Processen for beregning af afkastningsgraden i virksomhedens ressourceplanlægning (investeringsafkast) forekommer enkel nok: lægge omkostningerne sammen, lægge fordelene sammen og sammenligne de to tal. Der er dog en række faktorer, der skal overvejes for at sikre, at dine resultater er gyldige – og nyttige. Det er vigtigt at have et komplet overblik over både omkostninger og fordele, nu og i fremtiden, for både det eksisterende system og det nye system under evaluering. Følgende er eksperttips baseret på snesevis af ERP-implementeringer.

Forbereder ERP-ROI-analysen

Brug en rimelig tidsramme til ROI-analyse. For at sikre din analyse vil dække hele livscyklussen af både omkostninger og fordele, overveje en tidsramme på mindst fem år.

Se efter omkostningsforskelle mellem det gamle system og erstatnings-ERP-systemet. For at gøre dette skal du opregne aktuelle omkostninger for at vedligeholde dit gamle system samt fremtidige ERP-opgraderingsomkostninger. Husk, at en vigtig motivation for at ændre systemer er at tilføje nye funktioner for at forblive konkurrencedygtig – så medtag et realistisk skøn over opgraderingsomkostningerne for det gamle system.

Vær grundig. Sørg for, at du har samlet hvert eneste omkostningsoverslag: for at erhverve det nye system, få det implementeret og drive det effektivt. I mange tilfælde vil nye systemdriftsomkostninger være mindre end de eksisterende systemomkostninger. Overvej også de forventede fordele ved beregning af dit ERP-investeringsafkast i erkendelse af, at disse fordele vil blive realiseret over tid.

Tænk positivt, men realistisk. Hvis din virksomhed er produktbaseret (f.eks. en distributør eller producent), forestiller du dig måske en betydelig lagerreduktion – men gør dit hjemmearbejde for at forstå, hvilket resultat der er typisk. Husk også på, at besparelser ikke vil ske automatisk eller med det samme.

Hvorfor dette meget detaljerede arbejde? Afkastningsgrad er ofte påkrævet i forbindelse med finansiel planlægning. Det er også vigtigt at forstå de samlede projektomkostninger og -fordele for at retfærdiggøre din ERP-investering og evaluere systemets ydeevne i forhold til forventningerne, når de er implementeret. Nedenstående regneark med ERP ROI-beregneren kan hjælpe dig med præcist at identificere dine omkostninger – samtidig med at du tilbyder tips og råd til at gøre processen mere smidig.

Brug af dette regneark

Denne side vil guide dig gennem en række tabeller, der skal udfyldes. Hvert trin vil give oplysninger til at hjælpe med at udfylde disse tabeller.

Når du gennemgår processen, kan du oprette dine egne brugerdefinerede regneark baseret på disse tabeller. Vi har også oprettet et ERP-ROI-skabelonregneark, der kan downloades, til at hjælpe dig.

Der er tre vigtige trin til beregning af ROI for en ERP-opgradering:

• Beregn omkostningerne
• Estimere fordelene
• Beregn ROI

1. Beregn ERP-omkostninger

Hvordan implementeres dit ERP-system?

Hvordan ERP-systemet implementeres, påvirker omkostningsoverslagene betydeligt. Der er flere muligheder:

• On-premise (on-prem): On-premise-implementering er den traditionelle måde, hvorpå gamle ERP-systemer er blevet implementeret i årtier. Hardwaren og softwaren købes og installeres på en virksomheds egne servere, og systemet vedligeholdes og opgraderes af virksomheden.
• Cloud: I en cloud-implementering kører systemet over internettet med hardware og software, der typisk ejes og understøttes af en tredjepartsudbyder. Virksomheder abonnerer på tjenesten – en licensmodel, der kaldes software-as-a-service (SaaS) ERP.
• Hybrid: I denne model kan elementer af on-premise-implementering og cloud kombineres for at skabe en hybrid cloud. Det giver virksomheden den ultimative fleksibilitet, men kraever markant mere it-medarbejderinddragelse.

