Forståelse af ERP-migrering

ERP er som en virksomheds centralnervesystem. ERP-løsninger giver organisationer overblik over, hvad der sker på tværs af centrale forretningsområder, herunder økonomi, forsyningskæde, kundeservice og HR, for at nævne nogle få. Dette hjælper ledsagere med at håndtere flere sammenflettede processer inden for et enkelt integreret system.

En ERP-migrering er nødvendig, når et ældre ERP-system bliver forældet, ikke længere holder trit med kundernes behov eller begrænser en virksomheds evne til at opfylde konkurrencemæssige krav. Uanset hvad, er datamigrering en kritisk – og potentielt omhyggelig – del af at få en ny ERP op at køre.

I denne artikel vil vi undersøge:

• Sådan bliver du klar til ERP-migrering

• Hvorfor cloud-ERP er på vej op

• ERP-migreringsudfordringer og -faldgruber

• Bedste praksis for problemfri datamigrering

Forbereder ERP-migrering

Datamigrering kan være omhyggeligt arbejde. Flytning af oplysninger relateret til kunder, produkter og leverandører fra flere formater til et system medfører en iboende risiko for integriteten af ERP-data. Nøjagtighed er afgørende for at undgå forsinkelser, forvirring og tab af data ned ad linjen.

Virksomheder med en klar forståelse af deres mål, strategi og behov sætter sig i den bedste position for en præcis og rettidig dataoverførsel. Her er et par måder at blive klar på:

Opbyg business case

En god business case starter med en oprigtig problemformulering. Organisationer bør evaluere it-infrastrukturen, apps og data, de aktuelt arbejder med, og bemærke eventuelle mangler. Beskriv, hvordan disse begrænsninger påvirker driften, medarbejdernes præstation og kunderelationer.

Derefter skal du formulere, hvordan en ny ERP vil løse disse problemer. Vær klar over forventet investeringsafkast, omkostninger, ressourcebegrænsninger og potentielle risici. Fordelene ved ERP afhænger af et nyt system, der starter med de bedste data. Organisationer skal være klarsynet om den tid, energi og investering, der kræves.

Udvikl en migreringsstrategi for solide data

Succesfuld ERP-migrering er baseret på veldefinerede mål. Udkast til grove projektdetaljer med budget, realistisk tidslinje og omfang. Vælg centrale præstationsmålinger, der skal kontrolleres mod, efterhånden som projektet fortsætter.

Begynd at planlægge tidligt for at sammenstille ressourcer og give ERP-implementeringsteams mulighed for at uddelegere andet arbejde, så de kan fokusere deres energi på datamigrering, når der er behov for det. Tidligt buy-in på tværs af alle niveauer i en organisation får alle på samme side og hjælper med at forsvare sig mod afbrydelser eller uoverensstemmelser senere.

Vælg en ERP-implementeringspartner

Når en virksomhed definerer mål og krav, kan den omhyggeligt evaluere sine ERP-muligheder. Forskningsleverandører med henblik på brancheerfaring, kompatibilitet med den aktuelle teknologi og en dokumenteret registrering af opfyldelse af definerede mål.

Se leverandørcasestudier for at se, hvor godt de stemmer overens med specifikke forretningsbehov. En god pasform vil være bekendt med de nyeste standarder for dataoverholdelse og branchebestemmelser.

Hvorfor virksomheder migrerer til Cloud ERP

Traditionelle on-premise ERP-systemer lever på servere, der ejes og vedligeholdes af en virksomheds it-team. De kræver fysisk plads, regelmæssig vedligeholdelse og dataoverførsel, når ældre hardware uundgåeligt kører sin kurs. Derfor migrerer flere organisationer i dag til cloud-ERP-løsninger. Disse abonnementsbaserede tjenester tilbyder den synlighed og kontrol førende virksomheder ønsker uden en stor kapitalinvestering eller løbende vedligeholdelse.

Fordelene ved en cloud-ERP i forhold til en on-premise-ERP omfatter:

• Omkostninger: Cloud ERP-software leveres over internettet, så der er ikke behov for hardware, der kræver daglig opmærksomhed fra allerede travle it-afdelinger. Rettelser, opgraderinger og vedligeholdelse dækkes af en ERP-udbyder mod et fast gebyr.

• Skalerbarhed: Virksomheder kan tilføje datalagring, efterhånden som de vokser, og nye funktioner fjernt efter behov. Indbyggede ERP-integrationer forbinder til forretningsapps med generativ AI, der hjælper med at automatisere processer og understøtte kunder.

