Hvad er software til automatisering af professionelle serviceydelser?
Software til automatisering af professionelle tjenester (PSA) giver et samlet grundlag for at drive en mere effektiv og forudsigelig virksomhed.
Oversigt over PSA-software
Hvorfor har software til automatisering af professionelle tjenester (PSA) skabt så meget buzz og opmærksomhed på det seneste? Måske skyldes det, at virksomheder inden for de liberale erhverv befinder sig i et komplekst landskab, der tvinger dem til at søge nye svar og løsninger.
Efterspørgslen efter specialiseret rådgivning og ekspertise er skyhøje. Men de samme kunder, der søger denne knowhow, ønsker også omkostningseffektive tjenester, hurtigere turnarounds og gennemsigtig fakturering. Og som supplement til denne kompleksitet er det skiftende arbejdsmiljø, hvor de bedste talenter måske kun er tilgængelige på hybrid- eller fjernbasis, og hvor de traditionelle personalekilder svinder ind i visse sektorer.
Som følge heraf befinder mange virksomheder sig i en paradoksal situation. Deres tjenester er i høj efterspørgsel, men de kæmper for effektivt personale og optimere driften for at trives på dette stadigt skiftende marked. Desuden hindrer deres eksisterende manuelle og usammenhængende forretningsledelsespraksis deres evne til at tilpasse sig og genforestille traditionelle forretningsmodeller på farten.
Heldigvis er cloud-baseret PSA-software modnet til at løse disse udfordringer. Det integrerer problemfrit med eksisterende kernemanagementsystemer som ERP. Vigtigere er det, at det leverer kapaciteter, der er mere end blot egnet til professionelle servicevirksomheder – de er bygget med deres unikke behov og muligheder i tankerne.
PSA-software: En definition
PSA-softwarebrugere er typisk specialiserede professionelle servicevirksomheder, hvor fakturerbare serviceydelser udgør deres primære indtægtskilde. Men det er også gavnligt for organisationer, der huser komplekse serviceafdelinger inden for deres drift.
Hovedformålet med PSA-software er at etablere en samlet ramme for at drive en mere effektiv og forudsigelig forretning. Det kan hjælpe med at administrere personale, økonomi, indtægter, fakturering, performance, fakturering og marketing, samtidig med at den problemfrit integrerer med eksisterende forretningssystemer og tilbyder on-demand adgang til dashboards og tværfunktionelle rapporteringsfunktioner.
Kernekomponenter i et PSA-softwaresystem
Et PSA-system kombinerer et sæt vigtige funktioner i en enkelt, integreret suite til projekt- og servicedrevne virksomheder. Nogle af de mest almindelige PSA komponenter omfatter:
Cloud-ERP
Kernen i PSA er en cloud-ERP-løsning med indbyggede forretningsprocesser. Dette hjælper med at administrere og automatisere vigtige aspekter af virksomheden, herunder projektstyring, ressourceallokering, tidsregistrering, fakturering og økonomistyring.
Ved at udnytte cloud-teknologi strømliner og optimerer cloud-ERP driften i en professionel servicevirksomhed. Det muliggør samarbejde i realtid, dataadgang og skalerbarhed, hvilket fører til effektiv styring af projekter, ressourcer og finanser.
Salgssupport
PSA-værktøjer hjælper med at understøtte dine marketingstrategier og kunde- og salgsrelationer fra første forespørgsel til færdiggørelse af projekter – og løbende kundefastholdelse og -pleje. Når du kan målrette de rigtige leads, måle engagement og optimere forslag, hjælper dette virksomheder med at sikre, at de bedste værdiressourcer er på plads – og til at leve op til kundernes forventninger rentabelt og til tiden.
Ressource- og talentstyringsværktøjer
Som bælter strammer i professionelle servicevirksomheder, er det almindeligt at se højt specialiserede (og dyre) konsulenter dreje deres hånd til admin arbejde, simpelthen af nødvendighed. Og selv de bedste planlæggere og strateger kan ikke forventes manuelt at vurdere alle de mange bevægelige brikker og teams, der går ind i hvert enkelt projekt. Desværre fører begge disse scenarier til en ineffektiv og uigennemsigtig anvendelse af ressourcer. En af kernekomponenterne i PSA-software er ressourcestyring. Ikke kun finde og hurtigt onboarde den rigtige person med de korrekte færdigheder til hver opgave, men koordinere disse teams og tidsplaner for maksimal værdi. PSA ser på de færdigheder, der findes i dine teams, samt dine eksterne kontrahenter, dine nuværende og fremtidige projekter, tidsregistrering og tilgængelige tidsplaner og budgettolerancer – for at forblive rentable og til tiden.
