Hvad er et finansforvaltningssystem (FMS)?

Et FMS er den software og de processer, der bruges til at styre indtægter, udgifter og aktiver i en organisation.

Oversigt over finansstyringssystem

De tidligste optegnelser blev fundet blandt de 7.000 år gamle ruiner i det gamle Mesopotamien. Dette går forud for opfindelsen af hjulet med over 3.000 år og taler til den historiske og kulturelle betydning af handel og handel i udviklingen af det menneskelige samfund. Men det var først i slutningen afdet 15. århundrede, at vi så tilblivelsen af moderne bogføring med popularisering af dobbelt-post regnskab af den italienske matematiker Luca Pacioli. Med den kunne virksomhederne se både deres nuværende (debet) og fremtidige (kredit) situation, og et rudimentært økonomistyringssystem blev født. Naturligvis ville moderne finansforvaltningssystemer være uigenkaldelige til at underskrive Pacioli.

Definition af finansstyringssystem

Et økonomistyringssystem er den software og de processer, der bruges til at administrere indtægter, udgifter og aktiver i en organisation. Ud over at understøtte den daglige økonomiske drift er formålet med et økonomistyringssystem at maksimere overskuddet og sikre langsigtet virksomhedsholdbarhed. De hjælper med at finansiere teams:

  • Effektiviser fakturering og fakturaindsamling

  • Optimer daglig, månedlig og årlig pengestrøm

  • Vedligehold revisionsspor og overhold regnskabsbestemmelser

  • Automatiser finansprocesser, og reducer regnskabsfejl

  • Lever bedre budgettering, prognoser og planlægning

  • Fremskynde regnskabsafslutning og rapporteringsaktiviteter

  • Og meget mere

Software til økonomistyring kan være en del af en virksomheds ERP-system (Enterprise Resource Planning), som konsoliderer økonomiske og driftsmæssige data og giver teams et samlet overblik over virksomheden. Selvstændige finansielle applikationer kan også kombineres for at oprette et ende-til-ende-økonomistyringssystem. I stigende grad vælger CFO'er cloud-baseret ERP- og økonomistyringssoftware, der hurtigt kan skaleres til at håndtere vækst og levere funktionalitet til forskellige geografiske områder, sprog, valutaer og bestemmelser.

placeholder

Skærmbillede, der viser, hvordan økonomistyringssystemer giver dig mulighed for at overvåge og administrere udgiftsafvigelse.

Væsentlige komponenter i et finansielt forvaltningssystem

Et effektivt økonomistyringssystem giver virksomhederne en komplet pakke af regnskabssoftware og en enkelt kilde til sandhed. Inden for systemet er mange forskellige værktøjer, som kan inddeles i følgende fire kategorier:

  • Generelt regnskab og regnskabsafslutning: Værktøjer til understøttelse af regnskabsaflæggelse og regnskabsafslutning væsentlige bogføringsaktiviteter som fx hovedbog, kreditorregnskab, debitorregnskab og lønafregning. De hjælper teams med at generere rapporter, oprette resultatanalyser for indtægter, udgifter og saldi – og afslutte regnskaberne hurtigt og med mindre indsats. Afgiftsstyringsfunktioner hjælper også med at sikre skattemæssig nøjagtighed og overholdelse.

placeholder

Financial Management-system, der viser debitorstatus.

  • Indtægts-, likviditets- og Treasury-styring: Med indtægtsregnskabsværktøjer kan økonomiteams automatisere faktureringsprocesser, se opdaterede betalinger og sikre overholdelse af lovbestemte forskrifter for indtægtsrealisering, fx IFRS 15. Værktøjer til likviditetsstyring og likviditetsstyring hjælper teams med at forudsige pengestrømme, forbedre likviditet og proaktivt reducere risici. Denne software integrerer også med banksystemer, så brugerne kan få realtidsindsigt i banksaldi og forenkle afstemning i konti.

  • Finansiel planlægning og analyse: Dette sæt af planlægning, prognoser, budgettering og analytiske værktøjer hjælper CFO'er og deres teams med at støtte virksomhedens overordnede økonomiske sundhed. FP&A software er afgørende for at analysere omkostninger og rentabilitet, forbedre performance, forudsige og navigere i fremtidige forhold, og give hurtig og præcis beslutningsstøtte til C-suite. Det understøtter også planlægning af flere scenarier og samarbejde mellem økonomi og alle andre afdelinger.

  • Governance, risk og compliance: GRC-værktøjer hjælper teams med at tilpasse organisationens aktiviteter til forretningsmål, identificere og reducere forskellige typer af risici og sikre overholdelse af love og bestemmelser – fra GDPR og SOX til internationale handelsaftaler. Ved at synkronisere data på tværs af corporate governance, risikostyring og compliance-aktiviteter kan virksomheder operere mere effektivt, navigere i usikkerhed og handle med integritet.

placeholder

GRC-software hjælper virksomheder med at overvåge og styre tilgængeligheden af kapital og dermed forbundne risici.