• Fleksibilitet: Cloud ERP-løsninger tilpasser sig hurtigt nye forretningsmodeller og ændrede regler. Organisationer kan finde muligheder for at innovere ved at forbinde enkeltsiloed data og konsolidere, standardisere og integrere applikationer.

• Analytics: Moderne cloud-systemer giver ledere mulighed for at træffe bedre og hurtigere beslutninger. AI-værktøjer løfter indsigt, der er skjult i store, komplekse datasæt, for at hjælpe med at spotte tendenser og forudse ændringer.

• Sikkerhed: Cloud ERP-løsninger hjælper med at reducere risikoen og øge gennemsigtigheden af overholdelse. ERP-leverandørers sikkerhedsteams kan foretage vigtige opdateringer, fejlfinde og reagere på cyberangreb eksternt uden et dyrt besøg på webstedet.

Fælles udfordringer med ERP-datamigrering

ERP-migrering er mere end blot at flytte filer. En virksomheds kontinuitet i arbejdsprocesser og evne til hurtigt at finde oplysninger afhænger af en nøjagtig overførsel af alle relevante ERP-data.

De er masser af variabler til at beskæftige sig med. Men disse kompleksiteter kan overvindes, især hvis virksomhederne er opmærksomme på de problemer, der oftest rejser op teams:

• Datakvalitet: Redundant, gammelt, unødvendigt eller forældet indhold kruser nedstrøms, forårsager problemer og begrænser indsigt

• Ressourcebegrænsninger: Det tager tid, ekspertise og fokus at afdække ERP-data, der er fanget i informationssiloer, og derefter udtrække, rense og forberede det til migrering

• Ældre ERP-komplikationer: Jo mere tilpasset et legacy-system er, jo længere og mere kompleks har en ERP-migrering en tendens til at være

• Overholdelse og sikkerhed: Migrering af data fra flere kilder på sikker vis tager viden om nye cybertrusler og bevidsthed om lovgivningsmæssige retningslinjer

• Ændringshåndtering: Et gammelt system kan føles som en anden karakter for mange medarbejdere – at balancere deres arbejdsbyrde med at lære et nyt system kan forårsage stress

Bedste praksis for ERP-datamigrering

Nøjagtige ERP-data understøtter medarbejderprocesser, forsyningskædesystemer, kundeserviceinteraktioner og meget mere. Virksomheder er nødt til at overføre data med både lavt niveau detaljer og højt niveau strategi i tankerne.

Følg disse tips for at sikre, at data, der flyttes, er optimeret til et nyt ERP-system:

Vurder eksisterende data

Forskellige afdelinger i én organisation kan håndtere det samme stykke data forskelligt. Dette kan føre til uoverensstemmelser, dubletter eller unøjagtigheder, der dukker op senere på bare det forkerte tidspunkt.

Da en ny ERP vil vaere en virksomheds enkelte sandhedskilde, er det klogt at vaere selektiv med netop det, der migrerer. Kopiering af hver sidste smule data kan forårsage forvirring eller fejl senere. En grundig vurdering af data efter afdeling vil sikre, at ubrugelige oplysninger ikke tilstopper en ny database.

Tilknyt datafelter omhyggeligt

Et blueprint for, hvor data vil flyde, hjælper organisationer med at spotte inkonsistenser og muliggøre automatiseret overførsel. For at komme dertil bør virksomheder kortlægge data fra kildeplatforme og løsninger til strukturen af deres nye ERP-system.

Giv ERP-implementeringsteams tid til at forstå, hvad de ser, markér problemer efter behov, og konverter data til formater, der passer bedre til det nye system.

Determiner datastyring

Det er afgørende for en organisation at beslutte, hvem der ejer hvilke data, før den flyttes. Bevidst tildele roller til hver gang specifikke typer af data skal indarbejdes, hvordan det vil ske, og hvem der er ansvarlig for det.

Udpeg en person til at føre tilsyn med overholdelsen. Dette vil hjælpe med at sikre, at hele ERP-migreringsindsatsen løbende er i overensstemmelse med de seneste bestemmelser.

Etabler en streng valideringsproces

For at sikre, at testresultater kan fortolkes præcist og handles på, er det en god idé at verificere testmetoden tidligt.

Test, så snart de første data er overført, og valider regelmæssigt resultaterne igen, efterhånden som flere data flyttes. Denne tilgang giver virksomhederne mulighed for at lære, anvende indsigt bredt og undgå problemer, når tempoet stiger.

Fremme en fælles udrulning

It-eksperter, slutbrugere og interessenter skal alle være med, for at en ERP-migration kan lykkes. For at opbygge buy-in er det bedst at udvikle en strategi sammen, klart kommunikere prioriteter tidligt og være på forkant med, hvordan forandringen vil påvirke alle.