Hvilke implementeringsmuligheder vil du sammenligne?

Beregn ERP-omkostningerne for begge systemer

Denne sektion af regnearket er designet til at beregne de samlede ejeromkostninger (TCO) for både det eksisterende ERP-legacy-system og det nye erstatningssystem. Der er typisk fire investeringsområder:

• Infrastruktur
• software
• Implementering
• Igangværende personaleomkostninger

For den oprindelige projektbegrundelse vil det være nødvendigt at estimere disse omkostninger (før du går ud for forslag og tilbud). Mange eller de fleste af de varer, der er anført her, kan være inkluderet i et pakketilbud, men forventer at betale for yderligere tjenester, uddannelse, hardware og software for at fuldføre jobbet.

Omkostningerne til vækst og support vil være betydeligt højere, hvis dit eksisterende system er gammelt, ikke godt understøttet af udvikleren, eller hvis det er "down-level", det vil sige ikke opdateret med udviklerrettelser og frigivelser.

ERP-infrastrukturomkostninger

Ud over de oprindelige omkostninger anslås omkostningerne ved opgraderinger og udvidelse ud over det oprindelige køb. Da dette er et tidsorienteret skøn – alle omkostninger vil blive replikeret (og eskaleret) gennem de fem år (i det mindste) af livscyklussen – placere disse opgraderings- og ekspansionsomkostninger i fremtidige år, da det er usandsynligt, at du bliver nødt til at opgradere eller udvide i løbet af det første år eller deromkring.

• Indledende hardware: Køb eller leasing omkostninger af computere, servere, printere, for eksempel. I sammenligningstabellen skulle denne udgift allerede være brugt til "gammelt system".
• Løbende opgraderinger og vedligeholdelse: Fortsatte omkostninger til ovennævnte infrastruktur. Der vil ikke være nogen eller lave omkostninger til vedligeholdelse af infrastrukturen med SaaS.
• Systemsoftwarelicens: Inkluderer operativsystem, database, hjælpeprogrammer, for eksempel.
• Systemsoftwareopgraderinger og -vedligeholdelse: Løbende omkostninger til ovennævnte systemsoftware. Forvent ingen eller lave omkostninger til vedligeholdelse af infrastruktur med SaaS.
• Netværksudstyr og -gebyrer: Indledende budget for netværksudstyr og -tjenester.
• Brugerenheder: Omkostninger til at købe, udskifte og vedligeholde de forskellige pc'er, tablets, scannere og så videre.
• Infrastrukturanlægsafgifter: Beregnede omkostninger for f.eks. plads og forsyningsselskaber, som systemet kræver.

ERP-softwareomkostninger – forretnings- og produktivitetsapplikationer

Her vil du gerne budgettere for omkostningerne ved opgraderinger og udvidelse ud over det oprindelige køb. De årlige gebyrer kan stige over tid, efterhånden som der tilføjes yderligere brugere eller applikationer, afhængigt af en leverandørs prisstrategi.

• Kontinuerlig licens gebyr indledende omkostninger: Upfront omkostninger især for on-premise plus nogle hostede og hybrid licensmuligheder. Dette er allerede brugt til det gamle system.
• Kontinuerlig licens løbende årligt gebyr: Dette dækker opdateringer og et vist niveau af support. For et ERP-system er det typisk 16-20 % af listeprisen årligt. Med 20% årligt er licensen “genkøbt” hvert femte år.
• Årligt abonnement (SaaS): Brug børsnoterede eller anslåede årlige abonnementsomkostninger til cloud-applikationer.
• Årlige vedligeholdelsesgebyrer (SaaS): Yderligere supportgebyrer, der vil være nødvendige på softwaren, som ikke er inkluderet andetsteds. De fleste SaaS-softwarevedligeholdelsesgebyrer er inkluderet i abonnementet.

