Gå til indholdsfortegnelsen
Man. beregn ERP ROI

Beregning af ROI i ERP: Gammelt ERP vs. nyt ERP-system?

 

Denne webside er blevet maskinoversat for at gøre det nemmere for dig. SAP yder ingen garanti for maskinoversættelsens korrekthed eller fuldstændighed. Den originale engelske webside kan findes ved at bruge verdenskortet i øverste højre hjørne af denne side.

Processen for beregning af egenkapitalforrentning (Enterprise Resource Planning ROI) virker ligetil nok: sammenlæg omkostningerne, saml fordelene, og sammenlign de to tal. Der er dog en del faktorer, der skal overvejes for at sikre, at dine resultater er gyldige – og brugbare. Det er vigtigt at have et fuldstændigt overblik over både omkostninger og fordele nu og i fremtiden for både det eksisterende system og det nye system, der evalueres. Herunder følger ekspert-tips baseret på snesevis af ERP-implementeringer. 

Forberedelse til ERP-ROI-analyse

Brug en rimelig tidsramme til ROI-analyse. For at sikre, at din analyse dækker hele livscyklussen for både omkostninger og fordele, skal du overveje en tidsramme på mindst fem år.

Se efter omkostningsdifferencer mellem det gamle system og ERP-systemet til erstatning. For at gøre dette skal du opregne aktuelle omkostninger for at vedligeholde dit gamle system samt fremtidige ERP-opgraderingsomkostninger. Husk, at en vigtig motivator for at ændre systemer er at tilføje nye funktioner for at forblive konkurrencedygtig – så inkluder et realistisk skøn over opgraderingsomkostningerne for legacy-systemet.

 

Vær grundig. Sørg for, at du har samlet hvert eneste omkostningsoverslag: til at anskaffe det nye system, få det implementeret og drive det effektivt. I mange tilfælde vil nye systemdriftsomkostninger være mindre end de eksisterende systemomkostninger. Overvej også de forventede fordele ved beregning af dit ERP-investeringsafkast i erkendelse af, at disse fordele vil blive realiseret over tid.

 

Tænk positivt, men realistisk. Hvis din virksomhed er produktbaseret (fx en distributør eller producent), kan du forestille dig en betydelig reduktion af lagerbeholdningen – men gøre dit hjemmearbejde for at forstå, hvilket resultat der er typisk. Husk også på, at besparelser ikke sker automatisk, ej heller med det samme.

 

Hvorfor dette meget detaljerede arbejde? ROI er ofte nødvendig i forbindelse med finansiel planlægning. Det er også vigtigt at forstå de samlede projektomkostninger og -fordele for at retfærdiggøre din ERP-investering og evaluere systemets performance i forhold til forventningerne, når det er implementeret. ERP-ROI-regnearket nedenfor kan hjælpe dig med at identificere dine omkostninger præcist, samtidig med at du får tips og råd til at gøre processen mere gnidningsløs.

Brug af denne lønformular

Denne side fører dig gennem en række tabeller, der skal afsluttes. Hvert trin vil give oplysninger, der kan hjælpe med at udfylde disse tabeller.

 

Mens du gennemgår processen, kan du oprette dine egne brugerdefinerede regneark baseret på disse tabeller. Vi har også oprettet et regneark med ERP-ROI-skabeloner, der kan downloades, til at hjælpe dig.

 

Der er tre store trin til beregning af ROI for en ERP-opgradering:

Hent ERP ROI-regnearket

Vi har oprettet en ERP-ROI-skabelon, der kan downloades, til at hjælpe dig med beregningerne.

1. Beregn ERP-omkostninger

Hvordan implementeres dit ERP-system?

 

Hvordan ERP-systemet implementeres, påvirker omkostningsoverslagene betydeligt. Der er flere muligheder: 

  • On-Premise (on-prem): On-Premise-implementering er den traditionelle måde, gamle ERP-systemer er blevet implementeret på i årtier. Hardwaren og softwaren købes og installeres på en virksomheds egne servere, og systemet vedligeholdes og opgraderes af firmaet.  
  • Cloud: I en cloud-implementering kører systemet over internettet med hardware og software, der typisk ejes og understøttes af en tredjepartsudbyder. Virksomheder abonnerer på servicen – en licensmodel, der kaldes software-as-a-service (SaaS) ERP.  
  • Hybrid: I denne model kan elementer af on-premise-implementering og cloud kombineres for at oprette en hybrid cloud. Det giver virksomheden den ultimative fleksibilitet, men kraever en markant større inddragelse af it-medarbejderne. 

