Rahoitustilanne: 5 tärkeintä haastetta keskisuurille yrityksille
Tämä verkkosivu on käännetty koneellisesti. SAP ei anna takuuta konekäännöksen oikeellisuudesta tai täydellisyydestä. Alkuperäinen englanninkielinen verkkosivu löytyy tämän sivun oikeassa yläkulmassa olevasta maailmankartasta.
Taloudellinen päättäminen on pitkä prosessi, johon liittyy hankalia ja virhealttiita tehtäviä ja jonka tukena on voimakas paine sulkea kirjat niin nopeasti kuin inhimillisesti on mahdollista. Vaikka liiketoiminnan kannalta tärkeät päätökset ovat usein tasapainossa, tilinpäätökset ja raportit, joihin ne liittyvät, ovat vain yhtä tarkkoja ja luotettavia.
Nykyään keskisuuret yritykset kohtaavat kovaa kilpailua, ja niiden on kyettävä keskittymään ja mukauttamaan liiketoimintamallejaan nopeaan tahtiin. Tehokkaat ja luotettavat taloudelliset päätöksentekoprosessit auttavat lisäämään yritysten suunnitteluun ja päätöksentekoon luottamusta ja nopeutta sekä auttavat sijoittajia ja osakkeenomistajia tunnistamaan hyvän asian nähdessään sen.
Mikä on tilinpäätös?
Tilinpäätös tarkoittaa toistuvaa tarkistus- ja täsmäytysprosessia, joka johtaa yrityksen verotilanteen yksityiskohtaista tarkastelua varten tarvittavien tilinpäätösten ja raporttien toimittamiseen. Toisin sanoen tilinpäätös on kaikkien niiden taloushallinnon toimintojen summa, jotka kirjanpitoryhmät sitoutuvat sulkemaan tilit tiettynä ajanjaksona, kuten kuukautena, neljännesvuonna tai tilikautena. Tilinpäätöksen lopullisena tavoitteena on toimittaa yksityiskohtaisia ja kattavia raportteja, joihin sisältyvät seuraavat:
- Tase tai tase-/tuloslaskelma
- Tuloslaskelma tai tuloslaskelma
- Kassavirtalaskelma
Mikä on tilinpäätöksen ja tilinpäätöksen välinen ero?
Jopa ihmiset, jotka tuntevat näiden kahden termin eron, käyttävät niitä usein jossain määrin keskenään. Toiminnalliselta kannalta tilinpäätöksen ja tilinpäätöksen välillä on kuitenkin ero, ja tilinpäätöksen merkitys kasvaa, kun keskisuuret yritykset pyrkivät integroimaan kirjanpitoprosessejaan paremmin yhteen pilvijärjestelmään, kuten toiminnanohjausohjelmistoon (ERP).
Tässä on näiden avaintermien määritelmä:
- Tilinpäätös on kattotermi, joka viittaa kaikkiin kirjanpitoprosesseihin, jotka menevät kirjojen sulkemiseen – mukaan lukien kirjojen varsinainen sulkeminen. Tuloksena ovat tilinpäätösraportit ja -selvitykset, jotka antavat sidosryhmille ja johtajille tarkan selvityksen yrityksen verotilanteesta. Tämä tapahtuu säännöllisesti, mikä voi olla kuukausittain, neljännesvuosittain, vuosittain tai muulla tavalla.
- Kirjanpidon sulkeminen on tilinpäätösprosessin vaihe, kun pääkirja tai ”kirjanpito” täsmäytetään ja päätetään kauden osalta. Tämän vaiheen jälkeen laaditaan talousraportit, joista näkyy yrityksen taloudellinen tilanne kyseisenä aikana.
Tilinpäätösprosessin tärkeimmät vaiheet
Tilinpäätösprosessissa on periaatteessa viisi vaihetta: tallenna, analysoi, sulje, yhdistä ja raportoi. Kun päättämisen määräaika on määritetty, kaikkien tilinpäätösten saldo on täsmäytettävä, jotta tilit voidaan päättää ja prosessi aloittaa uudelleen seuraavalla tilikaudella.
Tallenna, analysoi, yhdistä
- Rahoitustapahtumien luontiin kuuluu varojen, velkojen, oman pääoman, tuoton ja kulujen kirjaaminen koko liiketoiminnasta kyseisellä liiketoimintakaudella.
- Ulkoisen laskennan suorittaminen sisältää lisätehtäviä, kuten tilianalyysin ja täsmäytyksen, tuoton toteutumisen, poiston laskennan ja jaksotuslaskennan.
Sulje
- Yksikön tilinpäätös on piste, jossa olet lopettanut tapahtumien tallennuksen ja täsmäytyksen ja olet valmis täsmäyttämään ja sulkemaan kirjat.
