Regnskabsafslutningen: Top 5-udfordringer for mellemstore virksomheder
Denne webside er blevet maskinoversat for at gøre det nemmere for dig. SAP yder ingen garanti for maskinoversættelsens korrekthed eller fuldstændighed. Den originale engelske webside kan findes ved at bruge verdenskortet i øverste højre hjørne af denne side.
Finansiel afslutning er en proces, der længe er forbundet med kedelige, fejlbehæftede opgaver, understøttet af et intenst pres for at lukke bøgerne så hurtigt som muligt. Og selv om afgørende forretningsbeslutninger ofte hænger i balance, er de regnskaber og rapporter, som de afhænger af, kun lige så gode som deres nøjagtighed og pålidelighed.
I dag står mellemstore virksomheder over for intens konkurrence og skal være i stand til at omsætte og tilpasse deres forretningsmodeller i et hastigt tempo. Effektive og pålidelige regnskabsafslutningsprocesser er med til at skabe tillid og hastighed i virksomhedens planlægning og beslutningstagning – og hjælper investorer og aktionærer med at anerkende en god ting, når de ser det.
Hvad er regnskabsafslutning?
Regnskabsafslutning henviser til en tilbagevendende kontrol- og afstemningsproces, der fører til levering af årsregnskaber og rapporter, der er nødvendige for at få et detaljeret overblik over virksomhedens finanspolitiske situation. Med andre ord er regnskabsafslutning summen af alle de økonomistyringsaktiviteter, som regnskabsteams forpligter sig til at "afslutte regnskaberne" inden for en bestemt tidsperiode, f.eks. en måned, et kvartal eller et regnskabsår. Slutmålet med en regnskabsafslutning er at levere detaljerede og omfattende rapporter, herunder:
- Balance eller opgørelse af finansiel stilling
- Resultatopgørelse eller resultatopgørelse
- Pengestrømsanalyse
Hvad er forskellen på "regnskabsafslutning" og "regnskabsafslutning"?
Selv folk, der kender forskellen mellem disse to termer, bruger dem ofte noget ombytteligt. Men fra et driftsmæssigt synspunkt skelnes der mellem regnskabsafslutning og regnskabsafslutning – og en, der bliver stadig vigtigere i takt med, at mellemstore virksomheder søger at integrere deres regnskabsprocesser bedre i et enkelt cloud-system, såsom Enterprise Resource Planning (ERP)-software.
Her er definitionen af disse nøgleord:
- Financial close er et paraplybegreb, der refererer til alle de regnskabsprocesser, der går ud på at lukke bøgerne – herunder den handling, at de faktisk lukker bøgerne. Resultatet er de regnskabsrapporter og -opgørelser, der giver interessenter og ledere en nøjagtig redegørelse for virksomhedens finanspolitiske situation. Dette sker regelmæssigt, hvilket kan være månedligt, kvartalsvist, årligt eller andet.
- Regnskabsafslutning er det trin i regnskabsafslutningsprocessen, når hovedbogen eller "bøgerne" afstemmes og lukkes for perioden. Efter dette trin udarbejdes finansrapporterne for at vise virksomhedens regnskabsmæssige situation i den specifikke periode.
Nøgletrin i regnskabsafslutningsprocessen
Der er grundlæggende fem trin i regnskabsafslutningsprocessen: Registrer, analyser, luk, konsolider og rapporter. Når afslutningsfristen er fastsat, skal saldoen for alle årsregnskaber afstemmes, så regnskaberne kan lukkes, og processen startes igen for den næste regnskabsperiode.
Registrer, analyser, konsolider
- Oprettelse af finanstransaktioner omfatter registrering af aktiver, passiver, egenkapital, indtægt og udgifter fra hele virksomheden for den specifikke regnskabsperiode.
- Udførelse af finansregnskab omfatter yderligere opgaver som fx kontoanalyse og afstemning, indtægtsrealisering, beregning af afskrivning og periodiseringsregnskab.
