Tid til ERP-opgradering? En vejledning til udskiftning af dit gamle ERP-system
Se tips og råd til, hvordan du kan finde ud af hvorfor, hvornår og hvordan du erstatter det gamle ERP-system.
Oversigt
Hvordan fungerer dit ERP-system for dig? Er det tid til en ERP-opgradering? Du er sandsynligvis ikke blevet stillet disse spørgsmål direkte (medmindre du har talt med salgsrepræsentanter), men du har måske stillet dig selv det spørgsmål, hvis ikke eksplicit. Er der en lille smule tvivl om, at dit system på en eller anden måde er bedre? Måske har du hørt nogle moderne ERP-succeshistorier. Eller måske er det mere indlysende end det – måske er der nye ting, du skal gøre for dine kunder eller for at holde trit med den konkurrence, som dit legacy-system ikke kan håndtere uden en masse tid og penge til opgraderinger eller ændringer. Under alle omstændigheder er det god forvaltningspraksis løbende at vurdere systemets ydeevne og identificere områder, hvor der er behov for forbedringer eller nye problemer, der kan blive problemer inden for en overskuelig fremtid.
Er der et perfekt ERP-system?
Det korte svar er “nej.” Og selv om det perfekte system eksisterede til dine specifikke behov på et givet tidspunkt, ændrer disse behov sig hele tiden. Så det er godt at holde styr på tingene, vide, hvor godt din ERP understøtter dine aktuelle behov, og identificere tendenser, der kan føre til problemer.
Det er moderne at referere til installerede systemer som "legacy-erp", hvilket indebærer gammel teknologi og forældede systemer. Det er uretfærdigt, fordi mange installerede systemer regelmæssigt vedligeholdes, løbende opgraderes og er fuldt ud i stand til at vokse og tilpasse sig skiftende behov og krav. Når det er sagt, ERP-opgraderinger er valgfri, omend stærkt opmuntret af softwareleverandører. Det er vigtigt, at du holder dig opdateret med rettelser og forbedringer fra din løsningsudbyder. Hvis du ser problemer eller negative tendenser, skal du først sørge for, at dit system har alle opdateringer og udgivelser, og derefter finde ud af, om din leverandør har yderligere tilføjelser eller forbedringer til rådighed, der kan afhjælpe eventuelle mangler, du har fundet. Bestem, hvad det vil tage at implementere disse rettelser i form af penge og indsats, og brug disse oplysninger til at vurdere omkostningerne ved at fortsætte med din nuværende løsning (se "Hvor meget bruger du på ERP?" nedenfor).
Er din nuværende ERP-software ved at svigte dig?
Alt i alt skal du holde dit gamle ERP-system opdateret. Men hold også nøje øje med systemets ydeevne. Behov og krav vil ændre sig, og du skal være sikker på, at dit system virkelig understøtter din virksomhed og dine kunders behov.
Ovennævnte selvevaluering kan bidrage til at identificere mangler og problemområder, herunder følgende:
Dit system kan ikke opfylde nye krav eller sætter grænser for nye initiativer.
Den understøtter ikke nye teknologier eller krav eller gør det kun med vanskeligheder, høje omkostninger og forsinkelser. Leverandøren er langsom til at inkorporere nye funktioner.
Funktionerne er vanskelige at lære og bruge og hæmmer snarere end understøtter effektivitet.
Responstiden er forværret langsom. Lagring og hentning af information er utilstrækkelig, besværlig eller bare ikke op til nutidens stadigt voksende behov.
Systemet er dyrt og svært at vedligeholde og understøtte og understøttes ikke tilstrækkeligt af din leverandør.
Hvis dit system virkelig er en ældre ERP med svindende support fra leverandøren, eller en faldende pulje af teknisk support, vil kyndige programmører og analytikere utvivlsomt blive dyrere og sværere at finde, efterhånden som systemet bliver mere forældet og upålideligt.
Det er den slags problemer, der kan udvikle sig langsomt og gå uerkendt i lang tid. Så bliver det pludselig klart, at systemets mangler skaber alvorlige forretningsproblemer – og der skal gøres noget.
Hvor meget bruger du på ERP?
Mange virksomheder bliver overraskede, når de laver analysen og finder ud af, hvad det virkelig koster at holde deres eksisterende ERP-system på plads og operationelt. Det kan lyde mærkeligt, når mellemstore virksomheder typisk ser udgifterne meget tæt som en del af deres regelmæssige ledelsesansvar. Men det er ikke altid let at adskille de direkte og indirekte omkostninger, der er forbundet med ERP.
