Hvad er et ansøgersporingssystem (ATS)?
ATS er en softwareapplikation til HR (Human Resources), der hjælper organisationer med at styre rekruttering og ansættelse opgaver digitalt.
Oversigt over ansøgersporingssystem
Et ansøgersporingssystem (ATS) er en softwareapplikation til HR, der hjælper organisationer med at styre rekrutterings- og ansættelsesopgaver digitalt. Den fungerer som den centrale database for job- og ansøgeroplysninger, hvor jobrekvisitioner, opslag og ansøgninger administreres, og ansøgere screenes og vælges.
Et ATS understøtter udførelsen af almindelige opgaver såsom oprettelse af jobbeskrivelser, opslag af job på karrierewebsteder og jobtavler, scanning af CV'er, planlægning af samtaler, indsamling af feedback, udførelse af baggrundstjek og generering af tilbudsbreve med elektroniske signaturer.
Systemet styrer også oplevelsen for jobansøgere. Dette omfatter søgning efter job, ansøgning online og kontrol af status for en ansøgning samt generering af meddelelser til ansøgere.
Hvad gør et ansøgersporingssystem?
Et ATS fungerer som en database for jobansøgere, der automatiserer og administrerer de arbejdsprocesser, der er forbundet med rekrutteringsprocessen. Det gør det muligt for ansættelsesledere og rekrutterere at skære gennem mængden af modtagne résuméer, så de kan fokusere deres tid på de mest kvalificerede ansøgere.
Med muligheden for at programmere forretningsregler i et ATS kan virksomheder sikre, at de følger bedste ansættelsespraksis, samtidig med at de sikrer, at de personlige data, som ansøgerne indsender, overholdes.
Hvem bruger et ansøgersporingssystem?
Virksomheder i alle størrelser og brancher bruger ansøgersporingssystemer til at organisere, søge og kommunikere med jobansøgere og administrere deres jobansøgningsproces. Mens tidligere domænet for større Fortune 500-virksomheder på grund af tilknyttede omkostninger og infrastrukturkrav, kan mindre organisationer i dag udnytte omkostningsbesparelserne ved SaaS-tilbud (Software as a Service) i skyen.
Hvorfor er en ATS vigtig?
Et ATS fremskynder ansættelsesprocessen. Ved at gå fra offline- og papirbaserede processer til en automatiseret digital proces strømlines rekrutterings- og ansættelsesopgaver, hvilket frigør tid og sikrer fair og bedst egnede ansættelsesprocedurer.
Her er nogle eksempler på, hvordan et ansøgersporingssystem kan gavne en organisation:
Flere ansøgere: Et ATS gør det lettere for jobsøgende at søge job og søge online, hvilket øger det samlede antal ansøgninger.
Hurtige ansættelsescyklusser: Rekrutteringsansvarlige kan hurtigt søge i hele ansøgerens pipeline, vælge kandidater af interesse og investere deres tid i arbejde af højere værdi, såsom screeningssamtaler, referencer og tilbud.
Større samarbejde med interessenter: I interviewfasen gennemgår og giver ansættelsesledere feedback på kandidater inden for ATS. Forretningsregler kan konfigureres til at automatisere udviklingen af kandidater gennem screening- og ansættelsesfaserne.
Udviklingen af ansøgersporingssystemer
Før internettet blev der annonceret jobåbninger i klassificerede aviser og branchepublikationer. Processen var papirbaseret, hvilket gjorde det tidskraevende og vanskeligt at styre. Jobansøgere kunne ikke uden videre bestemme status for en ansøgning. Rekrutteringsmedarbejdere og ansættelsesledere kunne – på grund af det store antal ansøgninger i papirform – ikke identificere de mest kvalificerede ansøgere.
Med digitale og online teknologier blev det meget lettere at ansøge om et job. Globale beskæftigelseswebsteder har fremmet jobmuligheder for mennesker over hele verden. Pludselig var rekruttering blevet en volumenforretning.
De første ansøgersporingssystemer blev udviklet i slutningen af 1990'erne og havde til huse på stedet. Systemerne fokuserede på at behandle og lagre det store antal modtagne résuméer og samtidig sikre overholdelse og konsekvens i ansættelsespraksis. Rekrutterings- og ansættelseschefer følte også virkningen af en så stor mængde applikationer, og snart udviklede disse systemer sig til at understøtte forhåndsscreening, résuméscanning, parsing, automatiserede meddelelser og analyser.
