Workflow-styring: En begynderguide til automatisering af arbejdsgange og forretningsprocesstyring
Workflow Management-oversigt
Som et forretningsbegreb opstod workflow-styring virkelig i 1980'erne, lige ved siden af den tidlige udrulning af e-mail, desktop-computere og digitaliserede forretningssystemer. Folk indså meget hurtigt, hvordan disse nye teknologier kunne bidrage til at reducere fejl og strømline gentagne opgaver. I dag understøtter intelligent, cloud-forbundet software og digitaliserede workflow-styringssystemer deres menneskelige partnere for at opnå stadig bedre effektivitet og smidighed, reducerede cyklustider og fejlfrekvens og bedre overholdelse.
Hvad er en arbejdsproces?
Et workflow kan defineres som en sekvens af forbundne aktiviteter eller opgaver, der er afsluttet for at opnå et bestemt resultat. Et struktureret workflow følger en særskilt sti, som kan være sekventiel eller parallel for at opfylde specifikke afhængigheder eller krav. Ofte vil vejen have definerede variationer, der er unikke for hvert ønsket forretningsresultat.
Der er tre typer af arbejdsprocesser:
- Fuldstændig manuel: En manuel arbejdsgang kan f.eks. være papirbaseret med en docket og manuelt skrevne noter og underskrifter, der fysisk overføres på kontoret eller i produktionsområdet.
- Halvautomatiseret: I et delvist automatiseret workflow automatiseres dele af processen. Tænk på en e-mail-kæde, med vedhæftede filer, kommentarer i e-mail-teksten, og ændringer til de vedhæftede filer, videregivet, når det er praktisk for behandleren af den aktuelle opgave.
- Fuldt digitaliseret eller automatiseret: Automatiserede arbejdsprocesser kører i en dedikeret forretningsapplikation på en struktureret og defineret måde efter definerede forretningsregler.
Workflowstyring eller forretningsprocesstyring: Hvad er forskellen?
En arbejdsproces er en mere specifik, selvstændig streng af trin og opgaver. Derimod er en forretningsproces en bredere betegnelse for en samling af opgaver, arbejdsgange, aktiviteter og retningslinjer, hvor nogle af opgaverne kan automatiseres, mens andre aktiviteter måske ikke er det.
Tænk fx på et enkelt godkendelsesworkflow for indkøb – med en eller flere definerede varianter kan en forretningsregel fastsætte, at en indkøbsordre skal godkendes fra en anden afdeling, hvis indkøbsværdien overstiger et bestemt beløb. Dette workflow er en del af en større forretningsproces for, hvordan man køber varer og serviceydelser i en organisation, og det vil inkludere retningslinjer for leverandørvalg, anskaffelse osv.
Nedenfor er der nogle almindelige eksempler på arbejdsprocesser:
Godkendelse af en indkøbsordre
Godkendelse af en ferieforespørgsel
Behandling af en fakturabetaling
Ansættelse af en medarbejder
Rekvirering af erstatningsdel
Afsendelse af en faktura til en kunde
Hvorfor er software til workflow-styring så vigtigt?
Workflow-styring er processen med at digitalisere diskrete processer og styre resultaterne. Workflow-styringssoftware giver dig mulighed for at opbygge, køre og administrere disse arbejdsprocesser. Her er nogle af de vigtigste fordele og resultater at forvente fra dedikerede softwareløsninger:
Større effektivitet: Øg din automatiseringshastighed for at opnå hurtigere og bedre resultater, samtidig med at det bliver nemmere for alle involverede. Med et fuldt digitaliseret workflow kan forretningsinteressenter f.eks. nemt få adgang til, gennemgå og behandle klart definerede digitale opgaver, hvor som helst – på kontoret, derhjemme eller på farten.
Forbedret fleksibilitet: Tilpas standardarbejdsgange for at imødekomme skiftende operationelle behov, skabe procesinnovationer til at understøtte nye forretningsmodeller og rette brudte processer for større modstandsdygtighed og smidighed.
Stærkere overholdelse: Med klare ansvarsområder og databaserede revisionsspor er du i stand til at overvåge og styre procesresultater og bedre sikre overholdelse af politikker og bestemmelser.
Systemer til workflowstyring og hvordan de fungerer
Workflow-styringssystemer gør det muligt for brugeren at definere forskellige workflows for forskellige typer job eller processer. I en produktionsindstilling kan et designdokument fx automatisk blive dirigeret fra designeren til den tekniske direktør og til sidst til produktionsingeniøren. På hvert trin i workflowet er en person eller gruppe ansvarlig for en specifik opgave. Når opgaven er fuldført, sikrer workflow management systemer, at de personer, der er ansvarlige for den næste opgave, underrettes og modtager de data, de har brug for til at udføre deres fase af processen.
