Hvad er indkøb? En omfattende vejledning
Anskaffelse er processen med sourcing, indkøb, modtagelse og kontrol af alle de varer og serviceydelser, som din virksomhed har brug for at drive – alt fra råmaterialer til software til kontorartikler.
Anskaffelsesfunktionen tages ofte for givet – indtil noget hindrer det. Ansvarlig for at holde en virksomheds hjul i bevægelse, indkøb sikrer, at de rigtige materialer og forsyninger er til rådighed, når der er behov for det. Operationelt i fokus, indkøb er typisk ikke blevet betragtet som en strategisk disciplin – indtil nu.
Begrænsning af omkostningerne er fortsat en prioritet, især i betragtning af inflationen og de stigende forsyningsomkostninger. Omkostningskontrol er dog kun et af de pres, der i dag påvirker indkøb. I klemme mellem truslen om forsyningsmangel og udgifterne til oplagring af ekstra lagerbeholdninger skal indkøb på en eller anden måde understøtte forsyningskædens modstandsdygtighed, selv når klimahændelser eller andre afbrydelser hindrer leveringen. Behovet for at anskaffe bæredygtige varer og overholde udvidede lovkrav betyder, at virksomhederne skal tilføje et ekstra lag af dataindsamling og -kontrol til deres indkøbsprocesser. Tilføj geopolitisk pres og risiko for ligningen – med deraf følgende materiel knaphed – og indkøb er pludselig i stormens øje.
I dag er den øverste ansvarlige for offentlige indkøb (CPO) ikke længere en backoffice-funktion, der primært beskæftiger sig med omkostningsreduktion og overholdelse.
Definition af anskaffelse
Anskaffelse er en vigtig forretningsfunktion, der er ansvarlig for at sikre alle de varer og serviceydelser, som en organisation har brug for. For produktionsvirksomheder er forsyningstilgængelighed særlig vigtig, da det er umuligt at skabe færdigvarer uden de nødvendige materialer. Indkøbsafdelingerne skal samarbejde med interne interessenter for at indsamle deres prognoser og krav, og derefter indkøbe de bedste leverandører til den bedste pris.
Takket være papyrusruller, der registrerer forsynings- og transportdetaljer, kan indkøbsfunktionen spores tilbage til opførelsen af pyramiderne. Med tiden har indkøb gennemgået en lang række transformationer – fra en simpel registreringsopgave til en disciplin, der kræver strategisk tænkning og forhandling.
Under den industrielle revolution fik indkøb betydning som spirende produktionsoperationer, der var nødvendige for at købe, købe og transportere materialer. I midten af det 20. århundrede, hvor økonomien blomstrede, var muligheder og konkurrenceudbud med til at redefinere praksis igen. Enkeltpersoner blev uddannet i forskellige aspekter af forsyningskædestyring og opnåede professionel status. Indkøb blev betragtet som en ledelsesfunktion snarere end en kontorfunktion.
I dag gennemgår indkøb igen en dramatisk forvandling – velsagtens lige så betydningsfulde som alle tidligere skift.
Hvorfor er indkøb så vigtigt i erhvervslivet?
Det, der har været en backoffice-ledelsesfunktion, er nu i centrum – en strategisk partner i komplekse C-suite strategibeslutninger.
Indkøb kontrollerer også en stor del af en virksomheds omkostninger – 40-80 % ifølge nogle skøn – så det er afgørende af budgetmæssige hensyn. Men effektiv indkøbspraksis øger også risikovurderingen, leverandørtilsynet og potentialet for værdiskabelse i forsyningskæden.
Her er nogle vigtige måder, hvorpå indkøb er vigtig i erhvervslivet:
Omkostningsbesparelser: Indkøb er det første forsvar for at reducere omkostningerne og stabilisere pengestrømmen i en virksomhed, hvilket påvirker profitmarginerne og bundlinjen. Konkurrencedygtig produktindkøb og kontraktforhandlinger kan give betydelige omkostningsbesparelser. Desuden kan strømliningen af indkøbsprocesserne have en reel indvirkning på de finansielle resultater.
Kvalitet: Fremstilling af de rigtige råvarer på det rette tidspunkt er afgørende for fremstilling af produkter af høj kvalitet. Kvaliteten omfatter alle aspekter af anskaffelsesprocessen, da valget af materialer og leverandører direkte påvirker produkt- og servicekvaliteten. Prioritering af kvalitet er nøglen til at mindske risici i forbindelse med omdømme, produktion og juridiske spørgsmål.
