Hvad er procesautomatisering?
Procesautomatisering defineres som anvendelse af software og teknologier til at automatisere forretningsprocesser og -funktioner med henblik på at nå definerede organisationsmål.
Oversigt over procesautomatisering
Hvad holder nutidens virksomhedsledere oppe om natten? For det første er det det faktum, at konkurrencen er hårdere end nogensinde før. En anden bekymring er det lynhurtige tempo, hvormed kunde- og markedsefterspørgselen skifter og udvikler sig. For at kunne konkurrere og trives skal virksomhederne gribe alle mulige forspring for ikke blot at blive mere konkurrencedygtige og rentable, men for at øge deres modstandsdygtighed og smidighed. Det er her, procesautomatisering kommer ind i billedet.
Virksomheder går i stigende grad over til procesautomatisering som et effektivt redskab i deres kamp for at fremme deres konkurrenceevne og rentabilitet. Ifølge en nylig Gartner-undersøgelse af globale branchefolk nævnte 80 % af respondenterne automatisering som en af deres centrale forretningsprioriteter og taktikker for succes.
Definition af procesautomatisering
Procesautomatisering defineres som brugen af software og teknologier til at automatisere forretningsprocesser og -funktioner med henblik på at nå definerede organisationsmål, såsom produktion af et produkt, ansættelse og onboarding af en medarbejder eller levering af kundeservice.
Automatisering af forretningsprocesser (BPA) og digital transformation
Automatisering af forretningsprocesser var oprindeligt et enkelt aspekt af det overordnede område for forretningsprocesstyring (BPM). BPA fokuserede på at forbedre backend-produktiviteten ved at overtage tidskrævende og gentagne opgaver. I dag er BPA imidlertid ikke længere blot en del af BPM, det er blevet drivkraften bag det og en central hjørnesten i enhver digital transformationsrejse. Digital transformation – drevet af teknologier som AI og maskinindlæring – betyder, at omfanget og skalerbarheden af moderne forretningsprocesautomatisering er næsten grænseløs. Moderne BPA-løsninger kan nu integreres i både backend og front-end applikationer, strømline processer fra forsyningskæder til HR, økonomi, kundeservice og videre.
Faserne i automatisering af forretningsprocesser
Eksempler på automatisering af forretningsprocesser
Ad hoc-aktiviteter eller engangsaktiviteter eller -opgaver er ikke de ideelle kandidater til procesautomatisering. Denne teknologi er mere velegnet til gentagne opgaver med formaliserede trin, sekvenser og regler. Automatisering sikrer, at forretningsprocessen sker rigtigt hver gang – med inddragelse af de rette personer, i den rigtige rækkefølge, med hensyn til de rette oplysninger og inden for en bestemt tidsramme. En planlagt og modelleret forretningsproces er det første skridt til at forbedre effektiviteten ved at reducere overflødige opgaver og aktiviteter. Mens procesautomatiseringsprioriteter varierer fra virksomhed til virksomhed, er der nedenfor nogle områder, der ofte drager fordel af procesautomatisering.
Rekruttering. Procesautomatiseringsværktøjer kan hjælpe med at strømline forskellige rekrutteringsaktiviteter, herunder muligheden for at uploade opsummering og referencer hurtigt og effektivt, og til hurtigt at behandle vurderinger, afvisninger eller opfølgninger, så du kan finde og samle op på de bedste talenter.
Onboarding og uddannelse af medarbejdere. Procesautomatisering kan hjælpe med at forenkle rekrutterings- og onboarding-opgaver, lige fra databehandling til compliance og træning. Dette fører til hurtigere udvikling af en engageret og produktiv medarbejder.
Betalings- og lønafregningsprocesser. I de seneste år er der sket en stor stigning i antallet af gigt-arbejdere og fjerntliggende medarbejdere, der arbejder i flere regioner. Automatiserede processer kan hjælpe virksomheder med at strømline både regelmæssige lønafregningsaktiviteter samt betaling af ordremodtagere og eksterne leverandører.
Personaleplanlægning. Det er svært at styre medarbejdernes planlægning – især på tværs af flere lokationer og afdelinger. Muligheden for at synkronisere anmodninger om fravær og forretningsrejser på tværs af afdelinger betyder, at fravær dækkes, og HR- og lønafregningsteams kan bedre automatisere administratoropgaver.
