Co RPA dělá

RPA používá softwarové boty k automatizaci opakujících se úloh, které jsou obvykle časově náročné pro člověka. Tyto úlohy jsou jednoduché a založené na pravidlech, což znamená, že při dokončování úloh dodržují předdefinované strukturované pokyny.

Tito boti interagují s aplikacemi stejným způsobem jako lidé – kliknutím na tlačítka, zadáním dat a přesouváním souborů – ale tyto akce provádějí mnohem rychleji a s menším počtem chyb.

Mezi běžné úkoly RPA patří:

• Zadávání a extrakce dat: Automatizuje opakované zadávání a načítání dat.
• Zpracování souborů a dokumentů: Spravuje soubory a zpracovává dokumenty.
• Ověření a porovnání dat: Zajišťuje přesnost napříč systémy.
• Generování výkazu: Shromažďuje a kompiluje data do sestav.
• Zpracování transakcí: Provádí rutinní operace v podnikových systémech.

RPA funguje na úrovni uživatelského rozhraní, což znamená, že nemění základní systémy ani nevyžaduje složité integrace. Místo toho pracuje hladce napříč stávajícími aplikacemi s cílem zefektivnit pracovní postupy a zvýšit efektivitu.

Proč na RPA záleží

Kanceláři tráví každý týden hodiny opakujícími se úkoly, jako je zadávání dat a schvalování, které vyžadují malou kreativitu nebo kritické myšlení. Pokud jsou tyto úlohy automatizované, zaměstnanci se mohou zaměřit na práci s vyšší hodnotou, jako je péče o zákazníky, řešení problémů a obchodní analýza.

Roboti RPA mohou také hrát zásadní roli v digitální transformaci společnosti, protože pracují napříč všemi aplikacemi v technickém zásobníku, včetně starších systémů. Vzhledem k tomu, že organizace napodobují lidské akce v uživatelském rozhraní, nepotřebují k automatizaci procesů rozsáhlé IT zdroje, vlastní software ani přístup k API.

Jak RPA funguje

RPA pracuje prostřednictvím softwarových botů, což jsou programy určené k provádění konkrétních akcí bez zásahu člověka. Software RPA nainstalovaný na desktopech nebo serverech vytváří, nasazuje a spravuje boty, kteří fungují napříč aplikacemi, webovými stránkami a interními nástroji.

Při provádění úkolů tito boti napodobují lidské chování na obrazovce – klikají na tlačítka, vybírají nabídky a zadávají text stejně jako člověk. Občanští vývojáři mohou zaznamenat posloupnost kroků při provádění úlohy a systém tyto akce převede na opakovatelné pracovní postupy, které boti provádějí efektivně a přesně. Tento proces je známý jako záznam workflow.

Po vytvoření pracovního postupu může občanský vývojář spolupracovat s vývojářem softwaru, aby se ujistil, že splňuje osvědčené postupy programování a bezpečnostní požadavky jejich organizace.

Typy RPA

Existují dva primární typy RPA:

• Bezobslužné RPA: Roboti spouštějí procesy nezávisle, interagují přímo s počítačovými systémy. Plány nebo konkrétní podmínky spouštějí workflow k aktivaci.
• Obsluhovaný RPA: Roboti pracují s lidmi na složitějších procesech, které nelze plně automatizovat. Člověk iniciuje pracovní postupy podle potřeby.

Běžné aplikace RPA: příklady a případy použití

Široká škála odvětví a podnikových funkcí používá RPA na své procesy. Aktualizace záznamů zákazníků je běžný případ použití RPA. Zde je několik příkladů, kde přináší významnou hodnotu:

Finance

Účetní týmy používají bezobslužné boty k extrahování dat z faktur a jejich zadávání do systémů ERP, odsouhlasení výpisů z účtu s interními záznamy a generování finančních výkazů podle plánu. Tito boti běží na pozadí bez lidského vstupu a zpracovávají velké objemy dokumentů.

Lidské zdroje

Náboroví pracovníci pracují společně s obsluhovanými boty na vytváření dopisů s nabídkami zaměstnání, správě uvedení nováčka a aktualizaci záznamů zaměstnanců, což dramaticky snižuje dobu zpracování.

