Din næste store beslutning, når du overvejer et nyt ERP-system? Hvordan det vil blive implementeret. Der er flere måder at vælge imellem, herunder traditionel on-premise, cloud-implementering eller en hybrid kombination af begge. Du vil overveje økonomiske forskelle og se på hver ERP-implementeringsstrategis styrker og attraktioner samt eventuelle unikke begrænsninger eller udfordringer.

Før du begynder at overveje ERP-implementeringsmuligheder, skal du se, hvordan – og hvorfor – skyen er blevet et vigtigt miljø for virksomhedens succes i den digitale økonomi.

Hvorfor al interesse for cloud-implementering?

Vi ser alle sammen med stor interesse, da computerteknologien fortsat udvikler sig i et stadigt stigende tempo. De tidligste forretningssystemer og de første ERP-systemer blev hostet på store mainframe- og midrange-computere med "dumme" terminaler til brugerinput – efter at de havde erstattet hulkort og ke-to-disk input, det vil sige! Den næste "state-of-the-art" teknologi var klient / server arkitektur, hvor dumme terminaler blev erstattet af pc'er (nu kaldet klienter), der kunne håndtere en del af arbejdsbyrden. Dette reducerede maengden af data, der skulle transporteres frem og tilbage med servercomputeren.

Omkring årtusindskiftet aendrede to markante udviklinger computerverdenen og ERP-verdenen: Internettet og skyen. Ikke længere var det nødvendigt at købe og understøtte hardware og software til at køre din virksomhed. Alle eller store dele af teknologien kunne nu "lejes" eller udliciteres i et bundt, der omfattede al vedligeholdelse og en stor del af de tekniske operationer. Det allestedsnærværende internet leverede den kommunikationsinfrastruktur, der var nødvendig for at gøre skyen praktisk og tilgængelig overalt i verden.

Men virksomheder migrerede ikke straks deres ERP-systemer til en cloud-implementering. Det tog noget tid for teknologien og applikationerne at modnes – og for virksomhederne at indse, at computeren ikke behøver at være på stedet for at få pålidelig adgang og sikkerhed til forretningskritiske applikationer. En del af denne udvikling involverede udviklere, der lærte at:

• Få det fulde udbytte af cloud-implementeringen
• Skriv eller omskriv ansøgninger korrekt
• Genopbyg deres infrastruktur – både teknologi og menneskelige ressourcer – for at understøtte cloud-baserede systemer

Og vigtigst af alt leverer cloud-ERP-systemer nu avancerede teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring for at forbedre produktiviteten og servicen, skræddersyede brugeroplevelser, der fremmer implementering, og omfattende funktionalitet og integrerede analyser, der giver et komplet overblik over virksomheden – hvilket i sidste ende understøtter forretningsinnovation og vækst.

SaaS-prisfastsættelsesmodellen

Tidligere blev det meste software installeret i virksomhedens lokaler, og den eneste licensmulighed var at købe en evig licens – hvor programmet er licenseret til et forudgående beløb plus en årlig vedligeholdelseskontrakt for opgraderinger og fejlrettelser. Softwarelicenser prissættes oftest pr. bruger. Årlig vedligeholdelse er almindeligvis opkrævet til 18% til 20% af den daværende software liste pris. Det betyder, at softwarelicensen stort set er "genkøbt" hvert femte til sjette år.

Med on-premise ERP købes eller leases al hardware og software og installeres på en virksomheds lokation(er). Virksomheden er ansvarlig for vedligeholdelse, support og mulige opgraderinger eller udvidelse af hardwaren, systemer og applikationssoftware – samt facilitetens plads, forsyningsselskaber, forsikring, fejlressourcer og off-site backup lager.

Cloud-baserede ERP-systemer er derimod typisk ikke installeret på stedet og understøttes af leverandøren som en del af et månedligt eller årligt gebyr. De er licenseret på det, der kaldes en software-as-a-service (SaaS) basis. SaaS-licenser kan prissættes pr. bruger, pr. applikation eller pr. applikationssæt (f.eks. hele ERP) baseret på størrelsen på din virksomhed eller andre variationer.

