ERP-selektionsproces

Der er bogstaveligt talt hundredvis af ERP-systemer at vælge imellem, med en bred vifte af muligheder, styrker, svagheder, anvendelighed og pris. Mens valget af systemer kan virke skræmmende, kan en systematisk ERP-systemsammenligningsproces føre dit team til en god beslutning inden for en rimelig tid.

Den tidstestede metodik, der er beskrevet her, kan hjælpe dig med at komme til nul på den løsning, der bedst opfylder din virksomheds specifikke behov. Denne metode kan lyde grundlæggende – men virksomheder, der foretager ERP-udvælgelsesprocessen uden at følge disse logiske trin, støder ofte på forsinkelser, ekstra omkostninger og unødvendig tilpasning. På den anden side har virksomheder, der anvender ERP vurdering best practices typisk mere gnidningsløse udvælgelsesprocesser og efterfølgende implementeringer. Som følge heraf kan de nyde godt af fordelene ved et moderne ERP-system hurtigere og konkurrere mere effektivt i en digital verden.

Femtrins metodologi til evaluering af ERP-systemer

Når en virksomhed har besluttet at erstatte deres gamle ERP-system, skal du samle et projektteam for at drive processen med sammenligning, udvælgelse og implementering af ERP-software. Teamet begynder sit arbejde med at udvikle en indledende plan – som i virkeligheden er mere en generel strategi på dette stadium.

ERP-leverandørudvælgelsesprocessen kan beskrives i disse fem trin:

1. ERP-behovsdefinition
2. Anmodningen om forslag (RFP)
3. Første klipningsevaluering
4. ERP-sammenligning og detaljeret evaluering
5. Endelig beslutning: ERP-selektion og kontrakt

1. ERP-behovsdefinition

Du skal fortælle dine potentielle ERP-udbydere om din organisation og dens behov, for at de kan konfigurere, pakke og prissætte den relevante løsning korrekt. Start med at identificere vigtige onlineressourcer, f.eks. produktdemonstrationer og blogs, der fortæller din virksomheds historie.

Beskriv din virksomhed og dens processer generelt i stedet for at oprette lange lister over specifikke krav og processer. Fortæl potentielle udbydere om størrelsen af din virksomhed, omfanget af aktivitet og transaktioner, kompleksiteten af forskellige processer og eventuelle unikke funktioner eller faktorer. Fokus på de processer og krav, der giver din virksomhed sit konkurrencemæssige forspring. Det er de ting, der adskiller de potentielle systemer fra hinanden, og hvor du vil se nøje på, hvor godt hvert system kan konfigureres til at understøtte disse unikke processer og funktioner.

Skitser de ting, du kan lide ved dit nuværende system – du vil ønske, at dit nye system skal håndtere dem mindst lige så godt. Inkluder de ting, dit eksisterende system ikke gør (eller gør det ikke godt). Udpeg eventuelle brugerdefinerede applikationer, funktioner eller ændringer, der skal håndteres ved hjælp af standardfunktionalitet eller simpel skrædderi (ikke ændring) i det nye system. Med andre ord fokusere på de ting, der er unikke for din virksomhed og antage, at de rutinemæssige ting vil tage sig af sig selv. (Du vil verificere denne antagelse i demonstrationer og endelige vurderinger tættere på beslutningspunktet).

Vigtige tips til at definere dine ERP-krav

Brug ERP-kravchecklister med forsigtighed. Tjeklister har længe været et standardværktøj i branchen, men de fremhæver ofte ikke meningsfulde forskelle mellem løsninger. Mange elementer på disse lister er grundlæggende funktioner, som næsten alle systemer tilbyder, hvilket får de fleste leverandører til blot at kontrollere "ja", selv når kapaciteterne varierer meget. I stedet for at stole på generiske tjeklister, tilpasse dem til at afspejle de unikke behov i din virksomhed. Skræddersyede tjeklister kan hjælpe dig med at sammenligne leverandører mere effektivt og fokusere på, hvad der virkelig betyder noget for din organisation.

Få de rette personer på dit projektteam. Specifikationen af kravene er hårdt arbejde. Det har brug for teammedlemmer, der er dedikeret til organisationen, kender virksomheden godt og har tid til at afsætte til projektet. Undgå fristelsen til at pakke holdet med entusiastiske, men uerfarne mennesker.

