Oversigt

Hvordan fungerer dit ERP-system for dig? Er det tid til en ERP-opgradering? Du er sandsynligvis ikke blevet stillet disse spørgsmål direkte (medmindre du har talt med salgsrepræsentanter), men du har måske stillet dig selv det spørgsmål, hvis ikke eksplicit. Er der en lille smule tvivl om, at dit system er bedre på en eller anden måde? Muligvis har du hørt nogle moderne ERP-succeshistorier. Eller måske er det mere indlysende end det – måske er der nye ting, du skal gøre for dine kunder eller for at holde trit med den konkurrence, som dit legacy-system ikke kan håndtere uden en masse tid og penge til opgraderinger eller modifikationer. Uanset hvad, er det god forvaltningspraksis løbende at vurdere systemets ydeevne og identificere områder for forbedringer eller nye problemer, der kan blive problemer inden for en overskuelig fremtid.

Findes der et perfekt ERP-system?

Det korte svar er "nej". Og selv om det perfekte system fandtes til dine specifikke behov på et givet tidspunkt, ændrer disse behov sig hele tiden. Så det er godt at holde styr på tingene, vide, hvor godt din ERP understøtter dine aktuelle behov, og identificere tendenser, der kan føre til problemer.

Det er moderne at referere til installerede systemer som "legacy ERP", hvilket indebærer gammel teknologi og forældede systemer. Det er uretfærdigt, fordi mange installerede systemer regelmæssigt vedligeholdes, løbende opgraderes og fuldt ud er i stand til at vokse og tilpasse sig skiftende behov og krav. Når det er sagt, er ERP-opgraderinger valgfrie, om end kraftigt opmuntret af softwareleverandører. Det er vigtigt at holde sig opdateret med rettelser og forbedringer fra din løsningsudbyder. Hvis du ser problemer eller negative tendenser, er det første, du bør gøre, at sikre, at dit system har alle opdateringer og frigivelser, så find ud af, om din leverandør har yderligere tilføjelser eller forbedringer til rådighed, der kan afhjælpe eventuelle mangler, du har fundet.

Lader din nuvaerende ERP-software dig ned?

Alt i alt skal du holde dit gamle ERP-system opdateret. Men hold også nøje øje med systemets ydeevne. Behov og krav vil ændre sig, og du skal være sikker på, at dit system virkelig understøtter din virksomhed og dine kunders behov.

Ovennævnte selvevaluering kan bidrage til at identificere mangler og problemområder, herunder følgende:

• Dit system kan ikke opfylde nye krav eller sætter grænser for nye initiativer.
• Den understøtter ikke nye teknologier eller krav eller gør det kun med vanskeligheder, høje omkostninger og forsinkelser. Leverandøren er langsom til at inkorporere nye funktioner.
• Funktionerne er vanskelige at lære og bruge, og hæmmer snarere end understøtter effektivitet.
• Reaktionstiden er forværrende langsom. Lagring og indhentning af oplysninger er utilstrækkelig, besværlig, eller bare ikke op til nutidens stadigt voksende behov.
• Systemet er dyrt og vanskeligt at vedligeholde og understøtte og understøttes ikke tilstrækkeligt af din leverandør.
• Hvis dit system virkelig er en gammel ERP med svindende support fra leverandøren, eller en skrumpende pulje af teknisk support, vil kyndige programmører og analytikere utvivlsomt blive dyrere og sværere at finde i takt med, at systemet bliver mere forældet og upålideligt.

Det er den slags problemer, der kan udvikle sig langsomt og gå hen og blive ukendte i lang tid. Så bliver det pludselig klart, at systemets mangler skaber alvorlige forretningsproblemer – og der skal gøres noget.

Hvor meget bruger du på ERP?

Mange virksomheder bliver overrasket, når de laver analysen og finder ud af, hvad det virkelig koster at holde deres eksisterende ERP-system på plads og i drift. Det kan lyde mærkeligt, når mellemstore virksomheder typisk ser udgifterne meget nøje som en del af deres regelmæssige ledelsesansvar. Men det er ikke altid nemt at adskille de direkte og indirekte omkostninger, der er forbundet med ERP.

