Overskridelse af transaktionelle anskaffelsesmetoder

Anskaffelse har udviklet sig fra transaktionsbaseret indkøb og registrering til en mangesidet ledelsesdisciplin. I dag kræver det taktiske, analytiske og interpersonelle færdigheder. Anskaffelse forbliver processen med at researche, source, købe, modtage, kontrollere og godkende betaling for alle varer og serviceydelser, som en virksomhed har brug for at drive. Lige fra råvarer og maskiner til konsulenthonorarer og konferenceborde er denne vigtige gruppe involveret.

Ud over prioriteter for omkostningsbegrænsning spiller indkøb i stigende grad en større rolle i en organisations indtægtsstrategi. Samtidig har dette travle team de ekstra muligheder og pres fra en global forsyningskæde til at navigere sammen med kundernes forventninger til hastighed og gennemsigtighed. Det får virksomhederne til at søge nye måder at effektivisere processer og beskytte virksomhedens data på.

Definition og fordele ved fælles indkøb

Samarbejdsbaseret anskaffelse refererer til den strategiske tilpasning og integration af anskaffelsesaktiviteter på tværs af interne afdelinger, leverandører og eksterne partnere. Tilgangen kan udnytte den kollektive købekraft og hjælpe virksomheder med at reducere omkostninger, forbedre effektiviteten, øge synligheden og styrke overholdelsen.

I stedet for at operere i siloer deler deltagerne oplysninger for at forenkle indkøb, kontrakter, indkøb, leverandørstyring og betalinger. I forbindelse med softwaresystemer til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) kan fælles indkøb integreres via digitale platforme som SAP Business Network. Disse cloudbaserede løsninger fungerer som en hub til at forbinde købere og leverandører i realtid, automatisere transaktioner og fremme samarbejde. Dette resulterer i mindre gnidninger, selvom købere, partnere og leverandører kan køre operationer på forskellige software- og hardwareløsninger.

Hvorfor fælles indkøb ikke længere er valgfrit

Anskaffelsesfolk presses mellem den usikre tilgængelighed af materialer og udgifterne til lagerbeholdning af ekstra lagerbeholdning på grund af stigende omkostninger. Men indkøbsteams skal få det hele til at fungere, samtidig med at de overholder kravene og er inden for budgettet. Pludselig påvirker en historisk operationel rolle nu direkte forretningsresultaterne. For at få succes søger de nye værktøjer og processer, der kan hjælpe interne teams med at gøre mere hver dag uden at bruge for mange penge.

Traditionelle indkøbsmodeller kæmper for at holde trit med globale forstyrrelser, lovgivningsmæssige ændringer og stigende kundeforventninger. De er kendetegnet ved manuelle processer, legacy-værktøjer og fragmenterede kommunikationsmetoder.

Selv organisationer, der driver moderne cloud-baserede ERP-systemer, kan blive udfordret af manglende gennemsigtighed i deres leverandørers processer og tidslinjer. Resultatet er en begrænset mulighed for effektivt at se beholdning og status for bl.a. ordrer eller betalinger.

For at bygge bro over hullet udvider indkøbsteams over hele verden deres ERP-løsninger til at dele sikkert med leverandører og automatisere data på cloud-platforme dedikeret til fælles indkøb og andre forsyningskædefunktioner. Dette løser fælles udfordringer og giver fordele, såsom:

• Forbedring af synligheden ved at give alle parter mulighed for at se status for hver transaktion.
• Reducer cyklustiderne ved at automatisere indkøbsordrer, fakturaer og betalinger.
• Forbedring af leverandørrelationer via delte mål og performance-sporing.
• Reduktion af risici gennem proaktivt samarbejde og beredskabsplanlægning.

Disse nye funktioner gør det muligt for teams at skifte fra transaktionelle til strategiske operationer, hvilket gør fælles anskaffelse ikke blot gavnlig, men afgørende.

Centrale roller, processer og interessenter i samarbejdet om indkøb

Før der bevilges budget til en indkøbssamarbejdsløsning, ændring af arbejdsgange eller inddragelse af IT's support, er det vigtigt at vurdere, hvem der skal involveres og den foreslåede tidsplan.

Opbygningen af en business case for indkøbssamarbejde er drevet af flere faktorer: Virksomheden erkender sit behov for at modernisere, et skub i retning af e-fakturering for driftseffektivitet, skatteregler, der kræver e-fakturering, og langsigtede besparelser, der kan geninvesteres i et andet område af forretningen.

Diskussion og introduktion sker typisk, efter at et primært cloud-migreringsprojekt har kørt problemfrit i en periode. Det er nyttigt at forske og præsentere positive KPI'er, når de mødes med interessenter for at illustrere værdien af de seneste moderniseringsopgraderinger.

