Hvad er indkøb? En omfattende vejledning

Anskaffelsesfunktionen tages ofte for givet – indtil noget hindrer den. Anskaffelsen er ansvarlig for at holde en virksomheds hjul i bevægelse og sikrer, at de rigtige materialer og forsyninger er til rådighed, når der er behov for det. I fokus er indkøb typisk ikke blevet betragtet som en strategisk disciplin – indtil nu.

Omkostningsbegrænsning er fortsat en prioritet, især i betragtning af inflationen og de stigende forsyningsomkostninger. Omkostningskontrollen er dog kun et af de pres, der har betydning for indkøbene i dag. Anskaffelsen er svinget mellem truslen om forsyningsknaphed og udgifterne til lagerbeholdning, og skal på en eller anden måde understøtte forsyningskædens modstandsdygtighed, selv når klimahændelser eller andre forstyrrelser hæmmer leveringen. Behovet for at anskaffe bæredygtige varer og overholde udvidede lovkrav betyder, at virksomheder skal tilføje et ekstra lag af dataindsamling og -kontrol til deres indkøbsprocesser. Tilføj geopolitisk pres og risiko til ligningen – med deraf følgende materiel knaphed – og indkøb er pludselig for øjet af stormen.

I dag er rollen som indkøbschef (CPO) ikke længere en backoffice-funktion, der primært beskæftiger sig med omkostningsreduktion og overholdelse.

Anskaffelsesdefinition

Anskaffelse er en vigtig forretningsfunktion, der er ansvarlig for at sikre alle de varer og serviceydelser, som en organisation har brug for. For produktionsvirksomheder er forsyningstilgængelighed særlig vigtig, da det er umuligt at oprette færdigvarer uden de nødvendige materialer. Indkøbsafdelingerne skal samarbejde med interne interessenter for at indsamle deres prognoser og behov og derefter finde de bedste leverandører til den bedste pris.

Takket være papyrusruller, der registrerer forsynings- og transportdetaljer, kan anskaffelsesfunktionen spores tilbage til pyramidernes konstruktion. Med tiden har indkøb gennemgået adskillige transformationer – der udvikler sig fra en simpel registreringsopgave til en disciplin, der kræver strategisk tænkning og forhandling.

Under den industrielle revolution fik indkøb større betydning, da der var behov for spirende produktionsoperationer for at kunne købe, købe og transportere materialer. I midten af det 20. århundrede, hvor økonomien blomstrede, var muligheder og konkurrenceudbud med til igen at omdefinere praksis. Enkeltpersoner blev uddannet i forskellige aspekter af forsyningskædestyring og fik professionel status. Indkøb blev betragtet som en ledelsesfunktion snarere end en gejstlig.

I dag gennemgår indkøb igen en dramatisk forvandling – nok så betydningsfuld som nogen af forskydningerne i fortiden.

Hvorfor er indkøb så vigtigt i erhvervslivet i dag?

Det, der har været en back-office ledelsesfunktion, er nu en central fase – en strategisk partner i komplekse C-suite strategibeslutninger.

Indkøb styrer også en stor del af en virksomheds omkostninger – 40 % til 80 % ifølge nogle estimater – så det er afgørende for budgetmæssige overvejelser. Men effektiv indkøbspraksis forbedrer også risikovurderingen, leverandørtilsynet og potentialet for værdiskabelse i forsyningskæden.

Her er nogle vigtige måder, hvorpå anskaffelse er vigtigt i erhvervslivet:

