Hvad er en forretningskontinuitetsplan? SAP's globale HR-valuarådgiver, Chiara Bersano, har et unikt perspektiv på spørgsmålet. I 1999 arbejdede hun for en global virksomhed, der drev en fabrik i Izmir i Tyrkiet, da et ødelaeggende jordskaelv i sidste ende efterlod mere end 17.000 døde og 250.000 hjemløse. Hendes virksomheds medarbejdere klarede sig dog bedre end de fleste.

Virksomheden reagerede hurtigt og støttede og hjalp arbejdere og deres familier gennem vanskelige forhold. Dette sikrede langsigtet tillid og loyalitet mellem virksomheden og dens arbejdere. Men det foranledigede også en tidlig interesse i beredskabsplanlægning på et tidspunkt, hvor teknologien til at understøtte en sådan indsats blegnede i forhold til nutidens kapaciteter. Ikke desto mindre arbejder mange af disse medarbejdere to årtier senere stadig i virksomheden – ikke kun for den bedre løn eller løftet om karrierevækst, men fordi de ved, at virksomheden har ryggen i en krisetid.

Så hvad er beredskabsplanlægning? Hvis du spørger Bersano, er det at skabe en smargency-respons ramme, der resulterer i at bevare en sund, motiveret, dedikeret arbejdsstyrke under og efter kriser.

"Styrken ved at opbygge et forhold ud fra en krise er ekstrem," siger Bersano. "Det er at opbygge et forhold baseret på tillid til medarbejderne."

Kort sagt: Investering i medarbejdernes sundhed og sikkerhed gennem omhyggelig nødplanlægning resulterer først i modstandsdygtighed, smidighed og forretningskontinuitet – og senere i bedre forretningsresultater. Men mere holistisk er beredskabsplanlægning nøglen til overlevelse af enhver virksomhed, lokal eller global, på kort og lang sigt.

Opfattelse så meget som forberedelse

Mens der er utallige andre eksempler på beredskabsplaner ud over Bersanos, er den fulde definition af en forretningskontinuitetsplan med hensyn til HR-funktionen klar til at flytte og afstemme personer og ressourcer som svar på enhver uheldig begivenhed, så virksomheden kan genoptage driften helt eller delvist så hurtigt som muligt.

Det rejser følgende spørgsmål: Da nyheden om covid-19-pandemien begyndte at sprede sig i 4. kvartal 2019, hvordan kunne bedre beredskabsplaner have hjulpet både virksomheder og lande dengang, og hvordan kan sådanne planer hjælpe dem nu? For at besvare anden del af spørgsmålet har virksomhederne mere at vinde, jo hurtigere de opretter en beredskabsplan med fokus på at bevare forretningskontinuiteten. Faktisk er det noget, som HR-organisationer bør gøre hele tiden som en del af jobbet, uanset de makroøkonomiske eller forretningsspecifikke forhold.

Hindsight 2020: Hvordan beredskabsplaner kunne have hjulpet i starten af covid-19

E-handelsvirksomheder, der havde planer om at ansætte hurtigt til sourcing- og opfyldelsesroller, var velforberedte. Og serviceorganisationer, der allerede havde bevæbnede medarbejdere med bærbare computere og opdateret samarbejdssoftware, var i stand til at skifte hurtigt og problemfrit til en fjernmåde at arbejde på. Generelt set, jo mere fremtidsklar og teknisk muliggjort virksomheden, jo bedre udstyret var den – enten bevidst eller ved et uheld – til at holde forretningen stabil som pandemien satte ind.

Men beredskabsplanlægning handler om meget mere end at sikre, at hver medarbejder har en bærbar computer og en hurtig internetforbindelse. Det handler om at flytte ressourcer eller endda hele afdelinger for at fokusere på umiddelbare forretningsbehov, styre den eksterne opfattelse af virksomheden og virkelig adressere, hvad medarbejderne ønsker og skal have succes. Hvis du mener, at de lyder som tre ting, der skal styres i normale tider, er du korrekt. Hvor effektivt HR har forberedt sig, vil gøre hele forskellen i, hvor meget forretning er påvirket, hvis det overhovedet er.

Derfor bør konstant og konsekvent beredskabsplanlægning, selv efter covid-19-pandemien, være den nye norm for HR-medarbejdere. Hvis beredskabsplanlægning er et altid-on aspekt af HR-funktionen, har den magt til at drive forretningen til det bedre.

Gå i gang med snakken

Lige så meget som en nødhandlingsplan på arbejdspladsen handler om at stramme på skalaer store som små, er dybden og effektiviteten af enhver beredskabsplan, i sin kerne, en afspejling af virksomhedens vaerdier. Sikker på, at hver virksomhed Website har nogenlunde det samme sæt af idealer, der udtrykker en kunde-første tankegang og placerer medarbejdernes sundhed og sikkerhed frem for alt andet. Men handlinger taler meget højere end kopiindsatte ord.

Det er her, beredskabsplanlægningen stemmer overens med virksomhedens mål. HR-fagfolk skal overveje både forretningsspecifikke scenarier samt makroøkonomiske faktorer, der påvirker alle i organisationen, og derefter henvende sig til disse i lyset af de forskellige typer nødsituationer og prioriteter, der kan opstå. En virksomheds mest værdifulde aktiv er dens medarbejdere, og at tage sig af dem er en moralsk og juridisk forpligtelse. Hvis CEO og CHRO er enige om, at arbejdstagernes sundhed og sikkerhed er af afgørende betydning i både gode og udfordrende tider, er kundetilfredshed og økonomisk succes sikker på at følge – selv i den tykke krise, der truer med at opgradere alle aspekter af virksomheden.

Strategier for beredskabsplanlægning skal være omfattende og tage hensyn til en lang række responsive foranstaltninger, som selv under normale omstændigheder ville være udfordrende at gennemføre på én gang. Men det er også derfor, at nødberedskab og beredskabsplanlægning er så vigtige – responstiden er af afgørende betydning i enhver krise. Den rigtige plan vil ikke have nogen betydning, hvis den kommer for sent.

I betragtning af, hvad verden har oplevet, og hvor mange organisationer og hele brancher, der er blevet påvirket, bør HR-fagfolk spørge sig selv nu: Hvordan kan vi være forberedt på den bedst mulige måde i morgen, næste måned og næste år?

Læs mere i denne serie