Projektpræstation og -styring
Alle slår ned. Kunderne er flinke og hurtige til at hoppe på skibet; virksomheder mærker stress fra inflation og komplekse personaleproblemer. Med andre ord: Fejlmargener hører fortiden til. Flaskehalse og overskridelser kan ikke længere tolereres, og det betyder stram og effektiv projektplanlægning. PSA’s projektstyringskomponenter omfatter typisk ende-til-ende-opgave- og milepælssporing og -styring, realtidsudgiftsintenel, responsiv kundekommunikation og -rapportering, sporing af ressourcer og prognosticering af tids- eller budgetrisici. I bund og grund tilbyder PSA et bredt og omfattende sæt live-rapporter og operationelle værktøjer, der ser på tværs af virksomheden, projektet og teams for at bringe dem sammen under et samlet og gennemsigtigt planlægningssystem.
Fakturering, fakturering og central økonomistyring
Professionelle servicevirksomheder har nogle af de mest komplekse fakturering og finansielle oplysninger i enhver sektor. Kunderne forventer ansvarlighed for brugte timer og tid – og ønsker i stigende grad en opdeling af tidsregistrering og tjenester til forskellige priser (f.eks. specialistrådgivning i forhold til administratorarbejde). For at forblive effektiv, men rentabel kræver det strategi og præcision. Heldigvis skinner PSA-systemer på økonomistyring, herunder sporing og prognosticering af brugt tid og timer – i alt eller i specificerede nedbrud. Omkostninger afgrænses, efterhånden som de sker, og fakturering automatiseres i realtid. Desuden håndteres analytiske funktioner som indtægtsrealisering og lønsomhedsanalyse af PSA-systemet, og finansrecords kan tilpasses og produceres på et hvilket som helst tidspunkt i projektet.
Dashboards, rapportering og Business Intelligence
Hvad du ikke ved kan skade dig. Dagens virksomheder skal være i stand til at dreje hurtigt – for at kunne udnytte mulighederne og undgå risici. Hurtig datadrevet indsigt og realtidsrapportering, der kan tilpasses, betyder, at virksomhedsledere ikke behøver at bruge tid i mørke. Integreret med dit ERP og andre forretningssystemer kan PSA-værktøjer give brugerne mulighed for at angive parametrene i deres rapport ved hjælp af flere datapunkter (brugte timer, udestående fakturaer, specifikke interne eller klientbaserede KPI'er, tidsplaner) for at producere live-rapporter og indlede nøjagtige prognoser og anbefalinger.
De syv vigtigste fordele ved PSA for professionelle servicevirksomheder
Som nutidens virksomheder kører slankere end nogensinde, er professionelle serviceledere på udkig efter løsninger, der hjælper dem med at øge deres ressourceudnyttelse og hurtigt få det personale, de har brug for, op at køre. Hver fordel tæller – især når det fører til øget smidighed og rentabilitet.
- Mindre administration og flere timer, der kan faktureres. Sørg for, at de rigtige mennesker gør det rigtige arbejde. Med øget synlighed kan du reducere spild af både tid og ressourcer. Du kan også referere til - og genbruge - tidligere projektskabeloner for at forbedre bemandingseffektiviteten og anvende tidligere erfaringer på aktuelle projekter.
- Øget produktivitet og synlighed. Få et realtidsoverblik over dine forretningsaktiviteter på alle niveauer – se på marginer, rentabilitet og effektivitet fra enkelte engagementer til et helt tværgående perspektiv. Avanceret meddelelse om flaskehalse, spild eller forsinkelser kombineret med datadrevet indsigt i, hvordan de skal løses, fører til bedre klarhed og rentabilitet.
- Forbedret evne til at forudsige. Muligheden for at få adgang til tilpassede rapporter om økonomi, tidsregistrering og andre kerneprojektrelaterede aktiviteter bidrager til at skabe klarhed og fokus. Og AI-drevne digitale løsninger kan bruge disse varierede datasæt til ikke kun at rapportere om i går og i dag, men forudsige, hvor udfordringer og muligheder vil komme fra i fremtiden.