Provoz

Výrobci a týmy dodavatelského řetězce používají bezobslužné i obsluhované boty. Bezobslužní boti zpracovávají rutinní úlohy, jako je aktualizace zásob a zpracování objednávek, zatímco obsluhovaní boti pomáhají se složitějšími pracovními postupy, jako je zpracování výjimek.

Podpora zákazníků

Společnosti s velkými zákaznickými sítěmi těží z bezobslužných robotů, kteří zpracovávají objednávky a usnadňují podporu tiketů 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Tento posun zátěže umožňuje lidským agentům zaměřit se na složitější interakce se zákazníky.

Tyto případy použití RPA zdůrazňují, jak boti dodávají měřitelnou hodnotu napříč organizacemi, od zvýšené produktivity až po méně chyb.

Inteligentní automatizace RPA a umělá inteligence

Kromě tradičních botů nyní agenti řízení umělou inteligencí používají generativní umělou inteligenci k rozumu prostřednictvím nestrukturovaných dat (například interpretace záměru e-mailu) před spuštěním workflow RPA. V důsledku toho mohou organizace automatizovat složitější pracovní postupy, včetně zpracování faktur ve více formátech, extrakce analýz z dokumentů a reakce na hlasové nebo textové příkazy.

Jinými slovy, inteligentní RPA rozšiřuje automatizaci nad rámec strukturovaných pracovních postupů, což umožňuje automatizaci úloh, které dříve vyžadovaly lidský úsudek. Hyperautomatizace to posouvá dále tím, že usiluje o orchestraci celých podnikových procesů. Kombinuje inteligentní RPA s těžbou procesů a analýzami pro vytvoření propojeného ekosystému automatizace.

Hyperautomatizace také neustále hledá způsoby automatizace a optimalizace. Tento proaktivní přístup podporuje efektivitu a urychluje digitální transformaci v celé organizaci.

Plánování přístupu RPA

Úspěšný přístup k RPA začíná strategickým posouzením stávajících pracovních postupů. Identifikujte procesy a případy použití, kde automatizace nejen šetří čas, ale odstraňuje provozní překážky a zlepšuje zákaznickou zkušenost. Cílem je identifikovat opakující se procesy založené na pravidlech a procesy s vysokým objemem, které upřednostňují, kde automatizace přináší nejvýznamnější dopad na efektivitu a úspory nákladů.

Organizace pak mohou navrhovat a nasazovat boty pomocí moderních platforem RPA s vývojovými nástroji s nízkým kódem, což umožňuje netechnickým zaměstnancům vytvářet a spouštět boty pro vlastní úkoly.

Nezbytné je plánování výkonu a škálovatelnosti. Vedoucí pracovníci by měli v průběhu času předvídat správu stovek nebo tisíců automatizovaných pracovních postupů. Nepřetržité přehodnocování a optimalizace zajišťují, že automatizace zůstanou v souladu s měnícími se obchodními potřebami a přinášejí dlouhodobou hodnotu.

Výzvy a omezení

Zatímco RPA nabízí významné výhody, organizace by měly předvídat určité výzvy.

Údržba může být náročná, protože boti spoléhají na prvky uživatelského rozhraní, což znamená, že i drobné změny aplikací mohou narušit automatizace. Pro zajištění spolehlivosti jsou nezbytné pravidelné aktualizace, průběžné monitorování a silná správa.

Výzvu představují také výjimky, jako jsou chybějící data, porušení pravidel nebo systémové chyby. Jejich řešení často vyžaduje lidský zásah, který může zpomalit procesy, pokud nejsou řádně řízeny.

Navíc může být obtížné škálovat RPA napříč více odděleními nebo složitými pracovními postupy. Organizace se často potýkají s problémy s integrací a potřebují řídicí rámce pro správu rozsáhlých nasazení botů.

Aby vedoucí pracovníci překonali výzvy v oblasti škálování, přijímají strategie automatizace clean core pomocí platforem, jako je SAP Build, aby zajistili stabilitu robotů i během velkých upgradů systému.

Časté dotazy