Oversigt over ansøgersporingssystem

Et ansøgersporingssystem (ATS) er en softwareapplikation til HR (Human Resources), der hjælper organisationer med at styre rekrutterings- og ansættelsesopgaver digitalt. Det fungerer som den centrale database for job- og ansøgeroplysninger, hvor jobrekvisitioner, stillingsopslag og ansøgninger administreres, og ansøgere screenes og vælges.

Et ATS understøtter udførelsen af almindelige opgaver såsom at oprette jobbeskrivelser, opslå job til karrierewebsteder og jobtavler, résumé-scanning, planlægge samtaler, indsamle feedback, udføre baggrundstjek og generere tilbudsbreve med elektroniske signaturer.

Systemet administrerer også erfaringen for jobansøgere. Dette omfatter søgning efter job, ansøgning online og kontrol af status for en ansøgning samt generering af meddelelser til ansøgere.

Hvad gør et ansøgersporingssystem?

Et ATS fungerer som en database for jobansøgere, der automatiserer og administrerer de arbejdsgange, der er forbundet med rekrutteringsprocessen. Det giver ansættelsesledere og rekrutteringsansvarlige mulighed for at skære i mængden af modtagne résuméer, så de kan fokusere deres tid på de mest kvalificerede ansøgere.

Med mulighed for at programmere forretningsregler i et ATS kan virksomheder sikre, at de følger bedste ansættelsespraksis, mens de sikrer de personlige data, som ansøgerne indsender.

Hvem bruger et ansøgersporingssystem?

Virksomheder af alle størrelser og brancher bruger ansøgersporingssystemer til at organisere, søge og kommunikere med jobansøgere og administrere deres jobansøgningsproces. Mens tidligere domænet for større Fortune 500-virksomheder på grund af tilknyttede omkostninger og infrastrukturkrav, i dag kan mindre organisationer udnytte omkostningsbesparelserne ved software-as-a-service (SaaS)-tilbud i skyen.

Hvorfor er et ATS vigtigt?

En ATS fremskynder ansættelsesprocessen. Ved at gå fra offline- og papirbaserede processer til en automatiseret digital proces strømlines rekrutterings- og ansættelsesopgaver, hvilket frigør tid og sikrer fair og bedst egnede ansættelsespraksis.

Her er nogle eksempler på, hvordan et ansøgersporingssystem kan gavne en organisation:

• Flere ansøgere: Et ATS gør det lettere for jobsøgende at søge job og søge online, hvilket øger det samlede antal ansøgninger.
• Hurtige ansættelsescyklusser: Rekrutteringsmedarbejdere kan hurtigt søge i hele ansøgerens pipeline, vælge kandidater af interesse og investere deres tid i arbejde med højere værdi, såsom screeningssamtaler, referencer og tilbud.
• Større samarbejde med interessenter: Under samtalefasen gennemgår og giver ansættelsesledere feedback på kandidater inden for ATS. Forretningsregler kan konfigureres til at automatisere kandidaternes udvikling gennem screening- og ansættelsesfaserne.

Udviklingen i ansøgerens sporingssystemer

Før internettet blev der reklameret for jobåbninger i klassificerede aviser og branchepublikationer. Processen var papirbaseret, hvilket gjorde den tidskraevende og vanskelig at styre. Det var ikke let for jobansøgere at afgøre status for en ansøgning. Rekrutteringsansvarlige og ansættelsesledere kunne ikke identificere de mest kvalificerede ansøgere på grund af mængden af papirkopier.

Med digitale og online teknologier blev det meget nemmere at søge job. Globale beskæftigelseswebsteder fremmede jobmuligheder for mennesker over hele verden. Pludselig var rekruttering blevet en volumenforretning.

De første ansøgersporingssystemer blev udviklet i slutningen af 1990'erne og havde til huse på stedet. Systemerne fokuserede på behandling og lagring af det store antal modtagne résuméer, samtidig med at der sikres overensstemmelse og konsekvens i ansættelsespraksis. Rekrutteringsansvarlige og ansættelsesledere følte også effekten af en så stor mængde applikationer, og snart udviklede disse systemer sig til at understøtte forhåndsscreening, résumé-scanning, parsing, automatiserede meddelelser og analyser.

I dag implementeres ansøgersporingssystemer primært i skyen og tilbydes som en software-as-a-service eller SaaS-løsning med AI-funktioner. Et cloud-baseret ATS eliminerer store implementeringsomkostninger og ineffektive processer, hvilket reducerer afhængigheden af it.

ATS-teknologien har udviklet sig til at understøtte moderne rekrutteringskrav, som kan omfatte:

• AI-understøttede arbejdsprocesser: Strømlin ansættelse med AI-drevet matchning, automatiseret screening, interviewplanlægning og digital tilbudsstyring for at fremskynde beslutninger og understøtte personaleplanlægning.
• Virtuel rekruttering: Understøt fjernarbejde og rekrutteringsindsats, såsom karrieresider, kandidatkommunikation, tilbud og samtaler.
• Masserekruttering: Tiltræk, skærm og ansætte store mængder ansøgere hurtigt til specifikke brancher, såsom sundhedspleje, dagligvarer, e-handel og teknologi.
• Høje ansøgermængder: Skærm store mængder af ansøgere til specifikke åbninger.
• Intern rekruttering: Identificer medarbejdere til at fremme intern forfremmelse.
• Mangfoldighed og inklusion: Sikre overensstemmelse med en virksomheds ansættelsesinitiativer og ikke-partisk rekrutteringspraksis.

Et ATS understøtter rekrutteringsprocessen fra opslag af en jobåbning til praesentation af et tilbudsbrev. Da rekrutteringsdata er personoplysninger, hjælper ansøgersporingssystemer også virksomheder med at overholde databeskyttelseslovgivningen som GDPR.

Anvendelseseksempler for en ATS

Rekrutteringsansvarlige er de mest aktive brugere af et ATS. De bruger systemet dagligt til at administrere jobrekvisitioner, ledige stillinger, evaluere ansøgere og håndtere kandidaters forløb gennem rekrutterings- og ansættelsesfaserne.

Ansættelsesledere bruger et ATS til at deltage i rekrutteringsprocessen. Systemet giver dem direkte adgang til aktive jobrekvisitioner for at gennemse jobbeskrivelser, ansøgere og résuméer og for at se hver enkelt kandidats status. Der genereres oplysninger fra ATS med henblik på at forberede og gennemføre samtaler samt gemme kvantitativ og kvalitativ feedback efter en samtale.

Jobansøgere bruger ATS til at søge og søge job, tjekke en ansøgningsstatus og acceptere jobtilbud.

Hvad skal du kigge efter, når du overvejer en ATS

Ansøgersporingssystemer tilbydes som selvstændige løsninger eller kan indgå som en del af en ende-til-ende-rekrutteringsplatform, der omfatter funktioner til kandidatrelationsstyring (CRM).

CRM-software bruges ofte parallelt med et ATS. Men i modsætning til et ATS bruges disse systemer til at tiltrække talenter og opbygge relationer med ansøgere, der er gået over til kandidatstatus. Systemer til styring af kandidatrelationer fokuserer på kandidatengagement og skaber en overordnet positiv rekrutteringserfaring.

Nogle organisationer foretrækker enkeltheden i en selvstændig ATS-applikation til administration af kandidatdata. Denne mulighed indebærer dog visse begrænsninger. Selv om de er tilstrækkelige til at behandle aktive kandidater, giver disse systemer ikke de færdigheder, der er nødvendige for at engagere og pleje passive talenter.

Rekrutteringssoftware, der omfatter ATS- og CRM-funktionalitet, giver den største fleksibilitet og effektivitet på tværs af hele applikations-til-kandidat-rejsen. Kombinerede fordele omfatter:

• Adgang til avancerede karrierewebsteder
• Skræddersyede landingssider
• E-mailmarketingkampagner
• Større talentpuljer
• Større interesse og engagement fra kandidater på slutlisten
• Hurtigere ansættelsescyklusser
• Større samarbejde med interne interessenter

En ende-til-ende-rekrutteringsløsning reducerer omkostningerne og eliminerer kompleksiteten ved at administrere flere systemer parallelt.

Yderligere overvejelser omfatter:

• Skalerbarhed: En organisations ansættelsesbehov vil svinge, så softwaren skal være smidig og skalerbar.
• Integration: Bestem på forhånd, hvordan teknologien skal integreres med anden rekrutteringssoftware samt den overordnede infrastruktur for HR-teknologi. Disse integrationer vil understøtte elimineringen af manuelle dataprocesser og evnen til at kombinere rekrutteringsdata med medarbejderdata.
• Brugerkrav: Overvej alle brugere – ansøgere, rekrutterere, ansættelsesledere – og sørg for, at ATS er i stand til at levere en effektiv og positiv oplevelse for alle.

Hvad er funktionerne i en ende-til-ende-rekrutteringsplatform, der omfatter ATS og CRM?

Her er et overblik over de kombinerede funktioner og funktioner, du kan udnytte med en omfattende rekrutteringsløsning:

Bogføring af en position

• Opret jobbeskrivelser, der fremhæver foretrukne kompetencer.
• Identificer kønsskævheder og lønbenchmarks ved hjælp af automatiserede scanninger.
• Opret en arbejdsgiver-branded hjemmeside for jobsøgende.
• Opbyg og administrer opslag på karrierewebsteder og jobtavler.
• Brug konfigurerbare applikationer pr. rekvisition (mobilansøgning, hurtig ansøgning, flertrinsansøgning).

Gennemgang af ansøgere

• Søg efter eksterne og interne applikationer ved hjælp af en enkelt database.
• Konfigurer screeningsspørgsmål før applikation for hvert opslag.
• Automatiser lagring og analyse af résumé-data, herunder parsing.
• Modtag automatiserede underretninger og alarmer personaliseret for hver rolle.
• Giv sikker adgang for tredjepartsbureauer.
• Generer rapporter og analyser i realtid på tværs af hele rekrutteringsprocessen.

Interviewer kandidater

• Planlæg interviews og spor progression.
• Indsaml feedback, og konsolider automatisk kandidatbedømmelser.
• Giver sikker adgang til en kandidatportal med aktuelle oplysninger og status.

Ansættelse og onboarding

• Få adgang til varemærkede skabeloner og formularer med forhåndsudfyldte data.
• Generer og praesentér tilbudsbreve med elektroniske signaturmuligheder for hurtigere turnaround.
• Automatiser onboarding-processen.

Hvornår skal en organisation implementere et ATS?

En ATS-implementering bør overvejes af organisationer, der vokser hurtigt og har ambitiøse rekrutteringsmål, der hænger sammen med den overordnede forretningsstrategi. Yderligere krav kan omfatte målretning af et specialiseret færdighedssæt eller en specialiseret rolle, der er i stor efterspørgsel, støtte til masserekrutteringstiltag eller løsning af betydelig ineffektivitet inden for HR, hvor en centraliseret datamodel og automatiserede arbejdsprocesser ville spare tid og penge. Denne ineffektivitet kunne være:

• Ansættelsesindsats spores i et regneark.
• Det samme stillingsopslag skal sendes manuelt til flere jobtavler.
• Der bruges tid på at gennemgå en stor maengde irrelevante ansøgninger.
• Feedback og beslutninger fra ansættelsesteamet er vanskelige at opnå.
• Interne ressourcer er ikke tilgængelige til at opbygge, vedligeholde eller forbedre et eksisterende karrierewebsted.
• Det er vanskeligt og inkonsekvent at måle værdien af rekruttering.

Hvornår skal jeg opgradere min ATS?

Mange organisationer vælger at opgradere fra et eksisterende ATS til en ende-til-ende-rekrutteringssoftwareplatform, herunder muligheder for kandidatengagement i en CRM.

En forældet ATS kan medføre følgende HR-ineffektivitet:

• Den samme jobansøgning er tjent op for hver jobåbning.
• Der forekommer en stor afleveringsrate i ansættelsesprocessen.
• Kandidaternes pleje og engagement er vanskeligt og ineffektivt.
• Tilstedeværelsen af bevidstløs bias er ukendt.
• Specifikke ansættelsesstrategier, sådan en masse ansættelse, intern udvikling og virtuel rekruttering, er svært for ikke umuligt.

Ansøgersporingssystemer, især når de er integreret i ende-til-ende-rekrutteringsløsninger, giver en moderne, sikker platform, hvor HR kan tiltrække, identificere, engagere og ansætte de allerbedste kandidater. Et ATS eliminerer tidskrævende manuelle processer, så rekrutteringsindsatsen kan synkroniseres perfekt med virksomhedens forventede vækst.