Et interessant aspekt af cloud-implementeringslicenser er dens skalerbarhed. Hvis du har licens af brugeren "plads", kan du tilføje eller reducere brugere og derefter betale en højere eller lavere pris baseret på antallet af nye brugere. Hvis din transaktionsvolumen, lagerkapacitet eller computerstrømkrav ændres, er leverandøren ansvarlig for at opgradere sine faciliteter for at imødekomme ændringen, hvilket betyder, at du ikke behøver at købe og installere flere servere eller mere disklager.

Den nærmeste analogi kan være kabel-tv. Du betaler for det, du har brug for, og denne pris inkluderer brug og drift af alle fysiske faciliteter, personale, vedligeholdelse og alle andre udgifter i forbindelse med kabeltjenesten på din placering. Hvis du har brug for og tilføje flere kanaler, vil du bare betale for, hvad du anmodede om, og ikke bekymre sig om, hvordan de formår at levere de ekstra kanaler.

ERP-implementeringsindstillinger

Der er flere mulige måder at implementere et ERP-system på:

1. Cloud ERP også kendt som SaaS ERP

I Cloud ERP er den primære licensmodel software-as-a-service (SaaS). Systemudbyderen vil have sit eget datacenter – eller kan lease plads på en offentlig sky til at hoste sine applikationer og systemer. Alle hardware-, system- og supporttjenester leveres via internettet. Dette gør implementeringen hurtigere og nemmere for brugervirksomheden, fordi de med alle de hardware- og softwaredele, der allerede er på plads, kan starte lige ind på dataoverførslen og brugeruddannelsen.

Med denne cloud-ERP-implementeringsmulighed vil din softwareudbyder også tage sig af al installation, vedligeholdelse og support – herunder alle softwareopdateringer og opgraderinger som f.eks. tilføjelse af computerkraft eller -lagring. Systemer, applikationer og ressourcer kan også "skaleres automatisk" eller øges eller reduceres automatisk for at imødekomme skiftende, kortsigtede behov. Dermed slipper man for at skulle betale for computerressourcer, der måske sidder ubrugt det meste af tiden, som det er tilfaeldet med on-premise ERP-systemer.

Cloud-baseret SaaS ERP har få eller ingen startomkostninger (en “kapitaludgift”), men har en noget højere månedlig omkostning (en “driftsudgift”), sammenlignet med en typisk on-premise-installation. Når man ser på den normale livscyklusomkostningsperiode på fem til syv år, svarer de samlede ejeromkostninger (TCO) til, hvis ikke mindre end, en on-premise-installation og tilbyder potentielt bedre service, support og sikkerhed.

Cloud ERP tilbyder også den hurtigste vej til innovation, hvilket gør den ideel til virksomheder, der ønsker aggressivt at forfølge deres digitale transformationsstrategi. Denne implementeringsvalgmulighed giver virksomheder mulighed for nemt at nytænke, optimere og tilpasse deres forretningsprocesser efter behov og drage fordel af standardiseret bedste praksis, som moderne ERP-leverandører bør understøtte.

2. On-Premise-ERP-systemer

On-premise er, hvordan de fleste virksomheder historisk har implementeret deres ERP-systemer. I denne implementeringsmodel installeres ERP-software i dit datacenter efter eget valg. Installationen og vedligeholdelsen af hardware og software er jeres medarbejderes ansvar.

I dag omfavner virksomheder skyen for sin fleksibilitet, evne til at skalere og lette innovationen. For nogle virksomheder, især i stærkt kontrollerede industrier, er on-premise dog stadig en foretrukken tilgang på grund af juridiske, lovgivningsmæssige eller organisatoriske begrænsninger.

3. Hybride ERP-systemer

Elementer i en cloud- og on-prem-ERP-implementering kan kombineres for at skabe en hybrid cloud, som giver fleksibilitet til at vælge den optimale implementering for hver applikation. Hybrid Cloud ERP kan bruges som et springbræt til skyen eller til at opfylde branchelovgivningsspørgsmål og særlige sikkerhedskrav, der kan diktere behovet for on-prem-applikationer i visse situationer. Der kan også være andre begrænsninger eller præferencer, der gør on-prem ønskeligt for visse applikationer. Kompleksiteten af en virksomhed og dens nuværende miljø samt ønske om en langsommere hastighed af ændring faktor i beslutningen om at implementere i en hybrid scenario.