Ud over indkøbsafdelingen kan dette omfatte:

• Finans , der sporer anskaffelsesudgifter, prognoser for budgettering, sikrer økonomisk overholdelse og understøtter cost-benefit-analyser.
• Jura og overholdelse, som gennemgår kontrakter for eventuelle spørgsmål vedrørende opfyldelse af lovkrav og interne politiske standarder.
• Operationer og forsyningskædestyring, der koordinerer logistik, beholdning, leveringsdetaljer og anskaffelsesmetoder.
• IT- og systemanalytikere til at afveje den løsning, der passer bedst til virksomhedens behov, og føre tilsyn med dataintegration med en udbyder af indkøbsplatforme.

Værktøjer til indkøbssamarbejde: Funktioner og økosystem

De nyeste værktøjer til samarbejde om indkøb er cloud-baserede API-aktiverede arkitekturer, der understøtter skalerbarhed, interoperabilitet og dataudveksling i realtid. Men virksomheder, der stadig kører på stedet eller hybride miljøer, kan også drage fordel af disse moderne værktøjer via middleware og stik.

Mens indkøbsplatforme er relativt nye, får de muligheder, de muliggør, opmærksomhed fra fagfolk inden for finans- og forsyningsstyring. SAP Business Network understøtter f.eks. mere end tre millioner virksomheder til at foretage transaktioner og samarbejde med hinanden. Brugere nyder godt af tidsbesparende procesautomatisering og sætter pris på, at platformen løser kompatibilitets- og integrationsproblemer. Deltagerne saetter deres forretningsmiljøer op til at sende og modtage data med alle andre på netvaerket, uanset hvilket ERP-system de bruger. Hvis en virksomheds forhandlere eller leverandører ikke allerede er på netværket, kan invitationer sendes til nemt at deltage – ofte gratis.

Dette er en markant forbedring i forhold til ældre processer som elektronisk dataudveksling (EDI) og afsendelse af regneark frem og tilbage via e-mail. Mens EDI gør det muligt for leverandører og købere at udveksle indkøbsordrer og fakturaer elektronisk, giver dets stive arkitektur ikke mulighed for nøjagtighedsautomatisering eller compliance-kontroller. Disse skal gøres manuelt af både afsender og modtager, hvilket tilføjer tid og introducerer muligheden for fejl. EDI-systemer kan heller ikke udføre analyser af data indeholdt i bilagene eller producere indsigtsfuld rapportering. Samarbejdsbaserede indkøbsmuligheder løser mange af disse smertepunkter.

Værdiskabende funktioner, der skal søges efter i en indkøbssamarbejdsløsning, omfatter:

• Dokumentdeling: Aktivér automatiserede elektroniske indkøbsordrer, fakturaer, betalinger og bekræftelser.
• Netværksregistrering: Søg efter nye leverandører, der opfylder bestemte kriterier eller vurderinger, behov efter indkøb, modtag bud og meget mere.
• Leverandørselvbetjeningsportaler: Tillad, at leverandører administrerer profiler, besvarer RFQ'er, konverterer indkøbsordrer til fakturaer og indsender fakturaer samt sporer ordrer.
• Analysedashboards: Giv indsigt i udgifter, leverandørpræstation og proceseffektivitet.
• Workflow-orkestrering: Automatiser godkendelser, eskaleringer og undtagelseshåndtering.
• Overholdelsesgarantier: Afstem indkøbsordrer og fakturaer, sørg for, at ordrer og fakturaer overholder køberparametre og kontrakter, brug godkendte leverandører efter land, og overhold lovmæssige krav.
• Integration med ERP-systemer: Sørg for datakonsistens og eliminer mest manuel indtastning på tværs af ERP-miljøer.

Samarbejdsbaserede indkøbsplatforme muliggør sikre, berøringsfrie transaktioner og realtidskoordinering. De er en del af et bredere økosystem, der omfatter indkøbs-, logistik- og asset intelligence-netværk – hvilket skaber en samlet digital forsyningskæde.

Fælles faldgruber i forbindelse med fælles fælles indkøb for at undgå

På trods af de mange fordele ved indkøbssamarbejdsplatforme kan det stadig være en udfordring at få buy-in. Dette er normalt af flere årsager: Transformationstræthed, timing, leverandørmodstand eller mangel på ROI-data. Dette er forståeligt i betragtning af antallet af involverede teams, teknisk planlægning og indledende investeringer.

Men kyndige indkøbschefer kan løse disse problemer ved at uddanne interessenter ved hjælp af håndgribelige smertepunkter og positive resultater. Som eksempler kan nævnes:

Manglende integration: Afbrudte systemer hindrer dataflow og synlighed.
Løsning: Brug en ERP-nativ platform til at sikre problemfri integration.

Begrænset leverandørdeltagelse: Leverandører kan være langsomme til at indføre digitale platforme.
Løsning: Tilbyd onboarding-support, og fremhæv gensidige fordele såsom hurtigere betalinger og færre fejl. De opdager måske, at mange af deres leverandører og kunder allerede er på nettet.