I dag er ansøgersporingssystemer fortrinsvis implementeret i skyen og tilbydes som en software-as-a-service, eller SaaS, løsning. En cloud-baseret ATS eliminerer store implementeringsomkostninger og ineffektive processer, hvilket reducerer afhængigheden af it.
ATS-teknologien har udviklet sig til at understøtte moderne rekrutteringskrav, som kan omfatte:
Virtuel rekruttering: Støt fjernarbejdspladser og rekrutteringsindsatser, såsom karrieresites, kandidatkommunikation, tilbud og interviews.
Masserekruttering: Tiltræk, screener og hyr hurtigt store mængder ansøgere til specifikke brancher, såsom sundhedspleje, dagligvarer, e-handel og teknologi.
Høje ansøgermængder: Skærm store mængder ansøgere til specifikke åbninger.
Intern rekruttering: Identificer medarbejdere til at fremme intern forfremmelse.
Diversitet og inklusion: Sikre overensstemmelse med en virksomheds ansættelsesinitiativer og upartiske rekrutteringspraksis.
Et ATS understøtter rekrutteringsprocessen fra opslag af en stillingsåbning til præsentation af et tilbudsbrev. Da rekrutteringsdata er personoplysninger, hjælper ansøgersporingssystemer også virksomheder med at overholde databeskyttelseslovgivningen som GDPR.
Anvendelseseksempler for ATS
Rekrutteringsansvarlige er de mest aktive brugere af et ATS. De bruger systemet dagligt til at håndtere jobrekvisitioner, opslå ledige stillinger, bedømme ansøgere og styre udviklingen af kandidater gennem rekrutterings- og ansættelsesfaserne.
Ansættelsesledere bruger et ATS til at deltage i rekrutteringsprocessen. Systemet giver dem direkte adgang til aktive jobrekvisitioner til at gennemse jobbeskrivelser, ansøgere og CV'er og til at se status for hver kandidat. Der genereres oplysninger fra ATS for at forberede og gennemføre interviews samt for at gemme kvantitativ og kvalitativ feedback efter et interview.
Jobansøgere bruger ATS til at søge og søge job, kontrollere en ansøgningsstatus og acceptere jobtilbud.
Opfølgningsbudskab for nye matchende job i et moderne ATS.
Hvad skal man kigge efter, når man overvejer en ATS
Ansøgersporingssystemer tilbydes som selvstændige løsninger eller kan inkluderes som en del af en komplet rekrutteringssoftwareplatform, der omfatter funktioner til CRM (CRM ).
CRM-software bruges ofte parallelt med et ATS. Men i modsætning til ATS bruges disse systemer til at tiltrække talent og opbygge relationer med ansøgere, der har skiftet til kandidatstatus. Kandidatrelationsstyringssystemer fokuserer på kandidatengagement og på at skabe en overordnet positiv rekrutteringsoplevelse.
Nogle organisationer foretrækker enkelheden i en selvstændig ATS-ansøgning om styring af kandidatdata. Denne løsningsmodel indebærer dog visse begrænsninger. Selv om disse systemer er tilstrækkelige til at behandle aktive kandidater, giver de ikke de nødvendige færdigheder til at engagere og pleje passive talenter.
Rekrutteringssoftware, der omfatter ATS- og CRM-funktionalitet, giver den største fleksibilitet og effektivitet på tværs af hele ansøger-til-kandidat-rejsen. Kombinerede fordele omfatter:
Adgang til avancerede karrierewebsteder
Skræddersyede landingssider
E-mail-markedsføringskampagner
Større talentpuljer
Større interesse og engagement fra udvalgte kandidater
Hurtigere ansættelsescyklusser
Større samarbejde med interne interessenter
En komplet rekrutteringsløsning reducerer omkostningerne og eliminerer kompleksiteten ved parallelstyring af flere systemer.
Yderligere overvejelser omfatter:
Skalerbarhed: En organisations ansættelsesbehov vil svinge, så softwaren skal være agil og skalerbar.