- Problemfri virtuel/fjernbetjening levering. Efterspørgslen er stigende både fra kunder og fra en stadig mere ekstern arbejdsstyrke. En samlet PSA-løsning sikrer integrerede, nøjagtige og konsistente digitale oplevelser.
- Forbedret kundetilfredshed. Med stramme, gennemsigtige fakturerings- og prognoseværktøjer, der hjælper dig med at forudse kundernes behov, hjælper PSA-løsninger med at levere en tilfredsstillende kundeoplevelse.
- Reduktion af indtægtslækage. Siloer og ineffektivitet er en hæmsko for servicebaserede virksomheder. Hvem gør hvad? Hvem bruger hvad? Hvor meget og hvornår fakturerer vi? Evnen til at besvare disse spørgsmål i realtid kan være forskellen mellem gevinst og tab.
- Hurtigere betaling. Med automatiseret og krystalklar fakturering, fakturering og opfølgning kan virksomheder sænke deres udestående antal dage og få projekter hurtigere i sort.
Hvem bruger PSA-værktøjer?
Måske mere end i nogen anden sektor leverer professionelle servicevirksomheder dybt specialiserede og tilpassede tjenester og konsultationer. Tidligere var det vanskeligt og tidskrævende at udvikle selvstændige automatiseringsværktøjer. Men nu, med evnen til at skræddersy og strømline en samlet cloud-baseret løsning, gør PSA softwareløsninger sig uundværlige i en bredere vifte af praksis, hvoraf nogle omfatter:
Rådgivning inden for finans-, skatte-, revisions- og regnskabsvæsen Hvis du fakturerer på timer, er der risiko for at overskride kundens budget og miste deres forretning. Hvis du har en fastpris- eller retainer-faktureringsmodel, er der den modsatte udfordring ved, at tingene tager længere tid end forventet og dermed bliver urentable. Med marginer, der er strammere end nogensinde før, har nutidens virksomheder ikke plads til ineffektivitet. PSA-software til finansielle tjenester hjælper virksomheder med at spore og analysere deres aktiviteter, tid og output – og til at implementere mere smidige processer og mere effektive automatiseringer. Det hjælper dem med at prioritere deres mest rentable tjenester og sikre, at deres kunder får hurtige og værdiskabende tjenester.
Ledelseskonsulentfirmaer Som inden for stort set alle områder af professionelle serviceydelser, oplever forretnings- og ledelseskonsulenter sig i en tid med intens konkurrence og hurtigt skiftende krav og holdninger. For at kunne levere den højt specialiserede og effektive rådgivning, som deres kunder har brug for – samtidig med at de stadig er i stand til at vokse og forblive rentable – er virksomhederne nødt til at genoverveje deres grundlæggende strukturer. PSA-løsninger hjælper virksomhedskonsulentvirksomheder med bedre at styre og prioritere deres tid og serviceydelser. Færre ressourcer og medarbejdere betyder, at ressourceplanlægning og tidsregistrering er afgørende. Og fakturering og kundestyring skal være sporbar og gennemsigtig. PSA-software hjælper med at automatisere og koordinere administratoropgaver og frigør konsulenter til at fokusere på det, de er bedst til.
Advokatfirmaer I amerikanske firmaer steg medarbejderfrafaldet fra 16 % i 2019 til 27 % i 2021, hvilket er en svimlende stigning på 61 % – hvilket er tilfældet i virksomheder i Storbritannien, Canada og videre frem. Virksomhederne har også at gøre med større krav om billigere og mere effektive tjenester. Med slankere drift har moderne virksomheder brug for løsninger, der kan tilføre værdi til alle områder af deres forretning – både administrative og juridiske. PSA-løsninger gør det muligt for virksomheder at genkende og analysere arbejds- og faktureringsmønstre – og automatisere og forenkle opgaver. Andre PSA-funktioner kan hjælpe med at administrere tilbud, kontrakter og klientlivscyklusser.
Software-, high tech- og it-servicevirksomheder Som alle i det tekniske rum kan fortælle dig, er softwareudvikling og it-tjenester meget afhængige af en gnidningsløs koordinering af både teams og ressourcer. Kunder kræver hurtige turnarounds og præcise, pålidelige resultater. PSA-løsninger hjælper med at understøtte sofistikeret projektstyring fra tidsregistrering til afhængigheder og logjams. Kundeforventninger styres og opfyldes med værktøjer, der ikke kun rapporterer om aktuelle og aktuelle sprints, men også forudsiger og giver besked, når leverancer er i fare.
