Hvad er ERP-implementering?
At vælge et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er kun begyndelsen. Fra indledende forberedelse til eftermigrering hjælper bedste praksis for implementering af ERP virksomheder med at undgå faldgruber og undgå omkostninger og risici, der kan undgås.
oversigt over ERP-implementering
Den første ting at forstå om implementering af et ERP-system er, hvad ERP er: Enterprise Resource Planning. Den enkleste måde at definere ERP på er at tænke over alle de centrale forretningsprocesser, der er nødvendige for at drive en virksomhed: økonomi, HR, produktion, forsyningskæde, serviceydelser, anskaffelse og andre. På det mest grundlæggende niveau er ERP software, der hjælper med effektivt at styre alle disse processer i et integreret system – derfor kaldes det ofte for rekordsystemet for organisationen.
Uden et effektivt implementeret ERP-system står virksomheder over for mange sideordnede processer og legacy-systemer, der fører til langvarige, fejlbehæftede rapporteringscyklusser, begrænset adgang til realtidsdata og ingen pålidelig enkelt sandhedskilde. Det er derfor – uanset virksomhedens størrelse – virksomhedsledere vælger at implementere et ERP-system: for at hjælpe dem med at opnå en konkurrencemæssig fordel og optimere deres drift og samtidig reducere risikoen.
Men at integrere et ERP-system i en virksomheds processer og it-miljø kan være en monumental opgave. Det er vigtigt at kende fordelene, de potentielle faldgruber og bedste praksis for implementering, inden du går i gang.
Forretningsmæssige fordele ved at implementere et ERP-system
Der er mange fordele ved at implementere et ERP-system – især et cloud-baseret system – og de varierer fra virksomhed til virksomhed. En professionel servicevirksomhed har f.eks. meget forskellige grunde til at vælge et ERP-system end en produktionsvirksomhed.
Men disse tre positive ERP-implementeringer gælder for næsten alle organisationer:
Leverer indsigt, der kan handles på, i realtid: Styring af virksomheden i realtid er udfordrende, når information er vanskelig at få adgang til og handle på. Implementering af et ERP-system hjælper virksomhedsledere med at centralisere data, løbende overvåge en virksomheds finansielle position og administrere rapportering – selv i et hårdt og stadigt udviklende forretningsmiljø.
Øger driftseffektiviteten: Administration af virksomheden ved hjælp af frakoblede systemer, der er afhængige af manuel indgriben, er ikke kun dyrt og arbejdskrævende, men fører også til fejl, forsinkelser og utilfredse kunder. Automatisering af manuelle processer med en ERP-løsning sparer tid, reducerer indsatsen, sænker omkostningerne og hjælper med at øge rentabiliteten.
Forenklet implementering, brug og vedligeholdelse: Det bliver kompliceret at holde trit med teknologiske fremskridt, når en organisation opererer i flere geografiske områder, der ikke understøttes fuldt ud, eller i forretningssiloer, der ikke forbliver i takt med ændringer. Implementering af en cloud ERP gør opdateringer skalerbare, automatiske og tilgængelige overalt.
ERP-implementeringsstrategier
Når virksomheder tænker på systemimplementeringer, starter de ofte med at overveje de ønskede funktioner. Men nye funktioner eller teknologier er ikke det centrale problem; hvad en virksomhed har brug for til vækst er moderne forretningsprocesser, der muliggør smidighed og lydhørhed.
De eksisterende processer har imidlertid en tendens til at være ufleksible, træge og ude af stand til at opfylde virksomhedernes behov. Selv når dokumenterede og omkostningseffektive processer er på plads, skal de opdateres ofte for at imødekomme skiftende behov eller blive forbedret med nye funktioner som AI, mobil adgang, advarsler og business intelligence. Det er vigtigt at holde disse processer i centrum af implementeringsplanen. Det er også værd at bemærke, at jo mere kompleks virksomheden er, jo mere omfattende og sofistikeret vil tilgangen til implementering være.
