Fordelene ved registrering af medarbejdertid
Cloud-baseret software til registrering af medarbejdertid giver mulighed for nøjagtig sporing og styring af medarbejdernes arbejdstimer, forbedrer produktiviteten, strømliner lønafregningsprocesserne og giver værdifuld indsigt i ressourceallokering og projektstyring.
Oversigt over registrering af medarbejdertid
Tid er penge. Med typiske lønomkostninger, der repræsenterer op til en tredjedel af din virksomheds omsætning, er nøjagtig registrering af medarbejdertid en af dine mest kritiske forretningsfunktioner. Og mens den moderne arbejdsverden er blevet mere kompleks, er tidsafhængige lønmodeller bestemt ikke noget nyt. I tusinder af år, blev arbejdere betalt en daglig sats, hvor de gamle babyloniere endda udviklede et sæt af anbefalede lønninger, hvor en tømrer får ét antal sølvkorn, en skrædder får et andet antal sølvkorn, og så videre. Allerede dengang var det afgørende at være transparent omkring tid og løn.
Fra den industrielle revolution og fremkomsten af centraliserede arbejdspladser begyndte virksomhederne at se værdien i at standardisere arbejdstiden og sikre, at arbejderne var der, hvor de skulle være i løbet af dagen. I 1880 opfandt urmager Willard Bundy det første medarbejdertidsur med et stempelkortsystem, der stadig er i brug. Og selv om tidsregistreringsteknologien har udviklet sig lysår fra Bundys tid, er det stadig en udfordring for alle virksomheder. Heldigvis lever dagens cloud-baserede tidsregistreringssoftware op til denne udfordring – ved at levere nøjagtighed og fleksibilitet og analysere værdifulde medarbejderdata for at understøtte forbedret lønsomhed.
Hvad er tidsregistrering, og hvorfor er det et varmt emne lige nu?
I 2022 gennemførte Gallup en omfattende undersøgelse af over 140.000 medarbejdere. Tilføjet til mange andre arbejdspladsundersøgelser i flere lande bekræftede resultaterne, hvad alle havde sagt: Fjernarbejde er kommet for at blive. Faktisk viste en af Gallups statistikker, at over 60 % af medarbejderne i 2019 udelukkende arbejdede på stedet. Mens dette tal i 2022 var faldet til blot 19 % – selv efter at COVID-begrænsningerne stort set var blevet ophævet.
For HR-afdelingerne har det betydet et lynhurtigt skift til helt nye måder at arbejde på. F.eks. er der en tendens til, at fjernarbejderne er mere geografisk spredt. Dette tilføjer enorm kompleksitet til tidsstyringsprotokoller. Hver delstat, provins eller land kan have forskellige regler om fravær, barselsorlov, arbejdsgiverydelser, tilladt overarbejde og meget mere.
Moderne virksomheder befinder sig også i en tid med hurtige driftsændringer og mere komplekse kundeforventninger. Virksomhederne ved, at for at kunne konkurrere i denne økonomi er de nødt til at udnytte Big Data og AI-drevne forretningsteknologier. Cloud-baserede tidsregistreringsløsninger integreres med andre vigtige forretningssystemer, så du kan registrere, rapportere, analysere og tilpasse alle dine medarbejderes tidsforbrugsaktiviteter. Dette giver dig mulighed for at spotte muligheder og risici på forhånd. Det giver dig synlighed til at forudse skiftende arbejdsprocesser og spore ineffektivitet og risici i forbindelse med manglende overholdelse af regler – i realtid.
Hvordan fungerer cloud-baserede tidsregistreringssystemer?
De bedste tidsregistreringssystemer er fleksible og brugervenlige for både arbejdsgivere og medarbejdere. De kan tilpasses, så de passer bedst muligt til individuelle eller rollebaserede regler og parametre. De opererer på en samlet platform og kan forbindes i skyen med andre HR- og forretningssoftwaresystemer for at drage fordel af en række relevante datakilder. Cloud-baserede systemer reagerer også på begivenheder og handlinger, efterhånden som de sker, og leverer den smidighed, der er nødvendig for at sikre opdateret nøjagtighed og relevans.
Her er nogle yderligere vigtige egenskaber ved de bedste tidsregistreringssystemer:
En samlet platform er centraliseret og integreret. Tidligere har lønomkostningerne ofte været fordelt på tværs af regioner eller afdelinger og blev administreret med gamle softwareapplikationer – eller endda regneark. Dette gjorde det vanskeligt at analysere lønafregningsdata og sammenligne lønomkostninger med produktivitet og timer brugt på forskellige opgaver. En samlet og centraliseret platform integrerer tidsregistrering med lønafregningssoftware og andre HR- og forretningssystemer for at give præcise regnskabsmæssige fordele i realtid og bidrage til mere robust datadrevet indsigt.