Sikkerheds- og overholdelsesrisici: Deling af data på tværs af organisationer introducerer sårbarheder.
Løsning: Vælg en platform med robust sikkerhed, revisionsspor og konformitetscertificeringer.

Manglende synlighed: Diskrete systemer kræver flere trin, manuelle anskaffelsesprocesser.
Løsning: Tillad samtidig redigering af kontrakter, e-fakturering og performance-sporing på et delt system.

Yderligere omkostninger: Ledelsen er muligvis ikke tilbøjelig til at afsætte yderligere budget.
Løsning: Kør et pilotprogram og levere validerede ROI-statistikker for at sælge yderligere investeringer.

Hvis ledelsen stadig ikke er overbevist, kan rapporter fra tredjeparter berolige deres tøven. Ifølge hvidbogen om forretningsværdi i IDC, "Forretningsværdien af SAP Business Network — for køberorganisationer",kan¹ kunder forvente positive afkast i form af:

• Hurtigere go-to-market hastighed.
• Hurtigere produkt og bestilling levering.
• Hurtigere onboarding af ny partner.
• Hurtigere dokumentlevering.
• Øget brug af elektroniske PO'er.
• Reduktion i cyklustider for fakturagodkendelse.
• Flere fakturaer behandlet uden undtagelse.

Andre ressourcer fra tredjeparter, der kan være nyttige, er IDC's^{forretningsværdiberegner2} og hvidbogen om forretningsværdi i IDC, "SAP Business Networks forretningsværdi — til salg af organisationer."³ Når buy-in er bekræftet, er det tid til at opbygge en roadmap til at gå fra etablerede processer til tidsbesparende workflows.

Udvikling af en samarbejdskøreplan for indkøbsledere

Selvom integration af en indkøbssamarbejdsløsning er en mindre virksomhed sammenlignet med en cloud-migrering i hele virksomheden, anbefales det at opbygge en strategisk køreplan for at opnå optimale resultater. Denne øvelse giver alle parter mulighed for at gennemtænke deres behov, krav og forventninger. Det er også det rette tidspunkt at planlægge ændringshåndteringstrin eller -uddannelse. Medarbejderne er derefter klar til at bruge de nye værktøjer til samarbejde om indkøb, så snart de er tilgængelige. Foreslåede trin at overveje er:

1. Vurder den aktuelle løbetid: Evaluer eksisterende indkøbsprocesser, -systemer og -engagement. Hvad kæmper dit team mest med? Hvilke trin er mest tilbøjelige til fejl- eller fejlkommunikation? Hvad ønsker teamet ikke aendret?
2. Definer samarbejdsmål: Afstem med forretningsprioriteter som f.eks. omkostningsbesparelser, smidighed eller bæredygtighed. Hvad er dine prioriteter? Hvordan vil du definere succes? Hurtigere fakturering? Færre fejl? En mere modstandsdygtig forsyningskæde?
3. Vælg den rigtige platform: Vælg værktøjer, der integrerer med dit ERP-system og understøtter dine samarbejdsbehov. Bruger nogen forhandlere eller leverandører allerede en anskaffelsesplatform? Hvis ikke, skal du sørge for, at de nemt kan tilslutte sig, så adoption er mere sandsynligt.
4. Engager interessenter: Inddrag indkøb, økonomi, IT og leverandører tidligt i processen for at få deres input, besvare spørgsmål og sikre buy-in. Vælg den indkøbsplatform, der bedst opfylder alles behov.
5. Pilot og iterat: Start med en lille gruppe af leverandører eller kategorier, mål resultater, og præciser. Hvis en vigtig leverandør fx allerede findes på det netværk, du vælger, skal du først integrere med vedkommende. Opret arbejdsgange, træn teamet, og vurder forbedringer over en bestemt periode, f.eks. tre måneder.
6. Skaler og optimerer: Hvis fordelene og afkastet er overbevisende, skal du rulle ud til resten af dine partnere, leverandører og købere. Udvid samarbejdet for at finjustere processer ved hjælp af analyser for at fremme løbende forbedringer.

Begynd at udforske indkøbssamarbejdet i dag

Dagene med manuelle og siloed transaktionelle anskaffelsesprocesser udfases ved hjælp af cloud-baserede netværk, der giver virksomheder mulighed for at handle med mindre gnidninger. Anskaffelsesteams, der anvender disse nye værktøjer, kan lettere:

• Opdag nye leverandører, og kom hurtigt til kontraktbetingelser
• Reager hurtigere på skiftende omstændigheder i forsyningskæden
• Få bedre indblik i alle trin i købs- og salgsprocessen
• Overhold alle interne og eksterne regler og politikker

Ved hjælp af en platform for samarbejdsbaseret anskaffelse integreres synlighed, effektivitet og konformitet i din forsyningskæde. Den rigtige løsning er klar, når du er, og der er mange tilgængelige muligheder for at understøtte din virksomheds transformation.