- Konsernitilinpäätös tapahtuu sen jälkeen, kun tilit on suljettu, ja se sisältää lisävaiheita, joita tarvitaan sektorien ja oikeushenkilöiden taloushallinnon konsolidointiin, mukaan lukien kohdistus yhteiseen tilikarttaan, joitakin muuntoja varten yhteiseksi valuutaksi, yhtiöiden väliset eliminoinnit ja sijoitusten laskenta. Kun keskisuuret yritykset kasvavat, niiden on automatisoitava ja integroitava joitakin näistä toiminnoista ja päästävä nopeammin käsiksi valvonta- ja validointitarkastuksiin.
Raportti
- Tilinpäätösprosessin viimeinen vaihe on tilinpäätösraportoinnin suorittaminen. Raportoinnin monimutkaistuessa ja vaatiessa rahoitustiimejä painostetaan tuottamaan nopeampia ja joustavampia raportteja. Mobiililaiteliittymät ja tehokkaat taloushallinnon järjestelmät ovat ihanteellinen vastaus yksilöllisten, reaaliaikaisten raporttien suorittamiseen missä ja milloin tahansa.
ERP-tilinpäätösohjelmisto voi näyttää tilannevedoksen jäljellä olevista tehtävistä kirjojen sulkemista varten.
Viisi tärkeintä taloudellista päättämistä koskevaa haastetta
Monilla keskisuurilla yrityksillä on vastassaan yhä monimutkaisempia maailmanlaajuisia kirjanpitoon liittyviä haasteita, mutta niiden on kuitenkin luotettava pienempiin tiimeihin, jotta asiat saadaan hoidettua. Heille on ratkaisevan tärkeää virtaviivaistaa ja automatisoida heidän kirjanpitokäytäntöjään ja vastata näihin haasteisiin.
Tässä ovat taloushallinnon tiimien tärkeimmät haasteet:
- Rakenteen ja kirjanpidon vakioitujen toimintaohjeiden puuttuminen: Tilinpäätösprosessi on ”kirjanpito 101” taloustiimien johtajien osalta. Midmarket-yrityksissä tämä tarkoittaa usein sitä, että muutamat ylemmät toimihenkilöt – jotka tuntevat tilinpäätösprosessin yksityiskohtaisesti – eivät koe tarpeelliseksi ottaa käyttöön muodollisempia, yksityiskohtaisempia vakiomuotoisia toimintamenetelmiä. Kun yritykset monimutkaistuvat, ne tarvitsevat vahvoja vakioituja toimintaohjeita, mutta tiukempien toimintamenettelyjen hyväksyminen voi olla haaste, joten ehdotettujen uusien rahoitusjärjestelmien tai -ratkaisujen on pystyttävä nopeasti osoittamaan hyödyt ja helppokäyttöisyys.
- Aikapyrkimys kuukausitilinpäätöksessä: C-suiteista osakkeenomistajille tärkeät strategiset päätökset riippuvat – jopa ripustavat – tarinan, joka tilinpäätösraporttien on kerrottava. Niinpä nopeudesta tulee motivaattori. Joskus se on hyvä asia, kun se lisää tehokkuutta ja ajanhallintaa. Se johtaa kuitenkin aivan liian usein kyseenalaisiin oikoteihin tai siiloihin, joissa nopeimmat ihmiset saavat tehtäväkseen kirjojen sulkemisen sen sijaan, että käyttäisivät aikaa näiden tehtävien levittämiseen ja automatisoimiseen koko tiimissä ja auttaisivat ymmärtämään paremmin tavanomaisia tilinpäätösprosesseja koko yrityksessä.
- Virheelliset ja myöhässä olevat taloudelliset tiedot: Koko tilinpäätöksen häiritsemiseen tarvitaan vain epätarkkoja tai puutteellisia tietoja yhdeltä liiketoiminta-alueelta. Jokainen osasto tuottaa laskuja, kuluja ja ostotilauksia, mutta monissa yrityksissä – erityisesti nopeasti kasvaneissa midmarket-yrityksissä – talousraportointiin liittyvät menettelyt eivät ole yhdenmukaisia. Ranskalaiset pyynnöt asioista kuun lopussa johtavat turhautumiseen ja virheisiin. Monien yritysten haasteena on sellaisten välineiden ja ratkaisujen puute, jotka tukisivat johdonmukaista ja jatkuvaa kirjanpitoa ja osastokohtaista raportointia – koko kuukauden ajan.