Sørg for, at din RFP inkluderer disse oplysninger:

• Beskrivelsen af din virksomhed og dens processer
• Hvad dit nuværende system gør godt
• Hvad det ikke gør så godt, som du gerne vil
• Hvad du ellers ønsker, at det nye system skal gøre (rangeret efter vigtighed)

2. ERP-RFP

Næste trin omfatter udstedelse af invitationer til svar til en udvalgt gruppe af leverandører. Antallet af invitationer, du skal sende ud, vil variere – men husk, at du bliver nødt til at foretage en detaljeret gennemgang for hver enkelt, du distribuerer. Erfaringen har vist, at jo mindre antallet af potentielle udbydere og jo mere detaljerede oplysninger de gives, desto bedre er svarene. Det er bedst at identificere et dusin (eller færre) af de bedste kandidater til din korte liste.

Som svar bør ERP-leverandørerne foreslå et system, der leverer den funktionalitet og de funktioner, der er nødvendige for at opfylde de krav, du har identificeret. Forslagene vil også indeholde oplysninger om deres virksomheder, produkter, erfaring i forretningen, ressourcer, de vil forpligte sig til din implementering, og andre oplysninger, der har til formål at vinde din tillid (og derfor din virksomhed).

Så hvordan identificerer du de dusin (eller færre) kandidater, du skal fokusere din udvælgelsesindsats på? Hvordan forbereder du listen fra hundredvis af ERP-leverandører til nogle få? Start med branchepublikationer, der indeholder "ERP-succeshistorier". (Bemærk, at disse publikationer sandsynligvis ikke vil fortælle dig om vanskeligheder eller fejl, så sætte disse oplysninger i perspektiv). Brug dine branchekontakter – f.eks. tilknytninger og forretningsgrupper – til at identificere andre fagfolk, der har haft den seneste erfaring med at vælge og implementere ERP.

Der er også mange online mapper, udvælgelse værktøjer og system udvælgelse tjenester, der kan hjælpe dig med at identificere software, der har den funktionalitet, du har brug for og / eller har erfaring i din branche.

For personlig rådgivning kan du indgå aftale med dit kontofirmas konsulentafdeling eller finde en uafhængig konsulentressource i dit lokalområde og/eller i din branche. Sørg for at tjekke deres baggrund og tilhørsforhold for at være sikker på, at de er virkelig uafhængige og ikke forbundet med en eller flere ERP-udbydere.

Du kan vælge at inkludere visse ERP-systemleverandører, der er af interesse af andre årsager. Måske bruger en eller flere af dine større og vigtigere kunder et ERP-system og har opfordret dig til at bruge det samme system. Eller måske er din virksomhed en del af en større virksomheds- eller branchegruppe, der har ”standardiseret” på en given ERP-platform. Få et forslag fra den anbefalede udbyder og giv alle forslagene en fair og upartisk evaluering, når du traeffer din beslutning.

Vigtige tips til din ERP RFP

Sikre, at alle interessenter identificerer deres krav. Din RFP bør omfatte input fra alle interessenter – ellers risikerer du at vælge et ERP-system, der kun tjener nogle af dine forretningsfunktioner, hvilket kræver, at andre områder investerer i selvstændige systemer. Evaluer systemer, der fungerer for hele virksomheden, og brug implementeringstidsplanen til at levere prioritetsmoduler først.

Vær opmærksom på kravrangordning. Ofte opdeles RFP'en i funktionsområder med afsnit, som hver afdeling skal afslutte. Hvert område – uanset om det er HR eller drift – har typisk en god funktion til at rangordne opgaver for deres forretningsenhed, men deres prioriteter stemmer muligvis ikke overens med de overordnede forretningsmål. Det er op til dit projekt-evalueringsteam at justere prioriteter fra et bredere perspektiv. Hvilke krav er vitale, vigtige eller simpelthen gode at have?

Kontroller den faktiske tilgængelighed af funktionen. Softwarevirksomheder har store marketingafdelinger; nogle saelger produkter, der ikke er udviklet og testet fuldstaendigt. Gør forskningen om funktioner "kommer i en fremtidig udgivelse" versus dem, der bruges af referencer i dag. Det er helt i orden at overveje funktioner i udviklingen – men betal ikke dit projekt på kommende funktioner, hvis de er afgørende for et vellykket projekt.