Digital finanstransformation og nye teknologier

De fleste virksomheder er stadig i de tidlige stadier af at anvende digitale teknologier som cloud, augmented analytics, robotprocesautomatisering (RPA), kunstig intelligens (AI) og blockchain til at finansiere processer – men de er på vej mod et stort skift, og presset er på. Ikke alene forventes CFO'er og deres teams i stigende grad at yde hurtig beslutningsstøtte til erhvervslivet, men hårde erfaringer fra covid-19-pandemien tvinger lederne til at fremskynde finanstransformationen og indførelsen af ny teknologi.

 

Det er nemt at se hvorfor. Fordelene ved digital finanstransformation – såsom øjeblikkelig intelligens, meget præcis prognosemodellering og mere agile og automatiserede processer – er de ingredienser, som virksomhederne har brug for til at navigere i forandringer og tilpasse sig det nye normale. Specielt AI er en drivkraft bag finanstransformation, der fuldstændig revolutionerer finansanalyser, automatisering og alle processer – fra regnskabsafslutningsaktiviteter til risikoreduktion og compliance.

I det kommende årti vil AI optimere eller transformere næsten alle aktiviteter inden for finansiering.
Gartner

  • Cloud økonomistyring: Ud over skalerbarhed, omkostningseffektivitet og muligheden for at oprette forbindelse til flere Big Data-kilder giver cloud-baseret ERP-økonomistyring sikker adgang til systemet fra hvor som helst – hvilket er særligt vigtigt nu, hvor så mange medarbejdere arbejder eksternt. Skyen er også porten – og forudsætningen – for nye og intelligente teknologier som AI, machine learning og blockchain.

  • Avanceret finansanalyse: Finans analyser drevet af AI og machine learning kan udvinde massive sæt af strukturerede og ustrukturerede data – både i og uden for organisationen – i næsten realtid. Disse analyser sætter finansfolk i stand til at oprette mere præcise prognoser og planer, modellere fremtidige scenarier, forstå de økonomiske konsekvenser af potentielle beslutninger, generere on-demand rapporter og forudsige risiko og salgsmuligheder. I sidste ende kan avancerede finansanalyser bruges til at styre virksomheden i den rigtige retning og sikre langsigtet bæredygtighed.

  • Finansautomatisering: 90 procent af virksomhedens controllere vil snart bruge en kombination af RPA og AI til at automatisere alt fra finansielle rapporter og lukker til skatteforberedelse og lønafregning. RPA-bots automatiserer ikke kun gentagne opgaver og frigør medarbejdere til at fokusere på arbejde af højere værdi – de kan udføre mere arbejde hurtigere, minimere omkostninger og fejl, optimere arbejdsgange og organisere aktiviteter på tværs af human-bot-teams.

  • Blockchain: I finanssektoren tilbyder blockchain-teknologi nye niveauer af gennemsigtighed, effektivitet og sikkerhed. Finansteams kan f.eks. bruge blockchain til at oprette en enkelt, uforanderlig hovedbog, der altid er opdateret og ikke kræver afstemninger. Blockchain-baserede smarte kontrakter – kontrakter, der automatisk udfører, når foruddefinerede betingelser er opfyldt – kan også bruges til at automatisere og fremskynde aktiviteter som betalingsbehandling og overholdelse af lovkrav.

1.

Avanceret finansanalyse var en topprioritet for økonomichefer i 2020

Gartner 

80

%

af økonomichefer har implementeret eller planlægger at implementere RPA

Gartner 

De bedste cloud-baserede økonomistyringssystemer integrerer nu intelligente teknologier som avanceret analyse, AI, maskinindlæring og blockchain direkte i deres værktøjer – hvilket dramatisk fremskynder finanstransformationen og giver hurtig time-to-value og ROI.

Ofte stillede spørgsmål om økonomistyring

Regnskab er en del af et økonomistyringssystem. Et regnskabssystem understøtter bogføringskravene for virksomheden - hovedbog (GL), de regnskabsapps, der direkte føder hovedbogen, herunder kreditorregnskab, debitorer og lønafregning. Et økonomistyringssystem indeholder værktøjer til styring af alle finansielle aspekter af organisationen, herunder Treasury and Cash Management, omkostningsregnskab, strategisk planlægning, analyse og finansiel prognose, governance og meget mere.

Enterprise Resource Planning (ERP) er en integreret pakke af business management software designet til at adressere den brede vifte af funktioner, der er nødvendige for en virksomhed. Finansielle applikationer – såsom regnskab, rapportering og likviditetsstyring – er en central del af en ERP-suite og et godt sted at starte, hvis du ønsker at styre dine økonomiprocesser bedre.

Debitorregnskab (AR) er den forretningsfunktion, der er ansvarlig for at administrere indgående indtægter, typisk de penge, som kunder skylder ved køb og kredit udvidet til kunder i form af betalingsbetingelser. Debitorer starter med fakturering, administrerer opkrævning og registrerer beløb, forfald af tilgodehavender og betalingshistorik.

