Finansiel afslutning er en proces, der længe er forbundet med kedelige, fejlbehæftede opgaver, der understøttes af et intenst pres for at lukke bøgerne så hurtigt som menneskeligt muligt. Og selv om afgørende forretningsbeslutninger ofte hænger i balancen, er de regnskaber og rapporter, som de afhænger af, kun lige så gode som deres nøjagtighed og pålidelighed.

Mellemmarkedsvirksomhederne står i dag over for intens konkurrence og skal kunne pivotere og tilpasse deres forretningsmodeller i et hurtigt tempo. Effektive og pålidelige finansielle tætte processer hjælper med at skabe tillid og hurtighed i virksomhedens planlægning og beslutningstagning – og hjælper investorer og aktionærer med at genkende en god ting, når de ser det.

Hvad er regnskabsafslutning?

Regnskabsafslutning henviser til en tilbagevendende kontrol- og afstemningsproces, der fører til levering af årsregnskaber og rapporter, der er nødvendige for at få et detaljeret overblik over virksomhedens regnskabssituation. Regnskabsafslutningen er med andre ord summen af alle de finansstyringsaktiviteter, som regnskabsteams forpligter sig til at “lukke regnskaberne” i en bestemt tidsperiode, fx en måned, et kvartal eller et regnskabsår. Slutmålet med en regnskabsafslutning er at levere detaljerede og omfattende rapporter, herunder:

• Balance eller opgørelse over finansiel stilling
• Resultatopgørelse eller resultatopgørelse
• Pengestrømsanalyse

Hvad er forskellen mellem "regnskabsafslutning" og "regnskabsafslutning"?

Selv mennesker, der kender forskellen mellem disse to udtryk, bruger dem ofte noget udskifteligt. Men fra et operationelt synspunkt skelnes der mellem regnskabsafslutning og regnskabsafslutning – og en, der bliver stadig vigtigere, efterhånden som mellemstore virksomheder søger at integrere deres regnskabsprocesser bedre i et enkelt cloud-system, som Enterprise Resource Planning (ERP) software.

Her er definitionen af disse nøglebegreber:

• Regnskabsafslutning er et paraplybegreb, der refererer til alle de regnskabsprocesser, der går ind i at lukke bøgerne – herunder handlingen med faktisk at lukke bøgerne. Resultatet er de regnskaber og opgørelser, der giver interessenter og ledere en nøjagtig redegørelse for virksomhedens finanspolitiske situation. Dette sker regelmæssigt, hvilket kan være månedligt, kvartalsvist, årligt eller andet.
• Afslutning af regnskaberne er trinnet i regnskabsafslutningsprocessen, når hovedbogen eller "regnskaberne" afstemmes og lukkes for perioden. Efter dette trin produceres finansrapporterne for at vise virksomhedens finanssituation i den specifikke periode.

Nøgletrin i regnskabsafslutningsprocessen

Der er grundlæggende fem trin i regnskabsafslutningsprocessen: Registrer, analyser, luk, konsolider og rapporter. Når afslutningsfristen er fastlagt, skal saldoen for alle årsregnskaber afstemmes, så regnskaberne kan afsluttes, og processen startes igen for den næste regnskabsperiode.

Registrer, analyser, konsolider

• Oprettelse af finanstransaktioner omfatter registrering af aktiver, passiver, egenkapital, indtægter og udgifter fra hele virksomheden for den specifikke regnskabsperiode.
• Udførelse af finansregnskab inkluderer yderligere opgaver som kontoanalyse og afstemning, indtægtsrealisering, beregning af afskrivning og periodiseringsregnskab.

Luk

• Enhedsafslutning er det punkt, hvor du har stoppet registrering og afstemning af transaktioner og er klar til at afstemme og lukke regnskaberne.
• Virksomhedsafslutning sker efter regnskabsafslutningen og inkluderer yderligere trin, der er nødvendige for økonomisk konsolidering på tværs af divisioner og juridiske enheder, herunder tildeling til en fælles kontoplan, for nogle omregning til en fælles valuta, virksomhedsovergribende elimineringer og beregning af investeringer. Efterhånden som mellemstore virksomheder vokser, bliver de nødt til at automatisere og integrere nogle af disse aktiviteter og få hurtigere adgang til kontrol- og valideringskontroller.

Rapport

• Udførelse af regnskabsaflæggelse er det sidste trin i regnskabsafslutningsprocessen. Efterhånden som rapporteringen bliver mere kompleks og krævende, føler finansteams presset til at levere hurtigere og mere fleksible rapporter. Brugerflader til mobile enheder og effektive økonomistyringssystemer er et ideelt svar til at køre personlige rapporter i realtid hvor som helst, når som helst.

ERP-software til regnskabsafslutning kan vise dig et snapshot af de opgaver, der skal udføres for at lukke bøgerne.