• Omkostningsbesparelser: Procurement er den første forsvarslinje for at reducere omkostninger og stabilisere likviditeten i en virksomhed, hvilket påvirker overskudsmarginer og bundlinjen. Konkurrencedygtige produktindkøb og kontraktforhandlinger kan give betydelige omkostningsbesparelser. Desuden kan strømliningen af indkøbsprocesserne have en reel indvirkning på de finansielle resultater.
• Kvalitet: Anskaffelse af de rigtige råvarer på det rigtige tidspunkt er afgørende for fremstilling af produkter af høj kvalitet. Kvalitet omfatter alle aspekter af anskaffelsesprocessen, da valget af materialer og leverandører direkte påvirker produkt- og servicekvaliteten. Prioritering af kvalitet er afgørende for at mindske risici i forbindelse med omdømme, produktion og juridiske betænkeligheder.
• Måljustering: Strategisk indkøb tilpasser indkøb af indkøb til en virksomheds mål. Hvis øget fleksibilitet og robusthed f.eks. er en kerneværdi i din virksomhed, bør værktøjer til at opfylde disse mål integreres i din anskaffelsesproces. En detaljeret analyse af markedet samt dine interne krav kan hjælpe med at identificere de leverandører, der er bedst placeret til at opfylde dine behov.
• Risikoreduktion: Der kan opstå risici på hvert trin i anskaffelsesprocessen – fra unøjagtig behovsanalyse til leverandørleveringsproblemer. En yderligere risiko skyldes ineffektive reaktioner på overholdelsesforpligtelser, uklare etiske standarder, vejrrelaterede hændelser, globale forstyrrelser og lignende udfordringer. Nutidens teknologidrevne anskaffelsesprocesser kan give den synlighed, der er nødvendig for proaktivt at identificere, evaluere og reducere risici.
• Bæredygtighed og etik: Indkøbsteamet skal tilpasse sig deres virksomheds værdier om miljøpåvirkning, etisk indkøb, miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige (ESG) forpligtelser og mere for at sikre overholdelse og beskyttelse mod risiko, omdømmemæssige skader og unødvendige udgifter. Styring af bæredygtig sourcing og konformitet er et centralt ansvar for anskaffelsesfunktionen.

Risikostyring for anskaffelse er altafgørende

Udforsk resultater fra en ny undersøgelse om risikostyring og modstandsdygtighed i indkøbsfunktioner.

Få mere at vide

Typer af indkøbsstyring

Der er fire hovedtyper af indkøb:

1. Direkte anskaffelse: Dette omfatter anskaffelse af alt, der direkte understøtter produktionen af de varer, som en virksomhed sælger, herunder råmaterialer, komponenter, dele, serviceydelser og engrosartikler. Disse har alle en indvirkning på omsætning, vækst og omdømme, så leverandørrelationer er afgørende for direkte anskaffelse.
2. Indirekte indkøb: Alt, der ikke er direkte relateret til produktion, herunder materialer, varer og tjenesteydelser til internt brug og daglige forretningsaktiviteter, falder ind under indirekte indkøb. Dette omfatter artikler som kontorartikler, hjælpeprogrammer og rejseudgifter.
3. Vareanskaffelse: Både direkte og indirekte anskaffelse kan falde ind under vareanskaffelse, hvilket omfatter anskaffelse af materielle objekter, uanset om de er færdige eller ufærdige – alt fra udstyr til råmaterialer til kontorstole.
4. Indkøb af tjenesteydelser: Professionelle, menneskebaserede tjenester såsom konsulentvirksomheder, agenturer, advokatfirmaer, outsourcet IT, sikkerhedstjenester, levering af software as a service (SaaS) og reparation af faciliteter falder alle ind under indkøb af tjenesteydelser. Disse er nødvendige for en effektiv arbejdsgang og udfyldning af eventuelle personalemangler.

12 trin i anskaffelsesprocessen

Anskaffelsesprocessen kan variere fra virksomhed til virksomhed, men den omfatter generelt følgende 12 trin:

1. Identificer behov: Det første trin i en anskaffelsesproces er at identificere de specifikke materialer, produkter, software eller serviceydelser, der er nødvendige på grund af mangler, nye projekter eller regelmæssige driftskrav. Denne fase omfatter efterspørgselsplanlægning og prognoser.

2. Kildeleverandører: Forskning og vurdering af de bedste potentielle leverandører til dine forretningsbehov sker tidligt i anskaffelsesprocessen. Udvikling af alternative leverandører kan hjælpe med risikostyring ved at give dig valgmuligheder i tilfælde af mangler eller afbrydelser.

3. Indsend en indkøbsrekvisition: Indsendelse af en indkøbsrekvisition med specifikationer som pris, tidsramme og mængde til intern kontrol og godkendelse udløser indkøbsprocessen.

4. Evaluer og vælg leverandører: At vælge den bedste leverandør gennem en konkurrencepræget budproces såsom at afgive en anmodning om tilbud (RFP), tilbudsforespørgsel (RFQ), e-auktioner eller "tre bud og et køb" involverer vurdering af leverandører på omkostninger samt kvalitet, omdømme, pålidelighed, hastighed og bæredygtighed.