Enklere og mere konsekvent fakturering. Selv om generering af fakturaer ideelt set bør være regnskabsafdelingernes ansvarsområde, er dette ikke altid tilfældet. Automatiserede faktureringsprocesser kan hjælpe med at afhjælpe fejl, regnskabsmæssige fejl og endda juridiske risici.
Kundeoplevelse. I et konkurrencepræget klima er det nemmere end nogensinde for dine kunder at hoppe væk, hvis de oplever besvær og forsinkelser. Procesautomatisering hjælper med at skabe en mere personlig kundeoplevelse og flytte kunderne hurtigt og præcist gennem procesforløb.
Compliance-opgaver og myndighedsopgaver. Det er vigtigt, at en række forretningsprocesser overholder konformitetskrav og lovmæssige krav. Procesautomatiseringsløsninger logger filer og efterlader et synligt dataspor, hvilket gør det nemmere at overvåge og kontrollere disse aktiviteter i realtid. Før vedligeholdelsespersonalet f.eks. får adgang til kraftværkernes arbejde, kan ledere bekræfte, at alle potentielt farlige systemer har gennemført og logget de nødvendige sikkerhedsprotokoller for nedlukning
Kerneteknologier til automatisering af forretningsprocesser
Robotprocesautomatisering og automatiseringsløsninger til arbejdsgange er i centrum for enhver digital automatiseringstransformation.
Robotprocesautomatisering (RPA)
RPA refererer ikke til fysiske robotter, som du måske ser på en samlebånd. I stedet er RPA-værktøjer og bots integreret i forretningssystemer med det formål at automatisere og forenkle forskellige opgaver og interaktioner. RPA er en primær komponent i BPA. Det beskriver software og bots, der er programmeret til at emulere og kopiere menneskelige handlinger til at fuldføre gentagne forretningsopgaver. RPA-softwarerobotter kan navigere i systemer, læse og indtaste data og udføre en bred vifte af regelbaserede opgaver.
Automatisering af arbejdsproces
Automatisering af arbejdsprocesser bruges ofte i samspil med RPA, men det er ikke præcist. Workflow-automatisering kan defineres som, at flowet af opgaver, dokumenter og oplysninger på tværs af arbejdsrelaterede aktiviteter udføres uafhængigt i overensstemmelse med definerede forretningsregler og refererer til specifikke opgaver i et helt workflow.
Nogle teknikker og termer, der anvendes i procesautomatisering
Procesautomatisering kan være enkel og omfatter kun nogle få kerneopgaver, eller det kan være en del af en større IPA og hyperautomation rejse. Nedenfor er nogle af de teknikker og teknologier, der går ind i de bedste procesautomatiseringsresultater:
Hyperautomatisering Hyperautomation er ikke en teknologi i sig selv, men snarere et strategisk initiativ, som organisationen forpligter sig til at identificere, undersøge og automatisere så mange forretnings- og it-processer som muligt, så hurtigt som muligt. For at gøre dette er hyperautomatisering afhængig af integration og orkestrering af flere teknologier, værktøjer og platforme, herunder AI/maskinindlæring, RPA, moderne ERP-systemer og udviklingsværktøjer med lav kode/ingen kode.
Intelligent procesautomatisering (IPA) McKinsey definerer IPA som "et fremspirende sæt af nye teknologier, der kombinerer grundlæggende procesredesign med robotprocesautomatisering og maskinlæring". Det forbedrer forretningsprocesser med AI og næste generations værktøjer, der hjælper med at automatisere og forenkle gentagne, replikerbare og rutinemæssige opgaver. Det betyder, at IPA ikke kun kan efterligne menneskelige aktiviteter og opgaver – det kan faktisk lære at gøre dem. AI og kognitive teknologier gør det muligt at indarbejde beslutningsevner i regelbaseret automatisering, hvilket fører til forbedret ydeevne for menneskelige medarbejdere, øget hastighed, reduceret risiko og forbedrede kunderejser.
Automatisering med lav kode/ingen kode LCNC (Low-code/no-code) henviser til applikations- og integrationsværktøjer, der er udstyret med træk-og-slip-funktionalitet, visuelle værktøjer og masser af forudbygget indhold. LCNC-værktøjer gør det muligt for en person med ringe eller ingen programmerings- eller kodningsevner at automatisere processer baseret på deres omfattende relevante emneekspertise. LCNC-automatiseringsteknologier er dog også udstyret med robuste rækværk for at sikre, at IT-teams kan have overordnet styring og sikre, at eventuelle nye automatiserede processer eller applikationer integreres godt i systemet – og dermed opfylder de strengeste standarder for sikkerhed og overholdelse.