ERP-implementeringsomkostninger

Derefter skal du estimere omkostningerne til implementering af både det oprindelige system og de planlagte opgraderinger over femårsperioden. De fleste softwareleverandører har en eller to større udgivelser i løbet af et år. Hver udgivelse er i virkeligheden en mini implementering. Først skal projektteamet gennemgå frigivelsen for at bestemme den overordnede påvirkning af den aktuelle forretningsproces. Derefter laeses og testes udgivelsen. Inden ibrugtagning bør brugerne uddannes tilstrækkeligt i den nye software. Potentielle omkostninger, der skal tages i betragtning, omfatter:

• Personaleprojektteam: Faktor i den budgetterede tid (inkl. overarbejde) for it-medarbejdere og brugere.
• Konsulentgebyrer: Find ud af, hvilken indledende assistance du kan få brug for ud over, hvad leverandøren vil inkludere.
• Datakonvertering, input og test: Brug personale eller vikarer til dataindtastning, test eller andre grundlæggende opgaver, du har brug for dækket. (Dette er ofte budgetteret, hvilket kan føre til datakvalitetsproblemer.)
• Brugeruddannelse: Nogle indledende slutbrugeruddannelse vil blive inkluderet af leverandøren, men for at få mest muligt ud af dit system videre uddannelse anbefales det stærkt.

Igangværende ERP-personaleomkostninger

Estimere de “normale” driftsomkostninger for at holde dit nye ERP-forretningssystem i gang. Når du overvejer løbende (tilbagevendende) omkostninger, skal du være så realistisk som muligt og inkludere en rimelig forventning om eskalering eller inflation fra år til år. De vigtigste punkter vil være en blanding af interne it-medarbejdere og konsulenters tid og udgifter såsom:

• Udgifter til infrastrukturstøtte: Dette dækker tid, der er budgetteret med støtte ud over, hvad leverandørens anbefaling indeholdt. Med SaaS vil der enten ikke vaere nogen infrastrukturomkostninger eller minimale omkostninger.
• Sikkerhedskopiering og katastrofeberedskab: Inkluder outsourcede eller interne praksisser.
• Netværks- og enhedssupport: Anslået understøttelse, der kræves til f.eks. netværket, pc'erne og mobilen.
• Periodiske fejlrettelser: Dette er for it-medarbejdere til at anvende strømmen af fejlrettelser.
• Softwareintegrationer: Forvent at vedligeholde regelmæssigt, efterhånden som softwareprodukter opdateres.
• Softwaretilpasninger: Opdateret eller genanvendt i softwarefrigivelsescyklusser.
• Brugerens understøttelse af mobilenheder: Indsats krævet for appudvikling og -support.

Fastsæt de samlede omkostninger for dit gamle ERP-system vs. det nye ERP-system

Fra de fire tabeller ovenfor overføres det samlede beløb for hvert investeringsområde samt subtotalerne for de nye systemomkostninger til nedenstående tabel. Du vil nu kunne se de samlede besparelser eller yderligere omkostninger ved at gå til et nyt system. Forvent en blanding af negative og positive subtotaler for "5-årsdifferencen".

Hvad skal man gøre med disse oplysninger

• Hvis den samlede “5-års forskel” er positiv, betyder det, at det er dyrere at vedligeholde dit gamle system, så at erstatte det. Dette beløb er en direkte fordel og skal tilføjes til tabel 8: Oversigt over ERP-fordele (nedenfor).
• Hvis den samlede “5-års forskel” er negativ, betyder det, at det nye system vil være dyrere at implementere end at vedligeholde dit eksisterende system. De yderligere ydelser vil blive dækket i næste afsnit.
• Totalen af det nye systems 5-årige omkostninger vil blive anvendt nedenfor i ROI-beregningen som "investeringen".