- Siilot ja heikko taloustietojen integrointi: Epätarkkojen ja viivästyneiden osastotietojen ohella rahoitustiimit kamppailevat myös siilojen ja erilaisten raportointijärjestelmien kanssa eri puolilla liiketoimintaa, usein erilaisilla metatiedoilla tai tietorakenteilla, jotka liittyvät tilien nimiin ja numeroihin, tuotteiden nimiin ja lukumäärään, asiakkaisiin, osastoihin ja niin edelleen. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpitäjien ei tarvitse ainoastaan täsmäyttää ja ymmärtää erilaisia tietoja, vaan heidän on myös usein turvauduttava manuaalisiin, virhealttiisiin prosesseihin varmistaakseen, että tiedot ovat yhdenmukaisessa rakenteessa.
- Automatisoidun kirjanpidon puute: Kun keskisuuret yritykset kasvavat, myös niiden kirjanpito on monimutkaista, puhumattakaan siitä, että yritysten turvallisuutta on valvottava yhä haastavammin, ja hallintotapaa koskevien standardien yksityiskohtia. Monet yritykset yrittävät hyödyntää näitä lisäkohteita manuaalisesti suoritettuina tehtävinä jo olemassa oleviin prosesseihin tutustumalla. Tämä paitsi lisää virheriskiä myös rajoittaa skaalattavuutta ja tietojen integrointia. Ilman tekoälyä (tekoälyä) hyödyntävien ERP-liiketoimintajärjestelmien tehoa keskisuuret yritykset saavuttavat kriittisen kirjanpidon massan, jota pidemmälle ne eivät voi enää kasvaa manuaalisten prosessien avulla.
Paras tapa sujuvoittaa tilinpäätösraportointia ja tilinpäätöstä
Tilinpäätösprosessin tuottamat raportit ja näkemykset ovat tärkeimpiä yrityksen kasvun ja toiminnan kannalta, mutta monimutkaisuutensa ja yksityiskohtaisuutensa vuoksi ne kuuluvat usein kaikkein kauheimpiin yritystoimintoihin. Kehittämällä menettelyjä, kehittämällä hyviä viestintästrategioita ja hyödyntämällä tehokkaita kirjanpito-ohjelmistoratkaisuja yritykset voivat kuitenkin tehdä prosessista paljon helpomman ja tehokkaamman.
- Tunnista tehottomuus ja virhealttiit kirjanpitoprosessit. Digitalisoitaessa ja uudistettaessa laskentakäytäntöjään monet parhaista midmarket-yrityksistä rakentavat eri osastojen edustajista koostuvan työryhmän. Rahoitustiimi antaa heille joukon riskejä ja ongelmia, joita on etsittävä, ja nämä havainnot on sitten ryhmitelty ja arvioitu, jotta saadaan hyvä käsitys siitä, missä on parantamisen varaa.
Tämä prosessi on tyypillinen pullonkauloille ja viivästyksille, mutta siinä kiinnitetään huomiota myös lukemattomiin toimintoihin, joita tehdään edelleen erillisillä manuaalisilla laskentataulukoilla. Tämä prosessi luo vaiheen vakioitujen toimintaohjeiden kehittämiselle ja entistä yhdistettyjen ja automatisoidumpien kirjanpitovälineiden käyttöönotolle. - Kehitetään hyviä muutostenhallintakäytäntöjä vakioitujen toimintaohjeiden laatimiseksi ja käyttöönottamiseksi. Vaikka kirjanpitoryhmän katsotaan viime kädessä olevan vastuussa sujuvasta tilinpäätöksestä, se on riippuvainen jokaisesta osastosta – C-suiten hankintakustannuksista myyntitiimin lounaskuluihin. Jos osastojen odotetaan toimittavan nopeasti ja täsmällisesti, yrityksen velvollisuutena on varmistaa, että kaikki eri puolilla yritystä laulavat samalta laululehdeltä.
Parhaissa midmarket-yrityksissä tämä aloitetaan usein hyvällä muutostenhallintastrategialla, joka auttaa tiedottamaan tehtävien standardoinnin ja protokollien sementoinnin tärkeydestä sen suhteen, kuka omistaa mitäkin ja milloin ja miten heidän on suoritettava ja toimitettava taloudelliset tehtävänsä. Koska vakioituja toimintaohjeita luodaan ja otetaan käyttöön, nyt on ihanteellinen aika ottaa käyttöön ja tukea älykkäiden taloushallinnon välineiden, kuten ERP-ratkaisun, käyttöä. - Toteuta ja tue jatkuvaa kirjanpitoprosessia. "Jatkuva kirjanpito" tarkoittaa vain sitä, että sen sijaan, että kaikki yksiköt olisivat paniikissa joka kuukauden 29. päivä, luodaan työnkulkuja tilinpäätöstehtävien jakamiseksi tasaisemmin koko raportointikaudelle.