Ud over månedlige og årlige gebyrer til softwareleverandøren/-leverandørerne og hardwareleverandøren(e) vil der være løbende omkostninger til service og support fra dine forskellige tjenesteudbydere (f.eks. hardwareservice, rådgivning eller netværk). Sørg for at inkludere omkostningerne ved at opdatere tingene, hvis du har registreret (eller har mistanke om), at opdateringer eller forbedringer kan være nødvendige for at løse eksisterende eller forventede problemer som nævnt ovenfor.
Overvej også de direkte interne it-afdelingsomkostninger, herunder løn og fordele, plads, forsyningsselskaber og forsyninger. Prøv at adskille dem, der understøtter dit ERP-system direkte. Husk, at i det mindste nogle af disse omkostninger vil forblive, efter du har opgraderet og implementeret et nyt system, især hvis du erstatter et traditionelt on-premise-system med et andet on-premise-system. Omkostningsstrukturen for cloud-baseret software-as-a-service (SaaS) er forskellig, men du har stadig brug for et sammenligningspunkt for at træffe en forsvarlig beslutning om, hvorvidt du vil blive ved dit eksisterende system, starte en ERP-opgradering eller fortsætte med en ældre systemudskiftning.
Beregning af ROI i ERP
Få trin for trin vejledning i, hvordan du vurderer omkostninger og fordele for en ny ERP.
Beregning af ROI i ERP
Få trin for trin vejledning i, hvordan du vurderer omkostninger og fordele for en ny ERP.
Hvad ville et nyt system koste?
Har du angst for de potentielle omkostninger ved at skifte til et nyt ERP-system? Det er forståeligt. Et nyt ERP-system er sandsynligvis en af de større udgifter til ikke-produktionsudstyr, som en virksomhed vil afholde i et givet år. Ikke desto mindre finder de fleste virksomheder, når de ser på de tilgængelige fordele og i forhold til det beløb, der i øjeblikket bruges til at opretholde det nuværende system, at omkostningerne er helt rimelige og berettigede. Husk at tænke på livscyklusomkostninger – de samlede omkostninger over en periode, ligesom fem til syv år.
Når du ser på omkostningerne til at erhverve og implementere et erstatningssystem, skal du være opmærksom på, at hardware- og softwarelicensomkostningerne kun er en del af ligningen. Du bør også medtage følgende i din vurdering:
Netværks- og perifere enheder som stregkodescannere, fjernadgangsstationer, mobile enheder og klientsoftware plus support.
Datakonvertering og dataregistrering til det nye system samt klargøring af arkivering og tilgang til historiske records.
Katastrofeberedskab, herunder backup- eller failover-systemer, ressourcer til datagendannelse, redundant konnektivitet og kommunikation.
Uddannelse og kurser for ERP-implementeringsteamet og alle fremtidige brugere. (Dette er afgørende vigtigt. Lad være med at skimte her.)
Udvikling og dokumentation af nye arbejdsgange.
Gennemførelsesbistand. Der vil sandsynligvis blive inkluderet et vist niveau af hjælp i pakken fra den primære systemleverandør, men du kan ønske at få yderligere hjælp fra leverandøren/leverandørerne, eksterne konsulenter, dit regnskabsfirma eller andre til nogle eller alle de elementer, der er anført ovenfor.
Yderligere byrde på dine medarbejdere under implementeringen i form af overarbejde, ansættelse af vikarer til at hjælpe med regelmæssige opgaver, så de har tid til at arbejde på implementeringen, eller bonusser og andre incitamenter til at holde arbejdstagere motiveret.
Vær opmærksom på, at omkostningsstrukturen for cloud-baserede SaaS-systemer er helt anderledes end den traditionelle buy-and-implement-, on-premise-tilgang. Med SaaS er der små eller ingen startomkostninger for hardware, da det i bund og grund er en abonnementssituation. Men en SaaS-kontrakt omfatter som regel også en hel del af vedligeholdelses- og supportomkostningerne, så dine løbende, interne it-omkostninger vil blive reduceret betydeligt. De fleste virksomheder mener, at de samlede omkostninger over fem til syv år med SaaS sandsynligvis vil være mindre end de samlede omkostninger til at købe og støtte internt.
Når du afvejer beslutningen om at beholde dit eksisterende system eller se på en erstatning, skal du overveje afdragene. Med en ny ERP-løsning får du en moderne brugergrænseflade, yderligere funktioner og forbedrer din konkurrencefordel, mens hvis du beholder dit gamle system, begrænser du din evne til at forblive agil, produktiv og konkurrencedygtig. Selvom du ikke primært leder efter omkostningsbesparelser, viser moderne ERP-succeshistorier, at fordelene ved at skifte til et nyt system ofte koster mindre og opvejer omkostningerne ved at implementere en opgradering.