Top 5-udfordringer i forbindelse med regnskabsafslutning

Mange mellemmarkedsvirksomheder står over for stadig mere komplekse globale regnskabsudfordringer, men alligevel må de stole på mindre teams for at få tingene gjort. For dem er det afgørende at strømline og automatisere deres regnskabspraksis og møde disse udfordringer.

Her er de største udfordringer for finansteams:

1. Manglende struktur og regnskabsmæssige SOP'er: Den finansielle afslutningsproces er "regnskab 101" for ledere af finansteamet. I mellemstore virksomheder betyder det ofte, at et par seniorfolk – som kender den finansielle afslutningsproces i detaljer – ikke føler behov for at indføre mere formelle, granulære standardprocedurer (SOPs). Efterhånden som virksomhederne bliver mere komplekse, har de brug for stærke SOP'er, men det kan være en udfordring at få buy-in for strengere operationelle procedurer, så alle foreslåede nye finansielle systemer eller løsninger skal være i stand til hurtigt at demonstrere fordele og brugervenlighed.
2. Tidspres i månedsafslutningen: Fra C-suiten til aktionærerne afhænger vigtige strategiske beslutninger – selv hænge på – den historie, som regnskabsafslutningsrapporterne skal fortælle. Så hastighed bliver motivatoren. Nogle gange er det godt, når det resulterer i større effektivitet og tidsstyring. Men alt for ofte fører det til tvivlsomme genveje eller siloer, hvor de hurtigste mennesker får til opgave at lukke bøgerne i stedet for at tage sig tid til at formidle og automatisere disse opgaver på tværs af hele teamet og hjælpe med at sikre en bedre forståelse af standard finansielle afslutningsprocesser på tværs af virksomheden.
3. Upræcise og forsinkede finansielle data: Alt, hvad der skal til, er unøjagtige eller ufuldstændige data fra et område af virksomheden for at forstyrre hele regnskabsafslutningen. Alle afdelinger producerer fakturaer, udgifter og indkøbsordrer, men i mange virksomheder – især mellemmarkedsvirksomheder, der er vokset hurtigt – er der mangel på proceduremæssig konsistens omkring regnskabsaflæggelse. Frantiske anmodninger om ting i slutningen af måneden fører til frustration og fejl. Mange virksomheder er udfordret af mangel på værktøjer og løsninger til at understøtte konsistent og kontinuerlig regnskabs- og afdelingsrapportering – hele måneden lang.
4. Siloer og dårlig integration af finansielle data: Sammen med unøjagtige og forsinkede afdelingsdata kæmper finansteams også med siloed og uensartede rapporteringssystemer på tværs af virksomheden, ofte med forskellige metadata eller datastrukturer for navne og antal konti, navne og antal produkter, kunder, divisioner osv. Det betyder, at regnskabsførere ikke blot skal afstemme og give mening til uensartede oplysninger, de skal også ofte ty til manuelle, fejlbehæftede processer for at sikre, at dataene er i en konsistent struktur.
5. Mangel på automatiseret regnskabsføring: I takt med at mellemstore virksomheder vokser, gør kompleksiteten af deres bøger det også, for ikke at nævne behovet for at håndhæve stadig mere udfordrende virksomhedssikkerhed og minutiaene af ledelsesstandarder. Mange virksomheder klynger sig til processer, der allerede er på plads, og forsøger at boltre sig på disse ekstra elementer som manuelt udførte opgaver. Dette øger ikke blot risikoen for fejl, det begrænser også skalerbarheden og dataintegrationen. Uden kraften fra kunstig intelligens (AI)-drevne ERP-forretningsstyringssystemer vil mellemmarkedsforretningen nå en kritisk regnskabsmasse, som de ikke længere kan vokse ved hjælp af manuelle processer.

Bedste praksis for en mere gnidningsløs regnskabsaflæggelse og regnskabsafslutning

Rapporterne og indsigten fra den finansielle afslutningsproces er nogle af de mest afgørende for din virksomheds vækst og drift – men på grund af deres kompleksitet og detaljer er de ofte blandt de mest frygtede af virksomhedsaktiviteter. Men ved at standardisere procedurer, udvikle gode kommunikationsstrategier og udnytte effektive regnskabssoftwareløsninger kan virksomheder udvikle processen en hel del nemmere og meget mere effektiv.

• Identificer ineffektivitet og fejlbehæftede regnskabsprocesser. Mens de digitaliserer og moderniserer deres regnskabspraksis, opbygger mange af de bedste mellemmarkedsvirksomheder en taskforce af repraesentanter fra hele afdelingerne. Finansieringsteamet giver dem en række risici og problemer at kigge efter, og disse resultater konglomereres og vurderes derefter for at få en god fornemmelse af, hvor der er muligheder for forbedringer.
  