Underret ledere, afdelinger, kunder og medarbejdere regelmæssigt om projektets status, og hvordan det færdige produkt vil forbedre deres oplevelse.

ERP-migreringstjekliste: 7 nøglestrategier

Som ethvert projekt i hele virksomheden, selv med den bedste planlægning, vil uventede problemer dukke op. Hold dig til disse strategier for at håndtere hikke frontalt og håndtere risici:

1. Foretag en grundig vurdering, der definerer klare mål

Klart forstå datakrav ved bevidst at indsamle input på tværs af organisationen, fra ledelse til slutbrugere. Lær, hvad der forårsager frustration, langsommere processer eller kvælende innovation. Derefter skal du oprette en liste over målbare mål for at håndtere disse specifikke smertepunkter.

2. Engager dig med erfarne konsulenter

Når en organisation har dokumenterede klare mål, kan en konsulent hjælpe med at prioritere dem og udforske andre problemstillinger, som en virksomhed kan have brug for at overveje. Et informeret, outsider perspektiv kan også afklare, hvordan succes ser ud, både i slutningen af en ERP-migration og i de kommende år.

3. Inddragelse af interessenter tidligt og ofte

ERP-migrering er en forretningsmaessig indsats, der vil trives på klar kommunikation, så saet forventningerne i vejret. Lad hver berørt afdeling, partner og kunde vide, hvordan og hvornår ændringen vil påvirke dem, så folk kan forberede sig, og ingen er overrasket.

4. Dokumentere en omfattende ERP-migreringsprojektplan

Udvikl en detaljeret opgaveliste for hvert trin, start-til-slut, med vigtige milepæle og datoer vedhæftet. Vær klar over, hvad det tager at fuldføre hvert trin og spore, hvor meget tid de kræver, når du går.

5. Overfør en clean core-strategi for stamdataoprydning og -forberedelse

Virksomheder, der undgår ændringer af kernefunktionerne i deres ERP-system, har tendens til at tilsidesætte fremtidige kompleksitets- og performanceproblemer. Muliggør en clean core for at minimere risikoen, hurtigt drage fordel af opdateringer og nemt integrere med ny teknologi.

6. Gør din cloud-migrering enklere med en faseinddelt tilgang

En ERP-migrering bør udføres gradvist. Arbejd gennem nøglesystemer eller -processer efter afdeling, medarbejder eller placering. Håndter problemer proaktivt, lær og kom videre. Det tager lidt længere tid, men at være metodisk er et must for komplekse eller højrisikoprojekter.

7. Test strengt og tilbyde træning

Bekræft, at en ny ERP nøjagtigt trækker nye data ind ved først at teste små mængder. Kontroller manuelt hver applikation, korriger problemer, og bekræft, at nye og gamle ERP-systemer er tilpasset. Tilføj derefter flere data og anvendelseseksempler, samtidig med at slutbrugerne får mulighed for at træne og opnå certificeringer.

Hvem skal være en del af mit ERP-migreringsteam?

En datamigreringsstrategi er kun lige så god som de mennesker, der arbejder sammen om at gennemføre den. Ethvert nyt ERP-systems succes afhænger af, at teamet former projektet fra begyndelsen og ser det igennem til sidst.

Her er et par forslag til roller, der skal tildeles, og deres fokus:

• Ledende sponsor til at optræde som pointperson med ledelse, låse op for lederkøb tidligt og hjælpe med at løse problemer, efterhånden som de opstår

• Projektleder for styring af trafik med øjne på tidsplan og budget

• IT-chef eller systemadministrator sikrer, at alle aktuelle datadrevne systemer er kompatible og klar til migrering

• Forretningsanalytiker kan hjælpe med at afklare forretningsgrundlaget for ERP-migrering og belyse dens kort- og langsigtede virkninger

• Tværfunktionelle leads for at sikre, at alle relevante data er inkluderet fra centrale forretningsområder, herunder økonomi, salg, drift og HR

• Forandringsledelse fører til at hjælpe medarbejderne med at forberede sig på – og omfavne – et nyt ERP-systems muligheder

• Datamigreringsspecialist til at hjælpe med at kortlægge, indsamle, rense og forberede data til problemfri overførsel

• Kvalitetssikring/test fører til kontrol af processer på hvert trin og sikrer, at integriteten af data, der overføres, er i overensstemmelse med det nye ERP-systems behov

• ERP-leverandør/konsulent guider en organisation gennem processen med et nyt perspektiv og langsigtede mål for øje

Ofte stillede spørgsmål