Evaluer dine processer. Processer, der er indbygget i emballeret ERP-software, betragtes som "bedste praksis". Erfarne ERP-konsulenter og implementatorer vil fortælle dig, at det næsten altid er bedre at ændre proceduren, så den passer til softwaren (der anerkender "best practice"-aspektet) end at ændre softwaren, så den passer til den eksisterende procedure. Men det er Deres beslutning. Men husk, at nye processer kan drive de forbedringer og fordele, du får fra et nyt system. Husk også, at al moderne ERP-software er skræddersyet, så du har stor fleksibilitet til at ændre skærmlayout og flow, procedurer, dataegenskaber og behandling og meget mere – uden at ændre koden.

Tag hensyn til dit ERP-investeringsafkast. De fleste virksomheder kræver ERP-analyse af investeringsafkast som en forudsætning for godkendelse og finansiering af ethvert større projekt. Som navnet antyder, er der tale om en opsummering af omkostninger i forbindelse med køb og implementering af det nye system plus forskelle i driftsomkostninger i forhold til det eksisterende systems. ROI tager også højde for fordele ud over direkte omkostningsbesparelser, herunder forbedret ydeevne, bedre kundeservice og produktivitet på arbejdspladsen.

3. First-cut ERP-evaluering

Evalueringen sker i to faser. I denne første fase evalueres alle forslag for at se, hvor godt de passer til dit miljø og dine krav som beskrevet i din RFP. (Denne fase omfatter ikke leverandørsammenligning – dette trin falder i anden fase af evalueringen).

Målet på dette tidspunkt er at fjerne dem, der ikke opfylder dine kriterier, og at rangere dem, der synes at passe regningen. Resultatet er en kort liste over de bedste forslag. Disse, og kun disse, vil blive underkastet en detaljeret evaluering forud for den endelige udvælgelse.

Hvis du har mange svar at gennemgå, vil detaljer have tendens til at sløre, hvilket gør det svært at huske, hvilke RFP-svar der er særligt stærke (eller svage), og på hvilke områder. En numerisk bedømmelsesskala kan hjælpe dig med at holde det hele lige og dokumentere din beslutningsproces.

Her er flere tips til at hjælpe dig under dette dokumentationstrin:

• Konfigurer en formular eller et regneark arrangeret på en sådan måde, at kontrollanter kan bedømme hvert forslag i overensstemmelse med de hovedkriterier, du har angivet i din RFP. Få hver kontrollant til at tildele en numerisk karakter (skalaen kan være en til ti, en til fem, en til tre, eller hvilken grad af granularitet du mener er passende) til hvert evalueringskriterium. Du kan have så mange eller så få anmeldere, som du ønsker.
• Forlad plads til noter og eventuelle spørgsmål om svaret til opfølgning. Det kan være, at De vil bede om en afklaring på nuværende tidspunkt eller vente til den detaljerede evaluering af de udvalgte forslag. Tildel en vægt til hvert kriterium baseret på, hvor kritisk funktionen eller processen er for din virksomhed.
• Multiplicer den score, der angives af hver kontrollant, med vægten for hvert kriterium, og beregn en samlet score for hver leverandør. Oftest vil der vaere flere, der rangerer naer toppen af skalaen, en klynge af svar lidt videre i ranglisten, og et par stykker, der ikke laver cuttet. Du bør nu have din korte liste over finalister – ideelt set tre til fem kandidater – til endelig vurdering.
• Odds er gode, at du vil kunne identificere de bedste kandidater, men hvis det ikke er så klart, kan du gå tilbage til de enkelte evalueringer og diskutere med teamet.

Vigtige tips til dine foreløbige ERP-vurderinger

Hver potentiel udbyder skal behandles ens. Accepter ikke levende demoer, særlige personlige møder eller besøg på stedet, medmindre du er villig til at tilbyde samme adgang til alle leverandørerne – det er vigtigt at holde lige konkurrencevilkår. En fælles teknik er at være vært for en “budgiverkonference” på din facilitet for at vise alle potentielle udbydere rundt og besvare deres spørgsmål (foran alle).

Husk, at et forslag er et salgsbilag. Svarene vil indeholde de oplysninger, du har anmodet om, og mere. Antag, at enhver påstand er sandfærdig; du kan verificere de fleste, hvis ikke alle, påstande under evalueringsprocessen. Men forstå, at forslagsskribenterne vil svare på dine spørgsmål på en måde, der sætter deres produkter i det mest gunstige lys.