En hybrid implementering gør det muligt for applikationer og data at flytte mellem valgmulighederne baseret på arbejdsbelastningsændringer. Det leverer cloud-fordele fra den del af systemet, der er i skyen. Det kraever dog mere lokal it-involvering at understøtte on-prem-stykkerne, samt koordineringen mellem de to – eller flere – ERP-systemmiljøer.

4. To-lags ERP

Reelt en variation af den hybride tilgang, der er implementeret af de samme årsager, to lag ERP-implementering – undertiden kaldet hub-and-tale-udrulning – anvender et centralt system med mindre satellitsystemer, der understøtter fjerntliggende faciliteter. Tænk på virksomhedens ERP som hub med individuelle ERP-systemer på datterselskaber, lagre eller kontorer, der alle sender data tilbage til hubben. Dette er ikke en ny idé; det kom frem i 1990'ernes distribuerede forarbejdningsfase, hvor virksomheder valgte at implementere mindre, enklere og billigere systemer på fjerntliggende steder, samtidig med at de opretholder det større, mere dygtige virksomhedssystem i virksomhedens hovedkvarter. Alle eller alle systemer i et todelt netværk kan være on-prem eller cloud-baserede, købt eller SaaS-licenseret.

De samlede omkostninger for en to-lags ERP-implementering – med billigere systemer ved noderne i stedet for det samme virksomhedssystem overalt – vil give en lavere pris for det oprindelige køb. Men integration og support kan resultere i en højere samlet, fortsaettende omkostning, fordi interfacerne skal bygges og vedligeholdes. Og år efter år vil det tage mere it-support at koordinere med flere leverandører samt styre ukoordinerede opgraderingsplaner og interfaceændringer.

Tip til selektionsprocessen

Vælg først din software via en omhyggelig ERP-evalueringsproces, og overvej derefter implementeringsmulighederne baseret på softwareens implementeringsfunktioner og din virksomheds behov og potentielle ERP-investeringsafkast. Noget ERP-software er kun cloud eller SaaS, mens andre leverandører tilbyder cloud, on-prem og hybrid. Anvendelsesmuligheder, der er til rådighed , kan være et kriterium for at blive optaget på den korte liste, men de bør ikke være den eneste afgørende faktor for systemvalg.

Hurtigt voksende virksomheder og dem, der forventer kommende ændringer i antallet af brugere (enten op eller ned) bør sandsynligvis fokusere på cloud ERP-systemer for deres skalerbarhed og pay-for-what-you-use prissætning. Sørg også for, at alle medlemmer af udvælgelsesteamet forstår funktionerne og fordelene ved de forskellige ERP-implementeringsmuligheder.

Sammenfatning

Virksomheder kan i første omgang blive trukket til cloud ERP-implementering af økonomiske årsager – som små eller ingen kapitaludgifter og reducerede samlede livscyklusomkostninger – men er begejstrede over de tekniske og driftsmæssige fordele, som skyen har at tilbyde, herunder:

• ERP, der altid er opdateret med de seneste opgraderinger (uden ekstra omkostninger eller indsats)
• Stort set ubegrænset skalerbarhed
• Pay-only-for-what-you-must/use basis
• Hurtigere implementering
• Bedre sikkerhed og adgangskontrol og mere

Og fuld cloud-implementering er ikke den eneste mulighed. Nogle gange giver det mere mening at beholde nogle af applikationerne på stedet og bruge skyen til resten. Heldigvis er en række konfigurations- og implementeringsvalg tilgængelige, så du kan vælge den implementering, der giver mest mening økonomisk og operationelt.

At flytte til et nyt ERP-system er en væsentlig ændring for systembrugere, IT og hele organisationen. Det giver mening at udforske alle muligheder og vælge den systemkonfiguration, der giver den bedste ydeevne til den bedste pris. Planlæg derefter, hvordan dine interne ressourcer og struktur skal ændres for at få mest muligt ud af din investering, uanset konfiguration og implementering.

Læs mere i denne serie