Måljustering: Strategisk indkøb tilpasser indkøb til en virksomheds mål. Hvis øget smidighed og robusthed f.eks. er en kerneværdi for din virksomhed, bør værktøjer til at nå disse mål integreres i din anskaffelsesproces. En detaljeret analyse af markedet samt dine interne krav kan hjælpe med at identificere leverandører, der er bedst placeret til at opfylde dine behov.
Risikoreduktion: Risiko kan forekomme på alle trin i anskaffelsesprocessen – fra unøjagtig behovsanalyse til leverandørleveringsproblemer. Yderligere risiko kommer fra ineffektive reaktioner på overholdelsesforpligtelser, uklare etiske standarder, vejrrelaterede hændelser, globale forstyrrelser og lignende udfordringer. Dagens teknologidrevne anskaffelsesprocesser kan give den synlighed, der er nødvendig for proaktivt at identificere, evaluere og reducere risici.
Bæredygtighed og etik: Indkøbsteamet skal afstemme deres virksomheds værdier omkring miljøpåvirkning, etisk sourcing, miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige forpligtelser (ESG) og mere for at sikre overholdelse og beskyttelse mod risiko, skade på omdømme og unødvendige udgifter. Administration af bæredygtig sourcing og konformitet er et centralt ansvarsområde for anskaffelsesfunktionen.
Typer af anskaffelsesstyring
Der er fire hovedtyper af indkøb:
- Direkte anskaffelse: Dette omfatter indkøb af alt, der direkte understøtter produktionen af de varer, en virksomhed sælger, herunder råmaterialer, komponenter, dele, serviceydelser og engrosvarer. Disse har alle en indvirkning på omsætning, vækst og omdømme, så leverandørrelationer er afgørende i direkte indkøb.
- Indirekte anskaffelse: Alt, der ikke er direkte relateret til produktion, herunder materialer, varer og serviceydelser til intern brug og daglige forretningsoperationer, falder ind under indirekte anskaffelse. Dette omfatter poster som kontorartikler, forsyningsselskaber og rejseudgifter.
- Vareanskaffelse: Både direkte og indirekte anskaffelse kan falde ind under vareindkøb, hvilket omfatter anskaffelse af ethvert materielt objekt, uanset om det er færdigt eller ufærdigt – alt fra udstyr til råmaterialer til kontorstole.
- Udbud af tjenesteydelser: Professionelle, personbaserede tjenester såsom konsulentfirmaer, agenturer, advokatfirmaer, outsourcet IT, sikkerhedstjenester, levering af software som en tjeneste (SaaS) og reparation af faciliteter hører alle ind under indkøb af tjenesteydelser. Disse er nødvendige for en effektiv arbejdsgang og for at udfylde eventuelle huller i arbejdsstyrken.
12 trin i anskaffelsesprocessen
Anskaffelsesprocessen kan variere fra virksomhed til virksomhed, men den omfatter generelt følgende 12 trin:
1. Identificer behov: Det første trin i en anskaffelsesproces er at identificere de specifikke materialer, produkter, software eller tjenester, der er nødvendige på grund af mangler, nye projekter eller almindelige driftskrav. Denne fase omfatter efterspørgselsplanlægning og prognoser.
2. Kildeleverandører: Undersøgelse og vurdering af de bedste potentielle leverandører til din virksomheds behov sker tidligt i anskaffelsesprocessen. Udvikling af alternative leverandører kan hjælpe med risikostyring ved at give dig muligheder i tilfælde af mangler eller forstyrrelser.
3. Send en indkøbsrekvisition: Indsendelse af en indkøbsrekvisition med specifikationer som pris, tidsramme og mængde til intern kontrol og godkendelse udløser indkøbsprocessen.
4. Evaluer og vælg leverandører: Valg af den bedste leverandør gennem en konkurrencepræget budproces, såsom udsendelse af en tilbudsforespørgsel (RFP), tilbudsforespørgsel (RFQ), e-auktioner eller "tre bud og et køb" omfatter vurdering af leverandører på omkostninger samt kvalitet, omdømme, pålidelighed, hastighed og bæredygtighed.
5. Forhandl pris og vilkår: Når en leverandør er valgt, forhandler indkøbsteamet forskellige indkøbsbetingelser, herunder pris, mængde, leveringstidspunkter og betalingsbetingelser.