Hvilke implementeringsmuligheder vil du sammenligne?

ERP-implementeringsindstillinger

Tabel 1: ERP-implementeringsindstillinger

Beregn ERP-omkostningerne for begge systemer

 

Denne sektion af regnearket er designet til at beregne de samlede ejeromkostninger for både det eksisterende ERP-legacy-system og det nye erstatningssystem. Der er typisk fire investeringsområder:

Af hensyn til den indledende projektbegrundelse vil det være nødvendigt at anslå disse omkostninger (før du går ud med forslag og tilbud). Mange eller de fleste af de varer, der er anført her, kan være inkluderet i et pakketilbud, men forventer at betale for yderligere serviceydelser, uddannelse, hardware og software til at fuldføre jobbet.

 

Vækst- og supportomkostningerne vil være markant højere, hvis dit eksisterende system er gammelt, ikke godt understøttet af udvikleren, eller hvis det er “down-level,” altså ikke opdateret med udviklerfikser og -udgivelser.

 

ERP-infrastrukturomkostninger

Ud over startomkostningerne estimeres omkostningerne ved opgraderinger og udvidelser ud over det oprindelige køb. Da dette er et tidsorienteret skøn – vil alle omkostninger blive gentaget (og eskaleret) gennem de fem år (i det mindste) af livscyklussen – placere disse opgraderings- og udvidelsesomkostninger i de kommende år, da det er usandsynligt, at du vil skulle opgradere eller udvide i løbet af det første år eller så. 

  • Indledende hardware: Køb eller leasing af f.eks. computere, servere, printere. I sammenligningstabellen burde denne udgift allerede være brugt til "legacy-system". 
  • Igangværende opgraderinger og vedligeholdelse: Fortsatte omkostninger til ovennævnte infrastruktur. Der bliver ingen eller få udgifter til vedligeholdelse af infrastrukturen med SaaS. 
  • Systemsoftwarelicens: Inkluderer fx operativsystem, database, forsyningsvirksomheder. 
  • Systemsoftwareopgraderinger og -vedligeholdelse: Igangværende omkostninger for ovennævnte systemsoftware. Forvent ingen eller lave omkostninger til vedligeholdelse af infrastrukturen med SaaS. 
  • Netværksudstyr og -gebyrer: Oprindeligt budget til netværksudstyr og -tjenester.  
  • Brugerenheder: Omkostninger til at købe, udskifte og vedligeholde de forskellige pc’er, tablets, scannere osv.   
  • Afgifter på infrastrukturfaciliteter: Beregnede omkostninger for f.eks. det rum og de forsyningsvirksomheder, som systemet kræver. 
ERP-infrastrukturomkostninger

Tabel: 2: ERP-infrastrukturomkostninger

ERP-softwareomkostninger – forretnings- og produktivitetsapplikationer

Her vil du gerne budgettere med udgifter til opgraderinger og udvidelser ud over det indledende køb. De årlige gebyrer kan stige over tid, efterhånden som der tilføjes yderligere brugere eller applikationer, afhængigt af en leverandørs prisstrategi. 

  • Kontinuerlig licensafgift - startomkostninger: Opdateringsomkostninger især for on-premise plus nogle hostede og hybride licensmuligheder. Dette er allerede blevet brugt til legacy-systemet. 
  • Løbende årlig licensafgift: Dette omfatter opdateringerne og et vist niveau af support. For et ERP-system er det typisk 16-20 procent af listeprisen årligt. Ved 20 % om året "tilbagekøbes" licensen hvert femte år.
  • Årligt abonnement (SaaS): Brug børsnoterede eller estimerede årlige abonnementsomkostninger til cloud-applikationer.  
  • Årlige vedligeholdelsesgebyrer (SaaS): Der vil være behov for yderligere supportgebyrer på den software, der ikke er inkluderet andetsteds. De fleste SaaS softwarevedligeholdelsesgebyrer er inkluderet i abonnementet. 
ERP-softwareomkostninger