Integration: Bestem på forhånd, hvordan teknologien skal integreres med anden rekrutteringssoftware samt den overordnede HR-teknologiinfrastruktur. Disse integrationer vil understøtte elimineringen af manuelle dataprocesser og muligheden for at kombinere rekrutteringsdata med medarbejderdata.
Brugerkrav: Overvej alle brugere – ansøgere, rekrutteringsansvarlige, ansættelsesledere – og sørg for, at ATS er i stand til at levere en effektiv og positiv oplevelse for alle.
Hvad er mulighederne i en komplet rekrutteringsplatform, der omfatter ATS og CRM?
Her er en oversigt over de kombinerede funktioner og funktioner, du kan udnytte med en omfattende rekrutteringsløsning:
Bogføring af en stilling
Opret jobbeskrivelser, hvor der lægges vægt på foretrukne kompetencer.
Identificer kønsuligevægt og lønbenchmarks ved hjælp af automatiserede scanninger.
Opret en arbejdsgiver-mærket hjemmeside for jobsøgende.
Opbyg og administrer opslag på karrierewebsteder og jobtavler.
Brug konfigurerbare applikationer pr. rekvisition (mobilansøgning, hurtig ansøgning, flere faser).
Gennemgang af ansøgere
Søg efter eksterne og interne applikationer ved hjælp af en enkelt database.
Konfigurer screeningsspørgsmål inden ansøgning for hvert opslag.
Automatiser lagring og analyse af opsummeringsdata, herunder analyse.
Modtag automatiserede meddelelser og advarsler, der er tilpasset hver rolle.
Giv sikker adgang for tredjepartsbureauer.
Generer rapporter og analyser i realtid på tværs af hele rekrutteringsprocessen.
Interviewkandidater
Planlæg interviews og spor progression.
Indsaml feedback, og konsolider kandidatbedømmelser automatisk.
Giver sikker adgang til en kandidatportal med aktuelle oplysninger og status.
Ansættelse og onboarding
Få adgang til varemærkede skabeloner og formularer med fyldte data.
Generer og præsentér tilbudsbreve med elektroniske signaturfunktioner for hurtigere turnaround.
Automatiser onboarding-processen.
Hvornår skal en organisation implementere et ATS?
En ATS-implementering bør overvejes af organisationer, der vokser hurtigt og har ambitiøse rekrutteringsmål, der hænger sammen med den overordnede forretningsstrategi. Yderligere krav kan omfatte målretning af en specialiseret færdighedsgruppe eller -rolle, der er i høj efterspørgsel, støtte masserekrutteringsbestræbelser eller løsning af betydelig ineffektivitet inden for HR, hvor en centraliseret datamodel og automatiserede arbejdsprocesser vil spare tid og penge. Disse ineffektivitet kan være:
Ansættelsesindsatsen spores i et regneark.
Det samme stillingsopslag skal indsendes manuelt til flere jobtavler.
Tiden bruges på at gennemgå en stor mængde irrelevante applikationer.
Feedback og beslutninger fra ansættelsesteamet er vanskelige at opnå.
Interne ressourcer er ikke tilgængelige til at opbygge, vedligeholde eller forbedre et eksisterende karrierewebsted.
Det er vanskeligt og inkonsistent at måle værdien af rekruttering.
Hvornår skal jeg opgradere min ATS?
Mange organisationer vælger at opgradere fra en eksisterende ATS til en komplet rekrutteringssoftwareplatform, herunder muligheder for kandidatengagement i en CRM.
En forældet ATS kan resultere i følgende HR-ineffektivitet:
Den samme jobansøgning serviceres for hver ledige stilling.
En stor afleveringsrate forekommer i ansættelsesprocessen.
Det er vanskeligt og ineffektivt at støtte og engagere kandidaterne.
Tilstedeværelsen af bevidstløs bias er ukendt.
Specifikke ansættelsesstrategier, en sådan masseansættelse, intern progression og virtuel rekruttering er vanskelige, hvis ikke umulige.
Ansøgersporingssystemer, især når de er integreret i end-to-end rekrutteringsløsninger, giver en moderne, sikker platform for HR til at tiltrække, identificere, engagere og ansætte de allerbedste kandidater. En ATS eliminerer tidskrævende manuelle processer, så rekrutteringsindsatsen kan synkroniseres perfekt med virksomhedens prognosticerede vækst.