6. Opret en indkøbsordre (IO): Når en leverandør er valgt, og betingelserne er afsluttet, udsteder virksomheden en formel indkøbsordre til denne leverandør med detaljer om de nøjagtige varer, serviceydelser og betingelser, der er inkluderet i ordren.
7. Modtag varer og tjek kvalitet: Når varerne er modtaget, er næste skridt at sikre, at deres kvalitet og mængde stemmer overens med det, der blev bestilt, ved omhyggeligt at inspicere dem for skader eller fejl.
8. Behandling af faktura og opfyldelse af betalingsbetingelser: Ved bekræftelse af, at en levering af varer har bestået mængde- og kvalitetskontrollen, kan leverandørens faktura behandles via kreditorregnskabet for at sikre rettidig betaling. Afhængigt af kontraktens betingelser kan der gælde rabatter ved tidlig betaling, og der kan anvendes en række betalingsmetoder.
9. Etabler og administrer gode leverandørrelationer: Det er strategisk for indkøbsteamet at opbygge positive løbende relationer med leverandører. Fordelene omfatter bedre leverandørpræstation, vilkår, rabatter, samarbejde og pålidelighed.
10. Administrer kontrakter: Styring af indkøbskontrakter omfatter overvågning af kontrakter, sikring af overholdelse og genforhandling af betingelser efter behov. Det er vigtigt for at identificere og håndtere potentielle problemer, at sikre, at forhandlede besparelser bliver realiseret – og nå din bundlinje.
11. Administrer risiko: En del af det, der gør indkøbsteamet så integreret i en organisation, er deres rolle i risikostyring. Det er vigtigt at foregribe og håndtere potentielle problemer såsom knaphed, afbrydelser i forsyningskæden og gennemførelse af foranstaltninger til afhjælpning heraf. Det er også en vigtig del af risikostyringen, at man holder sig ajour med lovgivning og krav – og spotter enhver trussel om manglende overholdelse.
12. Kontrol og analyse: Dette sidste trin i anskaffelsesprocessen er i gang. Gennemgang og analyse af anskaffelses-KPI'er med henblik på at identificere huller og afdække nye muligheder for besparelser og risikoreduktion spiller en central rolle for virksomhedens succes.
Disse 12 trin betragtes almindeligvis som anskaffelseslivscyklussen – da opgaverne overlapper hinanden, og processen er kontinuerlig. En vellykket anskaffelseslivscyklus kræver integration med andre vigtige forretningsområder, fx budgettering, prognoser og forsyningskædestyring.
Anskaffelse vs. indkøb og andre relaterede workflows
Mange organisationer bruger udtrykkene "indkøb", "indkøb", "sourcing" og "forsyningskædestyring" indbyrdes, men de er ikke det samme. Sådan adskiller de sig:
Anskaffelse kontra indkøb er den del af anskaffelsesprocessen, der fokuserer på transaktioner. Det omfatter forhandling, bestilling af produkter, modtagelse af varer og serviceydelser og indsendelse af betalinger. Mens indkøb er en afgørende del af indkøb, er den overordnede anskaffelsesproces meget bredere.
Procurement kontra sourcing Sourcing er en vigtig del af den samlede anskaffelsesproces, der dækker identifikation af behov, søgning efter leverandører, udstedelse af indkøbsrekvisitioner, evaluering og udvælgelse af leverandører samt forhandling af priser og betingelser. Sourcing-fasen er det sted, hvor der kan opbygges stærke leverandørrelationer.
Anskaffelse kontra forsyningskædestyring Anskaffelse er den del af den overordnede proces til styring af forsyningskæden, der fokuserer på at erhverve de varer og serviceydelser, der er nødvendige for at fremstille produkter og vedligeholde interne operationer. Anskaffelse interagerer dynamisk med andre forsyningskædesegmenter, fx logistik, beholdningsstyring og efterspørgselsplanlægning.
Bæredygtig indkøbsstyring
Bæredygtige indkøb, der integrerer ESG-kriterier i indkøbspraksis og beslutningstagning, er ikke kun en indkøbstendens, det er en kritisk overvejelse.
Bæredygtige udfordringer i forbindelse med indkøb omfatter kompleksitet og gennemsigtighed i forsyningskæden, måling af ydeevne, sikring af overholdelse af standarder og opbygningskapacitet. Det er allerede svært at skaffe materialer med lav emissionsintensitet, såsom grønt stål og genanvendt aluminium og plast, og det bliver kun sværere. Desuden ønsker kunderne i stigende grad at købe fra mærker, der kan bevise deres bæredygtige bona fides, hvilket gør bæredygtige indkøb integreret for erhvervslivet.