  Denne proces udhuler typisk flaskehalse og forsinkelser, men henleder også opmærksomheden på de utallige aktiviteter, der stadig udføres på enkeltstående, manuelle regneark. Denne proces sætter scenen for udvikling af SOP'er og udrulning af mere forbundne og automatiserede regnskabsværktøjer.
• Udvikle god praksis for forandringsledelse med henblik på at oprette og udrulle SOP'er. Mens regnskabsteamet i sidste ende holdes ansvarlig for en gnidningsløs regnskabsafslutning, er de afhængige af hver afdeling for at få dette gjort – fra C-suite anskaffelsesomkostninger til salgsteamets frokostudgifter. Hvis afdelingerne forventes at levere hurtigt og præcist, er det op til virksomheden at sikre, at alle i hele virksomheden synger fra det samme sangark.
  
  I de bedste mellemstore virksomheder starter dette ofte med en god forandringsledelsesstrategi, der skal vaere med til at formidle vigtigheden af at standardisere opgaver og cementere protokoller for, hvem der ejer hvad, og hvornår og hvordan de skal fuldføre og indsende deres økonomiske opgaver. Og i takt med at SOP'er oprettes og udrulles, er det det ideelle tidspunkt at introducere og understøtte brugen af intelligente økonomistyringsværktøjer som f.eks. en ERP-løsning.
• Implementer og understøt en kontinuerlig regnskabsproces. "Løbende regnskab" betyder blot, at i stedet for alle afdelinger, der kører rundt i panik den 29 ^. i hver måned, etableres arbejdsgange til at sprede regnskabsafslutningsopgaver mere jævnt ud i rapporteringsperioden.
  
  Brugen af automatiserede finansværktøjer kan i høj grad hjælpe med at strømline denne proces med ting som mobilapps og skabeloner – alt sammen via skyen for at indsamle og integrere daglige data på tværs af afdelinger i realtid. Dette hjælper med at undgå panik i månedsafslutningen og giver også hold mulighed for at få øje på (og rette) fejl tidligt. Endelig, når bøger holdes opdateret, kan virksomheder udføre en "blød tæt" på enhver periode i løbet af måneden, for at undgå stød eller spot muligheder.
• Automatiser og digitaliser regnskabsafslutningen. Med en AI-drevet ERP, der leverer cloud-baserede finansielle løsninger, kan mellemstore virksomheder omfordele værdifuld tid. I stedet for at bruge timer på at udføre manuelle opgaver og få styr på rodede data, kan finansteams afsætte mere tid til strategiske og dygtige aktiviteter, der hjælper deres virksomheder med at vokse og pivotere hurtigt på det hurtigt skiftende marked.
  
  Cloud-systemer leverer dashboards i realtid, der giver ledere mulighed for at tilpasse rapporter og få dyb indsigt når som helst i løbet af måneden – fra deres enhed, skrivebord eller hvor som helst. Det giver også regnskabsteamet åben adgang til oplysninger på tværs af virksomheden ved hjælp af værktøjer, der automatisk integrerer og standardiserer forskellige datasæt og giver dem en kommandobase, hvorfra data fra hele virksomheden kan aggregeres og analyseres.
• Kom sammen efter hver regnskabsafslutning. Dette er især vigtigt for mellemstore virksomheder, der vokser og hurtigt ændrer deres forretningsmodeller– især når de forsøger at implementere og cementere nye digitale værktøjer og SOP'er. Alle de proceduremæssige udfordringer og tilhørsforhold, der foregik under den sidste afslutning, vil aldrig være friskere i teamets sind end en dag eller to efter det er gjort.
  
  Mange virksomheder benytter sig af denne øjeblikkelige åndedræt efter lukketid til at afholde regelmæssige finansielle afslutningsmøder, hvor teams kan gå udenfor stedet, måske spise et måltid og bruge et øjeblik på at analysere og dele deres ideer til at forbedre og strømline processen.

Automatisering og opgavelister hjælper med at forbedre regnskabsafslutningsprocessen, som det ses her på denne liste over godkendelser.

Kom i gang med regnskabsafslutningssoftware

Legenden har det, at mens han besøgte NASA, kom præsident Kennedy på en janitor, der arbejdede ind i aftenen. Da Kennedy spurgte ham, hvorfor han var der så sent, svarede manden: "Fordi jeg er med til at saette en mand på månen". Mens den gamle historie kan virke lidt corny i dag, er dens budskab ikke desto mindre stadig ekstremt magtfuldt.

For at være agile og modstandsdygtige på nutidens hurtige og konkurrencedygtige globale markeder, skal mellemstore virksomheder stræbe efter at indgyde – på tværs af alle deres teams – en følelse af fælles formål og en forståelse af virksomhedens mål. Og det kan ikke nemt ske midt i interne siloer, ineffektive processer og fejlbehæftede manuelle arbejdsgange. Finansiel digital transformation behøver ikke at ske fra den ene dag til den anden. Det kan være nemmere at komme i gang med de bedste regnskabsafslutningsværktøjer i Cloud, end du tror. Kontakt din softwareleverandør for at få mere at vide om muligheder og løsninger, der er tilpasset til dine unikke forretningsbehov.