Her er fire generelle strategier for, hvordan virksomheder i alle størrelser kan henvende sig til et ERP-implementeringsprojekt:
- Big bang: Implementer et system eller en proces i sin helhed, alt sammen på én gang. Denne metode bruges ofte, når man skifter fra et gammelt system til et nyt, hvor det hele skifter over samtidigt. Selv om denne tilgang kan medføre umiddelbare fordele og mindske behovet for parallelle operationer, indebærer den også en betydelig risiko. Alle spørgsmål, der opstår under gennemførelsen, kan have vidtrækkende virkninger, og den pludselige ændring kan være overvældende for brugere og interessenter. Big bang-tilgangen vælges ofte, når tidsbegrænsninger eller projektets karakter gør faseinddelt ERP-implementering upraktisk.
- Inddelt udrulning: Implementer gradvist et system eller en proces i faser, ofte på tværs af forskellige afdelinger, lokationer eller brugergrupper. Denne metode giver mulighed for omhyggelig overvågning og justeringer i hver fase, hvilket reducerer risikoen for omfattende forstyrrelser. Ved at udbrede implementeringen tager organisationer fat på problemer, efterhånden som de opstår, og lærer af hvert trin, før de går videre til det næste. Selv om det tager længere tid at implementere systemet fuldt ud, giver denne tilgang mulighed for mere smidige overgange og større brugeraccept. Det er især nyttigt i komplekse projekter, hvor ERP-implementering i fuld skala indebærer betydelig risiko.
- Pilotimplementering: Introducer et nyt system, en ny proces eller et lille produkt, ofte i et kontrolleret miljø eller med en begrænset brugergruppe, før en fuldskalaudrulning. Det primære mål for en pilot er at teste systemets funktionalitet, identificere potentielle problemer og indsamle feedback fra brugere. Denne tilgang giver mulighed for justeringer og forbedringer før en bredere udbredelse, hvilket reducerer sandsynligheden for, at den fulde gennemførelse mislykkes. Et vellykket pilotprojekt kan skabe tillid blandt interessenterne og tjene som et bevis på konceptet for en større ERP-indførelse.
- Hybrid tilgang: Kombiner elementer fra flere gennemførelsesstrategier, såsom big bang, gradvis udrulning og pilotgennemførelse for at skræddersy en plan til specifikke projektbehov. For eksempel kan en organisation bruge en inddelt udrulning til kernefunktioner, mens den samtidig afprøver nye funktioner i udvalgte områder. Denne tilgang giver fleksibilitet og giver mulighed for justeringer baseret på feedback i realtid og skiftende omstændigheder. Ved at udnytte forskellige strategiers styrker mindsker den hybride tilgang risici, optimerer ressourcer og øger sandsynligheden for en vellykket ERP-implementering.
ERP-projektteamets rolle
Uanset strategien er et startelement måske mere kritisk for ERP-projektets succes end nogen anden: teamet selv. Casestudie efter casestudie af ERP implementeringer fortæller den samme historie. Make-or-break-faktoren for implementeringssucces er implementeringsteamet– de mennesker, der former projektet fra starten.
Det skyldes, at god ERP-software kun er fantastisk, hvis den implementeres af et stærkt team. Hvis folk mangler tid, support eller færdigheder til at udføre jobbet effektivt, vil de ikke få succes – og projektet kan lide under forsinkelser, ekstra omkostninger og/eller software, der ikke opfylder virksomhedens behov.
Virksomheder, der oplevede tilbageslag eller fejl, tildelte ofte medarbejdere, der “havde tid” til at arbejde på projektet. Men et ERP-projekt kræver rekruttering af de mennesker, som “du ikke kan undvære”. Det er de travle mennesker, der kender forretningsprocesserne, arbejder godt sammen med andre medlemmer af organisationen og har respekt for direktionen. Disse personer bør være dedikeret til projektet fuld tid (40 ledige timer), eller så mange timer som muligt om ugen.
Ingen, der ikke er i stand til at dedikere mindst 25 % af deres ugentlige tid (mindst 10 timer), bør føjes til nøgleprojektteamet. Teammedlemmer, der bruger mindre end en fjerdedel af deres tid, vil næppe være i stand til at indhente projektaktiviteter, meget mindre merværdi til projektet.