Arbejdsprocesser kan også have mere komplekse afhængigheder. For eksempel, hvis et dokument skal oversættes til flere sprog, kan en oversættelsesadministrator vælge sprog, og hvert valg vil derefter blive aktiveret som en arbejdsordreformular for en anden oversætter. Først når alle oversætterne har afsluttet deres respektive opgaver, vil den næste opgave i processen blive aktiveret. Dette hjælper med at spore log-jams og holde større hold på mål.
Workflow management software, som vist her, kan hjælpe dig med at styre processer og definere variationer i din proces.
Eksempler på workflow-styringssystemer i aktion
Alle virksomheder vil have deres egne unikke behov. Nedenfor er blot nogle få eksempler på, hvordan moderne workflow-styringssystemer kan implementeres:
Optimering af eksisterende forretningsapplikationer: Mange virksomhedsapplikationer leveres med indbyggede værktøjer og workflow-skabeloner til at definere og opbygge forretningsprocesser, der endnu ikke er kortlagt i systemet. Når der er behov for ændringer i arbejdsprocesser, behøver administratorer ikke at starte fra bunden – de kan udnytte de eksisterende funktioner i systemet til at oprette ændringer. Også de bedste moderne softwareværktøjer kommer med yderligere automatiseringsfunktioner, der har kunstig intelligens (AI) og procesautomatiseringsværktøjer allerede indbygget.
Brug af side-by-side programudvidelser: Mange virksomheder foretrækker at beholde en "ren kerne", hvilket betyder, at de foretrækker at køre deres softwareprogrammer med så få ændringer som muligt. Det betyder, at nye workflows og procesinnovationer kan udnytte data fra eksisterende systemer, men bygges uden for de eksisterende forretningsapplikationer. Disse såkaldte “side-by-side” programudvidelser, i modsætning til “in-app” programudvidelser, er normalt bygget og kørt i skyen.
Orkestrering af processer på tværs af afdelinger: Cloud-baserede workflowstyringssystemer er også den foretrukne mulighed for tværfaglige orkestreringer. Det er forretningsprocesser, der spænder på tværs af forskellige applikationer, systemer og tjenester. Dette omfatter hybridlandskaber, hvor dine automatiseringskrav kræver, at du forbinder flere frakoblede arbejdsprocesser, der kører i forskellige applikationer og lokationer. Det arbejder også med processer, hvor du vil gøre en bestemt arbejdsproces tilgængelig for eksterne procesdeltagere som partnere og leverandører – og derefter bruge resultatet af denne arbejdsproces til at starte et næste trin internt.
Gør det nemmere for fageksperter at skræddersy arbejdsprocesser: For afdelingsprocesser, der kun involverer simple anmodnings- eller godkendelsesformularer, kan nogle automatiserede forretningsprocesser behandles med udviklingsplatforme med lav kode/ingen kode (LCNC). Det betyder, at træk-og-slip og forenklede visuelle funktioner gør det muligt for forretningsbrugere hurtigt at opbygge lette workflow-apps, der er skræddersyet til deres teams specifikke behov.
Teknologier til workflowstyring
Workflow-teknologier muliggør standardiserede processer med klare ansvarsområder og forbinder de forskellige opgaver i en defineret sti. Den intelligente kombination med en eller flere nye automatiseringsteknologier øger automatiseringsniveauet i et procesforløb, hvilket giver hurtigere og bedre procesresultater. Desuden muliggør det innovative nye processer, der hjælper med at skabe værdi eller levere en bedre oplevelse. Her er nogle eksempler på avancerede teknologier, der anvendes i moderne workflow-software:
Big Data: Big Data-teknologier og forbedret synlighed i disse data gør store mængder information tilgængelig til brug, som kan integreres og anvendes direkte i forretningsprocesser. Her er et workflow-eksempel: Tænk på en godkendelsesproces for kapitaludgifter (CAPEX), som er halvautomatiseret – finansrapporter sendes frem og tilbage mellem de involverede korrekturlæsere og godkendere via e-mail, før der træffes en investeringsbeslutning. Med udgangspunkt i de relevante datakilder kan workflow-systemet automatisk generere de nødvendige rapporter og automatisk gøre dem tilgængelige for de rette personer på et defineret tidspunkt i processen. Derudover kan de integrerede data, baseret på definerede forretningsregler, eller ved at udnytte kunstig intelligens (AI) og maskinindlæringsfunktioner (se nedenfor), bruges til at styre beslutningstagningen, fremskynde processen og aflaste beslutningstagere fra rutinemæssige opgaver eller vurderinger.
