäri maailmaa. Yhtäkkiä rekrytoinnista oli tullut volyymibisnestä.
Ensimmäiset hakijoiden seurantajärjestelmät kehitettiin 1990-luvun lopulla, ja ne oli sijoitettu toimitiloihin. Järjestelmissä keskityttiin lukuisten vastaanotettujen yritysten käsittelyyn ja säilyttämiseen samalla kun varmistetaan työhönottokäytäntöjen noudattaminen ja johdonmukaisuus. Rekrytoijat ja palkkaavat esimiehet tunsivat myös näin suuren hakemusmäärän vaikutuksen, ja pian nämä järjestelmät kehittyivät tukemaan esiseulontaa, résumén skannausta, jäsennystä, automatisoituja ilmoituksia ja analyyseja.
Nykyisin hakijoiden seurantajärjestelmiä käytetään pääasiassa pilvipalvelussa, ja niitä tarjotaan ohjelmistona eli SaaS-ratkaisuna. Pilviperusteinen ATS poistaa raskaat käyttöönottokustannukset ja tehottomat prosessit, mikä vähentää riippuvuutta tietotekniikasta.
ATS-teknologia on kehittynyt tukemaan nykyaikaisia rekrytointivaatimuksia, joita voivat olla muun muassa seuraavat:
- Virtuaalityönvälitys: Tuetaan etätyöelämää ja rekrytointia, kuten urasivustoja, ehdokasviestintää, tarjouksia ja haastatteluja.
- Joukkorekrytointi: Houkuttele, tarkastele ja palkkaa nopeasti suuria määriä hakijoita tietyille toimialoille, kuten terveydenhuoltoon, päivittäistavarakauppaan, sähköiseen kaupankäyntiin ja teknologiaan.
- Suuret hakijamäärät: Seulo suuria määriä tiettyjä avauksia hakevia hakijoita.
- Sisäinen rekrytointi: Tunnistetaan työntekijät sisäisen edistymisen edistämiseksi.
- Monimuotoisuus ja osallisuus: Varmistetaan yhdenmukaisuus yrityksen rekrytointialoitteiden ja puolueettomien rekrytointikäytäntöjen kanssa.
ATS tukee rekrytointiprosessia työpaikan avaamisesta tarjouskirjeen esitykseen. Koska rekrytointitiedot ovat henkilötietoja, hakijoiden seurantajärjestelmät auttavat myös yrityksiä noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä, kuten GDPR:ää.
VVI:n käyttötapaukset
Rekrytoijat ovat ATS:n aktiivisimpia käyttäjiä. He käyttävät järjestelmää päivittäin rekrytointilupien hallintaan, avoimiin julkaisuihin, hakijoiden arviointiin ja ehdokkaiden etenemisen hallintaan rekrytointi- ja rekrytointivaiheissa.
Palkkaavat esimiehet käyttävät ATS:ää rekrytointiprosessiin osallistumiseen. Järjestelmä tarjoaa heille suoran pääsyn aktiivisiin rekrytointilupiin, jotta he voivat tarkastella työnkuvauksia, hakijoita ja rekrytointilupia sekä nähdä kunkin ehdokkaan tilan. ATS tuottaa tietoa haastattelujen valmistelemiseksi ja suorittamiseksi sekä määrällisen ja laadullisen palautteen tallentamiseksi haastattelun jälkeen.
Työnhakijat käyttävät ATS:ää töiden hakemiseen ja hakemiseen, hakemuksen tilan tarkistamiseen ja työtarjousten hyväksymiseen.
Seurantaviesti uusista vastaavista työpaikoista nykyaikaisessa ATS-järjestelmässä.
Mitä on etsittävä ATS:ää harkittaessa
Hakijoiden seurantajärjestelmiä tarjotaan erillisinä ratkaisuina tai ne voidaan sisällyttää osaksi päästä päähän -rekrytointiohjelmistoalustaa, joka sisältää ehdokassuhteiden hallinnan (CRM) valmiudet.