Luk
- Enhedens afslutning er det punkt, hvor du er stoppet med at registrere og afstemme transaktioner og er klar til at afstemme og lukke regnskaberne.
- Koncernafslutning sker, efter at regnskaberne er afsluttet, og inkluderer yderligere trin, der kræves til finansiel konsolidering på tværs af divisioner og juridiske enheder, herunder tildeling til en fælles kontoplan, for en vis omregning til en fælles valuta, koncerninterne elimineringer og beregning af investeringer. Efterhånden som mellemstore virksomheder vokser, skal de automatisere og integrere nogle af disse aktiviteter og få hurtigere adgang til kontrol- og valideringskontroller.
Rapport
- Udførelse af regnskabsaflæggelse er det sidste trin i regnskabsafslutningsprocessen. Efterhånden som rapporteringen bliver mere kompleks og krævende, føler finansteamet sig presset til at levere hurtigere og mere fleksible rapporter. Brugergrænseflader til mobile enheder og effektive økonomistyringssystemer er et ideelt svar til at køre personlige rapporter i realtid, hvor som helst og når som helst.
ERP-regnskabsafslutningssoftware kan vise dig et snapshot af de opgaver, der er tilbage, for at afslutte regnskabsafslutningen.
De fem største udfordringer i forbindelse med regnskabsafslutning
Mange mellemstore virksomheder står over for stadig mere komplekse globale regnskabsudfordringer, men alligevel må de stole på, at mindre teams får tingene gjort. For dem er det afgørende at strømline og automatisere deres regnskabspraksis og tage disse udfordringer op med det samme.
Her er de største udfordringer for finansteams:
- Manglende struktur og regnskabs-SOP'er: Regnskabsafslutningsprocessen er “regnskab 101” for lederne af finansteamet. I mellemstore virksomheder betyder dette ofte, at et par ledende medarbejdere – som kender regnskabsafslutningsprocessen i detaljer – ikke føler behov for at indføre mere formelle, detaljerede standarddriftsprocedurer (SOP'er). Efterhånden som virksomhederne bliver mere komplekse, har de brug for stærke SOP'er, men det kan være en udfordring at få buy-in til mere stringente operationelle procedurer, så ethvert forslag til nye finansielle systemer eller løsninger skal hurtigt kunne påvise fordele og brugervenlighed.
- Tidspres i månedsafslutningen: Fra C-programpakken til aktionærerne afhænger vigtige strategiske beslutninger - selv om de afhænger af - den historie, som regnskabsafslutningerne skal fortælle. Så fart bliver motivationen. Nogle gange er det godt, når det resulterer i større effektivitet og tidsstyring. Men alt for ofte fører det til tvivlsomme genveje eller siloer, hvor de hurtigste får til opgave at lukke bøgerne i stedet for at tage sig tid til at formidle og automatisere disse opgaver i hele teamet og vaere med til at sikre en bedre forståelse af standard regnskabsafslutningsprocesser i hele virksomheden.
- Upræcise og forsinkede finansielle data: Det kræver kun upræcise eller ufuldstændige data fra et af virksomhedens områder at afbryde hele regnskabsafslutningen. Hver afdeling producerer fakturaer, udgifter og indkøbsordrer, men i mange virksomheder – især mellemstore virksomheder, der er vokset hurtigt – er der mangel på proceduremæssig konsistens omkring regnskabsaflæggelse. Frantiske ønsker om ting i slutningen af måneden fører til frustration og fejl. Mange virksomheder er udfordret af manglende redskaber og løsninger til at understøtte konsekvent og løbende regnskabsaflaeggelse og afdelingsrapportering – hele måneden lang.
