AP-automatisering: Hvad det er, og hvordan det fungerer

Den stigende interesse i kreditorautomatisering afspejler ganske nøjagtigt den generelle stemning blandt nutidens virksomhedsledere: Mens der er masser af nye muligheder derude, har konkurrencen aldrig været hårdere, og der er simpelthen ikke mere spillerum for vanskelige procedurer eller ineffektive operationer. Med de fantastiske AI-drevne funktioner i moderne teknologier og større fokus på lethed og strategi er procesautomatisering virkelig kommet til sin ret – og virksomheder er hurtigt ved at realisere sin evne til at få dem ud af vægten af papirtunge praksisser og fejlbehæftede manuelle regnskabsopgaver.

I deres seneste undersøgelse fandt Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL), at 56 % af kreditorholdene brugte over 10 timer om ugen på manuel fakturabehandling alene. Og som alle ved, kan den slags dataindtastning føre til fejl, som koster dig penge og tid. Hvis du er noget i stil med svarpersonerne i den IFOL-rapport, vil du faktisk acceptere, at "datafejl, undtagelser og uoverensstemmelser" rangerer tæt på toppen af dine regnskabsmæssige bekymringer. Heldigvis er det den slags udfordringer, som kreditorautomatisering nemt kan tackle.

Hvad er AP-automatisering?

Automatisering af kreditorer bruger effektive AI-drevne teknologier til at hjælpe dig med at strømline og forbedre dine kreditorprocesser fra ende til anden. Den starter med elektroniske fakturaer, som kan modtages via en portal direkte fra en leverandør eller konverteres fra papir til digitale formater. Processen giver dig mulighed for hurtigt at validere stamdata og problemfrit matche fakturaer med anskaffelsesbilag som fx indkøbsordrer og varetilgange, hvilket fører til hurtige godkendelser og rettidige betalinger.

Denne proces reducerer behovet for manuel indgriben, hvilket reducerer risikoen for fejl og øger den samlede effektivitet. De bedste løsninger til automatisering af kreditorer understøtter databehandling i realtid og sikker beslutningstagning – hvilket er afgørende for at opretholde likviditeten og den finansielle sundhed i din organisation. Og når du er hurtigere og mere præcis ved behandling af transaktioner, forenkler dette ikke kun din drift, men det styrker også dine leverandørrelationer.

Faldene i papirbaserede kreditorer

Papirbaserede og manuelle kreditorprocesser kan trække organisationens driftseffektivitet ned. De afskrækker tilgængeligheden af faktura- og betalingsstatusoplysninger for både dig og dine leverandører. De dræner ressourcer på grund af manuel håndtering, dataindtastning og afstemning. Og når dine teams jagter papirer og udsender betalingsstatusopkald, udfører de ikke mere strategiske og presserende opgaver. Dette kan føre til leverandører, der er stressede og ulykkelige – og det har en direkte indvirkning på din virksomhed, fra din forhandlingsposition til din evne til at udnytte rabatter ved tidlig betaling.

Fordelene ved kreditorautomatisering

Hastighed. Nøjagtighed. Effektivitet. Det er de første ting, som folk forbinder med procesautomatisering. Men når integrerede forretningsløsninger kombineres med moderne bedste praksis for kreditorregnskab, strækker resultatet sig ud over kreditorlandskabet og hjælper med at understøtte et større samarbejde og synlighed på tværs af alle dine teams og interessenter. Her er blot et par af de vigtigste fordele, du kan realisere, når du automatiserer hele din faktura til betalingsproces:

• Forbedret effektivitet: Ved målbart og meningsfuldt at strømline fakturerings- og betalingsprocessen reducerer AP-automatiseringen den tid, der kræves til godkendelser, og øger den samlede produktivitet.
• Reducerede omkostninger: Automatisering reducerer omkostningerne til behandling af fakturaer betydeligt ved at minimere manuel indtastning og tilhørende lønomkostninger samt reducere udgifter i forbindelse med dokumentlagring og -håndtering.
• Bedre likviditetsstyring: AP-procesautomatisering fører til hurtigere betalingscyklusser, muligheder for rabatter ved tidlig betaling og behovsindsigt i balancer, der alle bidrager til at øge driftskapitalen og optimere pengestrømmen.
• Forbedrede leverandørrelationer: Ud over at sikre mere rettidige betalinger baner AP-automatiseringen vejen for beroligende forudsigelige processer og pålidelige kommunikationskanaler – hvilket skaber bedre leverandørrelationer og tilfredshed.
• Overensstemmelse med globale forskrifter: Ved at centralisere opdaterede konformitetsdata fra hele verden kan du reducere risikoen betydeligt og give hurtigere beslutninger, når nye globale muligheder banker.
• Øget nøjagtighed: De fleste fejl er utilsigtede... men ikke dem alle. Integrerede AP-automatiseringsværktøjer kan hjælpe dig med at forhindre utilsigtede fejl – og få øje på svigagtige – før de opstår.
• Administrer fakturaer og fakturaer uden indkøbsordrer for tjenester: Kraften i AI og maskinindlæring betyder, at dagens kreditorautomatiseringssystemer kan samle og behandle en række forskellige datasæt uden at gå glip af et beat.

Hvad er automatisering af kreditorregnskabsprocessen?

Automatisering af kreditorregnskabsprocessen er en metode til at minimere menneskelig indgriben og eliminere fejlbehæftede opgaver fra processen for kreditorer og kreditorer. Dette gøres ved at bruge kreditorsoftware integreret med et online forretningsnetværk, der forbinder handelspartnere digitalt.

Hvordan fungerer automatisering af kreditorregnskabsprocessen?

Tidlige procesautomatiseringsværktøjer var mere som samlebåndsrobotter end noget andet. De gjorde én ting igen og igen og reagerede ikke godt på nogen afvigelser eller kompleksiteter. AI og cloud-forbundne hjerner i dagens AP løsninger spiser kompleksitet til morgenmad. De lærer, mens de går og behandler forskellige typer af data med lethed – leverer tilpassede arbejdsgange og on-demand rapportering. Nedenfor er et par af hovedaktørerne i dagens bedste AP-automatiseringssystemer:

• Kunstig intelligens (AI) og maskinindlæring (ML): Med disse teknologier i centrum forbedres AP-automatiseringssystemerne over tid ved at lære af historiske data. Dette giver mulighed for hurtig igangsætning af selv de mest komplekse arbejdsgange – hvilket øger nøjagtigheden og hastigheden over hele linjen.
• Optisk tegngenkendelse (OCR): OCR konverterer billeder af skrevet, håndskrevet eller trykt tekst til maskinkodet tekst, typisk fra et scannet dokument. Anvendelsen af AI har markant forbedret nøjagtigheden og fleksibiliteten af dens muligheder.
• Robotprocesautomatisering (RPA): I stedet for fysiske robotter bruger RPA softwarerobotter (bots) til at automatisere gentagne manuelle opgaver. Ligesom alt andet har disse bots udviklet sig enormt de seneste par år og kan nu håndtere mere komplekse og uforudsigelige opgaver.
• Digital automatisering af arbejdsprocesser: Dette indebærer oprettelse af automatiserede stier til fakturagodkendelse, hvor fakturaer sendes elektronisk ud fra specifikke kriterier som fakturabeløb, leverandør eller omkostningssted – så den rette person kan godkende den rigtige faktura på det rigtige tidspunkt.
• Elektronisk dataudveksling (EDI): EDI muliggør computer-til-computer-udveksling af forretningsbilag i et elektronisk standardformat mellem forretningspartnere. Dette hjælper med at øge nøjagtigheden og hastigheden – og giver også strengere beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhedskontroller.

Hvilke kreditoropgaver kan automatiseres?

Hver virksomhed vil have sine egne unikke protokoller og arbejdsgange. Nedenstående liste viser blot nogle af de opgaver, der oftest automatiseres:

• Dataindtastning og fakturaregistrering: Typisk bruges OCR-teknologi kombineret med AI til hurtigt og præcist at registrere fakturadata samt andre papirdokumenter, der skal digitaliseres.
• Fakturaafstemning og -validering: Automatiserede systemer matcher fakturaer med tilsvarende indkøbsordrer og kvitteringer, validerer nøjagtigheden før yderligere behandling. Dette sikrer, at betalinger kun foretages for verificerede transaktioner, hvilket forbedrer finanskontrollen.
• Godkendelsesrouting og workflows: Der etableres foruddefinerede regler for fakturagodkendelsesprocesser, så de rigtige dokumenter går til de rette personer (med det rette sikkerhedsniveau).
• Betalingsplanlægning og -udførelse: Automatiserede systemer planlægger betalinger baseret på forfaldsdatoer og virksomhedens pengestrømsstrategier. De udfører derefter betalinger, administrerer elektroniske pengeoverførsler, optimerer finansielle ressourcer og overholder regionale bestemmelser.