5. Forhandl pris og betingelser: Når en leverandør er valgt, forhandler anskaffelsesteamet forskellige indkøbsbetingelser, herunder pris, mængde, leveringstidslinjer og betalingsbetingelser.

6. Opret en indkøbsordre (IO): Når en leverandør er valgt, og betingelserne er afsluttet, udsteder virksomheden en formel indkøbsordre til leverandøren med detaljer om de nøjagtige varer, serviceydelser og betingelser, der er inkluderet i ordren.

7. Modtag varer og kontroller kvalitet: Når varerne er modtaget, er det næste skridt at sikre, at deres kvalitet og mængde stemmer overens med det, der blev bestilt ved omhyggeligt at kontrollere dem for skader eller fejl.

8. Behandling af faktura og opfyldelse af betalingsbetingelser: Efter bekræftelse af en levering af varer har bestået mængde- og kvalitetskontrollen, kan leverandørens faktura behandles via kreditorregnskabet for at sikre rettidig betaling. Afhængigt af kontraktens vilkår kan rabatter ved tidlig betaling gælde, og der kan anvendes en række forskellige betalingsmetoder.

9. Etabler og administrer gode leverandørrelationer: Det er strategisk for indkøbsteamet at opbygge positive løbende relationer med leverandører. Fordelene omfatter bedre leverandørpræstation, vilkår, rabatter, samarbejde og pålidelighed.

10. Administrer kontrakter: Styring af indkøbskontrakter dækker overvågning af kontrakter, sikring af overholdelse og genforhandling af betingelser efter behov. Det er vigtigt for at identificere og løse potentielle problemer, at sikre, at de aftalte besparelser realiseres – og nå din bundlinje.

11. Administrer risiko: En del af det, der gør indkøbsteamet så integreret for en organisation, er deres rolle i risikostyring. Det er vigtigt at foregribe og håndtere potentielle problemer som f.eks. knaphed, afbrydelser i forsyningskæden og gennemførelse af foranstaltninger til at afbøde dem. At holde sig på forkant med lovgivning og krav – og opdage enhver trussel om manglende overholdelse – er også en vigtig del af risikostyringen.

12. Kontroller og analyser: Dette sidste trin i anskaffelsesprocessen er i gang. Gennemgang og analyse af indkøbs-KPI'er for at identificere huller og afdække nye muligheder for besparelser og risikoreduktion spiller en central rolle for virksomhedens succes.

Disse 12 trin opfattes almindeligvis som anskaffelseslivscyklussen – da opgaverne overlapper hinanden, og processen er kontinuerlig. En vellykket anskaffelseslivscyklus kræver integration med andre centrale forretningsområder, fx budgettering, prognoser og forsyningskædestyring.

Anskaffelse vs. indkøb og andre relaterede workflows

Mange organisationer bruger begreberne "indkøb", "indkøb", "sourcing" og "forsyningskædestyring", men de er ikke det samme. Sådan adskiller de sig:

Anskaffelse kontra indkøb: Indkøb er den del af anskaffelsesprocessen, der fokuserer på transaktioner. Det omfatter forhandling, bestilling af produkter, modtagelse af varer og serviceydelser og indsendelse af betalinger. Indkøb er en afgørende del af anskaffelsen, men den samlede indkøbsproces er meget bredere.

Anskaffelse kontra indkøb: Indkøb er en vigtig del af den overordnede anskaffelsesproces, der omfatter identificering af behov, søgning efter leverandører, udstedelse af indkøbsrekvisitioner, evaluering og udvælgelse af leverandører samt forhandling af priser og betingelser. Licitationsfasen er der, hvor stærke leverandørrelationer kan opbygges.

Anskaffelse kontra forsyningskædestyring: Anskaffelse er den del af den overordnede forsyningskædestyringsproces, der fokuserer på at erhverve de varer og serviceydelser, der er nødvendige for at fremstille produkter og vedligeholde interne operationer. Anskaffelse interagerer dynamisk med andre forsyningskædesegmenter, fx logistik, beholdningsstyring og efterspørgselsplanlægning.

Bæredygtig indkøbsstyring

Bæredygtige indkøb, som integrerer ESG-kriterier i indkøbspraksis og beslutningstagning, er ikke kun en indkøbstendens; det er en kritisk overvejelse.