- Silos og dårlig integration af finansielle data: Sammen med unøjagtige og forsinkede afdelingsdata kæmper finansteams også med siloede og uensartede rapporteringssystemer i hele virksomheden, ofte med forskellige metadata eller datastrukturer for navne og antal konti, navne og antal produkter, kunder, divisioner osv. Det betyder, at revisorer ikke blot skal afstemme og give mening med uensartede oplysninger, de må også ofte ty til manuelle, fejlbehæftede processer for at sikre, at dataene er i en konsistent struktur.
- Manglende automatiseret regnskabsføring: Efterhånden som mellemstore virksomheder vokser, er det også kompleksiteten i deres regnskaber, for ikke at nævne behovet for at gennemtvinge stadig mere udfordrende virksomhedssikkerhed og mindutiae af ledelsesstandarder. Ved at klynge sig til processer, der allerede er på plads, forsøger mange virksomheder at boltre sig på disse ekstra elementer som manuelt udførte opgaver. Dette øger ikke blot risikoen for fejl, det begrænser også skalerbarheden og dataintegrationen. Uden kunstig intelligens (AI)-drevne ERP-forretningsstyringssystemer vil mellemstore virksomheder nå en kritisk regnskabsmasse, hvorefter de ikke længere kan vokse ved hjælp af manuelle processer.
Bedste praksis for problemfri regnskabsaflæggelse og regnskabsafslutning
Rapporter og indsigt fra regnskabsafslutningsprocessen er nogle af de mest afgørende for virksomhedens vækst og drift – men på grund af deres kompleksitet og detaljeringsgrad er de ofte blandt de mest frygtede for virksomhedens aktiviteter. Men ved at standardisere procedurer, udvikle gode kommunikationsstrategier og udnytte effektive regnskabssoftwareløsninger kan virksomhederne udvikle hele processen meget nemmere og meget mere effektiv.
- Identificer ineffektivitet og fejlbehæftede regnskabsprocesser. Mens de digitaliserer og moderniserer deres regnskabspraksis, opbygger mange af de bedste mellemstore virksomheder en taskforce af repræsentanter fra alle afdelinger. Finansteamet giver dem en række risici og problemstillinger at lede efter, og disse resultater konglomereres og vurderes derefter for at få en god fornemmelse af, hvor der er muligheder for forbedringer.
Denne proces afhjælper typisk flaskehalse og forsinkelser, men henleder også opmærksomheden på de mange aktiviteter, der stadig udføres på selvstændige, manuelle regneark. Denne proces sætter stadiet for udvikling af SOP'er og udrulning af mere forbundne og automatiserede regnskabsværktøjer. - Udvikling af god praksis for håndtering af forandringer med henblik på at oprette og gennemføre standardprocedurer. Mens regnskabsteamet i sidste ende holdes ansvarligt for en problemfri regnskabsafslutning, er de afhængige af hver enkelt afdeling for at få dette gjort – fra anskaffelsesomkostninger for C-suite til salgsteamets frokostudgifter. Hvis afdelingerne forventes at levere med hurtighed og nøjagtighed, så påhviler det virksomheden at sikre, at alle i hele forretningen synger fra samme sangark.
I de bedste mellemstore virksomheder starter dette ofte med en god forandringsstyringsstrategi, der hjælper med at formidle vigtigheden af at standardisere opgaver og cementere protokoller for, hvem der ejer hvad, og hvornår, og hvordan de skal udføre og indsende deres økonomiske opgaver. Og da SOP'er bliver skabt og rullet ud, er dette det ideelle tidspunkt til at introducere og understøtte brugen af smarte økonomistyringsredskaber, såsom en ERP-løsning. - Implementer og understøt en kontinuerlig regnskabsproces. "Kontinuerligt regnskab" betyder blot, at i stedet for at alle afdelinger kører rundt i panik den 29. hver måned, etableres der arbejdsgange for at sprede regnskabsafslutningsopgaver mere ligeligt ud i hele rapporteringsperioden.