Se efter afvigelser. Vær særlig opmærksom på alle kriterier, hvor vurderinger viser en bred variation. Hvis en kontrollant bedømmer et forslag meget højt for et kriterium, og en anden bedømmer det meget lavt, er det værd at diskutere. Spørgsmål begge anmeldere på en konstruktiv, ikke-truende måde at finde ud af, hvad hver tænkning var. Sandsynligvis har den ene eller begge bemærket noget, som de andre anmeldere savnede eller ikke anså for vigtigt. Som et resultat af disse diskussioner vil du måske justere vurderingerne for et bestemt kriterium – og det kan ændre de overordnede rangeringer.

4. ERP-sammenligning og detaljeret evaluering

Når du har identificeret tre til fem finalister, er det tid til at arbejde med at verificere deres påstande og validere referencer.

Sådan starter du dine ERP-evalueringer

Kom i kontakt med hver af de potentielle udbydere og give dem de gode nyheder: de lavede den korte liste! (Det er okay at fortælle dem, hvor mange andre finalister der er, og endda lade dem vide, hvilke virksomheder de konkurrerer imod, hvis du er tryg ved at gøre det).

• I nogle tilfælde kan De også bede dem om at præcisere deres forslag.
• Tal med (eller besøg) eksisterende brugere af systemet, helst i din branche (eller på et lignende marked) og tæt på din virksomheds størrelse.
• Sikre referencer, hvis leverandørerne ikke allerede har leveret dem. (Leverandører kan tøve med at angive referencer på grund af konkurrencemæssige betænkeligheder. Men du bør insistere. Forsikre dem om, at du vil underskrive og overholde fortrolighedsaftaler).

Sådan administrerer du ERP-systemdemonstrationer

Det er også på tide at invitere de udvalgte kandidater til at udføre detaljerede demonstrationer af deres systemer – men du skal styre disse demoer.

• Giv hver kandidat et script eller en liste over funktioner, du vil se i god tid før den planlagte demonstration. Alle potentielle udbydere bør have den samme liste.
• Tillad dem at vise eventuelle særlige funktioner, de ønsker at fremhæve, når de har vist dig de funktioner og processer, der er beskrevet i RFP.
• Sørg for, at dit script eller din liste indeholder de entydige krav, der er identificeret i første trin. ERP-systemer håndterer normale processer på stort set samme måde; det er undtagelserne fra normale processer, der udgør udfordringen. (Fx muligheden for at indtaste ordrer for artikler, der ikke er i beholdningen, kravet om at sælge grupper eller artikler i pakker, sæt eller sæt eller understøtte en entydig proces til afstemning af fakturaer).
• Under demoen vil du gerne se, hvordan softwaren kan opsættes og skræddersys til at understøtte dine unikke processer og procedurer. Når det er sagt, skal du forblive åben i det omfang, du måske opdager nogle bedste praksis i de standardfunktioner, der ville forbedre driften og resultaterne i din virksomhed.
• Ideelt set vil demonstratoren være i stand til at vise systemfunktionen ved hjælp af dine egne data. Dette er ikke altid muligt, men når det er, vil det give dig en meget bedre demonstration af, hvordan systemet ville fungere i dit miljø.

Vigtige tips til din detaljerede ERP-vurdering

Lad dig ikke blænde af demonstrationerne. De fagfolk, der demonstrerer software er typisk meget erfarne og har store personligheder. Deres mål er at vinde dig over og sælge deres software. Bliv ikke distraheret af personen eller salgstalen, uanset hvor underholdende. Fokus på, hvordan forretningsprocesserne opfylder dine behov.

Få mest muligt ud af referencebesøg på stedet. Vælg omhyggeligt, hvem du planlægger at besøge. Foretag en kort opfordring til din vært for at sikre, at de har implementeret softwaren og har indset de lovede fordele. Aftal, hvad de vil vise dig og de mennesker, som du vil møde under besøget. Når du er på stedet, omhyggeligt vurdere, om deres succes er replikerbar i dit miljø. Spørg også de hårde spørgsmål: “Hvad var dine største overraskelser?” “Hvis du skulle gøre det igen, hvad ville du så gøre anderledes?”

