Hvad er et HRMS (Human Resource Management System)?
Et HRMS hjælper virksomheder med at styre og automatisere deres centrale HR-processer og leverer talentstyringsfunktioner.
Definition af HR-styringssystem (HRMS)
HRMS står for Human Resource Management System – ofte omtalt som Human Capital Management (HCM) software. Virksomheder bruger et HRMS til at digitalisere, automatisere og centralisere centrale HR-processer, såsom lagring af medarbejderdata, administration af frynsegoder, tid og fremmøde samt lønafregning. Derudover tilbyder en HRMS talentstyringsfunktioner, såsom rekruttering, onboarding, præstationshåndtering, målplanlægning, læring og uddannelse, løn og efterfølgerplanlægning.
Et moderne HRMS hjælper med at erstatte traditionelle arbejdsintensive regnearks- og papirbaserede processer ved at automatisere gentagne og tidskrævende manuelle processer. Dette gør det muligt for HR-teammedlemmer at reducere menneskelige fejl og fokusere på højere værdi og i sidste ende mere givende arbejde.
Historien om systemer til forvaltning af menneskelige ressourcer
I 1970'erne digitaliserede større virksomheder nogle af deres grundlæggende processer, især datatunge og fejlbehæftede funktioner som lønafregning og regnskab, men disse tidlige systemer til forvaltning af menneskelige ressourcer var begrænsede. I 1990'erne gav kraftigere mainframe computing og internettets vækst virksomheder mulighed for at digitalisere og automatisere en bredere vifte af centrale HR-funktioner som pladeadministration, administration af fordele og rekrutteringsarbejdsgange.
I dag, med væksten af intelligente teknologier og cloud-konnektivitet, er HR-processer ikke længere begrænset til transaktionsdata. Et moderne HRMS kan indsamle og integrere data for at tilpasse rapporteringsstrukturerne i realtid, baseret på regionale forskelle i infrastruktur, lovgivning og overholdelse af lovkrav. Disse systemer automatiserer også workflow og udnytter kunstig intelligens (AI) til at skabe smartere og mere strømlinede processer.
HRMS, HRIS og HCM – giver mening af akronymer
Human Resource Management Systems (HRMS), HRIS (Human Resource Information Systems) og Human Capital Management (HCM) er HR-begreber, der ofte anvendes indbyrdes, men som har nogle få vigtige forskelle.
Et personaleinformationssystem er typisk bygget på en database med medarbejderoplysninger og bruges til at understøtte centrale HR-processer, der er mere lineære og kvantitative i strukturen, såsom lønbehandling eller tids- og tilstedeværelsesstyring.
Til sammenligning er et HRMS et mere altomfattende system, der indeholder alle datahåndteringsstrukturerne i et personaleinformationssystem, men som også omfatter mere kvalitativ og kompleks funktionalitet og talentstyring. De bedste HRMS-løsninger anvender intelligente teknologier, såsom AI, machine learning og cloud-konnektivitet, til at hjælpe med at personliggøre og automatisere funktioner på en intelligent måde.
HCM er et paraplybegreb, der bruges til at beskrive den brede vifte af praksis og software, en organisation bruger til at styre sin arbejdsstyrke – fra rekruttering til pensionering. Et HCM-system betegnes ofte som et HRMS (Human Resource Management System) og omfatter HRIS-software. På grund af teknologiske fremskridt og konnektivitet er virksomheder nu i stand til at få et klart end-to-end billede af arbejdsstyrken fra alle vinkler. Dette har hjulpet virksomheder med at realisere den målbare værdi af at prioritere medarbejderoplevelsen og bruge en tilgang med mennesket først til at understøtte den HR-administrative funktionalitet, der omgiver den. Denne mere holistiske tilgang repræsenterer en ændring i prioriteringen og styringen af HR-processer.
Hvorfor er HRMS-software så vigtigt i dag?
I mange år har virksomheder overvejet brugen af nye teknologier og metoder til bedre at automatisere deres HR-processer. Da pandemien ramte, medførte den massive og hidtil usete ændringer i arbejdsstyrken. HR-teams blev tvunget til – meget pludseligt – at begynde at bruge nye teknologier til at understøtte og styre en ny fjerntliggende og distribueret arbejdsstyrke.
I begyndelsen var mange af disse overgange problematiske, men nu, mere end et år efter, er HR-ledere blevet mere kreative og tilpasningsdygtige i deres praksis. En SHRM-artikel fortæller os, at dette i sidste ende har vist sig at være en god ting. Da hele deres arbejdsstyrke blev fjerntliggende – næsten fra den ene dag til den anden – blev HR-teams de ”første respondenter” i erhvervslivet, og mange andre afdelinger og teamledere har taget føringen. I kølvandet på pandemien blev mange virksomheder pludselig klar over, hvad en guldmine af data og personanalyser, de havde i deres HR-afdelinger – og hvordan disse oplysninger kunne hjælpe dem med at træffe beslutninger og strategier på tværs af virksomheden.