Hvordan retfærdiggør du økonomisk et nyt ERP-system?
Når de træffer en beslutning af denne størrelse, kræver de fleste virksomheder en cost-benefit-analyse i form af en investeringsafkastopgørelse (ROI). Omkostningssiden er nem – sammenlæg de forventede omkostninger som skitseret ovenfor. På ydelsessiden kan der meget vel være direkte besparelser i it-omkostninger, men at opregne de store fordele kræver, at virksomheden udtænker, hvordan systemet vil ændre arbejdspladsen og muliggøre højere ydeevne, forbedret produktivitet og bedre kundeservice.
Forbedret ydeevne: Mange ERP-systemprojekter er i høj grad berettiget på forventede effektivitetsforbedringer (direkte arbejdsnedskæringer) og omkostningsbesparelser (herunder, men ikke begrænset til, lagerreduktioner), og med rette, da disse er enorme tilbagebetalingsfordele i mange succesfulde ERP-implementeringer. Vær dog opmærksom på, at systemet ikke skaber disse fordele ved blot at eksistere i din virksomhed. Systemet organiserer, analyserer og præsenterer data på en sådan måde, at ledere bedre kan udnytte folk og træffe bedre beslutninger, hvilket vil generere de store fordele. Husk det, når du budgeterer brugeruddannelse og implementering af forbedrede procedurer.
Bedre kundeservice: Disse fordele er mindre direkte, men endnu mere værdifulde. Ved at betjene kunderne bedre kan du teoretisk øge salg og indtjening, øge markedsandelen og måske endda øge marginen, fordi god kundeservice tilføjer værdi for kunden uden at tilføje omkostninger til selve produktet. I nogle tilfælde bliver kundeserviceforbedringer overlevelseskrav, fordi når en ny eller god kunde forventer funktioner som elektronisk bestilling eller forbedret elektronisk rapportering, skal dit ERP-system levere.
Arbejdspladsændringer: Nutidens systemer er designet til brugervenlighed (UX eller brugeroplevelse er det aktuelle buzzword) for hurtig og nem adgang til information. Fordi hver brugers job og arbejdsgang er unik, er nutidens systemer meget skræddersyede til at give hver bruger de mest effektive og komfortable arbejdsskærme og processer. Tænk på omkostningsundgåelse i stedet for omkostningsreduktion for denne fordel. Denne øgede effektivitet vil hjælpe nuværende medarbejdere med at gøre mere og håndtere en højere forretningsmængde uden nyansættelse. Det er ikke tilrådeligt at retfærdiggøre systemet baseret på reduceret medarbejderantal – det vil sandsynligvis ikke ske, og udsigten til tab af arbejdspladser vil ikke motivere arbejdstagerne til at tage systemet til sig og hjælpe det med at lykkes.
ERP-valg er kun begyndelsen
Mens du følger tips til evaluering af ERP-systemer, skal du huske på, at udskiftning af ældre systemer ikke er en enkel eller hurtig proces – men det er investeringen værd, da den kan give betydelige fordele, når det vælges og implementeres korrekt.
Et spørgsmål, som de fleste virksomheder har øverst på deres liste på dette tidspunkt i processen, er "Hvor lang tid vil det tage at vælge og implementere en ældre systemudskiftning?" Der er ikke noget enkelt svar på dette spørgsmål – det afhænger af organisationens størrelse og kompleksitet, om enten eller begge systemer (gamle og nye) er cloud-baserede, dynamikken i virksomheden og implementeringsteamet, graden af ledelsesengagement i projektet, og mængden af samarbejde eller modstand blandt brugersamfundet … for blot at nævne nogle få af variablerne. Nogle implementeringer kan afsluttes om et par måneder; andre tager et år eller mere. En erfaren implementeringspartner kan hjælpe dig med at udvikle en opnåelig tidslinje, når du udarbejder din projektplan i de tidlige faser af implementeringsplanlægningen.
Vi behøver ikke at fortælle dig, at udskiftning af din virksomheds strategiske information management backbone er bundet til at være forstyrrende. Det kan ikke helt undgås, men afbrydelser kan minimeres med en velplanlagt og styret implementeringsindsats.
Få det fulde udbytte af cloud ERP
Driv din virksomhed hvor som helst ved hjælp af komplette, modulopbyggede løsninger drevet af indbygget AI og analyse.