Bæredygtige udfordringer i forbindelse med indkøb omfatter kompleksitet og gennemsigtighed i forsyningskæden, måling af ydeevnen, sikring af overholdelse af standarder og opbygning af kapacitet. Det er allerede svært at skaffe materialer med lav emissionsintensitet, såsom grønt stål og genanvendt aluminium og plast, og det bliver kun sværere. Desuden ønsker kunderne i stigende grad at købe fra brands, der kan bevise deres bæredygtige bona fides, hvilket gør bæredygtige indkøb integreret for erhvervslivet.

Tag blot et aspekt af bæredygtige indkøb – og reducer emissionerne fra forsyningskæden. Processen kan tage flere år, så hvis overgangen indledes nu, vil virksomhederne blive mere konkurrencedygtige og modstandsdygtige i fremtiden.

Her er et par eksempler på bæredygtige indkøb:

• Grøn sourcing eller grøn anskaffelse: Grøn sourcing involverer strategisk indkøb af produkter og serviceydelser med en mindre miljøpåvirkning. Grønne indkøb omfatter eliminering af engangsplast og andre engangsartikler, inkorporering af genanvendte eller upcyklede råmaterialer og indførelse af ren teknologi eller brændstof. Grønne indkøb kan reducere produktionsomkostningerne, bidrage til virksomhedens initiativer til socialt ansvar og endda øge salget ved at appellere til miljøbevidste forbrugere.
• Etisk fremstillede materialer: Bæredygtigt indkøb er baseret på etisk sourcing. Det betyder at købe produkter fra virksomheder, der garanterer en levende løn, tilbyder gode arbejdsforhold, ikke engagerer sig i børnearbejde, yder positive bidrag til de samfund, de er en del af, og opfylder andre etiske standarder.
• Reduceret CO2-udledning og energiforbrug: Reducering af din virksomheds CO2-udledning og energiforbrug handler ikke kun om at reducere de emissioner, der skabes direkte fra din daglige drift fra fabrikker og transport; det handler også om at reducere emissionerne i hele forsyningskæden.

AI i indkøb: Smartere automatisering og indsigt

AI i anskaffelse kan automatisere og strømline komplekse opgaver som udgiftsanalyse, kontraktstyring, strategisk sourcing og konformitetsstyring. Det kan også understøtte smartere analyser og beslutningstagning, hjælpe dig med at spotte muligheder, potentielle omkostningsbesparelser og uregelmæssigheder og gøre det nemmere at identificere nye leverandører – samtidig med at du hjælper med at eliminere indkøbssvindel og reducere fejl.

AI kan også bruges til at skabe forretningsværdi ved at dekonstruere, hvad virksomheden virkelig har brug for, udfordre etablerede processer, udnytte viden fra nye referencepunkter og designe forsyningskæden på nye og forskellige måder.

Generativ AI har også et enormt potentiale for indkøb. Dens evne til at automatisere opgaver, give indsigt og forbedre gennemsigtigheden understøtter effektivitet, produktivitet og bedre leverandørvalg og -styring. Generativ AI kan også hjælpe med at reducere risici og reducere udgifter.

Brug af AI til at understøtte indkøb til at træffe bedre beslutninger, identificere nye muligheder, automatisere opgaver og forbedre driftseffektiviteten betyder, at dit indkøbsteam kan fokusere på de steder, hvor deres menneskelige ekspertise er mest værdifuld.

AI i indkøb: En omfattende vejledning

AI bringer spændende nye muligheder og transformerer længe etablerede processer og praksis inden for anskaffelse.

Læs vejledningen

Hvad skal man kigge efter i indkøbssoftware

Når du vælger indkøbssoftware, skal du prioritere værktøjer, der ikke kun digitaliserer og strømliner dine anskaffelsesprocesser, men også forbedrer din strategiske beslutningstagning. Ideel software bør prale af robust cloud-baseret infrastruktur og kunstig intelligens kapaciteter, hvilket forenkler komplekse anskaffelsesopgaver. Væsentlige funktioner omfatter problemfri integration med eksisterende finansielle og forsyningskædesystemer, brugervenlige grænseflader og omfattende analyser til dybdegående udgiftsanalyse.

Vælg løsninger, der giver indsigt i realtid og rapportering, hvilket letter proaktiv styring af anskaffelsesaktiviteter. Sørg for, at softwaren er skalerbar, i stand til at udvikle sig sammen med din virksomhed, og bidrager aktivt til din virksomheds vækstforløb.

Ofte stillede spørgsmål