Fortsæt med at stille spørgsmål. Tilskynd dit udvælgelsesteam til at stille spørgsmål, hvis det kun er for at afklare svarene. Gør dette i RFP-gennemgangen såvel som under demonstrationerne; dette vil reducere chancen for fremtidige overraskelser betydeligt. Nu er det tid til at opdage eventuelle svar, du ikke kan lide – før forhandlingerne begynder. Husk også, at du får dine svar gratis på dette tidspunkt, så lær så meget som muligt. Når du begynder at implementere produktet, kan du være nødt til at vente på support eller endda betale for svar på dine spørgsmål.

5. ERP-selektion og -kontrakt

Når du har afsluttet de detaljerede evalueringer, vil du sandsynligvis opleve, at du har to eller tre leverandører, der opfylder dine kriterier. Vælg den, du mener bedst opfylder dine nuværende og fremtidige behov – men afvis ikke de andre. Lad dem i stedet vide, at de passer, men ikke dit første valg; dette lader døren stå åben, hvis dine forhandlinger med topkandidaten ikke fungerer som planlagt.

Nu kan du begynde at forhandle kontraktdetaljer med topkandidaten. De fleste virksomheder ved, hvordan dette trin "skal fungere". Men som alle andre trin i ERP-evaluerings- og udvælgelsesprocessen kan du støde på nogle overraskelser her.

Magten er på Deres side i forhandlingerne. Det er dog bedst at betragte udbyderen som en partner i din virksomheds fremtidige succes, ikke en modstander i forhandlinger. Mål for en retfærdig aftale, der giver begge parter incitamenter til at få systemet på plads effektivt og effektivt.

Alle aspekter af systemimplementeringen og den løbende støtte bør drøftes og dokumenteres – med detaljer om prisen, hvem der er ansvarlig, og i nogle tilfælde den tid, der kræves. Der er mange aspekter af kontrakten, herunder (men ikke begrænset til):

• Indledende køb, leasing eller licens af hardware og software
• Implementering af hardware og software (med angivelse af, hvad der "implementerer")
• Omkostninger og tidspunkt for piloten i konferencelokalet (før eller efter softwarebetaling)
• Udgifter til grund- og videreuddannelse
• Løbende vedligeholdelse support af hardware og software (og på hvilket niveau)
• Datakonvertering og -integration til andre systemer
• Netværk og sikkerhed
• Tilpasninger (indledende og med fremtidige frigivelser)

Vigtige tips til dit endelige valg af ERP-software

Du skal ikke annoncere dit endelige valg før forhandlinger. Ved afslutningen af den detaljerede evalueringsfase kan holdet ønske at erklære en "vinder". Men at informere spidskandidaten om, at de er den ”valgte”, er ikke i virksomhedens bedste interesse. Det er ikke usædvanligt, at der er overraskelser i forhandlingsprocessen, og du kan være nødt til at genoverveje dit valg.

Planlæg på lang sigt. I al hast med at komme i gang skal du nøje gennemgå de langsigtede omkostninger, så dine estimater er korrekte, og du ikke skævvrider ERP-ROI-tallene. Nogle udbydere tilbyder mere gratis tjenester i en længere periode, og nogle kan outsource deres langsigtede støtte til et pay-by-support-call-firma. Nogle udbydere har et loft over, hvor meget de vil hæve den årlige vedligeholdelse eller abonnementsrater, og mange gør ikke. Andre saelger et lavt software-as-a-service-abonnement (SaaS) og efter nogle år begynder at haeve det betydeligt. Nogle udbydere leverer en årlig opdatering, men ingen væsentlig støtte i opdateringsprocessen. Stil spørgsmål og få svarene skriftligt for at sikre, at du fuldt ud forstår dine langsigtede omkostninger.

Det kræver en landsby (eller i det mindste et hold)

Den vigtigste faktor i ERP-systemets evalueringsproces er projektteamet. Dette team bør etableres meget tidligt og bør være drivkraften i udviklingen, distributionen og evalueringen af RFP og udvælgelsen af det nye ERP-system.

Efter vores erfaring, når teams er midt i detaljeret undersøgelse og evaluering, er genveje ofte taget. Men hvis dit projektteam følger disse fem trin og er opmærksom på de indhøstede erfaringer, vil de være i stand til at finde den optimale løsning til at opfylde din virksomheds krav, nu og for fremtiden.

Læs mere i denne serie