Sådan automatiserer du kreditorer

Det er ikke systemfejl, der afsporer digitale transformationsprojekter – det er dårlig planlaegning og dårlig kommunikation. Disse gennemprøvede strategier kan hjælpe dig med at oprette og udføre et vellykket AP-automatiseringsprojekt:

• Vurder aktuelle kreditorprocesser, og identificer huller: Begynd med at gennemgå dine eksisterende kreditorprocesser grundigt for at identificere ineffektivitet og områder, der kan drage fordel af automatisering. Denne vurdering vil hjælpe med at identificere specifikke behov og sætte scenen for en skræddersyet automatiseringsløsning.
• Vælg den rigtige AP-automatiseringssoftware: Vælg software, der passer til din organisations specifikke behov. Overvej faktorer som kompatibilitet med eksisterende systemer, brugervenlighed, skalerbarhed og evnen til at understøtte globale operationer, hvis det er nødvendigt.
• Opsæt digital fakturaregistrering (OCR og e-fakturering): Implementer teknologier som OCR og e-fakturering til overgang fra papirbaserede til digitale formater, en grundlæggende proces til at reducere manuel dataindtastning og øge nøjagtigheden.
• Konfigurer automatiserede arbejdsprocesser og godkendelseshierarkier: Fastlæg klare regler og arbejdsprocesser for fakturabehandling og -godkendelser. Disse bør udformes med henblik på at strømline processer, reducere forsinkelser og sikre overholdelse af virksomhedens politikker.
• Opbyg en stærk kommunikations-, feedback- og træningsstrategi: De bedste softwareintegrationer sker, når ledere tager sig tid til at lære smertepunkter og ønskelister for alle deres kerneteams. Tag dig tid til at kommunikere din virksomheds top-down mål og rationale for at vælge nye løsninger. Omstrukturér roller og ansvar for at sikre, at automatisering ikke fjerner job, men at det frigør dine teams til at udvikle mere strategiske og salgbare færdigheder.

Hvordan man vælger AP automation software

Som du står over for hidtil uset konkurrence og usikre markedskræfter, er du nødt til at gribe enhver mulighed, du kan for at være slankere og hurtigere, og for at få større datadrevet indsigt og synlighed i alle dele af din drift. Teknologier, der – for blot et par år siden – ville have vaeret ”rart at have”, er nu blevet essentielle. Det er vigtigere end nogensinde før, at du udvikler en informeret og langsigtet strategi for at opbygge en teknologiportefølje, der præcist opfylder dine unikke behov, og nemt giver dig mulighed for at skalere og dreje med det skiftende forretningslandskab. Nedenfor er blot et par af de trin, der er involveret i evaluering af AP automation software:

• Forstå dine AP-proceskrav: Definer klart dine automatiseringsbehov, herunder vigtige funktioner, der vil håndtere specifikke udfordringer i dine aktuelle processer.
• Evaluer skalerbarhed og fleksibilitet: Sørg for, at softwaren kan rumme vækst og tilpasse sig skiftende forretningsprocesser og regler.
• Sikre integrationsmuligheder med eksisterende systemer: Softwaren bør integreres problemfrit med dine eksisterende ERP og finansielle systemer for at opretholde datakonsistens og strømline driften på tværs af forretningsfunktioner.
• Prioriter brugervenlighed og intuitive grænseflader: Vælg software med en intuitiv grænseflade for at minimere læringskurven og maksimere adoptionsraten blandt dine medarbejdere. Brugervenlighed er nøglen til fuldt ud at udnytte softwareens funktioner.
• Vurder sikkerheds- og overholdelsesfunktioner: Det er afgørende, at softwaren har stærke sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte følsomme økonomiske data – og at den understøtter overholdelse af lovkrav i alle lande, hvor din virksomhed opererer.
• Gennemgå leverandørens omdømme og supporttjenester: Undersøg leverandørens omdømme på markedet og kvaliteten af deres kundesupport. Pålidelig kundeservice er afgørende for hurtig problemløsning og for at sikre kontinuerlig systemydelse.

Del denne artikel

Udforsk relateret indhold

Læs mere