Hvad er kategoristyring? En omfattende vejledning.
Kategoristyring er en tilgang til anskaffelse, hvor lignende produkter og serviceydelser er grupperet i kategorier – for at konsolidere udgifterne og maksimere besparelserne.
Med konstante udsving på de globale forsyningsmarkeder – og hastigt skiftende forretningsbehov – er indkøb blevet utroligt komplekse. Virksomheder har brug for en bedre metode til proaktivt at administrere deres leverandørbase og optimere deres indkøbsudgifter. Det er her, kategoristyring skinner – og hvorfor det er blevet en kritisk bedste praksis for så mange virksomheder i dag.
Definition af kategoristyring
Category management er processen til anskaffelse af varer og serviceydelser ved at gruppere dem i kategorier baseret på lignende kendetegn – fx type, værdi, leverandør, risiko, lokation eller afdeling. Denne proces gør det lettere at forstå og kontrollere de samlede ejeromkostninger for hver kategori og maksimere besparelser og værdi for hvert køb. Med kategoristyring kan virksomheder også strømline anskaffelsesprocessen, styrke leverandørrelationer, forbedre udgiftsanalysen, reducere risikoen og meget mere.
"Virksomheder, der fuldt ud optimerer kategoristyring, kan potentielt opnå så meget som USD 114 mio. i opsparing og mere end 500 % investeringsafkast ud over at reducere risici." – Fremtidige indkøb
Udviklingen inden for kategoristyring
Category management blev udviklet i 1980'erne og har historisk været en manuel bestræbelse, med afkoblede og tidskrævende trin udført i isolerede regneark, dokumenter og præsentationer. Den tid, der blev brugt på at indsamle data manuelt – og analysere og rapportere om dem – betød, at indkøbsteams havde mindre tid til at bruge på strategi- og værdirealisering.
Hurtigt frem til i dag: Software til kategoristyring kan automatisere og fremskynde mange af trinnene i denne proces. Det hjælper kategorimanagere med at analysere store mængder data og strømline udvikling, udførelse og overvågning af kategoristrategier – så de kan blive langt mere effektive og strategiske i deres daglige opgaver. Moderne løsninger tilbyder kategoriindsigt, procesvejledning, skabeloner, AI-drevne anbefalinger og meget mere for at hjælpe ledere med at opfylde og ofte overskride deres udgiftsstyringsmål.
Kategoristyring vs. strategisk indkøb
Begreberne kategoristyring og strategisk sourcing bruges nogle gange indbyrdes, men det er ikke det samme. Strategisk sourcing er en anskaffelsesproces, der fokuserer på at vælge de rigtige leverandører og forhandle de bedste priser for at opfylde kortsigtede organisatoriske mål. Det primære mål med strategisk indkøb er omkostningsreduktion. Kategoristyring, på den anden side, segmenter indkøb i kategorier for at hjælpe ledere med at identificere muligheder for at spare penge og forbedre kvalitet, leverandørpræstation og effektivitet. Kategoristyring er en kontinuerlig proces, der udføres på lang sigt, og omfatter ofte strategisk sourcing som et tidligt trin.
Top 6 fordele ved kategoristyring
Takket være færre afskedigelser og enklere leverandørforhandlinger giver kategoristyrede indkøb en række særlige fordele, der kan hjælpe indkøbsteams med at drive et strammere skib og identificere nye muligheder:
1. Forbedret indsigt. Med kategoriserede udgifter og et enkelt kontaktpunkt for alle relaterede leverandører kan virksomheder få større indsigt i omkostninger, leverandørpræstation og potentielle problemer med forsyningskæden. Desuden kan dyb fortrolighed med kontrakter, priser og markedstendenser bruges til at træffe bedre og mere rentable indkøbsbeslutninger.
2. Øgede besparelser. Ved at trække på deres kategoriekspertise og indsigt, der er gjort mulig gennem kategorisering, kan ledere forhandle bedre priser og forbedre performance for at reducere omkostningerne. Og da ledere køber ind på lang sigt, kan de udnytte stordriftsfordele til yderligere at spare penge.
3. Reduceret risikoeksponering. Med en dybdegående forståelse af hver enkelt leverandør og effektive langsigtede arbejdsrelationer kan kategoriteams indtage en mere proaktiv tilgang til leverandørstyring og reducere risikoen for at håndtere ukendte leverandører eller fly-by-night leverandører.
4. Større indkøbseffektivitet. Med tidstestede, digitaliserede og automatiserede processer kan teams reagere hurtigere på markedsændringer og frigøre tid til værdiforøgende aktiviteter.
5. Bedre overholdelse af ESG- og SR-forpligtelserne. Justering af kategorimål, gennemsigtighed og overvågning gør det lettere for virksomheder at overholde forpligtelser vedrørende miljømæssigt og socialt ansvar.
6. Øgede udgifter under forvaltning. Gennem intelligent automatisering kan anskaffelse administrere et højere antal kategorier og i sidste ende øge udgifterne under administration.
Typer af anskaffelseskategorier
Kategorigrupperinger kan variere fra virksomhed til virksomhed afhængigt af deres branche, udgiftspolitikker og et bestemt marked. Generelt består hver anskaffelseskategori af en gruppe af produkter eller serviceydelser, der har lignende kendetegn – fx type, leverandør, værdi, lokation eller afdeling. HR, teknologi, vedligeholdelse og rejser er fx almindelige kategorier.