Anvendelsen af automatiserede finansværktøjer kan i høj grad hjælpe med at strømline denne proces med ting som mobilapps og -skabeloner – alt sammen via skyen for at indsamle og integrere daglige data på tværs af afdelinger i realtid. Dette er med til at undgå panik ved månedsafslutningen og giver også teams mulighed for at spotte (og rette) fejl tidligt. Når bøger holdes løbende, kan virksomhederne endelig foretage en "blød afslutning" i en hvilken som helst periode i løbet af måneden for at undgå chok eller spotmuligheder. - Automatiser og digitaliser regnskabsafslutningen. Med et AI-drevet ERP, der tilbyder cloud-baserede finansielle løsninger, kan mellemstore virksomheder omfordele værdifuld tid. I stedet for at bruge timer på at udføre manuelle opgaver og få mening med meddelelsesdata, kan finansteams bruge mere tid på strategiske og kvalificerede aktiviteter, der hjaelper deres virksomheder med at vokse og vaere hurtigt omdrejningspunkt på det hurtigt skiftende marked.
Cloud-systemer leverer realtids-dashboards, der gør det muligt for ledere at tilpasse rapporter og få dyb indsigt i løbet af måneden – fra deres enhed, skrivebord eller hvor som helst. Det giver også regnskabsteamet åben adgang til oplysninger i hele virksomheden ved hjælp af værktøjer, der automatisk integrerer og standardiserer afvigende datasæt og giver dem en kommandobase fra hvor de kan aggregere og analysere data fra hele virksomheden.
- Tag dig sammen efter hver regnskabsafslutning. Dette er især vigtigt for mellemstore virksomheder, der vokser og hurtigt ændrer deres forretningsmodeller – især når de forsøger at indføre og cementere nye digitale værktøjer og SOP'er. Alle de proceduremæssige udfordringer og epiphanier, der fandt sted under den sidste afslutning, vil aldrig være friskere i teamets sind end en dag eller to, efter at det er sket.
Mange virksomheder benytter sig af dette øjeblikkelige post-close åndedrag til at etablere regelmæssige regnskabsafslutningsmøder, hvor teams kan gå væk fra stedet, måske få et måltid mad, og bruge et øjeblik på at analysere og dele deres idéer til forbedring og strømlining af processen.
50
%
reduktion af den tid, der er nødvendig for at afslutte månedsregnskaberne
Automatisering og opgavelister hjælper med at forbedre regnskabsafslutningsprocessen, som det ses her på listen over godkendelser.
Kom i gang med regnskabsafslutningssoftware
Legenden fortæller, at da han besøgte NASA, kom præsident Kennedy på en pedel, der arbejdede ind på aftenen. Da Kennedy spurgte ham, hvorfor han var der så sent, svarede manden: "Fordi jeg er med til at sætte en mand på månen." Selv om den gamle historie kan virke lidt korrig i dag, er budskabet stadig ekstremt stærkt.
For at være fleksibel og modstandsdygtig på de globale markeder, der er i hastig udvikling og præget af konkurrence, skal mellemstore virksomheder bestræbe sig på – i alle deres teams – at bevare en følelse af fælles formål og forståelse af virksomhedens mål. Og det kan ikke let ske sammen med interne siloer, ineffektive processer og fejlbesvaerlige manuelle arbejdsgange. Den finansielle digitale omstilling behøver ikke ske fra den ene dag til den anden. Det kan være nemmere at komme i gang med de bedste værktøjer til cloud-regnskabsafslutning, end du tror. Kontakt din softwareleverandør for at få mere at vide om valgmuligheder og løsninger, der er skræddersyet til dine unikke forretningsbehov.
Gør din regnskabsafslutning
mere enkel
Se, hvordan cloud-ERP kan hjælpe med at forbedre dine regnskabs- og finansprocesser.
SAP Insights Newsletter
Abonner i dag
Få nøgleindblik ved at abonnere på vores nyhedsbrev.