Tabel 3: Softwareomkostninger

Omkostninger til ERP-implementering

Derefter skal du estimere omkostningerne ved implementering af både det oprindelige system og de planlagte opgraderinger over den femårige periode. De fleste softwareleverandører har en eller to store udgivelser i løbet af et år. Hver frigivelse er faktisk en miniimplementering. Projektteamet skal først kontrollere frigivelsen for at bestemme den samlede påvirkning af den aktuelle forretningsproces. Derefter indlæses og testes frigivelsen. Inden ibrugtagning bør brugerne uddannes tilstrækkeligt i den nye software. De potentielle omkostninger, der skal tages i betragtning, omfatter: 

  • Personaleprojektteam: Faktor i budgetteret tid (inkl. overarbejde) for it-medarbejdere og -brugere. 
  • Konsulentgebyrer: Bestem den første hjælp, du kan få brug for, ud over, hvad leverandøren er inkl. 
  • Datakonvertering, input og test: Brug personale eller fristelser til dataindtastning, test eller andre grundlæggende opgaver, du har brug for dækket. (Dette er ofte underbudgetteret, hvilket kan føre til problemer med datakvaliteten). 
  • Brugeruddannelse: Nogle indledende slutbrugeruddannelser vil blive inkluderet af leverandøren, men det anbefales på det kraftigste at få mest muligt ud af dit system videreuddannelse. 
Omkostninger til ERP-implementering

Tabel 4: ERP-implementeringsomkostninger

Løbende ERP-personaleomkostninger

Anslå de "normale" driftsomkostninger for at holde dit nye ERP-forretningssystem i gang. Når man overvejer løbende (tilbagevendende) omkostninger, skal de være så realistiske som muligt og omfatte en rimelig forventning om eskalering eller inflation fra år til år. De store poster bliver en sammenlægning af interne it-medarbejdere og konsulenters tid og udgifter som f.eks.: 

  • Omkostninger til infrastrukturstøtte: Dette dækker den tid, der er afsat til støtte, ud over hvad leverandørens anbefaling omfatter. Med SaaS vil der enten ikke være omkostninger til vedligeholdelse af infrastrukturen eller minimale omkostninger. 
  • Backup og katastrofeberedskab: Medtag outsourcet eller intern praksis. 
  • Understøttelse af netværk og enheder: Anslået behov for support til netværket, pc'er og mobilenheder, f.eks.  
  • Periodiske fejlrettelser: Dette er for it-medarbejdere at anvende strømmen af fejlrettelser. 
  • Softwareintegrationer: Forvent at vedligeholde regelmæssigt, efterhånden som softwareprodukter opdateres. 
  • Softwaretilpasninger: Opdateret eller genanvendt i softwarefrigivelsescyklusser. 
  • Understøttelse af brugerens mobile enheder: Der kræves en indsats for app-udvikling og -support. 
Diagram over løbende ERP-personaleomkostninger

Tabel 5: Løbende ERP-personaleomkostninger

Fastsæt de samlede omkostninger for dit gamle ERP-system i forhold til det nye ERP-system

 

Fra de fire ovenstående tabeller overføres det samlede beløb for hvert investeringsområde samt subtotaler for de nye systemomkostninger til nedenstående tabel. Du vil nu kunne se de samlede besparelser eller yderligere omkostninger ved at gå til et nyt system. Forvent en blanding af negative og positive subtotaler for "5-årsdifferencen."

Oversigt over ERP-omkostninger til beregning af ROI

Tabel 6: Sammenfatning af ERP-omkostninger

Hvad gør du med disse oplysninger

  • Hvis den samlede “5-års difference” er positiv, betyder det, at det er dyrere at vedligeholde dit legacy-system, så det kan erstatte det. Dette beløb er en direkte fordel og skal føjes til tabel 8: Oversigt over ERP-fordele (nedenfor). 
  • Hvis den samlede "5-års difference" er negativ, betyder det, at det nye system bliver dyrere at implementere, så du kan vedligeholde dit eksisterende system. De yderligere ydelser vil blive dækket i næste afsnit.
  • Det nye systems samlede femårsomkostninger vil blive anvendt nedenfor i ROI-beregningen som "investeringen".

2. Skøn over fordelene ved ERP

Hvis den femårige omkostning ved det nye system er større end omkostningerne ved at vedligeholde det gamle system, så har du brug for tilstrækkelige yderligere fordele til at retfærdiggøre ændringen – ellers, hvorfor så skifte?

