Når virksomheder implementerer ny ERP-software, bruger de ofte meget tid på at identificere deres krav, men relativt lidt på at samle det team, der skal drive implementeringen. Alligevel er ERP-projektteamet uden tvivl den største succesfaktor, en der kan gøre forskellen mellem on-target implementering og et projekt, der går sidelaens.

Bedragerisk enkel, her er formlen for en vellykket implementering: de rigtige mennesker, med de rigtige færdigheder, følger de rigtige trin. Sørg for, at du starter din ERP-planlægning sammen med processen til valg af team. Disse otte trin hjælper dig med at strukturere dit projektteam, oprette din plan og sætte de rigtige foranstaltninger på plads.

Formlen for en vellykket implementering: de rigtige mennesker, med de rigtige færdigheder, følger de rigtige trin.

1. Erkend, at det ikke er et it-projekt

Fordi ERP-systemer er baseret på informationsteknologi, antager folk ofte, at ERP-implementeringer er it-projekter. Ikke sådan. Et ERP-system er rygraden i hele din virksomheds drift, så du har brug for engagement og engagement fra alle afdelinger. Uden tilstrækkelig organisatorisk støtte vil en it-drevet implementering sandsynligvis resultere i dyre forsinkelser, brugermodstand, utilfredshed eller endda decideret fiasko.

Din IT-afdeling vil tage sig af hardware- og softwareinstallation (hvis det nye system er installeret on-premise). IT vil også være ansvarlig for kompatibilitet og integration med andre dataafhængige systemer og udstyr – både i og forbundet med virksomheden. Ansvaret for at definere de nye forretningsprocesser, der skal drive systemkonfigurationen, falder dog firkantet på systembrugernes skuldre.

2. Sikre udøvende forpligtelser

Mens din CIO eller CTO utvivlsomt støttede implementeringsprojektet, slutter deres involvering ikke der; det er kun begyndelsen at godkende ERP-investeringen. Ledere skal forstå effekten af et stort ERP-implementeringsprojekt, være villige til at foretage de nødvendige afvejninger for at give folk mulighed for at afsætte tid og energi til projektet og give synlig dokumentation for deres støtte.

Ledere bør give udtryk for deres engagement fra de tidligste startmøder. De bør forblive involveret, følge teamets fremskridt og tilbyde opmuntring, når og hvor det er relevant. De skal også fungere som den endelige myndighed, når der opstår konflikter eller problemer, som ikke kan løses uden udøvende indflydelse.

I ethvert projekt vil der være tidspunkter, hvor andre prioriteter griber ind i projektforpligtelserne. Kundebehov, træningssessioner eller konkurrerende projekter kan nemt trække teammedlemmer væk. Medarbejderne vil blive hårdt presset til at modstå disse distraktioner uden synlig lederengagement og "tilladelse" til at holde fokus.

3. Vælg den rigtige leder af projektteamet

Et effektivt projektteam, der ledes af en intelligent og dedikeret projektleder, er forpligtet til at drive et ERP-projekt til en vellykket afslutning, til tiden og på budgettet. Teamlederen bør komme fra forretningens driftsside og vaere den person, som de fleste henvender sig til, når de har et spørgsmål eller et problem, en der kender virksomhedens forretning, intern politik, og hvordan tingene fungerer i din organisation. Projektlederen kunne vaere afdelingsleder men vil i mange tilfaelde ikke vaere det. Identificer om muligt denne person så tidligt som muligt for at muliggøre deltagelse i udvælgelsesprocessen.

Teamlederen skal være – eller blive – dygtig til at bruge projektstyringssoftware til sporing af opgaver, tidsplan og omkostninger. Tidligere erfaringer med projektledelse er nyttige, men ikke nødvendige; der er masser af ressourcer til rådighed til at uddanne den udpegede person i projektstyringsteknikker og -værktøjer.