Ud over månedlige og årlige gebyrer til softwareleverandør(er) og hardwareleverandør(er) vil der løbende vaere omkostninger til service og support fra dine forskellige serviceudbydere (fx hardwareservice, rådgivning eller netvaerk). Sørg for at inkludere omkostningerne ved at opdatere tingene, hvis du har opdaget (eller har mistanke om), at opdateringer eller forbedringer kan være nødvendige for at løse eksisterende eller forventede problemer som nævnt ovenfor.

Overvej også de direkte interne it-afdelingsomkostninger, herunder lønninger og fordele, plads, forsyningsselskaber og forsyninger. Prøv at adskille dem, der direkte understøtter din ERP. Husk, at i det mindste nogle af disse omkostninger forbliver efter opgraderingen og implementeringen af et nyt system, især hvis du erstatter et traditionelt on-premise-system med et andet on-premise-system. Omkostningsstrukturen for cloud-baseret software-as-a-service (SaaS) er anderledes, men du har stadig brug for et sammenligningspunkt for at træffe en forsvarlig beslutning om, hvorvidt du skal blive ved dit eksisterende system, starte en ERP-opgradering eller forfølge en gammel systemerstatning.

Hvor meget ville et nyt system koste?

Har du angst for de potentielle omkostninger ved at skifte til et nyt ERP-system? Det er forståeligt. Et nyt ERP-system er sandsynligvis en af de større udgifter til ikke-produktionsudstyr, som en virksomhed vil foretage i et givet år. Når man ser på de fordele, der er til rådighed, og i forhold til det beløb, der i øjeblikket bruges til at opretholde det nuværende system, finder de fleste virksomheder imidlertid, at omkostningerne er helt rimelige og berettigede. Husk at tænke i livscyklusomkostninger – de samlede omkostninger over en periode, som fem til syv år.

Når du ser på omkostningerne ved at anskaffe og implementere et erstatningssystem, skal du vaere opmaerksom på, at hardware- og softwarelicensudgifterne kun er en del af ligningen. Du bør også medtage følgende i din vurdering:

• Netværks- og perifere enheder som stregkodescannere, fjernstationer, mobile enheder og klientsoftware plus support.
• Datakonvertering og dataindtastning til det nye system samt tilvejebringelse af arkivering og adgang til historiske records.
• Katastrofeberedskab, herunder backup- eller fejlsystemer, datagendannelsesressourcer, overflødig konnektivitet og kommunikation.
• Uddannelse og kurser for ERP-implementeringsteamet og alle fremtidige brugere. (Dette er af afgørende betydning. Lad vaere med at skimme her.)
• Ny workflow-udvikling og dokumentation.
• Bistand til gennemførelse. Der vil sandsynligvis blive inkluderet et vist niveau af hjælp i pakken fra den primære systemleverandør, men du vil måske få yderligere hjælp fra leverandøren/leverandørerne, eksterne konsulenter, dit regnskabsfirma eller andre for nogle eller alle de artikler, der er anført ovenfor.
• Yderligere byrde for dine medarbejdere under implementeringen i form af overarbejde, ansætte vikarer til at hjælpe med regelmæssige opgaver, så de har tid til at arbejde på implementeringen, eller bonusser og andre incitamenter til at holde medarbejderne motiverede.

Vær opmærksom på, at omkostningsstrukturen for cloud-baserede SaaS-systemer er helt anderledes end den traditionelle buy-and-implementer, on-premise-tilgang. Med SaaS er der kun få eller ingen startomkostninger for hardware, da det i bund og grund er en abonnementssituation. Men en SaaS-kontrakt omfatter normalt også en stor del af vedligeholdelses- og supportomkostningerne, så dine løbende, interne it-omkostninger vil blive reduceret betydeligt. De fleste virksomheder finder, at de samlede omkostninger over fem til syv år med SaaS sandsynligvis vil være mindre end de samlede omkostninger til at købe og støtte internt.

Når du afvejer beslutningen om at beholde dit eksisterende system eller se på en erstatning, skal du overveje afhandlingerne. Med en ny ERP-løsning får du en moderne brugergrænseflade, ekstra funktioner og funktioner og forbedrer din konkurrencemæssige fordel, hvorimod du, hvis du bevarer dit gamle system, begrænser din evne til at forblive agil, produktiv og konkurrencedygtig. Selvom du ikke primært er på udkig efter omkostningsbesparelser, viser moderne ERP-succeshistorier, at fordelene ved at skifte til et nyt system ofte koster mindre og opvejer omkostningerne ved at implementere en opgradering.