 

Hvis du fx forventer mere omsætning og højere marginer som følge af opgraderingen til et nyt ERP – eller hvis systemet vil levere mere værdi og et højere niveau af kundesupport – kan disse fordele hjælpe dig med at rationalisere opgraderingen til et nyt ERP-system.

 

Nogle af fordelene ved det nye system er i sagens natur lidt vanskeligere at adskille og tildele til det nye system, men det er umagen værd at gøre det. I de fleste tilfælde vil der være mange direkte fordele ved mere end at retfærdiggøre gennemførelsen af det nye system. Men dokumentation og estimering af de indirekte fordele vil hjælpe med projektplanlægning, fastsættelse af prioriteter og måling af resultaterne af ERP-implementeringen i organisationen. Selvom du ikke kan tildele en pengeværdi til disse fordele, skal du angive dem i ROI-regnearket og projektplanen.

 

ERP-eksempler på fordele

 

For denne lønformular er ERP-eksempelfordelene blevet organiseret i fem forbedringsområder: 

Listerne nedenfor er eksempler på fordelene. Der vil være mange flere, som du og dit team vil afdække, når du gennemgår kundesucceshistorier, analyserapporter, forretningskrav, software-muligheder og ny teknologi. Angiv de mulige fordele, og registrer de første estimater for procesforbedringer og deres finansielle værdi.

 

Personproduktivitet
  • Understøt mobile enheder for at gøre det muligt at arbejde hvor som helst og når som helst. 
  • Forbedr effektiviteten og nøjagtigheden af dataindtastning på grund af vanskelige procedurer og langsom systemreaktion i forbindelse med ældre ERP-systemer, der ikke er "brugervenlige". 
  • Reducer tid til produktivitet med en rollebaseret, moderne brugergrænseflade (UI), der reducerer den uddannelsestid, der kræves, for at brugerne kan komme i gang. 
  • Hjælp med at etablere et kontrolleret, styret miljø for at reducere variabiliteten med standardprocesser. 
Beslutningstagning 
  • Konsolidere systemer for at reducere unøjagtigheder i data og eliminere overflødige data. 
  • Centraliser og administrer information (enkelt sandhedskilde) for at gøre virksomhedsintern kommunikation mere effektiv og hjælpe med at undgå misforståelser og forvirring.  
  • Få adgang til Big Data med moderne analytiske værktøjer, der giver indsigt i bedre beslutningstagning. 
  • Stil brugervenlige værktøjer til rådighed, som f.eks. advarsler og dashboards, så du kan foretage hurtige og præcise selvbetjeningsforespørgsler.
Økonomi og regnskab 
  • Strømlin finans- og regnskabsprocesser på tværs af virksomheden. 
  • Fremskynde den månedlige afslutning og forbedre nøjagtigheden af regnskabsaflæggelsen. 
  • Forbedr debitorregnskabet ved at reducere debitordage (DSO). 
  • Reducer stresset i forbindelse med revisioner, fordi dataene er organiseret og let tilgængelige, samt nøjagtige og fuldstændige. 
  • Lettere overholdelse af lovkrav.  
Operationer 
  • Forbedre virksomhedernes forretningsaktiviteter og modernisere forældede processer. 
  • Integrer e-handel i kunde- og ordrestyring. 
  • Reducer driftsomkostninger via bedre planlægningssystemer. 
  • Styrk kundetilfredsheden med et fast produkt eller leveringsdato på tilbudstidspunktet. 
  • Hjælp indkøb med at blive proaktive og kontrollerede i stedet for kaotiske og afhængige af fremskyndelse. 
  • Reducer beholdningen uden at øge forekomsten af underdækninger, restordrer eller kundeskuffelser via bedre beholdningsplanlægning og -styring. 
Forretningsteknologi  
  • Udskiftning af forældet infrastruktur, der holder virksomheden tilbage. 
  • Forbedre interaktionen mellem de forskellige afdelingers forretningssystemer. 
  • Konsolider selvstændige ældre programmer, og reducer brugen af Excel-regneark og manuelle regneark. 
  • Få adgang til ny teknologi såsom kunstig intelligens (AI), maskinindlæring og Internet of Things (IoT). 
  • Giv en sti til skalerbarhed med moderne systemer, der er designet til at vokse i takt med, at en virksomhed vokser.  
  • Gennemtving datasikkerhed med opdaterede systemer og kontroller. 
  • Afbøde problemet med at finde understøttelse af legacy-systemer, der ikke længere understøttes af leverandøren. 