Executive støtte til holdet er også kritisk. I alle større ERP-implementeringer skal der træffes beslutninger om prioriteter og afvejning af ressourcer. Uden stor opbakning og engagement kan selv de mest kvalificerede hold glaede sig.
At få et moderne ERP-system implementeret hurtigt er en af de vigtigste ting, en virksomhed kan opnå, og det er afgørende at have de rigtige personer involveret fra projektets start og frem.
Trin til planlægning af et nyt ERP-implementeringsprojekt
Ethvert ERP-projekt støder uundgåeligt på uventede problemer. Men overholdelse af bedste praksis for en vellykket ERP-implementering kan identificere og løse problemer, efterhånden som de opstår, hvilket hjælper med at styre risici og omkostninger.
Det er afgørende at planlægge implementeringssekvensen realistisk, altid i betragtning af tilgængeligheden af ledelsesteamet, ledere og interne eksperter, der bidrager til indsatsen. Sørg for at prioritere behovet for at fokusere på de store gevinster, mens du opbygger en kernesoftware og teknologibase, der kan ekspandere med virksomhedens behov.
De vigtigste trin i ERP-implementeringsplanlægningen
Selvom den detaljerede slutplan og kpi'er (KPI'er) er skræddersyet til specifikke forretningskrav, er følgende nøgleaktiviteter almindelige trin i alle vellykkede ERP-implementeringer:
Bedste praksis for planlægning af en ny ERP-implementering
1. Vælg en software- og servicepartner til at hjælpe med implementeringen.
Når ERP-softwareforskningen og -evalueringsprocessen er afsluttet, er det tid til at vælge en partner, der kan hjælpe med at implementere det valgte system, da de fleste projektteams ikke har særlig stor erfaring med at implementere ERP-software. Søg efter en kvalificeret ERP-implementeringskonsulent med indgående kendskab til og erfaring med den valgte ERP-applikation. Bekræft, at de forstår, hvordan den nye ERP-løsning understøtter nuværende og udviklende forretningsprocesser, herunder at interviewe deres referencer til verificering af deres ekspertise.
Partneren bør have personale uddannet i den specifikke branche og til rådighed på de nødvendige steder. For internationale kunder og leverandører skal du sørge for, at partneren har de multinationale forretnings-, sprog- og valutakompetencer, der er nødvendige for at strømline implementeringen. Endelig skal du gennemgå den projektstyringssoftware, som virksomheden bruger, for at sikre, at den er kompatibel med det eksisterende interne planlægnings-, planlægnings- og sporingssystem.
2. Detaljer om alle projektopgaver.
En ERP-implementeringspartner hjælper med at udvikle en detaljeret opgaveliste over alt, hvad der skal gøres.
Denne liste er omfattende – træning alene, for eksempel, omfatter mange opgaver:
Projektteamuddannelse: ERP-projektteamet skal lære om softwaren, så de kan beslutte, hvordan forretningsprocesserne skal tilpasses.
IT-teamtræning: IT-teamet skal være uddannet i, hvordan man kan installere og vedligeholde ERP-systemet optimalt.
Uddannelse af virksomhedsbrugere: Alle slutbrugere af ERP-softwaren skal lære, hvordan det fungerer.
Efteruddannelse: Nye brugere har brug for uddannelse, når de tilmelder sig virksomheden, så en langsigtet onboarding-plan skal være på plads.
Opgavelisten bør opdeles i faser. Der bør afsættes tid til pilotprojektet i konferencelokalet, tilpasning af applikationen, integration til andre applikationer og datakilder, implementering af infrastruktur, datarensning, brugeraccept osv.
3. Beregn arbejdstimer.
Estimer omhyggeligt, hvor lang tid det tager for hver opgave. Overvej det arbejde, der er involveret i hver opgave, og tildel derefter antallet af "arbejdstimer", der kræves, selvom det kun er et interval af timer. Tilføj arbejdstiden for hver fase i ERP-projektet, og tildel det projektteammedlem, der er ansvarligt for at få det udført.
Dette kan være en formidabel opgave; derfor er det vigtigt at involvere en implementeringspartner, der er fortrolig med den specifikke ERP-løsning. Dette trin er afgørende for en præcis beregning af tidslinjen, for at afgøre, om det aktuelle team har brug for hjælp, og for at begrænse omfanget.
