Gå til indholdsfortegnelsen
Leder og medarbejder har en præstationsbedømmelse

10 måder at forbedre performancestyrings-processen 

 

Denne webside er blevet maskinoversat for at gøre det nemmere for dig. SAP yder ingen garanti for maskinoversættelsens korrekthed eller fuldstændighed. Den originale engelske webside kan findes ved at bruge verdenskortet i øverste højre hjørne af denne side.

Præstationsbedømmelsen er, som de fleste kender den, en dinosaur, der ikke servicerer folk, ledere eller organisationen særlig godt. De fleste af os kan huske et tidspunkt, hvor vi fik en glødende medarbejderevaluering, men intet løft i kompensation eller en lunken resultatvurdering, der resulterede i en forfremmelse.

 

Derudover er performance management-processen ofte tidskraevende, hvor ledere rygter gennem gamle e-mails for at informere om evalueringen. Og hvis du nogensinde har arbejdet i en opstartsfase, kunne en ung, ivrig administrerende direktør have iværksat omfattende 360-graders medarbejderbedømmelser, som krævede, at alle brugte dage på at udvikle dybdegående evalueringer af medarbejdere op, ned og på tværs af organisationen. I mellemtiden bruger nogle startups slet ingen medarbejderevalueringer eller performancevurderinger.

 

 

Uanset tilgangen efterlod covid-19-pandemien personer og ledere uden direkte interaktion i månedsvis, hvilket gjorde det vanskeligt at forestille sig nogen form for effektivt system til resultatgennemgang i det aktuelle forretningslandskab. Derfor er det på tide at sætte konventionel tænkning i bakspejlet.

Hvad er performancestyringsprocessen?

Performancestyringsprocessen består af en række trin, hvor ledere og medarbejdere styrer mål, overvåger performance og vurderer resultater. Traditionelle præstationsstyringssystemer følger en typisk kadence af kvartalsvise, halvårlige eller årlige evalueringer. En løbende performance-styringsmodel handler om at bruge performanceteknologi til at opstille og spore mål på en åben og effektiv måde i realtid og til at understøtte løbende coaching, feedback og justering som prioritetsskift over tid.

 

Processen er i gang. Når processen er fuldført, identificeres eksisterende og nye medarbejdermål, og cyklussen starter igen. 

Diagram over faserne i en løbende performance-styringsproces.

Diagram over faserne i en løbende performance-styringsproces.

Nytænkning af performancestyringsprocessen: Start med mål

Præstationsvurderinger kan være af stor værdi for alle, da et robust og integreret system kan øge medarbejderengagementet og derfor forbedre forretningsprocesser og -resultater. Det er blot et spørgsmål om at genoverveje performance-management ikke som en uhyggelig muskel at flexe en gang hver sjette måned, men en muskel, der kan udøves hele tiden og i sidste ende gøre alle i organisationen stærkere. Det starter ikke med nytaenkning af performanceanmeldelser, men med hele konceptet performancemål.

 

Målsætninger skal kaempe sig ned fra toppen og være synlige for alle. Med andre ord kan en leder have et sæt mål, og hver direkte underordnede vil have et sæt mål, der stikker ind i hver af lederens mål. I et system med løbende præstationshåndtering, når en person fuldfører et mål, er det blot tjekket af i systemet, så kolleger og lederen ved, at den brik i målpuslespillet er komplet. Overlappende mål kan opdateres eller justeres afhængigt af en ændring i strategi eller reaktion på afbrydelser. Og bedst af alt, så er der hurtigt og fuldt overblik over, hvem der har opnået hvad og hvornår. Med andre ord bør en bedre performancestyring ikke så meget handle om at genopfinde processen med at gennemgå, men om processen med at opstille og nå mål.

Hjælp med at sikre, at medarbejder- og teammål stemmer overens med virksomhedens overordnede mål for at maksimere virksomhedens succes.

Typiske trin i performancestyringsprocessen

  1. Målsætning: Det handler om mere end at ramme milepæle. Målsætninger sætter folk i stand til i samarbejde at fastsætte individuelle mål og teammål i forbindelse med den virksomhed, der udvikler sig. 
  2. Feedback og coaching: At sætte mål er én ting, men det er også, hvordan vi når de centrale mål. Derfor bør virksomhedsledere implementere praksis, som folk kan bruge til at søge feedback om, hvordan de klarede sig, og hvad de kan gøre bedre.
  3. Præstationsevaluering: Ledere og deres teams skal være i stand til at vurdere medarbejdernes præstation på en retfærdig måde, og hvordan de har bidraget til virksomhedens prioriteter. Dette informerer så det næste sæt af mål.

10 tips til at forbedre performancestyringsprocessen

Udviklingen i præstationsvurderingstænkningen sker naturligvis ikke fra den ene dag til den anden. Her er 10 enkle tips til, hvordan du kan forbedre performancestyringsprocessen.  