I dag er HRMS-software uvurderlig i at hjælpe virksomheder med at organisere, forstå og strømline denne hurtigt skiftende arbejdsverden. HRMS-løsninger sætter komplekse HR-processer på ét sted, hvilket giver virksomheder centraliseret lagring af medarbejderdata, automatiseringsmuligheder og integreret AI og avancerede analyser. Desuden hjælper sofistikerede, brugervenlige talent management kapaciteter med at sikre, at virksomheder rekrutterer, udvikler og bevarer de bedste talenter i deres brancher.
Hvem bruger HRMS-software?
Mange af de områder, der er anført nedenfor, har traditionelt været ret siloed – feedback eller nye data i det ene ville ikke nødvendigvis have gjort det til det andet. Et moderne HRMS optimerer og forbedrer ikke kun processerne for hver af disse fagfolk, men sikrer også, at de data, de indsamler, og feedback, de giver, bliver delt – og er i stand til at informere den bredere gruppe af mennesker om analyser.
HR-professionelle: For HR-teams strækker anvendeligheden af et HRMS sig fra grundlæggende redigering og adgang til medarbejderdata – hele vejen til at levere kompleks datadrevet rapportering og automatisere avancerede talentstyringsopgaver.
Rekrutteringsansvarlige: HRMS-værktøjer giver rekrutteringsmedarbejdere en centraliseret portal, hvorfra de kan opslå jobrekvisitioner, pleje og finde kandidater samt få adgang til og tilpasse onboarding-funktioner.
Ledere: Selv fra deres mobile enheder kan ledere bruge HRMS-software til at overvåge teamets struktur, spore tid og fravær, godkende ferie- og fraværsanmodninger og spore medarbejdernes præstationer for at se, om de har brug for support eller feedback for at hjælpe dem med at nå deres mål.
Medarbejdere: En enkelt brugervenlig portal kan give medarbejderne mulighed for at redigere deres personlige data, se organisationsdiagrammer, indtaste tid og ferie anmodninger, se læringstildelinger og endda administrere deres personlige karrieremål og udviklingsplaner.
Kandidater: Dagens kandidater har dedikerede HRMS-portaler til at hjælpe dem med at søge og søge job, spore ansøgningsstatus og acceptere digitale tilbud med elektroniske signaturer.
HRMS-softwarekomponenter
HRMS-software kan skabe klarhed og forenkling. At samle medarbejderdata på ét sted gør ikke kun tingene nemmere for virksomheden, men giver også indsigt og analyse fra forskellige kilder og afdelinger for at levere mere og mere præcise og handlingsrettede anbefalinger og rapporter.
Her er de forskellige elementer i en HRMS-løsning:
personaleinformationssystem: Core HR og lønafregning
Medarbejderselvbetjening: HRIS-værktøjer hjælper både medarbejdere og teamledere med at rydde op i gamle og papirbaserede HR-administrative opgaver. Selvbetjening og mobilvenlige funktioner hjælper med at øge arbejdsstyrkens produktivitet og gennemsigtighed på utallige områder, såsom administration af medarbejderdata, rapportering og analyser, tid og tilstedeværelse samt lønafregning.
Ledelse af fordele: Med en stigning i hybride arbejdspladsmodeller kæmper virksomheder mere end nogensinde for at holde trit med de mange krav til fordele i hele USA. Automatiseret administration af fordele kan grave HR-teams ud under dette bjerg af papirarbejde og frigøre dem til at give den kyndige rådgivning og vejledning, som medarbejderne værdsætter i disse afgørende områder af deres liv. Selvbetjening, mobilvenlige medarbejderportaler giver yderligere arbejdstagerne mulighed for at holde et informeret øje med fordelene for sig selv og deres familier.
Tidsstyring: Løn lækage er resultatet af unøjagtig tidsregistrering praksis af medarbejdere og ledere og kan koste virksomheder op til 2,5% af deres samlede lønudgifter. Selvom det nogle gange er forsætligt, skyldes det ofte fejl fra forældede systemer og unøjagtig manuel praksis. Men heldigvis er det et af de områder med driftstab, der i højere grad kan forebygges, og det kan i høj grad afbødes ved hjælp af intelligente HR-softwareløsninger. HRMS-værktøjer kan i høj grad tilpasses og kan synkroniseres med helligdage, optjening og andre forretningsregler. Automatiske beregninger af tid og løn er integreret med lønafregningsfunktioner, og medarbejderne har selvbetjeningsadgang for at hjælpe dem med at få det fulde overblik over deres tidsregistrering.