4. Opret en realistisk tidsplan.
Når du har angivet de tilgængelige og påkrævede arbejdstimer i tabelform, skal du oprette en overskuelig tidsplan. I mange tilfælde afslører det første adgangskort et kapacitetsproblem sammenlignet med den gennemførelsesperiode, der oprindeligt blev præsenteret for ledere.
Her er en eksempelberegning, der illustrerer de potentielle afvigelser:
Måltidsramme for ibrugtagning = 12 måneder eller 1 år
Samlet antal tilgængelige arbejdstimer i en 12-måneders periode = 540/uge eller 28.080 timer/år
Samlet antal arbejdstimer, der skal implementeres = 42.000 timer i alt
Nødvendige timer divideret med tilgængelige timer pr. år = 1,496 år
Resultat? Ibrugtagningsdatoen er allerede overskredet, før projektet overhovedet starter. Nogle mulige løsninger omfatter:
Reduktion af omfanget – selv om teamet er blevet enige om, at disse er væsentlige opgaver
Forlængelse af datoen til en realistisk dato
Tilføjelse af flere interne og eksterne ressourcer (flere arbejdstimer tilgængelige)
Opdeling af projektet i faser
Det er her, direktionsholdet skal tage beslutningen. Det er blot et eksempel på, hvorfor de bør være involveret i ERP-softwareudvælgelses- og implementeringsprocessen.
5. Gennemførelse af et mødelokalepilot
Efter kickoff skal du gennemføre en testkørsel eller en pilot (i et konferencerum) før fuld udrulning. Dette konferencelokalpilotprojekt sikrer, at de rette forretningsprocesser er på plads til virksomhedens aktuelle og fremtidige behov. Efterhånden som nye processer er designet, er det vigtigt at forstå de mange muligheder, der er tilgængelige i ERP-systemet – og at validere processer med projektteamet og interessenter fra brugerforummet.
I denne flerugers fase installerer ERP-implementeringspartneren pilotsoftware, der gør det muligt at teste alle processer for at sikre, at de fungerer som forventet, uden overraskelser. Anvendelse af bedste praksis på dette tidspunkt sparer ofte tid, især hvis konfigurationsværktøjer kan foretage justeringer for procesforbedringer.
6. Rens data.
Det lyder simpelt, men datarensning er en meget tidskraevende aktivitet. Det er bedst at begynde at vurdere datanøjagtigheden så hurtigt som muligt, fordi det kræver en stor indsats at fuldføre dette trin korrekt. I løbet af projektet sker der forretningsprocesændringer – så vær forberedt på yderligere datastyringstrin under implementeringen.
7. Hold alle informeret.
På ugentlig basis bør et projektteammedlem kontakte alle de vigtigste interessenter, så de kender de positive og "ikke så positive" ved implementeringsprojektets fremskridt. Det vaerste scenarie er, når folk ikke holdes ajour og bliver overrasket. De fleste projektstyringssystemer kan give visuelle repræsentationer af ERP-projektets fremskridt.
podcasten Cloud ERP Playbook
Hør råd fra branchens ledere, der med succes er gået over til Cloud ERP.
podcasten Cloud ERP Playbook
Hør råd fra branchens ledere, der med succes er gået over til Cloud ERP.
Prioriter processer og kapaciteter, der har størst betydning
Da ikke alle virksomheder har de samme problemer, er det bedst at gennemgå alle relevante forretningsprocesser og markere, hvilke procedurer der skal løses først.
Her er en liste over områder med høj værdi, du kan overveje:
Økonomi og regnskab: Nøjagtige finansielle transaktioner i realtid, KPI'er og analyser er afgørende for enhver virksomhed, og de skal dække alle lokationer og afdelinger. Ud over regnskab skal de integreres med kalkulation, budgettering, prognoser, projekter, formueforvaltning, compliance og likviditetsstyring.
Forsyningskædestyring (SCM) og produktion: Stramme tidsplaner, lave marginer og afbrydelser i forsyningskæden udfordrer enhver virksomhed. Det kræver en teamindsats at administrere dem – i samarbejde med leverandører, speditører, import-/eksportfirmaer, banker og andre partnere – ofte på mobile enheder på tværs af mange lokaliteter.