Kreditorregnskab (AP) er den forretningsfunktion, der sporer og administrerer de skyldige beløb til leverandører, underleverandører, långivere og andre eksterne parter. Gæld (gæld) starter typisk med indregning af købsfakturaen og slutter med betaling. Gæld sporer tilgodehavender og til hvem, alder, betalinger og likviditetsbehov.

Indtægtsstyring søger at øge omsætningen ved præcist at forudsige efterspørgsel og forbrugeradfærd – og derefter optimere produkter, priser, kampagner og placering (distribution) for at opnå de bedst mulige økonomiske resultater.

En delmængde af debitorprocessen, styring af tilgodehavender refererer primært til inkassoprocessen – kommunikation med dem, der skylder virksomheden penge, og inkassoaktiviteter, der udføres for at sikre betalingen.

Afstemning henviser til processen med at matche poster i to eller flere kilder eller repositories for at identificere eventuelle differencer, bestemme, hvilken der er korrekt, og bringe posterne i synk. Eksempler omfatter sammenligning af hovedbogsposter med kildebilag og afstemning af bankposter med betalinger, der er modtaget og foretaget.

Generelt er et regnskabssystem den mekanisme, der anvendes til at holde styr på de penge, der strømmer ind og ud af en virksomhed. Ofte refererer udtrykket til et sæt softwareapplikationer, der sporer finansielle aktiviteter. Grundlæggende regnskabssystemfunktioner eller ERP-finanssoftwaremoduler omfatter hovedbog, kreditorer og debitorer. Valgfrie funktioner omfatter lønafregning, likviditetsstyring, kredit og opkrævninger m.fl.

Finansiel planlægning og analyse er et sæt af planlægning, prognoser, budgettering og analytiske aktiviteter, der understøtter en virksomheds overordnede finansielle sundhed. FP&A værktøjer hjælper med at finansiere teams give hurtig beslutningsstøtte til C-suite, opbygge detaljerede finansielle modeller og prognoser, planlægge flere scenarier, identificere og vurdere nye indtjeningsmuligheder og meget mere.

Pengestrøm er bevægelsen af likvide midler ind og ud af virksomheden. Indbetalinger fra salg opbevares på bankkonti og andre likvide investeringer, indtil de bruges til materialer, lønafregning, lånebetalinger og andre udgifter. Pengestrømsopgørelsen, en af de tre grundlæggende finansrapporter (indkomst, balance, pengestrøm), sporer ændringer i en organisations likvide midler i løbet af en regnskabsperiode: Startsaldo, modtaget likvide midler, udbetalinger, ultimosaldo.

Cash Management er processen til indsamling og styring af pengestrømme. Likviditetsstyring er centreret på kassebeholdning i bank- og investeringskonti og bestemmer, hvor indgående likvide midler placeres, og hvordan de allokeres til arbejdskapital, investeringer, kassebeholdning eller andre dispositioner.

I lighed med likviditetsstyring er Treasury management forvaltningen af midler i organisationen, med fokus på arbejdskapital, med det formål at opretholde likviditet og gøre bedst mulig brug af midler til at optimere virksomhedens performance.

Udgiftsafregning er en formular, der sporer og redegør for forretningsudgifter. Som regel forventes en medarbejder, der udfører opgaver uden for virksomhedens lokaler, at indberette alle udgifter, der er påløbet under denne aktivitet - fx transport, logi og måltider. Udgifter betales enten direkte fra virksomhedens midler eller betales af den enkelte og indberettes til refusion.

Når en medarbejder betaler for forretningsrelaterede poster og omkostninger fra personlige midler, rapporterer de sådanne udgifter til virksomheden, så virksomheden kan tilbagebetale dem. Dette er almindelig praksis for rejseudgifter afholdt under rejser til salg, møder og konventioner, installation og service af udstyr og lignende. Det kan også gælde for forbrugsvarer eller forsyninger, der er nødvendige for at fuldføre et projekt, når det er mere hurtigt at bare købe dem i stedet for at gå gennem normale indkøbskanaler.

T&E står for rejser og udgifter. En medarbejder, der rejser i forretningsøjemed, rapporterer de påløbne omkostninger til transport, logi, måltider og andre udgifter ved hjælp af en virksomheds T&E-rapport (papir eller elektronisk). Udgifter kan betales direkte af virksomheden (rejsebureaukonto eller firmakreditkort) eller betales af medarbejderen og indberettes til refusion.

placeholder

Kør dine finansprocesser med et ERP

Sæt AI og avancerede analyser i stand til at arbejde og optimere dine økonomifunktioner.

Få mere at vide 
placeholder

Ideer, du ikke finder andre steder

Tilmeld dig en dosis business intelligence leveret direkte i din indbakke.

Få mere at vide og abonner 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel