Tips til evaluering af ERP-software
Klar til at opgradere dit ERP-system? Nul ind på det bedste valg til din organisations behov med denne 5-trins metode til evaluering af ERP-software.
Oversigt
Der er bogstaveligt talt hundredvis af ERP-systemer at vælge imellem, med en bred vifte af kapaciteter, styrker, svagheder, anvendelighed og pris. Selv om valget af systemer kan virke skræmmende, kan en systematisk ERP-systemsammenligning føre dit team til en god beslutning inden for en rimelig tid.
Den tidstestede metode, der er beskrevet her, kan hjælpe dig med at finde den løsning, der bedst opfylder din virksomheds specifikke behov. Denne metode kan lyde grundlæggende – men virksomheder, der foretager ERP-leverandørudvælgelsesprocessen uden at følge disse logiske trin, støder ofte på forsinkelser, yderligere omkostninger og unødvendig tilpasning. På den anden side har virksomheder, der anvender bedste praksis for ERP-vurderinger, typisk mere smidige udvælgelsesprocesser og efterfølgende implementeringer. Derfor kan de hurtigere nyde godt af fordelene ved et moderne ERP-system og konkurrere mere effektivt i en digital verden.
Femtrinsmetode til evaluering af ERP-systemer
Når en virksomhed har besluttet at erstatte deres gamle ERP-system, er det første skridt at samle et projektteam, der skal drive processen med sammenligning, udvælgelse og implementering af ERP-software. Teamet begynder sit arbejde med at udvikle en indledende plan – som i virkeligheden er mere en generel strategi på nuværende tidspunkt.
Processen til valg af ERP-leverandører kan beskrives i disse fem trin:
Diagram, der illustrerer de fem vigtigste trin i ERP-evalueringsprocessen
1. Definition af ERP-krav
Du skal fortælle dine potentielle ERP-udbydere om din organisation og dens behov for, at de konfigurerer, pakker og prissætter den relevante løsning korrekt. Start med at identificere vigtige onlineressourcer, f.eks. produktdemonstrationer og blogs, der fortæller din virksomheds historie.
Beskriv din virksomhed og dens processer på en generel måde i stedet for at oprette lange lister over specifikke krav og processer. Fortæl potentielle udbydere om størrelsen af din forretning, omfanget af aktivitet og transaktioner, kompleksiteten af forskellige processer og eventuelle unikke funktioner eller faktorer. Fokuser på de processer og krav, der giver din virksomhed dens konkurrencemæssige fordel. Det er de ting, der vil skelne de potentielle systemer fra hinanden, og hvor du vil se nøje på, hvor godt hvert system kan konfigureres til at understøtte disse unikke processer og funktioner.
Skitser de ting, du kan lide ved dit nuværende system – du vil gerne have dit nye system til at håndtere dem mindst lige så godt. Medtag de ting, som dit eksisterende system ikke gør (eller ikke klarer sig godt). Pointer alle brugerdefinerede applikationer, funktioner eller ændringer, der skal håndteres ved hjælp af standardfunktionalitet eller simpel skrædderi (ikke ændring) i det nye system. Du skal med andre ord fokusere på de ting, der er unikke for din virksomhed, og antage, at de rutinemæssige ting vil passe på sig selv. (Du vil verificere denne antagelse i demonstrationerne og de endelige vurderinger tættere på beslutningspunktet).
Fokuser på de ting, der er unikke for din virksomhed, og antag, at de rutinemæssige ting vil tage sig af sig selv.
Vigtige tips til at definere dine ERP-krav
Stol ikke på tjeklister for ERP-systemkrav . Tjeklister, en gammel standard branchepraksis, gør ikke meget for at skelne løsningerne fra hinanden og hjaelper dig ikke rigtig med at foretage et godt valg. De fleste elementer på disse lister er funktioner og funktioner, som hvert system giver til en vis grad, og konkurrerende udbydere er tilbøjelige til at kontrollere "ja" i den mest liberale fortolkning af deres systems funktionalitet.
Få de rigtige personer i dit projektteam. Specifikationen af kravene er hårdt arbejde. Det har brug for teammedlemmer, der er dedikeret til organisationen, kender virksomheden godt, og har tid til at bruge tid på projektet. Undgå fristelsen til at pakke holdet med entusiastiske, men uerfarne mennesker.