Tag blot et aspekt af bæredygtige indkøb - reduktion af emissioner i forsyningskæden. Processen kan tage flere år, så det vil sætte virksomhederne i stand til at være mere konkurrencedygtige og modstandsdygtige i fremtiden.
Her er et par eksempler på bæredygtige indkøb:
Grønne indkøb eller grønne indkøb: Grøn sourcing indebærer strategisk indkøb af produkter og serviceydelser med en mindre miljøpåvirkning. Grønne indkøb omfatter eliminering af engangsplastik og andre engangsartikler, inkorporering af genanvendte eller upcyklede råmaterialer og anvendelse af ren teknologi eller brændstof. Grøn anskaffelse kan reducere produktionsomkostningerne, bidrage til din virksomheds initiativer til socialt ansvar og endda øge salget ved at appellere til miljøbevidste forbrugere.
Etisk indkøbte materialer: Bæredygtige indkøb er baseret på etisk sourcing. Det betyder, at du skal købe produkter fra virksomheder, der garanterer en levende løn, tilbyder gode arbejdsvilkår, ikke engagerer sig i børnearbejde, yder positive bidrag til de samfund, de er en del af, og opfylder andre etiske standarder.
Reduceret CO2-udledning og energiforbrug: At reducere din virksomheds kulstofemissioner og energiforbrug handler ikke kun om at reducere de emissioner, der skabes direkte fra din daglige drift fra fabrikker og transport; det handler også om at reducere emissioner i hele din forsyningskæde.
AI i anskaffelse: Smartere automatisering og indsigt
AI i anskaffelse kan automatisere og strømline komplekse opgaver som fx udgiftsanalyse, kontraktstyring, strategisk sourcing og konformitetsstyring. Det kan også understøtte smartere analyser og beslutningstagning, hjælpe dig med at finde muligheder, potentielle omkostningsbesparelser og uregelmæssigheder og gøre det nemmere at identificere nye leverandører – samtidig med at du hjælper med at eliminere svindel med indkøb og reducere fejl.
AI kan også bruges til at skabe forretningsværdi ved at dekonstruere, hvad virksomheden virkelig har brug for, udfordre etablerede processer, udnytte viden fra nye referencepunkter og designe forsyningskæden på nye og forskellige måder.
Generativ AI har også et enormt potentiale for indkøb. Dens evne til at automatisere opgaver, give indsigt og forbedre gennemsigtighed understøtter effektivitet, produktivitet og bedre leverandørudvælgelse og -styring. Generativ AI kan også hjælpe med at reducere risici og reducere udgifter.
Ved at bruge AI til at understøtte indkøb i at træffe bedre beslutninger, identificere nye muligheder, automatisere opgaver og forbedre driftseffektiviteten betyder det, at dit indkøbsteam kan fokusere på, hvor deres menneskelige ekspertise er mest værdifuld.
Hvad du skal kigge efter i anskaffelsessoftware
Når du vælger indkøbssoftware, skal du prioritere værktøjer, der ikke kun digitaliserer og strømliner dine anskaffelsesprocesser, men også forbedrer din strategiske beslutningstagning. Ideel software bør prale af robust cloud-baseret infrastruktur og kunstig intelligens kapaciteter, hvilket forenkler komplekse indkøbsopgaver. Væsentlige funktioner omfatter problemfri integration med eksisterende finans- og forsyningskædesystemer, brugervenlige grænseflader og omfattende analyser til dybdegående udgiftsanalyse.
Vælg løsninger, der giver indsigt og rapportering i realtid, hvilket letter proaktiv styring af anskaffelsesaktiviteter. Sørg for, at softwaren er skalerbar, i stand til at udvikle sig i takt med din virksomhed og bidrager aktivt til din virksomheds vækstforløb.
Tag det næste skridt
Udforsk løsninger for at starte den digitale transformation af dine ende-til-ende-anskaffelsesprocesser.
Administrer udgifter strategisk på tværs af alle kategorier
Brændstof din transformation med en række løsninger, der giver større indsigt,
kontrol og besparelser.
Ideer, du ikke finder andre steder
Tilmeld dig en dosis business intelligence leveret direkte i din indbakke.