Talentstyring
Rekruttering og onboarding: HRMS-løsninger kan hjælpe arbejdsgivere med at optimere rekrutteringsprocessen for at sikre, at de kan finde og tiltrække de bedste talenter. Dette omfatter bedre understøttelse af global talentindkøb og håndtering af kandidatrelationer. Det understøtter også mere omfattende ansøgersporing og strømlinede processer til understøttelse af efterfølgerplanlægning. Og for nyansatte kanHRMS-onboarding-værktøjer være en portal for nye medarbejdere – herunder papirløse og automatiserede arbejdsgange for nyansatte og en mere engagerende og personlig uddannelses- og onboarding-proces.
Præstations- og kompensationsstyring: Præstationshåndtering kan være en udfordring, der kræver, at virksomhederne balancerer både kvalitative og kvantitative data, samtidig med at de forbliver objektive. HRMS-værktøjer kan hjælpe med at styre medarbejdernes mål og evalueringer og levere kontinuerlig præstationshåndtering sammen med guidet handlingsplanlægning. Forvaltning af kompensation kan også være et vanskeligt forslag, der kræver en vurdering af flere faktorer både i og uden for virksomheden. HRMS-software kan hjælpe effektivt med at understøtte lønplanlægning og -design.
Læring og faglig udvikling: Vækst og karriereudvikling er afgørende dele af medarbejderoplevelsen. HRMS-værktøjer bruger intelligent teknologi til at levere en mere personlig og engagerende læringsoplevelse – der forbinder mennesker, information og eksperter i hele virksomheden og videre. For medarbejdere hjælper dette dem med at strukturere deres tid og karriereplanlægningsmål bedre. Obligatorisk læring og compliance træning kan nemt planlægges, og mere langsigtede mål som lederudvikling og succession planlægning kan indarbejdes i deres kalendere på måder, der passer bedst til deres unikke behov og forpligtelser.
Administration af salgsperformance : Som enhver virksomhedsleder kan fortælle dig, er deres salgsteams bedst, når de er ude og sælge og pleje kundeemner. Et HRMS hjælper virksomheder med at strømline og centralt styre salgsrelaterede spørgsmål som provisioner, territorier og kvoter og endda agentpræstation.
Analyser og personaleplanlægning: Datadrevet indsigt er nøglen til at tilpasse HR til virksomhedens overordnede strategi. Med metrikker og KPI'er, rapportering, prognosemodellering af arbejdsstyrken og AI-drevne analyser kan HR-ledere bedre understøtte strategisk og operationel planlægning samt budgettering og performance management
Medarbejderoplevelsesledelse: Med et øget fokus på medarbejderoplevelsen skal virksomheder søge innovative måder til bedre at forstå, hvorfor medarbejderne føler, hvordan de gør ved deres oplevelser på arbejdspladsen, startende som kandidat til den dag, de forlader virksomheden, og alt derimellem. Stemmen fra medarbejderens (VoE) teknologier og værktøjer til at indsamle disse oplysninger omfatter 360-graders feedback vurderinger, undersøgelser, adfærdsmæssige og følelsesmæssige analyser og meget mere. Ved hjælp af disse indsigter kan organisationer tilpasse hver medarbejders oplevelser i hele deres livscyklus og dermed øge engagementet og produktiviteten.
HRM-systemer og de næste skridt til digital transformation i HR
Digital transformation i HR og enhver større operationel ændring vil altid opfylde nogle indledende pushback og inerti – samt medføre en uundgåelig risiko. Den bedste måde at forberede sig på en operationel forandring er at begynde at dele og kommunikere om projektets mål og mål. Når der er åbne kommunikationslinjer mellem dine teamledere, ledere og HR-specialister, kan du begynde at nedbryde vægge. Effektive forandringsstyrings- og planlægningsstrategier kan hjælpe dine teams med at forberede sig på at sikre buy-in tidligt.
Nedenstående liste fremhæver nogle vigtige tjeklistepunkter, mens du går i gang med din digitale HR-transformation.
Dataintegritet: Før du starter datamigreringsprocessen, skal du sikre dig, at du har de rigtige ressourcer og opkvalificerer eller omkvalificerer dit it-talent for at sikre, at du kan udføre denne opgave og minimere menneskelige fejl.
Omkostninger og indsats: Kvantificer projektkravene på tværs af alle berørte områder af virksomheden, herunder implementering og integrationer. Identificer realistiske budgetter og tidslinjer for at sikre, at implementeringen bliver en succes.
Aktuelle og fremtidige behov: Arbejd tæt sammen med din afdeling og teamledere fra starten for at sikre, at du forstår deres specifikke mål, krav og udfordringer. Sørg for, at dit HRMS kan skaleres, så det opfylder alle interessenters skiftende behov.
Overholdelse: Definer lovmæssige, ansættelsesmæssige og andre lovkrav, og bekræft, at dit nye system understøtter disse behov i alle regioner.
Parathed ved lancering: Kom tidligt om bord på dit HR-team for at hjælpe dig med at udvikle uddannelsesplaner og -mål. Indstil månedlige milepæle for at sikre, at alle dine administratorer, ledere og medarbejdere er ordentligt uddannede og er klar til at udnytte den fulde værdi af det nye HRM-system.