Sørg for, at din RFP indeholder disse oplysninger:
Beskrivelsen af din virksomhed og dens processer
Hvad dit nuværende system gør godt
Hvad det ikke gør så godt, som du gerne vil
Hvad ønsker du ellers, at det nye system skal gøre (rangordnet efter vigtighed)
2. ERP RFP
Næste trin omfatter udstedelse af invitationer til svar til en udvalgt gruppe af leverandører. Antallet af invitationer, du skal sende ud, vil variere – men husk, at du bliver nødt til at udføre en detaljeret gennemgang for hver enkelt, du distribuerer. Erfaringen har vist, at jo mindre antallet af potentielle udbydere og de mere detaljerede oplysninger, de gives, desto bedre er svarene. Det er bedst at identificere et dusin (eller færre) af de bedste kandidater til din korte liste.
Erfaringen har vist, at jo mindre antallet af potentielle udbydere og de mere detaljerede oplysninger, de gives, desto bedre er svarene.
Som svar herpå bør ERP-leverandørerne foreslå et system, der leverer den nødvendige funktionalitet og de nødvendige funktioner til at opfylde de krav, du har identificeret. Forslagene vil også indeholde oplysninger om deres virksomheder, produkter, erfaring i virksomheden, ressourcer, de vil forpligte sig til din implementering, og andre oplysninger, der har til formål at vinde din tillid (og dermed din virksomhed).
Så hvordan identificerer du de dusin (eller færre) kandidater, du kan fokusere din udvælgelsesindsats på? Hvordan opretter du listen fra hundredvis af ERP-leverandører til nogle få? Start med branchepublikationer, der indeholder "ERP-succeshistorier". (Bemærk, at disse publikationer sandsynligvis ikke vil fortælle dig om vanskeligheder eller fejl, så sæt disse oplysninger i perspektiv). Brug dine branchekontakter – f.eks. foreninger og virksomhedsgrupper – til at identificere andre fagfolk, der kan have haft den seneste erfaring med at vælge og implementere ERP.
Der er også mange online mapper, udvælgelsesværktøjer og systemudvælgelsestjenester, der kan hjælpe dig med at identificere software, der har den funktionalitet, du har brug for og / eller har erfaring i din branche.
For personlig rådgivning kan du indgå en kontrakt med dit kontofirmas konsulentafdeling eller finde en uafhængig konsulentressource i dit lokalområde og/eller i din branche. Sørg for at tjekke deres baggrund og tilhørsforhold for at være sikre på, at de virkelig er uafhængige og ikke er knyttet til en eller flere ERP-udbydere.
Du kan vælge at inkludere visse ERP-systemleverandører, der er af interesse af andre årsager. Måske bruger en eller flere af dine større og vigtigere kunder et ERP-system og har opfordret dig til at bruge det samme system. Eller måske er din virksomhed en del af en større virksomhed eller branchegruppe, der har “standardiseret” på en given ERP-platform. Få et forslag fra den anbefalede udbyder og giv alle forslagene en fair og upartisk evaluering, når du træffer din beslutning.
Vigtige tips til din ERP RFP
Sikre, at alle interessenter identificerer deres krav. Din RFP bør indeholde input fra alle interessenter – ellers risikerer du at vælge et ERP-system, der kun tjener nogle af dine forretningsfunktioner, og som kræver, at andre områder investerer i selvstændige systemer. Evaluer systemer, der fungerer for hele virksomheden, og anvend implementeringstidsplanen til at levere prioriterede moduler først.
Vær opmærksom på rangordning af krav. Ofte er RFP'en opdelt i funktionsområder med sektioner, som hver afdeling skal udfylde. Hvert område – uanset om det er HR eller driften – er typisk en god funktion til at rangere job for deres forretningsenhed, men deres prioriteter stemmer muligvis ikke overens med de overordnede forretningsmål. Det er op til dit projektevalueringsteam at justere prioriteterne fra et bredere perspektiv. Hvilke krav er vitale, vigtige eller bare pæne at have?
Kontroller den faktiske tilgængelighed af funktionen. Softwarevirksomheder har store marketingafdelinger; nogle sælger produkter, der ikke er udviklet og testet helt. Gør forskningen om funktioner "kommer i en fremtidig udgivelse" versus dem, der bruges af referencer i dag. Det er helt okay at overveje funktioner i udviklingen – men du skal ikke satse på kommende funktioner, hvis de er afgørende for et vellykket projekt.