Dokumentere ERP-forbedringerne

 

Regnearket nedenfor er et eksempelregneark til dokumentation af dine observationer og estimater for procesforbedringer og deres økonomiske værdi. Husk at udfylde hver kolonne i dit eget regneark. 

  • Opret et regneark for hvert af de fem forbedringsområder, der er angivet ovenfor.   
  • Registrer processerne under hver af dem, der vil blive forbedret. 
  • Anslå de årlige direkte og indirekte beløb.  
  • Beregn den samlede værdi for fem år. 
  • Angiv arbejdsgiverydelsen, selvom dollarbeløbet ikke kan bestemmes.  

Identificer de direkte og indirekte fordele for hver afdeling i din organisation. Herunder følger et eksempel på fordele på finans- og regnskabsområdet. Du skal bruge en tabel som denne for hver afdeling i din organisation.

Eksempel ERP-fordele for økonomi og regnskab

Tabel 7: Eksempel ERP-fordele i finans- og regnskabsvæsen

Sammenfat alle ERP-fordele

Når alle forbedringsområder er taget i betragtning, lægges summen af femårstotalen fra hver afdeling til beregning af den samlede ydelse. 

 

Hvis du også fandt ud af, at "Samlet 5-års forskel" fra tabel 6: Omkostningssammenfatning i var positiv, så vil det klart være dyrere at vedligeholde dit legacy-system og derefter erstatte det. Den beløbsmæssige størrelse af opsparingen er et direkte ydelsesbeløb og bør føjes til tabellen nedenfor i linje 6. Hvis dette tal var negativt (nye systemomkostninger er større end de eksisterende), placeres et nul (0) i linje 6. 

Oversigt over ERP-fordele

Tabel 8: Oversigt over ERP-fordele

3. Beregn ERP ROI

Du får ikke brug for et regneark til denne fase.

 

På dette tidspunkt skal du have alle de oplysninger, du har brug for, til at beregne afkastet på din ERP-investering ved hjælp af denne formel:

 

ROI = (Fordele – investering)/investering 

 

Her finder du oplysningerne:

  • "Investering" er "Det nye systems samlede 5-årige omkostninger", som er totalen fra tabel 6: Sammenfatning af ERP-omkostninger
  • "Fordelene" er "Projekt ERP-fordele i alt" fra tabel 8: Oversigt over ERP-fordele

I de fleste tilfælde vil ydelsen være større end investeringen, og du vil ende med et forhold på over 1.

 

Hvis den femårige ydelse f.eks. er 2.000.000 US$ og den femårige investering er 575.000 USD, vil forholdet være ($2.000.000 – 575.000) / $ 575.000 = 2,479, og det afrundes til 2,5.

 

Multiplicer dette forhold med 100 for at få den ROI-procentsats, der er resultatet af opgraderingen af dit ERP-system. I vores eksempel udgør 2,5 forholdet en ROI på 250 %.

Start dine ROI-beregninger

Download ERP ROI-regnearket for at komme i gang.

Næste trin

Hvis fordelene og ROI er gode, er næste skridt at udvide indsatsen, så den matcher din virksomheds planlægnings- og budgetteringsproces. Da software påvirker både drifts- og kapitalbudgetter, kan det være nødvendigt at inddrage flere interessenter.

  • Kommunikere med de sponsorerende ledere og teammedlemmer, der oprettede estimaterne. 
  • Giv understøttende salg, omkostninger og anden dokumentation. 
  • Opret specifikke salgs- og omkostningsprognoser efter år. 
  • Forbered finansanalysedata for samlede ejeromkostninger (TCO), tilbagebetalingsperiode og andre beregninger. 

Opgrader din gamle ERP i dag

Få et ERP med en lynhurtig database, indbygget AI og en forbrugergraenseflade UX.

SAP Insights Newsletter

Abonner i dag

Få nøgleindblik ved at abonnere på vores nyhedsbrev.

Yderligere læsning

Tilbage til toppen