En personlig grænseflade forbedrer brugervenligheden og relevansen.Medtidsregistrering er en af de mest anvendte selvbetjeningsapplikationer, skal dine teams finde det nemt at bruge – og være i stand til at få adgang fra enheder, uanset hvor de er. Når tidsregistreringssystemer er besværlige og ikke intuitive, kan selv de mest samvittighedsfulde medarbejdere blive forbløffede eller udholdende – gætstimaterende efter det faktum og indtaste flere dages arbejde på én gang. Cloud-baserede tidsregistreringssystemer hjælper med at undgå dette med en forenklet og brugervenlig tidsregistreringsgrænseflade, der er rollespecifik og personlig. Desuden kan tilpassede cloud-tidsregistreringssystemer give både medarbejdere og arbejdsgivere adgang til on-demand rapportering, advarsler, tidsplaner og anden relevant indsigt.
Integrerede analyser og rapportering understøtter flere scenarier. Det er svært nok for selv HR-eksperter at holde sig på toppen af kompliceret overholdelse og arbejdskrav. Medarbejderne skal bestemt ikke forventes at mestre dette og holde det hele på ret køl. Med skybaserede tidsregistreringssystemer kan der indstilles regler for hver medarbejder (eller rolle) for fx at få automatiserede advarsler om for meget overarbejde eller genberegne timer på grund af pludselige ændringer i tidsplanen. Integrerede analyse- og rapporteringsværktøjer kan også udnytte AI og forskellige datasæt til at ekstrapolere på reelle og potentielle arbejdspladsscenarier – og derved give handlingsrettet og relevant information og besvare en række medarbejder- eller ledelsesmæssige spørgsmål, efterhånden som de bliver stillet.
Giv driftsledere og interessenter mulighed for at forstå de økonomiske konsekvenser og potentielle risici ved beslutninger vedrørende overarbejde, produktivitet og compliance.
Tidsregistrering for medarbejdere: Risikoen ved at gøre det forkert
Arbejdstagersager er steget til et hidtil uset niveau i de seneste år. I 2021 er derwererecord udbetalinger for klassesøgsmål på arbejdspladsen i USA, hvor Det Forenede Kongerige og en række andre lande ser lignende mønstre. Forbes påpeger, at “Baseret på ren volumen og statistiske tal scorede medarbejdere den mest succes med at sikre certificering af løn- og timeklasse og kollektive søgsmål i 2021.”
Det er klart, at en central funktion af medarbejdertidsregistrering er at registrere arbejdstimer. Men af hensyn til både medarbejdernes trivsel og virksomhedens risikostyring skal tidsregistreringssoftware have kapacitet til at genkende og rapportere – i realtid – når medarbejdernes timer, fravær, pauser eller andre relaterede emner er i fare for ikke at overholde reglerne. Og for at være effektive skal dine tidsregistreringssystemer være i stand til præcist at understøtte denne funktionalitet i alle regioner og lande, hvor din virksomhed driver forretning.
Yderligere risiko kommer i form af faktiske pengetab som følge af unøjagtig tidtagning. Hvert år mister virksomheder milliarder af dollars til medarbejdertidstyveri – uanset om det er hensigtsmaessigt eller uhensigtsmaessigt. Lad os se det i øjnene: det er et akavet emne. Ingen har lyst til at indrømme, at deres medarbejdere måske spiller hurtigt og løst med timer. På grund af dette, når store organisationer strammer deres bælter og fokuserer på omkostningsbesparende foranstaltninger, overser de nogle gange de millioner, de kan miste på grund af tidstyveri.
Hvordan kan forbedret tids- og fraværssporing hjælpe din virksomhed?
Moderne organisationer befinder sig i en tid med enorme forandringer og en hidtil uset konkurrence. For at trives skal de stræbe efter end-to-end-synlighed på tværs af hele deres drift. De skal indsamle og analysere data, nedbryde siloer og finde måder at blive mere agile og robuste. I betragtning af at de fleste organisationer bruger mellem 15 % og 30 % af deres omsætning på lønafregning, er tidsstyring en afgørende komponent i personaleoptimering og forbedret ansvarlighed.