4. Få de rette personer i dit ERP-implementeringsteam

Din implementeringsteamstruktur skal afspejle din organisation. Projektteamets medlemmer bør repræsentere alle større funktionelle afdelinger, især dem, der er primære brugere og modtagere af systemet. Afdelingerne kan omfatte ingeniørarbejde, salg og kundeservice, anskaffelse, økonomi og regnskab, IT, fysisk fabrik og vedligeholdelse, menneskelige ressourcer eller andre, afhængigt af hvordan din virksomhed er organiseret og bredden af dit systems rækkevidde.

Teamet er ansvarligt for planlægning og organisering af projektet og bør mødes regelmæssigt for at gennemgå fremskridt og løse eventuelle problemer, der måtte opstå. Hvert teammedlem vil tage ansvar for at koordinere aktiviteter inden for deres funktionsområde, ofte etablere og lede individuelle opgaveteams til at udføre forskellige opgaver. Medlemmerne rapporterer tilbage til projektteamet, efterhånden som disse opgaver udføres og afsluttes.

I de fleste tilfælde mødes projektteamet ugentligt – eller oftere i kritiske perioder eller perioder med høj aktivitet. Mens ledere på C-niveau ikke forventes at deltage i teammøder, bør de holdes opmærksomme på alle implementeringsaktiviteter og beslutninger gennem regelmæssig rapportering fra teamlederen. Virksomhedsdækkende statusrapportering anbefales også stærkt for at hjælpe med at holde entusiasme og interesse højt.

5. Følg en struktureret og inkluderende implementeringsplanlægningsproces

Planlægningen skal starte tidligt, når projektet først foreslås eller identificeres. Projektplanen vil løbende blive opdateret, efterhånden som nye oplysninger bliver tilgængelige – men den bør være "låst inde" i starten af hver fase. Selv om yderligere ændringer kan være nødvendige efter dette punkt, bør ændringer i mellemprocessen undgås, hvis det overhovedet er muligt. "Scope kryb," tendensen til at blive ved med at tilføje til eller ændre projektets mål, er sandsynligvis den største trussel mod en vellykket projektafslutning. Gode ideer vil sandsynligvis dukke op under processen, men selv tilsyneladende små ændringer kan bremse eller afspore dit projekt. Sæt disse idéer til side til fase to.

Få det (fremtidige) brugerforum involveret i den tidlige planlægningsproces. Hvorfor er det så vigtigt? De er den vigtigste informationskilde for “as-is”-beskrivelsen af virksomheden og dens processer. Du skal bruge dette i kravdefinitionsdelen af din ERP-anmodning om tilbud (RFP). Du vil gerne have dem involveret i udvælgelsesprocessen, så de kan fortælle dig, om systemet virkelig opfylder deres behov i forbindelse med deres daglige processer. Vigtigst af alt vil tidlig og kontinuerlig involvering i specifikations- og udvælgelsesprocessen hjælpe med at overvinde enhver modstand mod forandringer, der ofte er til stede blandt brugerfællesskabet, når noget nyt er presset på dem.

Disse og andre ERP-implementerings- og planlægningspraksisser kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din investering.

Få det (fremtidige) brugerforum involveret i den tidlige planlægningsproces.

6. Spor din projektplan

Brug projektstyringsværktøjer til at planlægge og spore projektet og dets fremdrift. Der er mange relativt billige softwarepakker til projektledelse at vælge imellem. Softwaren vil hjælpe med at lægge tidsplanen, identificere ressourcebehov og spotte potentielle konflikter. Når hele projektplanen er indlæst, vil den hjælpe dig med at spore hver opgave og de overordnede fremskridt i forhold til planen, samt identificere virkningen af eventuelle skred – forsinkelser forårsaget af sen færdiggørelse af opgaver, der kan påvirke andre tidslinjer. Værktøjerne vil også følge udgifterne i forhold til budgettet og holde den øverste ledelse orienteret om finansierings- og ressourcebehov.