Evaluer dine processer. Processer, der er indbygget i emballeret ERP-software, betragtes som "bedste praksis". Erfarne ERP-konsulenter og -implementatorer vil fortælle dig, at det næsten altid er bedre at ændre proceduren, så den passer til softwaren (ved at anerkende "bedste praksis"-aspektet) end at ændre softwaren, så den passer til den eksisterende procedure. Denne beslutning skal De imidlertid træffe. Men husk, at nye processer kan drive de forbedringer og fordele, du får fra et nyt system. Husk også, at al moderne ERP-software er skræddersyet, så du har stor fleksibilitet til at ændre skærmlayout og -flow, procedurer, datakendetegn og behandling og meget mere – uden at ændre koden.
Overvej dit ERP-ROI. De fleste virksomheder har brug for ERP-analyse af investeringsafkast (ROI) som en forudsætning for godkendelse og finansiering af et større projekt. Som navnet antyder, er dette en summering af omkostningerne i forbindelse med køb og implementering af det nye system plus driftsomkostningsforskelle i forhold til det eksisterende systems omkostninger. ROI tager også hensyn til fordele ud over direkte omkostningsbesparelser, herunder forbedret ydeevne, bedre kundeservice og produktivitet på arbejdspladsen.
3. Første trin i ERP-evaluering
Evalueringen finder sted i to faser. I denne første fase evalueres alle forslag for at se, hvor godt de passer til dit miljø og dine krav som beskrevet i din RFP. (Denne fase omfatter ikke leverandørsammenligning – dette trin falder i anden fase af evalueringen).
Målet på dette tidspunkt er at fjerne dem, der ikke opfylder dine kriterier, og at rangordne dem, der synes at passe til regningen. Resultatet er en kort liste over de bedste forslag. Disse og kun disse vil blive underkastet en detaljeret evaluering, der fører frem til den endelige udvælgelse.
Hvis du har mange svar at gennemgå, vil detaljerne have tendens til at sløre, hvilket gør det svært at huske, hvilke RFP-svar der er særligt stærke (eller svage), og på hvilke områder. En numerisk vurderingsskala kan hjælpe dig med at holde det hele lige og dokumentere din beslutningsproces.
Her er nogle flere tips, der kan hjælpe dig under dette dokumentationstrin:
Konfigurer en formular eller et regneark arrangeret på en sådan måde, at kontrollanter kan bedømme hvert forslag i overensstemmelse med de hovedkriterier, du har angivet i din RFP. Få hver kontrollant til at tildele en numerisk karakter (skalaen kan være en til ti, en til fem, en til tre eller et hvilket som helst granularitetsniveau, du mener er passende) til hvert evalueringskriterium. Du kan have så mange eller så få korrekturlæsere, som du ønsker.
Lad der være plads til noter og eventuelle spørgsmål om svaret til opfølgning. Du vil måske bede om en afklaring på dette stadium eller vente til den detaljerede evaluering af de udvalgte forslag. Tildel en vægt til hvert kriterium baseret på, hvor vigtig funktionen eller processen er for din virksomhed.
Multiplicer den score, der gives af hver kontrollant, med vægten for hvert kriterium, og beregn en samlet score for hver leverandør. Oftest vil der være flere, der rangerer tæt på toppen af skalaen, en klynge af svar lidt længere på ranglisten, og et par stykker, der ikke gør cuttet. Du bør nu have din korte liste over finalister – ideelt set tre til fem kandidater – til endelig bedømmelse.
Odds er gode, at du vil være i stand til at identificere de bedste kandidater, men hvis det ikke er så klart, gå tilbage til de individuelle evalueringer og diskutere med teamet.
Vigtige tips til dine foreløbige ERP-vurderinger
Behandl alle potentielle udbydere ens. Du må ikke acceptere live-demoer, særlige møder eller besøg på stedet, medmindre du er villig til at tilbyde den samme adgang til alle leverandørerne – det er vigtigt at holde lige vilkår. En fælles teknik er at være vært for en “budgivers konference” på din facilitet for at vise alle de potentielle udbydere rundt og besvare deres spørgsmål (foran alle).
Husk, at et forslag er et salgsbilag. Svarene vil indeholde de oplysninger, du har anmodet om, og mere. Antag, at hver påstand er sandfærdig; du kan bekræfte de fleste, hvis ikke alle, påstande under evalueringsprocessen. Men forstå, at forslagsskribenterne vil svare på dine spørgsmål på en måde, der sætter deres produkter i det mest gunstige lys.