Cloud-baserede tidsregistreringsløsninger tilfører værdi på nogle af følgende målbare måder:
Centralt overblik over arbejdsprocesser på tværs af virksomheden. Hvor lang tid skal der med rimelighed afsættes til bestemte opgaver? Hvad er vores mest og mindst arbejdskrævende operationer? Er vores arbejdsprocesser mere produktive på et sted end et andet? Ved at oprette brugerdefinerede rapporter og bruge avancerede analyser kan virksomheder udnytte tidsregistreringsdata til at få mere præcise svar på disse spørgsmål – og indsigt i, hvordan man optimerer i fremtiden.
Øget ansvarlighed. Ud over at reducere tab på grund af tidstyveri, kan øget ansvarlighed for både arbejdsgivere og medarbejdere gavne din virksomheds drift generelt. For eksempel kan mange arbejdstagere i de fleste organisationer udføre deres arbejde på afstand, men der vil altid være nogle, der skal komme til det fysiske websted. Med fremkomsten af hybridarbejde og fjernarbejde har mange organisationer oplevet udfordringer på grund af denne opfattede "uretfærdige" ulighed. Gennemsigtige og grundige tidsregistreringssystemer kan hjælpe med at forbedre moralen ved at lade dine teams vide, at alle er lige ansvarlige for deres tidsforbrug – uanset om de er på stedet eller ej.
Gør tidsstyring enklere for at understøtte roterende tidsplaner, registrering af tid på tværs af midnat, automatisk godkendelse og massegodkendelse, advarsler, automatiserede genberegninger og integreret rapportering.
Modstandsdygtighed og smidighed. Førende organisationer er i stand til hurtigt at omstille sig og reagere på markedskræfterne og forandringer. En ny fremstillingsproces, en innovativ forretningsmodel, en forestående fusion eller et partnerskab – alle disse initiativer afhænger af en præcis analyse og solid planlægning. Tidsregistrering i skyen giver live-indsigt om persontimer efter opgave, region og projekt. Dette giver virksomhedsledere den tillid, de har brug for til at levere hurtige og konkurrencedygtige pristilbud og budgetmæssige beslutninger.
·Hastighed og effektivitet. Traditionelt har tids- og godkendelsesopgaver været nogle af de mest tidskrævende i enhver virksomhed. For eksempel: I de fleste organisationer skal timer godkendes, før de sendes til lønafregning – ofte først af en teamleder og derefter af en afdelingsleder. Hvis en person har særlig tilladelse til ekstra overarbejde af en eller anden grund, skal det enkelte tilfælde isoleres og forklares – og så videre på tværs af en række medarbejdere og roller, både eksternt og på arbejdspladsen. Cloud-baserede tidsregistreringssystemer giver mulighed for forskellige regler og rollebaserede undtagelser samtidigt – men er stadig synlige og håndterbare fra et centralt sted. Og når alle hjørnetilfældene er afdækket og gjort rede for, betyder det, at afdelingsledere kan automatisere og godkende batchgodkendelser – hvilket reducerer spildtid (og frustration).
Medarbejderfastholdelse og medarbejdertilfredshed. Når medarbejderne føler sig overbebyrdede, kan det naturligvis føre til utilfredshed og udbrændthed. Men at være underbeskæftiget eller arbejde under sine evner er også en stor kilde til frustration for arbejdstagerne – for ikke at nævne en forspildt mulighed for arbejdsgiverne. Cloud-baseret tidsregistreringssoftware kan indsamle data og input centralt for at give et fugleperspektiv på tværs af driftsområder – eller hele arbejdsstyrken. Dette gør det muligt for HR-teams og ledere at analysere specifikke datasæt for at se, hvor der er flaskehalse, uregelmæssigheder eller ineffektivitet. Bevæbnet med disse indsigter kan organisationer sikre, at overbebyrdede teams får den støtte, de har brug for, og at dygtige medarbejdere bliver bemærket og forfremmet.
Er du klar til cloud-baserede tidsregistreringsløsninger?
Digital transformation har ændret den måde, vi lever og driver forretning på. Det har givet organisationer mulighed for at se rundt om hjørner, optimere deres ressourcer og bedre forstå de data, som deres operationer genererer. Mens løsninger til sporing af medarbejdertid har udviklet sig over tid, er de også forblevet en af de mest essentielle komponenter i enhver organisation. Hvorfor? Fordi de afspejler det faktum, at mennesker – med deres forskellige færdigheder og talenter – forbliver det mest værdifulde og essentielle aktiv, som enhver organisation kan have.
Når det er tid til at integrere cloud-baserede tidsregistreringsløsninger i din organisation, skal du sørge for at bevare den første tilgang til mennesker. Sørg for, at du har gode kommunikations- og forandringsstyringsplaner på plads i starten. Sørg for at have en omfattende køreplan og projektplan på plads og sørg for at fejre alle de små succeser på vej mod dine HR-transformationsmål.