  1. Start langsomt, ideelt med en enkelt afdeling. Prøv et nyt system drevet af at kæmpe mål med én afdeling eller forretningsfunktion, som fx it eller økonomi, i stedet for at udrulle den nye vurderingsproces til alle samtidigt. Med den ene funktion skal du notere nøgleresultaterne og tilpasse det nye Performance Management-system efter behov, inden det udrulles til andre afdelinger. Når hele virksomheden bruger det nye system, burde det fungere godt.
  2. Brug teknologi, specielt til bekæmpelse af mål. Det bør være let at holde styr på, hvem der er ansvarlig for hvad. Det betyder ikke, at du skal bruge et Google-regneark. Brug et enkelt, intuitivt performance-værktøj, der tilbyder bred synlighed og nem adgang for alle, så det kun tager sekunder at gennemføre eller ændre et mål. Ideelt set har du også startet med en afdeling, hvor en eller flere midtårige målændringer er sandsynlige, så det vil give dig mulighed for at afprøve teknologien i en flydende situation i den virkelige verden. 
  3. Anvend det, du lærer med kontinuerlig performance-styring til årsafslutninger. Hvis du vil bruge et system med kontinuerlig performance-styring, skal du sørge for at udnytte dets styrke på det tidspunkt og sted, hvor det reelt tæller – ved årets slutning. Brug systemet til at informere og rapportere medarbejderevalueringer og sammenligne erfaringerne med kontrolprocessen året før. Hvordan var det bedre, og hvad var manglerne? 
  4. Hold det enkelt. Start med standardmålskabeloner, og rediger dem derefter, så de passer til hver afdeling. Mange virksomheder er på udkig efter de samme typer positiv feedback, som fx er en god teamspiller, god kommunikator eller effektiv projektleder. Moderne værktøjer til præstationshåndtering kan levere målskabeloner, der allerede er 80 % færdige, hvilket gør processen nemmere for alle at tilpasse sig til og fortsætte med at bruge på daglig basis.  
  5. Lyt til dine folk. Find ud af, hvordan alle har det med det nye system, lige fra medarbejdere på entry-niveau hele vejen op til det ledende niveau. Hjælper løbende præstationshåndtering folk med at udføre deres arbejde bedre? Se også på forretningen. Fungerer det bedre med folk mere i kontakt med deres mål på rullende basis? Er tilbageholdelsen stærkere? Implementer HR-metrikker, der fortæller historien om, hvordan det nye system fungerer.
  6. Brug teknologi til at få indsigt og identificere problemer tidligt. Distrerende eller irrelevante emner skrevet eller sagt under præstationshåndteringsprocessen hjælper ikke og kan oprette gæld for virksomheden. Implementering af en juridisk scanningsfunktion vil gøre det muligt for præstationskontrolsystemet at markere visse ord, der er indlæst af lederen, særligt problematisk terminologi, der kan føre til ufuldstændige gennemgange eller retstvister nedad.
  7. Begynd at tænke fremad i forhold til dit bredere økosystem. Tænk ikke blot på, hvilke afdelinger eller funktioner du udruller en overordnet performance-styringsproces til ved siden af. Overvej, hvordan du vil forbedre præstationshåndteringssystemet med andre cloud-baserede applikationer for at skabe en bedre samlet oplevelse, som fx integration af lærings- og kvalifikationsløsninger. Dette giver dig mulighed for at gøre en forbedret præstationshåndteringsproces integreret i en bredere HR-strategi, der både giver et bedre overblik over organisationen og en bedre oplevelse for medarbejderne.   
  8. Traener både ledere og medarbejdere til at udvikle buy-in. Ledere er gatekeepers i den nye proces. Hvis de ikke køber ind i det og forklarer deres værdi, køber medarbejderne heller ikke ind i det, når det nye system ruller ud i hele virksomheden. Både ledere og deres folk skal let kunne indarbejde det nye system i deres daglige rutiner, ligesom de skal kunne tro på, hvilken vaerdi det vil give. Derfor er sponsorering af ledere også af afgørende betydning. 
  9. Lad den nye proces skabe belønninger og anerkendelse. Et effektivt præstationsvurderingssystem bør ikke efterlade nogen tvetydighed med hensyn til, hvordan præstationer er knyttet til kompensation eller anerkendelse. Og med tiden bør HR kontrollere, om det stemmer overens med, hvem der belønnes på hvilke måder og hvor ofte. Processen skal være fair for folk at tage den til sig.
  10. Kig altid efter forbedringer. Præstationsgennemgangen bliver aldrig perfekt, så se på dataene, og tal med andre om, hvad der fungerede godt for dem, og hvad der ikke fungerede, og foretag derefter justeringer i overensstemmelse hermed. Jo mere du arbejder med at forbedre processen, jo mere motiverede og engagerede bliver folk sandsynligvis med både systemet og deres arbejde. 