Søg efter afvigelser. Vær særlig opmærksom på alle kriterier, hvor vurderinger viser en bred variation. Hvis en anmelder bedømmer et forslag meget højt for et kriterium, og en anden bedømmer det meget lavt, er det værd at diskutere. Stil spørgsmål til begge anmeldere på en konstruktiv, ikke-truende måde for at finde ud af, hvad de hver især tænkte. Sandsynligvis bemærkede den ene eller begge noget, som de andre anmeldere savnede eller ikke anså for vigtigt. Som et resultat af disse diskussioner kan det være en god idé at justere vurderingerne for et bestemt kriterium – og det kan ændre de overordnede rangeringer.
The Cloud ERP Playbook podcast
Hør råd fra brancheledere, der har haft succes med at skifte til Cloud ERP.
The Cloud ERP Playbook podcast
Hør råd fra brancheledere, der har haft succes med at skifte til Cloud ERP.
4. ERP-sammenligning og detaljeret evaluering
Når du har identificeret tre til fem finalister, er det tid til at komme til at arbejde på at verificere deres krav og validere referencer.
Sådan starter du dine ERP-evalueringer
Kom i kontakt med hver af de potentielle udbydere og give dem de gode nyheder: de lavede den korte liste! (Det er okay at fortælle dem, hvor mange andre finalister der er, og endda lade dem vide, hvilke virksomheder de konkurrerer mod, hvis du er tryg ved at gøre det).
I nogle tilfælde kan De også bede dem om at finjustere deres forslag.
Tal med (eller besøg) eksisterende brugere af systemet, helst i din branche (eller på et lignende marked) og i nærheden af din virksomheds størrelse.
Sikre referencer, hvis leverandørerne ikke allerede har angivet dem. (Leverandører kan være tilbageholdende med at angive referencer på grund af konkurrencemæssige betænkeligheder. Men du bør insistere. Forsikre dem om, at du vil tildele og overholde hemmeligholdelsesaftaler).
Sådan administrerer du ERP-systemdemonstrationer
Dette er også tid til at invitere de udvalgte kandidater til at udføre detaljerede demonstrationer af deres systemer – men du skal styre disse demoer.
Angiv hver kandidat et script eller en liste over funktioner, som du vil se i god tid inden den planlagte demonstration. Alle potentielle udbydere bør få den samme liste.
Tillad dem at vise eventuelle særlige funktioner, de ønsker at fremhæve, når de har vist dig de funktioner og processer, der er skitseret i RFP.
Sørg for, at dit script eller din liste indeholder de entydige krav, der er identificeret i trin et. ERP-systemer håndterer normale processer på meget samme måde; det er undtagelserne fra normale processer, der udgør udfordringen. (Fx muligheden for at indtaste ordrer for artikler, der ikke er på lager, kravet om at sælge grupper eller artikler i pakker, sæt eller sæt eller understøttelse af en unik fakturaafstemningsproces).
Under demoen vil du gerne se, hvordan softwaren kan opsættes og skræddersys til at understøtte dine unikke processer og procedurer. Når det er sagt, forbliver du åben i det omfang, at du kan opdage nogle bedste praksis i disse standardfunktioner, der ville forbedre driften og resultaterne i din virksomhed.
Ideelt set vil demonstratoren være i stand til at vise systemfunktionen ved hjælp af dine egne data. Dette er ikke altid muligt, men når det er, vil det give dig en meget bedre demonstration af, hvordan systemet ville fungere i dit miljø.
Vigtige tips til din detaljerede ERP-vurdering
Lad dig ikke blænde af demonstrationerne. De fagfolk, der demonstrerer software, er typisk meget erfarne og har store personligheder. Deres mål er at vinde dig over og sælge deres software. Bliv ikke distraheret af personen eller salgstinget, uanset hvor underholdende. Fokus på, hvordan forretningsprocesserne opfylder dine behov.
Få mest muligt ud af besøg. Vælg omhyggeligt, hvem du planlægger at besøge. Foretag et kort opkald til din vært for at sikre, at de har implementeret softwaren og har indset de lovede fordele. Aftal, hvad de vil vise dig og de personer, du skal møde under besøget. Når du er på stedet, skal du nøje vurdere, om deres succes kan replikeres i dit miljø. Stil også de hårde spørgsmål: “Hvad var dine største overraskelser?” og “Hvis du skulle gøre det igen, hvad ville du så gøre anderledes?”
