Anskaffelse vs. indkøb – kend differencerne

Når du sammenligner anskaffelse og indkøb, handler det mindre om, hvordan de er forskellige, og mere om, hvordan de passer sammen. Indkøb er en overordnet praksis; det er de proceduremæssige og analytiske rammer, der understøtter dine udgiftsstyringsaktiviteter. Indkøb kommer senere i denne proces, når due diligence er afsluttet, og det er tid til at starte og gennemføre transaktionerne.

For 20 år siden var indkøbs- og indkøbsteams mere afhængige af regneark og manuel analyse, hvilket begrænsede typerne og mængden af indsigt, de havde til rådighed. I dag giver avanceret teknologi og software interessenter mulighed for at handle på større intelligens og spotte strategiske muligheder, der gavner virksomheden som helhed. I denne artikel ser vi på begge aktiviteter gennem moderne praksisser.

Hvad er indkøb?

Anskaffelse er rettet mod indkøb og anskaffelse af varer og serviceydelser for at opfylde både umiddelbare og langsigtede forretningsbehov. Dens centrale mål omfatter optimering af forsyningsgrundlaget, styring af omkostninger over livscyklussen for erhvervede varer og opretholdelse af stærke relationer med kritiske leverandører. De mest effektive anskaffelsesprocesser og -teknologier automatiserer ordrestyring og licitation og integrerer data for at hjælpe med at øge effektiviteten, gennemsigtigheden og konformiteten, samtidig med at de understøtter bredere forretningsmål.

Basistrin i anskaffelsesprocessen

Mens hver virksomhed har unikke driftsprocedurer, omfatter anskaffelsesprocessen generelt følgende trin:

• Identifikation og validering af behov: Denne proces starter med en grundig vurdering af de specifikke behov i forskellige afdelinger i din virksomhed for at sikre, at din indkøbsindsats er korrekt afstemt med både dine bredere forretningsmål og dine driftsmæssige krav.
• Leverandørforskning og -udvælgelse via strategisk sourcing: Den bedste strategiske indkøbspraksis er robust og datadrevet. De involverer en organiseret forskningsindsats for at identificere potentielle leverandører og evaluere dem ud fra dine kernekriterier (såsom værdi, pålidelighed, etik og kvalitet).
• Kategoristyring: Dette omfatter organisering af dine udgifter i forskellige grupper af produkter eller tjenester for at minimere omkostninger og risici og sikre, at du opnår den bedste værdi for hvert køb. Den udnytter udgiftsanalyser til at identificere besparelsesmuligheder og optimere leverandørforhandlinger.
• Forhandlinger og kontraktstyring: I denne fase forhandler du de vilkår, der styrer dine transaktioner med din leverandør. Dette omfatter typisk priser, leveringsplaner, kvalitetsstandarder og måder, hvorpå du vil håndtere eventuelle ændringer eller tvister.
• Løbende leverandørstyring og -evaluering: En stærk anskaffelsesproces afsluttes ikke med en underskrevet kontrakt, men indebærer løbende vurdering og styring af leverandørrelationer. Ud over at fastsætte standarder indebærer dette, at der hurtigt skal reageres på eventuelle problemer, og at der fastlægges klare konsekvenser for manglende overholdelse.

Hvad er indkøb?

Indkøb er den mere transaktionelle komponent i anskaffelsen, der fokuserer på at erhverve de faktiske varer og serviceydelser, der er afgørende for at holde tingene i gang. Denne funktion omfatter direkte interaktion med leverandører for at afgive ordrer og administrere leveringer og betalinger. De mest effektive indkøbsteams vil også være på toppen af leverandører for at sikre, at de får de bedste priser og opfyldelsesmuligheder.