Evolveret tankegang og omfavnelse af en ny, effektiv, agil proces kraever et system, der kan understøtte det. Alternativet med at bruge forældede, ineffektive og ineffektive systemer – eller ikke at gøre noget – er heller ikke en brugbar løsning. Virksomheder, der kan binde et bedre performancestyringssystem til bedre forretningsresultater, vil hurtigt skille sig ud fra dem, der vælger selvtilfredshed frem for status quo.

Udforsk performancestyrings-software

Optimer medarbejdernes præstation via løbende coaching og feedback.

Ofte stillede spørgsmål til performancestyring

Performancestyring er processen, hvor en leder og en direkte underordnet tilpasser sig et sæt mål, samt hvordan medarbejderen skal måles i forhold til disse mål. Det er derfor afgørende, at en persons mål er SMART (specifikke, målbare, opnåelige, realistiske og rettidige), og at lederen og medarbejderen mødes regelmæssigt – kvartalsvis, hver sjette måned eller årligt – for at fastslå, hvor effektivt personen har været til at nå de aftalte mål. Det er også vigtigt, at både lederen og medarbejderen er enige om, hvilke ændringer der skal foretages for at forbedre performance, når målene ikke er blevet opfyldt.

 

Medarbejdere og ledere bør sammen med faste møder og aftaler om målsætning og justeringer gennemgå og aftale specifikke taktikker, der bør tages for at nå det enkelte mål. Det hjælper, når målene tydeligt stikker op til større virksomhedsmål, så medarbejderne forstår, hvad de arbejder for, og hvorfor.

 

Det måske vigtigste element i performance management-processen er gennemgangen, hvor en medarbejder vurderes i forhold til sine mål. Det er vigtigt, at kortfattede vurderinger foretages regelmæssigt i løbet af året, hvor en fuldstændig medarbejdergennemgang finder sted efter 12 måneder. Sammen med en målbar vurdering bør der også tages hensyn til andre faktorer som f.eks. smidighed, kreativitet og kollegialitet.

 

Et andet centralt element i performancestyringsprocessen er at opstille nye mål for fremtiden, når årsafslutningsevalueringen er afsluttet. Ligesom det foregående års mål bør de nye mål være SMART. 

Teknologi er afgørende for performancestyringsprocessen på tre centrale måder: gennemsigtighed, effektivitet og lige muligheder. Det er også skalerbart og fleksibelt på lang sigt. Det vil sige, at efterhånden som organisationens bredere mål udvikler sig over tid, kan en teknologibaseret performancestyringsproces udvikle sig med det. Teknologien giver også mulighed for fejlbarheder, hvilket betyder, at rammerne for resultatstyring i it- og marketingdivisionerne kan være de samme, men de måltal og typer af mål, der vurderes, kan være forskellige. En teknologibaseret performancestyringsproces gør det muligt for organisationer at opfylde både enkeltpersoners og funktioners behov, samtidig med at de centrale elementer om gennemsigtighed, effektivitet og lighed bevares undervejs.

  • Gennemsigtighed: Når performancestyringsprocessen understøttes af teknologi, er det klart for alle interessenter – fra den enkelte til den administrerende direktør – hvem der er ansvarlig for at nå hvilke mål og hvornår. Dette fjerner ikke blot tvetydigheden, men beskytter også organisationen mod ansvar, eftersom det, der vurderes, er klart defineret for alle. 
  • Effektivitet: Med teknologi, der styrker processen, kører performancestyringen mere gnidningsløst og hurtigt. Administrative hikke elimineres, og vurderinger sker rettidigt og grundigt. Desuden behøver ledere ikke at gennemgå deres e-mails for at få oplysninger om, hvordan processen kan afsluttes. Alle input fra performancestyring gemmes ét sted for nem adgang og hurtig reference. Virksomheder kan også udnytte teknologier som automatisering og maskinindlæring til at understøtte konformitet og minimere gentagne aspekter af performancestyringsprocessen. 
  • Egenkapital: Når teknologien magter performancestyringsprocessen, er der langt større sandsynlighed for, at den er fair. Med andre ord vil forskellige personer forskellige steder, der udfører ens roller, blive vurderet på samme måde og efter de samme sæt metrikker. Jo mere ligelig performancestyringsprocessen er, jo mere føles organisationen som et meritokrati – og den slags sted, hvor folk kan nyde lange karrierer.

Et performance management-system sporer medarbejdernes performance på en måde, der er konsistent og målbar. Systemet er baseret på en kombination af teknologier og metoder for at sikre, at personer i hele organisationen er i overensstemmelse med – og bidrager til – virksomhedens strategiske mål.

En løbende ramme for performance-management handler om at bruge performanceteknologi til at opstille og spore mål på en åben og effektiv måde i realtid og til at understøtte løbende coaching, feedback og justering som prioritetsskift over tid. Få mere at vide om denne strategi for præstationshåndtering.

SAP Insights Newsletter

Abonner i dag

Få nøgleindblik ved at abonnere på vores nyhedsbrev.

Yderligere læsning

Tilbage til toppen