Da der identificeres afvigelser fra projektplanen, skal projektteamet hurtigt adressere dem. Små skred bliver store problemer, hvis de ikke løses, mens de stadig er små. Hver opgaveteamleder bør rapportere aktuel status for aktive projekter til resten af projektteamet på det ugentlige møde. Projektteamet kan derefter finde ud af at bringe forsinkede eller afbrudte opgaver tilbage efter planen. Tidsplanen er altafgørende – lad ikke planlagte aktiviteter glide, da der vil være andre påvirkninger nedstrøms. (Det er okay at bygge lidt pude i kritiske opgaver og faser af planen. Du kan overveje at vedtage nogle af projektstyringsprincipperne fra Eli Goldratts kritiske kæde, herunder måder at gøre disse buffere mere effektive.)

7. Sørg for, at brugerne "ejer" systemet

Dette punkt er en gentagelse: succesen af din implementering afhænger af, at brugerfællesskabet føler en følelse af ejerskab af systemet. Hvis brugerne er en del af processen fra begyndelsen, vil de føle en større følelse af ansvar for dets succes – da det var deres idé, i det mindste delvist, at vælge dette særlige system og konfigurere det, som du gjorde.

I enhver gennemførelse vil der være tidspunkter, hvor der opstår hårde eller uventede forhindringer. Hvis brugerne ikke føler, at det er deres system, er det let at skyde skylden på en anden – ledere, ledere, it eller selve systemet – i stedet for at grave ind og løse problemet. Nøglen til at opnå ejerskab er tidlig involvering i projektplanlægning og målsætning.

"Hvad er der i det for mig?" faktor er også vigtig for at tjene denne følelse af ejerskab. Hver bruger skal se fordelene ved det nye system – uanset om det er brugervenlighed, bekvemmelighed, mere tro på nøjagtigheden af oplysninger, evnen til at opnå mere og have en større indvirkning på organisationen eller reduktion af stress, overarbejde og frustration. Nogle af disse "bløde" fordele er vigtige for at motivere brugerne til at indføre systemet og gøre det til en succes. Uddannelse er nøglen til at hjælpe brugerne med at forstå, hvordan systemet vil forbedre deres arbejdsliv og jobpræstation.

Succesen af din implementering afhænger af, at brugerfællesskabet føler en følelse af ejerskab af systemet.

8. Mål dit ERP-projektteams succes

Den ultimative måling af projektteamets effektivitet er naturligvis en vellykket gennemførelse, afsluttet til tiden og på budgettet. De mellemliggende foranstaltninger er imidlertid lige så vigtige. Projektplanen består af en række indbyrdes afhængige opgaver, der er fastlagt på en tidslinje, med ressourcer tildelt til hver opgave. Teamets ansvar er, efter at planen er godkendt, at administrere færdiggørelsen af alle opgaver som planlagt.

Individuelle opgaver fungerer som milepæle, når de er afsluttet. Hver uge bør individuelle opgavechefer rapportere om opgavestatus, herunder tids- og ressourceudnyttelse samt eventuelle udfordringer, konflikter eller problemer, der skal løses – så projektteamet som helhed kan træffe beslutning om korrigerende handlinger eller ressourceomfordeling, der er nødvendig for at holde opgaverne i mål. Den vellykkede gennemførelse af alle opgaver undervejs fungerer som en måling for både opgaveledernes udførelse samt det større projektteam.

Opnåelse af ERP ROI (investeringsafkast) forventninger er også et mål for teamets resultater, især hvis disse ROI forventninger er blevet realistisk tidsfaset for at vise fremskridt eller løbende forbedring.

Og endelig er projektteamets kommunikation, mens det er et mindre direkte mål, en anden resultatindikator. Hvor godt formidlede teamet projektstatus til virksomheden som helhed og op i kæden til afdelingsledere og virksomhedsledere? Stærk kommunikation er et vigtigt element i et vellykket projekt.

Sammenfatning

ERP-implementering kræver deltagelse og støtte i hele virksomheden. Projektteamet er kernen i implementeringen, selvom de ikke rigtig "gør" implementeringen selv. Teamets primære opgave er at planlægge og styre projektet, at få støtte og at holde virksomheden motiveret og komme videre mod udførelsen af alle de planlagte opgaver og aktiviteter – indtil projektet er afsluttet.