Basistrin i indkøbsprocessen

• Indkøbsrekvisition og godkendelse: Cyklussen starter med en "indkøbsrekvisition", et internt bilag udstedt af en afdeling eller person, som derefter skal kontrolleres og godkendes af udpegede interessenter for at sikre, at anmodningen stemmer overens med budgetbegrænsninger og forretningsbehov.
• Leverandørvalg og ordreplacering: Efter godkendelse beder indkøbsafdelingen om og vurderer bud eller tilbud fra leverandører for at fastslå det bedste match med hensyn til pris, kvalitet, leveringsbetingelser og andre kriterier. Der udstedes derefter en formel indkøbsordre, der fastlægger en kontraktlig aftale, der angiver de aftalte parametre og betingelser for salget.
• Modtagelse og afstemning af varer/serviceydelser: Når varer eller serviceydelser er leveret, kontrollerer og kontrollerer indkøbsafdelingen, at alt opfylder specifikationerne og kvalitetsstandarderne i kontrakten – og samarbejder direkte med leverandøren om at løse eventuelle problemer eller uoverensstemmelser.
• Betalingsbehandling: Det sidste trin involverer den kreditorregnskabsafdeling, der behandler betalingen i overensstemmelse med de aftalte betingelser, hvorved indkøbscyklussen afsluttes.

Anskaffelse vs. indkøb: Nøgledifferencer

Vi har allerede diskuteret nogle af de store måder, som indkøb og indkøb hænger sammen på. Nedenfor er et par af de mere granulære forskelle mellem disse to ofte konflerede termer:

• Omfang og fokus

  • Anskaffelse omfatter alt fra identificering og validering af forretningsbehov til valg af leverandører, forhandling af kontrakter og styring af løbende relationer. Fokus for anskaffelse er på at maksimere værdien for organisationen over tid, ikke kun med hensyn til omkostningsbesparelser, men også forbedret produktkvalitet, servicelevering, kundetilfredshed og leverandørinnovation.
  • I modsætning hertil er indkøb mere "i øjeblikket". Det omfatter de specifikke aktiviteter med at bestille varer og tjenesteydelser, modtage dem, kontrollere dem for kvalitet og nøjagtighed og behandle betalinger. Indkøb fokuserer primært på indkøbsprocessens effektivitet og effektivitet, med fokus på omkostningskontrol, overholdelse af budgetter og rettidig levering af varer og serviceydelser.

• Procesvarighed

  • Indkøb er en løbende, cyklisk proces, der involverer langsigtet planlægning og styring. Det kraever løbende vurdering og tilpasning for at imødekomme skiftende forretningsbehov og markedsvilkår.
  • Indkøb er derimod typisk en kortere, mere opgavespecifik proces. Indkøbscyklussen afsluttes, når varerne eller serviceydelserne er modtaget, og leverandørerne betales (selvom performance-gennemgange og udgiftsanalyser kan påvirke fremtidige indkøbsbeslutninger).

• Beslutningstagning

  • Indkøb omfatter både at træffe beslutninger og at give oplysninger og indsigt, der kan danne grundlag for disse beslutninger. Fra øverste etage til produktionsområde er virksomheder afhængige af oplysninger fra deres indkøbsteams for at hjælpe dem med at træffe hurtige og sikre valg, der stemmer overens med virksomhedens omkostninger, risiko, bæredygtighed og compliance-mål.
  • Det primære mål for indkøbsteams er at opfylde umiddelbare behov effektivt, inden for budgetmæssige begrænsninger, og i henhold til "fem rettigheder og tilbud; af indkøb: den rigtige kvalitet, mængde, pris, sted og tid.

• Relation til leverandører

  • Indkøb har til formål at opbygge leverandørrelationer, der giver konkurrencemæssige fordele over tid og bidrager til gensidig vækst og succes. Denne relationsstyring omfatter regelmæssige evalueringer, samarbejde om forbedringer og fælles udviklingsbestræbelser.
  • Mens indkøb helt sikkert inkorporerer elementer af leverandørstyring (SRM), ser det typisk disse relationer gennem et mere transaktionelt og opgavefokuseret objektiv. Der lægges vægt på at opfylde kontraktvilkårene i stedet for at udvikle dybere strategiske bånd.