Bygge- og ingeniørvirksomheder I tider med inflation og budgetnedskæringer er dine kunder ikke kun på udkig efter billigere tilbud, de strammer også deres tolerance for omkostninger og tidsoverskridelser. Virksomheder skal være i stand til at udforske nye typer af projekter og forretningsmodeller, og trængsel til at holde sig på toppen på et stadig mere konkurrencepræget marked. For bygge- og ingeniørvirksomheder tilfører det enorm værdi at kunne automatisere og spore ting som fakturering, udgifter, lønafregning og materialeomkostninger. Men en særlig nyttig PSA funktion i denne sektor er evnen til at automatisere bud og citater. Et stramt, strømlinet og præcist forslag – der sætter kryds i kasserne og vækker kunden – er et effektivt værktøj til at holde sig foran konkurrenterne.
Digitale marketing- og reklamebureauer Dagens marketingbureauer opererer i et miljø af hurtigt skiftende medier, tendenser og teknologier. Og deres kunder kræver stadig mere komplekse og værdiskabende kampagner, der leverer hurtige resultater. PSA-løsninger hjælper marketingbureauer med at styre og automatisere kundelivscyklusser, fra salg og standpladser til tilbud, projektstyring og fakturering. Når bureauerne integreres med andre værktøjer som CRM-systemer og marketingautomatiseringsværktøjer, får de en samlet, centraliseret løsning, der hjælper dem med at optimere deres performance, spore og analysere deres output og låse op for nye muligheder.
FSO-integration: Cloud ERP og mere
De professionelle servicevirksomheder har traditionelt været langsommere end nogle sektorer til at indføre digital transformation. Men de seneste par år har skabt et så stort behov for effektivitet og konkurrenceevne, at de fleste moderne virksomheder indfører cloud-baserede ERP-systemer for at holde sig foran pakken og vokse og skalere ind i fremtiden.
Det smukke ved moderne cloud-ERP-systemer er, at de kan danne sig til en præcis pasform til din virksomhed. Ældre ERP-systemer blev oprettet og konfigureret til at passe til dine driftsbehov i det øjeblik – men hvis noget i din forretningsmodel eller marked pludselig skiftede, manglede du robusthed til at tilpasse dine systemer og reagere hurtigt. Cloud ERP-systemer understøtter derimod modellen All-thing-as-a-service” (XaaS). Det betyder, at indbygget integrerede PSA og projektløsninger arbejder sammen med dit cloud-ERP-system – problemfrit og enkelt. Og efterhånden som dine forretningsmodeller ændrer sig, skaleres eller diversificeres globalt, har du de ledelsesværktøjer, du har brug for, lige ved hånden – uden at skulle investere i separate, selvstændige systemer til hvert af dine driftsbehov.
PSA-software i aktion
Eksemplerne nedenfor viser, hvordan nogle af verdens førende firmaer inden for professionelle serviceydelser anvender SAP S/4HANA Cloud (ERP) til at skabe fordele og belønninger.
Agilita: Projektledelse og licensforretning bringes ind i cloud-alderen.
McGrathNicol: Medarbejderproduktiviteten blev forbedret takket være strømlinede arbejdsgange, fleksible og effektive berøringspunkter for slutbrugere og lettere adgang til oplysninger.
Den bedste PSA software? Hvad skal man kigge efter.
Når du er klar til at flytte til en dedikeret PSA-løsning, skal du være sikker på, at du træffer valg, der vil understøtte dine forretningsmodeller i dag og i fremtiden. Søg efter cloud-baserede løsninger, der:
Integrer med dine eksisterende systemer og hjælp med at automatisere opgaver fra "bud til betaling"
Er prækonfigureret med relevante best practice og procesmodeller
Giv realtidsadgang til data: økonomi, indtægt, margin, bemanding og mere
Er cloud-baseret til at udvikle og skalere med din virksomhed og dens hurtigt skiftende behov
Lever en ren og sofistikeret brugeroplevelse for at optimere nøjagtigheden og udbredelsen blandt dine teams
Opdag PSA-løsninger
Støt din forretningstransformationsrejse, og høst fordelene hele vejen.
Ideer, du ikke finder andre steder
Tilmeld dig en dosis business intelligence leveret direkte i din indbakke.