2. Estimere fordelene ved ERP

Hvis de femårige omkostninger ved det nye system er mere end omkostningerne ved at vedligeholde det gamle system, så har du brug for tilstrækkelige ekstra fordele til at retfærdiggøre at foretage ændringen – ellers, hvorfor foretage skiftet?

Hvis du f.eks. forventer mere omsætning og højere marginer som følge af opgraderingen til en ny ERP – eller hvis systemet vil levere mere værdi og et højere niveau af kundesupport – kan disse fordele hjælpe dig med at rationalisere opgraderingen til et nyt ERP-system.

Nogle af fordelene ved det nye system er i sagens natur en smule sværere at skille ud og tildele til det nye system, men det er værd at gøre det. I de fleste tilfælde vil der være masser af direkte fordele til mere end at retfærdiggøre gennemførelsen af det nye system. Men at dokumentere og estimere de indirekte fordele vil bidrage til projektplanlægning, prioritering og måling af resultaterne af ERP-implementeringen på organisationen. Selv hvis du ikke kan tildele en pengeværdi til disse fordele, skal du gå videre og liste dem i ROI-regnearket og projektplanen.

ERP-fordelseksempler

For dette regneark er eksempler på ERP-fordele organiseret i fem forbedringsområder:

• Personaleproduktivitet
• Beslutningstagning
• Økonomi og regnskab
• Drift
• Forretningsteknologi

Nedenstående lister er eksempler på fordelene. Der vil være mange flere, som du og dit team vil afdække, når du gennemgår kundernes succeshistorier, analytikerrapporter, forretningskrav, softwaremuligheder og ny teknologi. Angiv de mulige fordele, og registrer de første estimater for procesforbedringer og deres økonomiske værdi.

Personaleproduktivitet

• Understøt mobile enheder for at gøre det muligt at arbejde hvor som helst når som helst.
• Forbedre effektiviteten og nøjagtigheden i dataindtastning på grund af akavede procedurer og langsom systemrespons forbundet med ældre ERP-systemer, der ikke er "brugervenlige".
• Reducer tiden til produktivitet med en rollebaseret, moderne brugergrænseflade (UI), der reducerer den uddannelsestid, der kræves, for at brugerne kan komme i gang.
• Hjælp med at etablere et kontrolleret, styret miljø for at reducere variabiliteten med standardprocesser.

Beslutningstagning

• Konsolidere systemer for at reducere unøjagtigheder i data og eliminere overflødige data.
• Centralisere og forvalte information (en enkelt sandhedskilde) for at gøre kommunikationen mellem virksomheder mere effektiv og hjælpe med at undgå misforståelser og forvirring.
• Få adgang til Big Data med moderne analytiske værktøjer for at give indsigt til bedre beslutningstagning.
• Tilbyd brugervenlige værktøjer som advarsler og dashboards for at tillade hurtige og præcise selvbetjeningsforespørgsler.

Økonomi og regnskab

• Strømlin finans- og regnskabsprocesser på tværs af virksomheden.
• Fremskyndelse af månedlig lukning og forbedring af nøjagtigheden af regnskabsaflæggelsen.
• Forbedr debitorregnskabet ved at reducere antal dage for udestående salg (DSO).
• Reducer stress af revisioner, fordi dataene er organiseret og let tilgængelige, samt præcis og komplet.
• Lette overholdelse af lovgivningen.

Drift

• Forbedre virksomhedens forretningsdrift og modernisere forældede processer.
• Integrer e-handel i kunde- og ordrestyring.
• Reducer de driftsmæssige arbejdsomkostninger gennem bedre planlægningssystemer.
• Øg kundetilfredsheden med et fast produkt eller en leveringsdato på tilbudstidspunktet.
• Hjælp indkøb med at blive proaktive og kontrollerede snarere end kaotiske og afhængige af fremskyndelse.
• Reducer beholdningen uden at øge forekomsten af underdækninger, restordrer eller kundeskuffelse gennem bedre beholdningsplanlægning og -kontrol.