CRM-ohjelmistoa käytetään usein rinnakkain ATS:n kanssa. Toisin kuin ATS:ää, näitä järjestelmiä käytetään kuitenkin kykyjen houkuttelemiseen ja suhteiden luomiseen hakijoihin, jotka ovat siirtyneet ehdokasasemaan. Ehdokassuhteiden hallintajärjestelmissä keskitytään ehdokkaan sitoutumiseen ja yleisesti positiivisen rekrytointikokemuksen luomiseen.
Jotkin organisaatiot suosivat itsenäisen ATS-sovelluksen yksinkertaisuutta ehdokkaan tiedonhallinnassa. Tässä vaihtoehdossa on kuitenkin joitakin rajoituksia. Vaikka nämä järjestelmät riittävät aktiivisten ehdokkaiden käsittelyyn, ne eivät tarjoa passiivisten lahjakkuuksien sitomiseen ja vaalimiseen tarvittavia ominaisuuksia.
Rekrytointiohjelmisto, joka sisältää ATS- ja CRM-toiminnot, tarjoaa parhaan joustavuuden ja tehokkuuden koko hakemuksesta ehdokkaalle -matkaan. Yhdistettyihin etuuksiin kuuluvat seuraavat:
- Pääsy edistynyttä uraa käsitteleville verkkosivuille
- Räätälöidyt kohdesivut
- Sähköpostimarkkinointikampanjat
- Suuremmat lahjakkuusvarannot
- Ehdokkaiden kiinnostuksen ja sitoutumisen lisääminen
- Nopeammat työhönottosyklit
- Yhteistyön lisääminen sisäisten sidosryhmien kanssa
Päästä päähän -rekrytointiratkaisu vähentää kustannuksia ja vähentää useiden järjestelmien rinnakkaisen hallinnan monimutkaisuutta.
Muita huomioita ovat seuraavat:
- Skaalattavuus: Organisaation työhönottotarpeet vaihtelevat, joten ohjelmiston tulee olla ketterä ja skaalautuva.
- Integraatio: Määritellään etukäteen, miten teknologia integroidaan muihin rekrytointiohjelmistoihin sekä yleiseen henkilöstöteknologian infrastruktuuriin. Nämä integroinnit tukevat manuaalisten dataprosessien poistamista ja mahdollisuutta yhdistää rekrytointitiedot työntekijätietoihin.
- Käyttäjävaatimukset: Ota huomioon kaikki käyttäjät – hakijat, rekrytoijat, palkkaavat esimiehet – ja varmista, että ATS pystyy tarjoamaan kaikille tehokkaan ja myönteisen kokemuksen.
Mitkä ovat sellaisen kokonaisvaltaisen rekrytointialustan ominaisuudet, joka sisältää ATS:n ja CRM:n?
Tässä on yleistiedot yhdistetyistä ominaisuuksista ja toiminnoista, joita voit hyödyntää kattavan rekrytointiratkaisun avulla:
Budjetoidun toimen julkaiseminen
- Luo työnkuvauksia, jotka korostavat ensisijaisia kompetensseja.
- Tunnistetaan sukupuoleen perustuvaa puolueettomuutta ja palkkaa koskevia vertailuarvoja automatisoitujen kuvien avulla.
- Luo työnantajan brändätty verkkosivusto työnhakijoita varten.
- Muodosta ja hallitse julkaisuja urasivustoilla ja työpaikkailmoitustauluilla.
- Käytä konfiguroitavia sovelluksia per hankintaehdotus (mobiilisovellus, pikahaku, monivaiheinen).
Hakijoiden tarkistaminen
- Hae ulkoisia ja sisäisiä sovelluksia yhden tietokannan avulla.
- Konfiguroi kutakin julkaisua varten sovellusta edeltävät seulontakysymykset.
- Automatisoi résumé-tietojen tallennus ja analysointi, jäsennys mukaan lukien.