Customer Relationship Management (CRM): CRM-processer berører typisk alle dele af en virksomhed. Direkte salg, distributører, detailudstillingslokaler, e-handel og kunde- og udeservice skal alle kunne dele kundeoplysninger med ordrestyring, drift, indkøb, konstruktion, debitorer og forsendelse.
Personale (HR): Det er en udfordring at administrere en forskelligartet arbejdsstyrke, og HR-teams har brug for øjeblikkelig, sikker adgang til HR-systemer, der indeholder medarbejderoplysninger til lønafregning, fordele, budgettering, planlægning og behov for overholdelse. Derudover er medarbejderrekruttering, udvikling og fastholdelse en stor del af evalueringen af nuværende og foreslåede forretningsplaner.
Business Intelligence, herunder ledelsesadvarsler og dashboards: Forretningsteamet har brug for hurtige opdateringer om forretningsproblemer samt muligheden for nemt at gå i detaljer for at løse tingene hurtigt – på kontoret, derhjemme eller på farten. Indbygget business intelligence og data, der lever i en enkelt database, er væsentlige elementer.
Multinationale sprog, valutaer og lokaliteter: Efterhånden som en virksomhed udvides, især i nye regioner eller lande, er evnen til at åbne og udvide nye aktiviteter konsekvent og hurtigt bliver endnu vigtigere. Dette kræver brede og avancerede ERP-softwarefunktioner samt ensartede tjenester fra softwareudbyderen på hvert sted.
Mobilitet: Kravet om, at medarbejderne skal have adgang til oplysninger, når de arbejder eksternt, er uløseligt forbundet med den moderne arbejdsmodel. En cloud-baseret ERP-løsning giver overalt adgang til forretningssystemer.
Tips til reduktion af ERP-implementeringsrisici
Alle softwareimplementeringsprojekter involverer et element af risiko, men følgende fem tips er værdifulde for at forbedre chancerne for en rettidig, budgetmæssig ERP-projektgennemførelse:
- Vælg software, forretningsproces og implementeringspartnere med industri og lokal knowhow. Interview altid referencer fra lignende virksomheder/brancher.
- Stræk ikke forældet teknologi ud over dets grænser. Eliminer gamle, forældede, selvstændige systemer, og så vidt muligt konsolidere data i en enkelt database (enkelt version af sandheden) med indbygget business intelligence for global adgang og ensartet ydeevne.
- Bekræft, at den valgte ERP-leverandør har funktioner til cloud-integration og ekspertise med leverandørnetværk. I den digitale økonomi skal virksomhederne ofte integrere systemer på tværs af forretningsenheder såvel som udenfor med kunder og leverandører.
- Undgå krybning af projektomfang. Det er almindeligt at opdage behov og salgsmuligheder under en ERP-implementering, så det er vigtigt at administrere ændringsordrer for at undgå forsinkelser og omkostningsoverskridelser.
- Bekræft, at ERP-leverandøren kan levere konsistent ekspertise på tværs af alle forretningslokationer. Uddannelse, implementering og support er et must – og kommer ofte fra en kombination af lokal ledelse, softwaredistributører, konsulentfirmaer og softwarepartneren.
Tips til at undgå ekstra ERP-implementeringsomkostninger
En ny investering i ERP-systemet omfatter en virksomheds tidsforpligtelse, forretningsproces og implementeringsrådgivning, software og cloud-services samt slutbrugerenheder og anden hardware, hvilket gør det vigtigt at styre projektet og omkostningerne.
Her er nogle nøgleområder, der skal spores:
Hold fokus på de samlede ejeromkostninger (TCO). Administrer samlede omkostninger og fordele over tid for at minimere udgifter og maksimere afkastet. Implementeringer af ERP-systemer vil have stor betydning for virksomheden.
Match forretningsretningen, og gennemtving ikke unødvendige procesændringer. I mange tilfælde er virksomheder presset til at ændre, hvordan de fungerer, så de passer til deres ERP-software, hvilket øger både implementerings- og driftsomkostningerne.