Forretningsteknologi

• Erstat forældet infrastruktur, der holder virksomheden tilbage.
• Forbedre samspillet mellem de forskellige afdelings forretningssystemer.
• Konsolider selvstændige ældre programmer og reducer brugen af Excel-regneark og manuelle løsninger.
• Få adgang til ny teknologi som kunstig intelligens (AI), maskinindlæring og tingenes internet (IoT).
• Giv en vej til skalerbarhed med moderne systemer, der er designet til at vokse i takt med, at en virksomhed vokser.
• Håndhæv datasikkerhed med opdaterede systemer og kontroller.
• Afhjælp problemet med at finde support til ældre systemer, der ikke længere understøttes af leverandøren.

Dokumentér ERP-forbedringerne

Nedenstående regneark er et eksempelregneark til dokumentation af dine observationer og estimater for procesforbedringer og deres økonomiske værdi. Husk at udfylde hver kolonne i dit eget regneark.

• Opret et regneark for hvert af de fem forbedringsområder, der er angivet ovenfor.
• Registrer processerne under hver enkelt, der vil blive forbedret.
• Der foretages et skøn over de årlige direkte og indirekte beløb.
• Beregn den samlede værdi for fem år.
• Angiv fordelen, selv om dollarbeløbet ikke kan bestemmes.

Identificer de direkte og indirekte fordele for hver afdeling i din organisation. Følgende er et eksempel på fordele inden for finans- og regnskabsområdet. Du skal bruge en tabel som denne for hver afdeling i din organisation.

Sammenfat alle ERP-fordelene

Når alle forbedringsområder er blevet overvejet, lægges summen af femårstotalen fra hver afdeling for at bestemme den samlede fordel.

Hvis du fandt ud af, at "Samlet 5-års forskel" fra tabel 6: Omkostningssammenfatning i var positiv, så vil det helt klart være dyrere at vedligeholde dit gamle system og derefter erstatte det. Besparelsesbeløbet er et direkte ydelsesbeløb og bør føjes til tabellen nedenfor i linje 6. Hvis dette tal var negativt (det nye system koster mere end det eksisterende), skal du placere et nul (0) i linje 6.

3. Beregn ERP-ROI

Du skal ikke bruge et regneark til denne fase.

På dette tidspunkt bør du have alle de oplysninger, du har brug for til at beregne ROI på din ERP-investering ved hjælp af denne formel:

ROI = (Fordele – Investering)/Investering

Her kan du finde oplysningerne:

• "Investeringen" er "Det nye systems samlede 5-årige omkostninger", som er det samlede beløb i tabel 6: Oversigt over ERP-omkostninger
• "Fordele" er "Samlede ERP-fordele for projektet" fra tabel 8: Oversigt over ERP-fordele

I de fleste tilfælde vil fordelen være større end investeringen, og du vil ende med et forhold større end 1.

Hvis den femårige fordel f.eks. er US$2.000.000 og den femårige investering er $575.000, ville forholdet vaere ($2.000.000 – $575,000) / $ 575,000 = 2.479 og der afrundes til 2,5.

Multiplicer dette forhold med 100 for at få den ROI-procentsats, der er et resultat af opgraderingen af dit ERP-system. I vores eksempel, 2,5 forholdet repræsenterer en 250% ROI.

Næste trin

Hvis fordelene og ROI er gode, er næste skridt at udvide indsatsen for at matche din virksomheds planlægnings- og budgetteringsproces. Da software påvirker både drifts- og kapitalbudgetter, kan det være nødvendigt at involvere flere interessenter.

• Kommuniker med de sponsorerende ledere og teammedlemmer, der oprettede estimaterne.
• Tilbyd understøttende salg, omkostninger og anden dokumentation.
• Opret specifikke salgs- og omkostningsprognoser efter år.
• Forbered økonomiske analysedata for samlede ejeromkostninger (TCO), tilbagebetalingsperiode og andre beregninger.