Store datamængder Data er ikke kategoriseret som "Big" simpelthen på grund af dens volumen. Big Data er defineret af et sæt kriterier, der er relateret til dens volumen, men også til dens kompleksitet og hastighed. Strukturerede data er lineære i format – som det, du ville se i et regneark. Alt passer ind i en søjle eller en række. Ustrukturerede data kan derimod bestå af mindre kvantificerbare oplysninger som kundefeedback, e-mails, videoer eller billeder. Big Data kan integreres og bruges direkte i forretningsprocesautomatisering, baseret på definerede forretningsregler, eller ved at udnytte kunstig intelligens (AI) og maskinindlæringsfunktioner. Disse integrerede data kan derefter bruges til at styre beslutningstagningen, fremskynde processerne og give lettelse fra gentagne opgaver og vurderinger.
Kunstig intelligens RPA-teknologier er bygget til bedst at fungere med strukturerede data, men en masse af dine mest værdifulde indsigter og intel holdes inden for semistrukturerede og ustrukturerede data (i scannede billeder, websider, PDF-dokumenter og meget mere). AI-teknologier er i stand til at behandle og konvertere disse data til et struktureret format, som RPA vil være i stand til at forstå og bruge.
Behandling af naturligt sprog (NLP) De bedste NLP-drevne chatbots lærer af det informative indhold af menneskelig tale, men de lærer også at fortolke kontekst og tone. I procesautomatisering kan NLP-værktøjer hjælpe med at vejlede interaktioner bedre og besvare standardforespørgsler både internt og fra kunder.
Maskinindlæring Big Data leverer de store datamængder, som maskinindlæringsteknologier er afhængige af, for at hjælpe dem med at træffe beslutninger. Når machine learning (og de algoritmer, der driver det) er integreret med RPA, AI og andre værktøjer som NLP, det bringer evnen til at spotte tendenser og mønstre, plus lære fra både data og menneskelige brugere. Dette gør procesautomatiseringen endnu mere præcis og nyttig.
Intelligente ERP-systemer I årevis har virksomheder satset på ERP-systemer til at styre og koordinere deres daglige og økonomiske opgaver. Men de nuværende ERP'er er vokset i kapacitet (med AI og machine learning teknologier) til at bringe intelligens og støtte til næsten alle områder af virksomheden og dens drift. Mange automatiseringsfunktioner er allerede en del af moderne ERP-systemer.
Fordele ved automatisering af forretningsprocesser
De største drivkræfter for procesautomatisering har at gøre med de indlysende fordele, der kommer fra øget hastighed og effektivitet, og større mulighed for smidighed og innovation. Disse fordele omfatter:
Mere fleksible og robuste virksomhedsstrukturer generelt
Mere effektiv drift, herunder hurtigere cyklustider og førstegangsretter
Forbedret overholdelse gennem mere synlige dataspor og overvågning
Reduceret byrde af langsomme manuelle processer, der skaber større frihed til at innovere og vokse
Samarbejde i realtid på tværs af en organisation, opbygning af teamwork og medarbejdersucces/-tilfredshed
Forbedret kundeservicekvalitet og svartider
Procesautomatisering: Næste skridt på din vej mod digital transformation
Opnåelse af ende-til-ende-procesautomatisering er en vigtig søjle i enhver vellykket digital transformationsrejse. McKinsey gennemførte for nylig en undersøgelse af branchens ledere, som med succes havde opfyldt deres mål for automatisering af forretningsprocesser. De fandt, at i dybest set alle tilfælde, disse succeser havde tre strategiske komponenter til fælles:
- Automatisering skal anvendes som en strategisk prioritet på tværs af hele organisationen, ikke kun tackles i siloer som en måde at håndtere et par isolerede processer
- Procesautomatisering bør fokusere på at få teknologien til at fungere for mennesker, ikke omvendt
- Markedet er især uforudsigeligt i øjeblikket, så et fokus på skalerbarhed er afgørende for vedvarende procesautomatiseringssucces
Som alle andre forretningsrejser behøver det ikke at ske på én gang. Det vigtigste første skridt er at være parat til at håndtere forandringer og til at kommunikere klart definerede mål og milepæle på tværs af hele arbejdsstyrken.
Start din procesautomatiseringsrejse
Få mere at vide om intelligente teknologier til ende-til-ende-automatisering.
Ideer, du ikke finder andre steder
Tilmeld dig en dosis business intelligence leveret direkte til din indbakke.