Fokus på de rutinemæssige forretningsprocesser, der giver en betydelig værdi for virksomheden. Administration af kundeordrer, opdatering af priser, tilføjelse af nye produkter og serviceydelser, ændring af produktionsdetaljer og onboarding af nye medarbejdere er eksempler på sådanne rutineprocesser.
Undgå tilpasninger, og brug en konfigurerbar brugergrænseflade, dashboards, advarsler, arbejdsprocesser, Business Intelligence og mobilfunktioner. Disse kompetencer strømliner arbejdet for alle afdelinger samt hjælper med at foretage hurtige, omkostningseffektive tilpasninger efter behov.
Systemhacks og brud på datasikkerheden er dyre. Når du bruger internettet, skal du bruge en sikker cloud-ERP-løsning, hvor det er relevant – bekræft, at software- og tjenesteleverandørerne understøtter en række sikre softwareimplementeringsmuligheder.
Måling af ROI for en ERP-implementering
Når en ERP er implementeret, er det uundgåelige spørgsmål for alle virksomheder: “Fik vi det, vi forventede ud af denne investering?”
Beregning af ROI for en ERP-implementering indebærer en evaluering af både de materielle og immaterielle fordele, som systemet medfører i forhold til de samlede afholdte omkostninger. Processen starter med at identificere KPI'er, der stemmer overens med organisationens strategiske mål, såsom forbedringer af driftseffektiviteten, reducerede lageromkostninger, øget salg og forbedrede beslutningsfunktioner. Disse KPI'er bør spores før og efter ERP-implementering for at måle systemets påvirkning. Hvis ERP-systemet f.eks. strømliner lagerstyringen, hvilket fører til en reduktion i transportomkostninger og lagerbeholdninger, kan disse besparelser knyttes direkte til ROI-beregningen.
Det er også afgørende at sammenligne omkostningsbesparelser og indtægtsforbedringer med ERP-systemets samlede ejeromkostninger (TCO). Dette omfatter ikke kun den indledende investering i software og hardware, men også løbende omkostninger såsom vedligeholdelse, uddannelse og systemopgraderinger.
Endelig er det vigtigt at erkende, at nogle fordele ved ERP-implementering – såsom forbedret datanøjagtighed, bedre overholdelse og øget kundetilfredshed – måske ikke er let at kvantificere, men stadig bidrager væsentligt til virksomhedens overordnede succes. Hvis disse faktorer indgår i en afbalanceret scorecard-tilgang, kan det give et mere omfattende overblik over ERP-systemets ROI, hvilket sikrer, at evalueringen afspejler både umiddelbare økonomiske gevinster og langsigtede strategiske fordele.
Hvornår er ERP-implementeringen fuldført?
En ERP-implementering anses teknisk set for afsluttet, når den første implementering tages i brug, hvilket gør det muligt for virksomheder at begynde at bruge det nye system til deres daglige drift. Det er dog vigtigt at bemærke, at virksomheder selv efter den første ibrugtagning bør fortsætte med at forbedre deres ERP-system med yderligere muligheder for at imødekomme muligheder som nye lokationer, produkt- og servicelinjer og anskaffelser. Selv om den indledende ERP-implementering markerer en vigtig milepæl, er implementeringsprocessen derfor virkelig en kontinuerlig rejse for optimering og innovation.
Et teknologisk landskab under udvikling giver også virksomhederne yderligere muligheder for at gå sammen med kunder og leverandører og omdefinere, hvordan forretninger udføres i specifikke brancher. Disse digitale transformationsprojekter omfatter ofte nye teknologier som maskinindlæring og kunstig intelligens (AI) samt integration med udstyr og køretøjer, der bruger Tingenes Internet (IoT) -teknologi for at forbedre hastighed og effektivitet.
Få mere at vide om ERP-implementering
Find det rigtige cloud-ERP-system
Uanset om du anvender dit første ERP-system eller migrerer fra en eksisterende lokal applikation til skyen, har SAP det rette cloud-ERP-system til dig. SAP S/4HANA Cloud er ERP til ethvert forretningsbehov – fra missionskritiske operationer til AI-drevet innovation af forretningsmodeller.