- Vastaanota automatisoituja ilmoituksia ja hälytyksiä, jotka on mukautettu kullekin roolille.
- Tarjoa turvallinen pääsy kolmannen osapuolen välitystoimistoille.
- Luo reaaliaikaisia raportteja ja analyyseja koko rekrytointiprosessissa.
Haastattelevat ehdokkaat
- Ajoita haastattelut ja seuraa niiden etenemistä.
- Kerää palautetta ja konsolidoi ehdokkaiden arvioinnit automaattisesti.
- Tarjoa turvallinen pääsy ehdokasportaaliin nykyisiä tietoja ja tilaa varten.
Palkkaaminen ja aktivointi
- Käytä brändättyjä malleja ja lomakkeita, joissa on esitäytetyt tiedot.
- Luo ja esitä kirjeitä, joissa on sähköisen allekirjoituksen ominaisuuksia, jotta kääntäminen nopeutuu.
- Automatisoi onboarding-prosessi.
Milloin organisaation pitäisi ottaa käyttöön ATS-järjestelmä?
Organisaatioiden, jotka kasvavat nopeasti ja joilla on kunnianhimoiset rekrytointitavoitteet, tulisi harkita ATS-käyttöönottoa, joka vastaa yleistä liiketoimintastrategiaa. Lisävaatimuksia voisivat olla keskittyminen erityistaitoon tai rooliin, jolla on suuri kysyntä, joukkorekrytointitoimien tukeminen tai henkilöstöhallinnon merkittävien tehottomuuksien ratkaiseminen, kun keskitetty tietomalli ja automatisoidut työnkulut säästäisivät aikaa ja rahaa. Nämä tehottomuudet voisivat olla seuraavat:
- Työhönottotyömääriä seurataan laskentataulukolla.
- Sama työpaikkailmoitus on lähetettävä manuaalisesti useille työpaikkailmoitustauluille.
- Aika kuluu epärelevanttien sovellusten suuren määrän tarkasteluun.
- Palautetta ja päätöksiä työhönottotiimiltä on vaikea saada.
- Sisäisiä resursseja ei ole käytettävissä olemassa olevan urasivuston luomiseen, ylläpitämiseen tai parantamiseen.
- Rekrytoinnin arvon mittaaminen on vaikeaa ja epäjohdonmukaista.
Milloin päivitän ATS-palveluni?
Monet organisaatiot haluavat päivittää olemassa olevasta ATS:stä päästä päähän -rekrytointiohjelmistoalustan, mukaan lukien ehdokkaiden sitoutumisominaisuudet CRM:ssä.
Vanhentunut ATS voi johtaa seuraaviin HR-tehottomuuksiin:
- Samaa työpaikkahakemusta palvellaan jokaiselle työpaikan avaamiselle.
- Suuri luovutusaste esiintyy palkkausprosessissa.
- Ehdokkaiden vaaliminen ja sitoutuminen on vaikeaa ja tehotonta.
- Tajuttomien harhojen esiintymistä ei tunneta.
- Erityiset työhönottostrategiat, kuten joukkopalkkaus, sisäinen eteneminen ja virtuaalinen rekrytointi, ovat vaikeita ellei jopa mahdottomia.
Hakijoiden seurantajärjestelmät, erityisesti kun ne on integroitu päästä päähän -rekrytointiratkaisuihin, tarjoavat nykyaikaisen ja turvallisen foorumin, jonka avulla HR voi houkutella, tunnistaa, sitouttaa ja palkata parhaat ehdokkaat. ATS poistaa aikaa vievät manuaaliset prosessit, joten rekrytointitoimet voidaan synkronoida täydellisesti yrityksen ennustetun kasvun kanssa.
Tutki ATS-rekrytointiratkaisuja
Lähde, osallistu SAP SuccessFactors Recruiting -ratkaisuun ja palkkaa parhaat lahjakkuudet SAP SuccessFactors Recruiting -ratkaisun avulla.
SAP Insights -uutiskirje