Fortsæt med at stille spørgsmål. Tilskynd dit udvælgelsesteam til at stille spørgsmål, hvis kun for at afklare svar. Gør dette i rFP-gennemgangen såvel som under demonstrationerne; dette vil reducere chancen for fremtidige overraskelser betydeligt. Nu er det tid til at finde svar, du ikke kan lide – før forhandlingerne begynder. Husk også, at du får dine svar gratis på dette stadium, så lær så meget som muligt. Når du begynder at implementere produktet, kan du være nødt til at vente på support eller endda betale for svar på dine spørgsmål.
5. ERP-udvælgelse og -kontrakt
Når du har gennemført de detaljerede evalueringer, vil du sandsynligvis opdage, at du har to eller tre leverandører, der opfylder dine kriterier. Vælg den, som du mener bedst opfylder dine nuværende og fremtidige behov – men afvis ikke de andre. Lad dem i stedet vide, at de er et fit, men ikke dit første valg. Dette efterlader døren åben, hvis dine forhandlinger med topkandidaten ikke fungerer som planlagt.
Nu kan du begynde at forhandle kontraktdetaljer med topkandidaten. De fleste virksomheder ved, hvordan dette trin skal "fungere". Men som alle andre trin i ERP-EVALUERINGS- og udvælgelsesprocessen kan du støde på nogle overraskelser her.
Magten er på Deres side i forhandlingerne. Det er dog bedst at betragte udbyderen som en partner i din virksomheds fremtidige succes, ikke en modstander i forhandlinger. Tilstræbe en retfærdig aftale, der giver begge parter incitamenter til at få systemet på plads effektivt og effektivt.
Alle aspekter af systemgennemførelsen og den løbende støtte bør drøftes og dokumenteres – med nærmere oplysninger om prisen, hvem der er ansvarlig, og i nogle tilfælde den tid, der kræves. Der er mange aspekter af kontrakten, herunder (men ikke begrænset til):
Første køb, leasing eller licens til hardware og software
Implementering af hardware og software (præcisering af, hvad der "implementeres")
Omkostninger og tidspunkt for piloten i konferencelokalet (før eller efter softwarebetaling)
Udgifter til grunduddannelse og løbende uddannelse
Løbende vedligeholdelse af hardware og software (og på hvilket niveau)
Datakonvertering og integration med andre systemer
Netværk og sikkerhed
Tilpasninger (indledende og med fremtidige frigivelser)
Vigtige tips til dit endelige valg af ERP-software
Annoncer ikke dit endelige valg før forhandlinger. Ved afslutningen af den detaljerede evalueringsfase kan holdet ønske at erklære en "vinder". Men det er ikke i virksomhedens bedste interesse at oplyse spidskandidaten om, at de er den “valgte”. Det er ikke usædvanligt, at der er overraskelser i forhandlingsprocessen, og du kan være nødt til at vende tilbage til dit valg.
Planlæg på lang sigt. Når du skal i gang, skal du omhyggeligt gennemgå de langsigtede omkostninger, så dine estimater er korrekte, og du ikke skævvrider ERP-ROI-tallene. Nogle udbydere tilbyder flere gratis tjenester i en længere periode, og nogle kan outsource deres langsigtede støtte til et betalings-by-support-call firma. Nogle udbydere har et loft over, hvor meget de vil hæve den årlige vedligeholdelse eller abonnementssatser, og mange gør ikke. Andre sælger en lav software-as-a-service (SaaS) abonnement og efter et par år begynde at hæve det betydeligt. Nogle udbydere giver en årlig opdatering, men ingen væsentlig støtte i opdateringsprocessen. Stil spørgsmål og få svarene skriftligt for at sikre, at du fuldt ud forstår dine langsigtede omkostninger.
Det kræver en landsby (eller i det mindste et hold)
Den vigtigste faktor i succesen af ERP-systemevalueringsprocessen er projektteamet. Dette team bør etableres meget tidligt og bør være drivkraften i udviklingen, distributionen og evalueringen af RFP og udvælgelsen af det nye ERP-system.
Det er vores erfaring, at når holdene står midt i en grundig undersøgelse og evaluering, så tages der ofte genveje. Men hvis dit projektteam følger disse fem trin og er opmærksomme på de erfaringer, de har lært, vil de være i stand til at finde den optimale løsning til at opfylde din virksomheds krav, nu og for fremtiden.
Udforsk Cloud ERP-softwaren
SAP S/4HANA Cloud er et moderne ERP-system med integreret AI og maskinindlæring.