• Risikostyring og overholdelse

  • Anskaffelse tager typisk et bredere, mere ende-til-ende-perspektiv på risiko, herunder globale problemer, der kan forårsage afbrydelse af forsyningskæden, en kompleks vifte af overholdelses- og lovmæssige problemer og markedsændringer og hændelser generelt. Den inkorporerer omfattende risikovurderinger og reduktionsstrategier i leverandørudvælgelses- og administrationsprocesserne.
  • Og selv om indkøb kan overlappe ind i disse bredere problemstillinger, fokuserer det primært på operationelle risici i forbindelse med levering, specifikationsoverholdelse og betalingsprocesser. Målet er at sikre, at den daglige drift optimeres – ikke forstyrres – af indkøbsaktiviteter.

Hvad er e-indkøbssoftware, og hvordan kan det hjaelpe?

E-anskaffelsessoftware er en cloud-baseret eller lokalt installeret platform, der letter den elektroniske håndtering af forskellige anskaffelsesprocesser. Dette omfatter automatisering af sourcing, rekvirering, indkøbsordrestyring, fakturabehandling, leverandøradministration med mere. Ved at integrere disse processer i en enkelt, samlet platform tilbyder e-anskaffelsessoftware en mere sammenhængende og effektiv tilgang til styring af anskaffelsesopgaver. Det forvandler indkøb digitalt til en strømlinet, datadrevet proces, der resulterer i en lang række fordele for din virksomhed:

• Omkostningseffektivitet: Ved at automatisere rutineanskaffelsesopgaver, fx udstedelse af indkøbsordrer og behandling af fakturaer, kan du minimere de arbejdskrævende aspekter af anskaffelse for at opnå hurtigere, mere præcise resultater og lavere administrationsomkostninger. Desuden giver e-indkøbssoftware typisk bedre værktøjer til budgetstyring og udgiftssporing, hvilket hjælper dig med at holde dig inden for økonomiske grænser, samtidig med at du optimerer dine udgifter.
• Procesoptimering: Funktioner som elektroniske indkøbsordrer, automatiserede godkendelsesworkflows og integrerede elektroniske betalinger fremskynder anskaffelsesprocessen, hvilket reducerer cyklustiderne fra sourcing til betaling samt risikoen for fejl. Denne øgede effektivitet sparer dig ikke kun tid, men øger også produktiviteten i dine teams.
• Øget synlighed: Ved at konsolidere forskellige datasæt (på tværs af flere systemer) til et omfattende dashboard giver e-indkøbsløsninger teams et dybere overblik over alle niveauer i forsyningskæden. Dette giver mulighed for mere præcis udgiftssporing og AI-drevet analyse i realtid.
• Leverandørstyring: De bedste systemer omfatter funktioner til administration af leverandøroplysninger, sporing af leverandørers ydeevne og fremme af bedre leverandørrelationer. Gennem en centraliseret, forbundet platform giver disse værktøjer adgang til on-demand leverandørdata og bedre kommunikation og samarbejde med dine leverandører.
• Risikostyring: Overholdelse og risikoreduktion forbedres ved at standardisere processer og tilpasse sig skatte-, stats- og bæredygtighedsbestemmelser både lokalt og globalt. Robuste revisionsspor og synlighed af forsyningskæden på flere niveauer understøtter yderligere proaktive risikotiltag. Derudover giver disse systemer dig mulighed for at overvåge leverandørernes performance og vedligeholde detaljerede registreringer, hvilket yderligere beskytter din virksomhed mod skader.
• Understøttelse af strategiske beslutninger og indkøb: AI-drevne indkøbsløsninger understøtter strategiske indkøbsinitiativer, herunder materialebehovsplanlægning. De giver detaljerede analyser og indsigt, der kan bruges til alt fra valg af de rigtige leverandører og produkter til mere effektiv udførelse af anskaffelsesaktiviteter.

Læs mere