Kunstig intelligens: AI-teknologier som maskinindlæring, naturlig sprogbehandling (NLP), computersyn og robotprocesautomatisering (RPA) kan hjælpe med at automatisere procestrin, der tidligere kun kunne udføres manuelt eller halvautomatisk af mennesker.
Maskinindlæring: Maskinindlæring kan anvendes, hvor et procestrin kræver kompleks dataanalyse for at registrere mønstre eller komme med forudsigelser og anbefalinger. Tænk på en catager til sportsbegivenheder, hvor genopfyldningsordren på sodavand kan være meget afhængig af vejrudsigten.
Naturlig sprogbehandling (NLP): NLP gør det muligt for chatbots eller digitale stemmeassistenter at automatisere visse interaktioner i en proces eller at automatisere enkle arbejdsgange fuldt ud. Tænk på automatiserede svar på rutineforespørgsler i store mængder, f.eks. status for indkøbsordrer eller fakturaer.
Computervision: Computervision kan udtrække komplekse, kontekstuelle oplysninger fra billeder, der derefter kan bruges til at automatisere eller informere andre processer. Et eksempel er forsyningsnetoperatører, der analyserer satellitbilleder til overvågning af overfladebevægelser for at informere deres vedligeholdelsesprocesser og automatisk udløser servicemedarbejdere i tilfælde af hændelser, der kan bringe deres infrastruktur i fare. Alternativt kan computerens vision oprette en prædiktiv vedligeholdelsestidsplan, hvor en automatiseret visuel inspektion kun bruges til at udløse serviceanmodninger, når det er nødvendigt, i stedet for på en fast tidsplan.
Robotprocesautomatisering (RPA): RPA udfører gentagne manuelle opgaver i procesforløb ved at efterligne brugerinteraktioner med systemerne. Et typisk anvendelseseksempel er at bygge bro over integrationshuller ved at kopiere og indsætte data fra regneark eller andre dokumenter, som f.eks. leverandør-e-mails, i et forretningssystem, hvilket ikke kun fremskynder denne opgave, men også øger datanøjagtigheden.
Workflow-styringssoftware, der viser status og nøglemetrikker i en salgsproces.
Business Workflow Management og automatiseringstendenser
Hyperautomatisering og intelligent automatisering
Dette er udtryk, vi hører mere og mere hver dag. Faktisk påpeger Gartner i en nylig undersøgelse, at over 85 % af lederne vil "enten øge eller opretholde deres organisations hyperautomatiseringsinvesteringer i løbet af de næste 12 måneder, og over 56 % har allerede fire eller flere samtidige hyperautomatiseringsinitiativer."
Moderne workflowstyrings- og automatiseringsløsninger imødegår denne tendens ved at kombinere mange eller alle ovennævnte teknologier i en enkelt løsning. Denne tilgang undgår ikke blot de udfordringer, der opstår som følge af et kludetæppe af forskellige teknologier fra forskellige leverandører – den forenkler også automatiseringsindsatsen betydeligt. Brugere kan få adgang til og udnytte alle funktioner, når det er nødvendigt fra et enkelt projekt uden at skulle lære og skifte mellem forskellige udviklingsværktøjer.
Automatisering med lav kode/ingen kode (LCNC)
Dette er en yderligere tendens, der ændrer workflow-styringens landskab. En borger udvikler er en person, der er en stærk bruger af komplekse softwaresystemer og er komfortabel med teknologi, men har lidt eller ingen programmering eller kodning færdigheder. Det visuelle værktøjs- og træk-og-slip-forudbygget indhold gør løsninger med lav kode/no-code til en game-changer for borgerudviklere. LCNC gør det muligt for dem at skabe og tilpasse arbejdsgange og processer, baseret på deres omfattende emne-ekspertise på trods af manglende evne til at skrive kode.
Og LCNC tilføjer enorm værdi for professionelle udviklere også. De kan bruge den samme træk og slip enkelhed til at fuldføre standardopgaver meget hurtigere end nogensinde før. Ved hjælp af professionelle LCNC-applikationsværktøjer kan udviklere skabe mere komplekse arbejdsgange og automatisering og gøre dette brugsklare brugerdefinerede indhold lettere tilgængeligt.
Ofte stillede spørgsmål om workflow-styring
Udforsk SAP Build Process Automation
Få mere at vide om intelligente løsninger, der kan hjælpe dig med at strømline dine arbejdsprocesser
Fremme procesforbedring
Gør din forretningsprocestransformation enklere og hurtigere i dag.