Automatisoitujen taloushallinnon työkalujen avulla tätä prosessia voidaan virtaviivaistaa esimerkiksi mobiilisovellusten ja -mallien avulla – pilviratkaisun kautta, jotta voidaan kerätä ja integroida päivittäisiä osastoille yhteisiä tietoja reaaliajassa. Tämä auttaa välttämään kuukauden lopun paniikkia ja auttaa tiimejä havaitsemaan (ja korjaamaan) virheet varhaisessa vaiheessa. Kun kirjat pidetään ajan tasalla, yritykset voivat toteuttaa ”pehmeän sulkemisen” milloin tahansa kuukauden aikana välttääkseen shokkeja tai spot-mahdollisuuksia. - Automatisoi ja digitalisoi tilinpäätös. AI-pohjaisella ERP-ratkaisulla, joka tarjoaa pilvipohjaisia talousratkaisuja, keskisuuret yritykset voivat kohdistaa arvokasta aikaa uudelleen. Sen sijaan, että taloustiimit käyttäisivät aikaa manuaalisten tehtävien suorittamiseen ja sotkuisiin tietoihin, ne voivat käyttää enemmän aikaa strategisiin ja ammattitaitoisiin toimintoihin, jotka auttavat yrityksiä kasvamaan nopeasti muuttuvilla markkinoilla.
Pilvijärjestelmät toimittavat reaaliaikaisia kojetauluja, joiden avulla johtajat voivat mukauttaa raportteja ja saada syvällistä tietoa milloin tahansa kuukauden aikana – laitteestaan, työpöydältään tai mistä tahansa. Se antaa myös kirjanpitoryhmälle avoimen pääsyn tietoihin koko liiketoiminnasta käyttämällä työkaluja, jotka integroivat ja standardoivat automaattisesti erilaisia tietojoukkoja ja antavat niille komentokannan, josta alkaen tiedot kootaan ja analysoidaan koko liiketoiminnasta.
- Tule yhteen jokaisen tilinpäätöksen jälkeen. Tämä on erityisen tärkeää kasvaville ja nopeasti liiketoimintamallejaan muuttaville keskisuurille yrityksille, etenkin kun ne pyrkivät ottamaan käyttöön ja vahvistamaan uusia digitaalisia välineitä ja vakioituja toimintatapoja. Kaikki viimeisen sulkemisen aikana tapahtuneet menettelytapahaasteet ja käytännön ongelmat eivät ole koskaan tuoreempia kuin päivä tai kaksi sen jälkeen, kun se on tehty.
Monet yritykset hyödyntävät tätä hetkellistä jälkipuhetta ja järjestävät säännöllisiä tilinpäätöstapahtumia, joissa tiimit voivat käydä muualla kuin paikan päällä tai joilla voi olla ateria, ja käyttävät hetken aikaa analysoidakseen ja jakaakseen ideoitaan prosessin parantamiseksi ja virtaviivaistamiseksi.
50
%
kuukausitilien sulkemiseen tarvittavan ajan lyhentäminen
Automatisointi ja tehtäväluettelot auttavat parantamaan tilinpäätösprosessia, kuten tästä hyväksyntäluettelosta käy ilmi.
Tilinpäätösohjelmiston käytön aloittaminen
Legendan mukaan vieraillessaan NASAssa presidentti Kennedy saapui iltaisin työskentelevän huoltajan luokse. Kun Kennedy kysyi häneltä miksi hän oli siellä niin myöhään, mies vastasi: ”Koska autan laittamaan miehen kuulle.” Vaikka vanha tarina saattaa vaikuttaa hieman kornyilta, sen sanoma on kuitenkin edelleen erittäin voimakas.
Jotta keskisuuret yritykset olisivat ketterät ja kestävät nykyisillä nopeatempoisilla ja kilpailukykyisillä maailmanmarkkinoilla, niiden on pyrittävä vakiinnuttamaan – kaikissa tiimeissään – yhteisen tarkoituksen tunne ja ymmärtämään yrityksen tavoitteet. Tämä ei ole helppoa sisäisten siilojen, tehottomien prosessien ja virhealttiiden manuaalisten työnkulkujen yhteydessä. Taloudellisen digitaalisen muutoksen ei tarvitse tapahtua hetkessä. Parhailla tilinpäätöstyökaluilla aloittaminen voi olla helpompaa kuin luulet. Ota yhteyttä ohjelmistotoimittajaan saadaksesi lisätietoja vaihtoehdoista ja ratkaisuista, jotka on mukautettu yksilöllisiin liiketoimintatarpeisiisi.
Yksinkertaista tilinpäätöstä
Tutustu siihen, miten pilvi-ERP voi auttaa parantamaan kirjanpito- ja taloushallinnon prosesseja.
SAP Insights -uutiskirje