Det er også almindeligt at opdele direkte udgifter (poster, der kræves til kerneforretningsprodukter og -serviceydelser, såsom råmaterialer og emballageforsyninger) og indirekte udgifter (varer og serviceydelser, der understøtter den daglige drift, fx kontorartikler) i deres egne kategorier. Gruppering af indirekte udgifter, som ofte administreres i siloer på tværs af virksomheden, kan bidrage til at standardisere og sænke de indirekte indkøbsomkostninger.
Nogle virksomheder anvender en global standard som UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) for at få vejledning i at bestemme deres kategorier, men de fleste vil oprette deres egen interne udgiftstaksonomi. Uanset den nøjagtige sammensætning af kategorier indebærer succesfuld kategoristyring at anvende et standardframework til segmentering af de varer og serviceydelser, der er nødvendige for at drive en virksomhed.
3 nøgletrin i kategoristyringsprocessen
Selvom processen kan variere på tværs af organisationer, indeholder kategoristyring typisk tre trin:
- Definer kategoriprofiler. Til at begynde med analyserer teams aktuelle udgifter og vejer en række faktorer – fra risiko og bestemmelser til direkte forretningslogik – for at identificere kategorier. Resultatet er en konsolideret kategoritaksonomi for indkøb, der kan anvendes på tværs af organisationen.
- Ramme- og planstrategi. I dette trin evaluerer teams deres kategorier baseret på prisfastsættelse, leverandørpræstation, prognoser for udbud og efterspørgsel og andre faktorer – og identificerer muligheder for at optimere udgifter og øge værdien. Baseret på disse oplysninger opretter de en masterstrategi for at nå hver kategoris mål, opdelt i specifikke taktikker og faser.
- Udfør strategi og overvåge resultater. Endelig lanceres strategien, og resultater, leverandører, forretningsbehov og markeder overvåges løbende – så teams hurtigt kan reagere på ændringer og optimere kategoristrategier efter behov.
Hvad du skal kigge efter i kategori management software
Category management-software er designet til at centralisere, digitalisere og strømline processer for alle kategoristrategier – og til at give handlingsrettede indsigter til at finjustere og forbedre dem. For at opnå dette indeholder de bedste løsninger som minimum følgende funktioner:
Automatisering. Intelligent automatiserede processer til oprettelse af kategoriforbrugsprofiler og udvikling og udførelse af strategier.
Trinvis vejledning. Systembaserede anbefalinger, guidede processer og skabeloner, værktøjer og rammer for bedste praksis.
Overvågning og analyse i realtid. Evne til at overvåge og analysere markedsinformation, kategorier, priser, leverandørresultater, resultater og mere i realtid.
Udførelse af strategi. Værktøjer til nemt at konvertere strategier, planer og initiativer til indkøbsprojekter eller hændelser.
Integration. Problemfri integration med source-to-pay og andre løsninger til leverandøradministration.
AI. Indbygget AI-drevet mulighedsanalyse og anbefalinger baseret på udgiftsdata og andre faktorer – samt en plan for integration med store sprogmodeller som ChatGPT for at hjælpe med at skabe strategier.
Bedste praksis for en effektiv kategoristyringsstrategi
Udviklingen af en vindende kategoristrategi kan gennemføres hurtigere med følgende bedste praksis:
Etabler en dedikeret kategorimanager og et dedikeret team. Da store kategorier og strategiske udgiftsområder kræver tid og specialisering, gør et dedikeret team bestående af dygtige interessenter fra relevante afdelinger en mere effektiv proces. Kategorimanageren er ansvarlig for at føre tilsyn med og forstå markedet, reguleringer og pristendenser for en hel kategori samt for at udvikle kort-, mellem- og langsigtede planer.
Opret en konsistent taksonomi på tværs af organisationen. Dette er et afgørende skridt for at få bedre indsigt i og synlighed i udgifter. Nogle organisationer vil bruge universelle standarder som UNSPC som vejledning, men oftere vil virksomheder oprette deres egne interne kategorier, der er bedre afstemt efter deres unikke mål eller branchebehov.
Brug automatiserede løsninger til at centralisere udgiftsdata. Med ét sted at spore og overvåge data er det nemmere at finde og rapportere vigtig indsigt – og at styrke styringspraksis.
Udnyt teknologi til kategoristyring. Ved hjælp af teknologi som AI kan teams nemmere spotte mønstre, automatisk kategorisere udgifter, organisere leverandører efter kategori, fastsætte benchmarks, komme med anbefalinger, automatisere opgaver og meget mere.
Hold interessenter engagerede og i løkken. Med analyseværktøjer og software til at kommunikere gevinster og muligheder er det nemmere at få interessenters buy-in og tilpasse sig organisationens mål.
Opbyg dynamiske leverandørrelationer. Fokuser på den samlede værdi – i stedet for blot omkostninger – og samarbejd åbent for at skabe gode arbejdsrelationer.
Indarbejde tredjepartsdata. Udvikl en mekanisme til brug af relevante eksterne datapunkter fra tredjepartsudbydere som supplement til din kategoristrategi.
Gør kategorilivscyklusprocessen kontinuerlig. Forbedre intern og ekstern dataanalyse ved at indsamle kategorispecifikke oplysninger, forbedre strategien og foretage periodiske revisioner.
Tag det næste skridt
Udforsk løsninger for at låse op for større værdi via smartere kategoristyring.
Undgå almindelige fejl i kategoristyring
Dette papir udforsker tre fejl Indkøb kan nemt gøre, når det kommer til kategoristyring – og hvordan korrektion af dem kan skabe betydelige fordele, især i usikre tider.