Hvordan begrunder du økonomisk et nyt ERP-system?

Når de træffer en beslutning af denne størrelse, kræver de fleste virksomheder en cost-benefit-analyse i form af en erklæring om investeringsafkast. Omkostningssiden er nem – sammenlæg de forventede omkostninger som beskrevet ovenfor. På fordelssiden kan der godt vaere direkte besparelser i it-omkostningerne, men opregning af de store ERP-fordele kraever, at virksomheden forestiller sig, hvordan systemet vil aendre arbejdspladsen og muliggøre højere performance, forbedret produktivitet og bedre kundeservice.

Forbedret ydeevne

Mange ERP-systemprojekter er i høj grad berettigede på forventede forbedringer i effektiviteten (direkte arbejdsnedbringelser) og omkostningsbesparelser (herunder, men ikke begrænset til, lagerreduktioner), og med rette, da disse er enorme tilbagebetalingsfordele i mange succesfulde ERP-implementeringer. Vær dog opmærksom på, at systemet ikke skaber disse fordele ved sin blotte eksistens i din virksomhed. Systemet organiserer, analyserer og praesenterer data på en sådan måde, at ledere bedre kan udnytte folk og traeffe bedre beslutninger, hvilket er det, der vil generere de store fordele. Husk det, når du budgetterer til brugeruddannelse og implementering af forbedrede procedurer.

Bedre kundeservice

Disse fordele er mindre direkte, men endnu mere værdifulde. Ved bedre at betjene kunderne kan man teoretisk øge salg og overskud, øge markedsandele og måske endda øge marginerne, fordi god kundeservice tilfører kunden vaerdi uden at laegge omkostninger på selve produktet. I nogle tilfælde bliver forbedringer af kundeservice overlevelseskrav, fordi når en ny eller god kunde forventer funktioner som elektronisk bestilling eller forbedret elektronisk rapportering, skal dit ERP-system levere.

Arbejdspladsændringer

Nutidens systemer er designet til brugervenlighed (UX eller brugeroplevelse er det nuværende buzzword) for hurtig og nem adgang til information. Fordi hver brugers job og arbejdsgang er unik, er dagens systemer meget skræddersyede til at give hver bruger de mest effektive og komfortable arbejdsskærme og processer. Tænk på omkostningsundgåelse snarere end omkostningsreduktion til denne fordel. Denne øgede effektivitet vil hjælpe nuværende medarbejdere med at gøre mere og håndtere en større omsætning uden nye ansættelser. Det er ikke tilrådeligt at retfærdiggøre systemet baseret på reduceret medarbejderantal – det vil sandsynligvis ikke ske, og udsigten til tab af arbejdspladser vil ikke motivere arbejdstagerne til at tage systemet til sig og hjælpe det med at lykkes.

ERP-selektion er kun begyndelsen

Når du følger tips til evaluering af ERP-systemer, skal du huske på, at udskiftning af ældre systemer ikke er en enkel eller hurtig proces – men det er værd at investere, da det kan give betydelige fordele, når de vælges og implementeres korrekt.

Et spørgsmål, som de fleste virksomheder har øverst på deres liste på dette tidspunkt i processen, er "Hvor lang tid tager det at vaelge og implementere en gammel systemudskiftning?" Der er ikke noget enkelt svar på det spørgsmål – det afhænger af organisationens størrelse og kompleksitet, om enten et eller begge systemer (gamle og nye) er cloud-baserede, virksomhedens og implementeringsteamets dynamik, niveauet af ledelsesengagement i projektet og mængden af samarbejde eller modstand blandt brugerfællesskabet … for blot at nævne nogle få af variablerne. Nogle implementeringer kan afsluttes om et par måneder; andre tager et år eller mere. En erfaren implementeringspartner kan hjælpe dig med at udvikle en opnåelig tidslinje, når du udarbejder din projektplan i de tidlige faser af implementeringsplanlægningen.

Vi behøver ikke at fortælle dig, at udskiftning af din virksomheds strategiske information management backbone er forpligtet til at være forstyrrende. Det kan ikke helt undgås, men afbrydelser kan minimeres med en velplanlagt og -styret implementeringsindsats.

Læs mere i denne serie