Přehled informačního systému personalistiky

HRIS systémy – neboli informační systémy lidských zdrojů – byly jedním z prvních komerčních softwarových řešení, které bylo vyvinuto v 80. letech 20. století. Proč? Personalistika byla tehdy – a zůstává dnes – jedním z nejvíce administrativně těžkých oddělení v každé organizaci. Personál lidských zdrojů je zatížen nejen obrovským množstvím administrativy a vedení záznamů, ale je také správcem některých nejcennějších a nejzranitelnějších informací o své pracovní síle a žadatelích.

Technologie se od té doby vyvíjela. Moderní systémy HRIS automatizují pracovní postupy, integrují zpětnou vazbu, upravují struktury pro výkaznictví v reálném čase a jsou stále častěji aktivovány umělou inteligencí k poskytování inteligentních doporučení, zjišťování nesrovnalostí a personalizaci uživatelského prostředí. Moderní systémy HRIS jsou díky uživatelským zkušenostem a flexibilním funkcím spotřebitelské úrovně stejně efektivní a uživatelsky přívětivé, jako jsou výkonné a agilní.

Nejlepší software HRIS je dodáván v cloudu, který poskytuje ještě širší škálu výhod, včetně většího ukládání dat, silnějšího zabezpečení a hladší integrace s doplňkovými aplikacemi, jako jsou mzdy, sledování uchazečů a další systémy personalistiky.

Umělá inteligence v personalistice dnes transformuje funkce HRIS tím, že umožňuje prediktivní analýzy, inteligentní automatizaci a využívá rozhraní, která zjednodušují úlohy, jako je uvedení nováčka, hodnocení výkonu a služby zaměstnancům.

Definice HRIS

HRIS znamená informační systém lidských zdrojů, softwarové řešení, které pomáhá společnostem řídit a automatizovat základní procesy personalistiky a podporovat správu benefitů, čas a docházku, mzdové a další pracovní postupy, jakož i ukládání údajů o zaměstnancích, jako jsou osobní, demografické a informace o odměňování.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM je široký pojem, který zahrnuje postupy, zásady, procesy a software, který organizace používá ke správě svých pracovních sil, od náboru až po důchod. Sada HCM je často označována jako systém řízení lidských zdrojů (HRMS) a zahrnuje software HRIS.

Systém HRIS používá databázi zaměstnanců k podpoře základních procesů personalistiky, které mají lineárnější a kvantitativnější povahu, jako je zpracování mezd nebo správa času a docházky. Pro srovnání, HRMS označuje zastřešující softwarové řešení, které obsahuje HRIS, ale také zahrnuje kvalitativnější a komplexnější funkce zapojené do managementu talentů.

HRIS může například pomoci automatizovat a zefektivnit procesy, jako je časování zaměstnanců, a když jsou tato data integrována do systému HRMS – časová data lze analyzovat, aby se zlepšila produktivita a plánování – a zase – dokonce aby se pomohlo efektivněji automatizovat úkoly v rámci systému HRIS.

Vědět, které z těchto softwarových řešení je nejlepší pro vás není ve skutečnosti tak matoucí, jak to může znít. Jde zkrátka o to, abyste se podívali na to, kde je nyní vaše společnost a kde byste chtěli být v dlouhodobějším horizontu. A pak si vyberete personalistická řešení, která vám mohou sloužit dnes a škálovat s vámi zítra.

Co dělají personální informační systémy?

Nejlepší cloudová řešení HRIS podporují různé procesy a interakce personalistiky. Technologie poskytuje inteligentní automatizaci workflow v celém podniku, včetně:

Správa benefitů

• Automatizovaná správa benefitů
• Samoobslužné funkce pro zaměstnance, kteří mohou přistupovat k výhodám, upravovat je a získávat informace o výhodách

Čas a docházka

• Přesná správa nepřítomností zaměstnanců
• Zvyšte efektivitu správy pomocí časových profilů k určení svátků zaměstnanců, plánů pracovní doby a příplatků.
• Automatické výpočty času a platu podle profilu zaměstnance

Integrovaná lokalizace

• Přizpůsobení obchodním praktikám a zákonům specifickým pro danou zemi s automatickými zákonnými a regulačními změnami
• Komplexní inventář globalizačních a lokalizačních požadavků pro jednotlivé země

Zaměstnanecké samoobsluhy

• Samoobslužné funkce, které zvyšují produktivitu pracovních sil
• Integrovaná personalistická data na jediné platformě
• Sledovatelné klíčové informace o personalistice na základě požadavků specifických pro stát
• Poskytněte zaměstnancům personalizovanou profilovou stránku, kde mohou spravovat a zobrazovat výhody, žádat o volno atd.

Organizační struktury

• Analytické funkce pro přehled o celé pracovní síle v reálném čase
• Identifikace kritických pozic a rychlé úpravy pracovních sil za účelem řešení nedostatků
• Vizualizovat organizační struktury

Výhody cloudového systému HRIS

Kromě základních funkcí moderního HRIS jsou cloudové systémy snadněji integrovány s vašimi stávajícími systémy. Jsou škálovatelné a lze je snadněji rozšířit o nové inovace a bezpečnostní funkce.

Níže je uvedeno několik společných výhod integrovaného cloudového systému HRIS:

• Učiní správce HR rychlejším a přesnějším: Při řešení živobytí lidí není žádná rezerva pro chyby. Díky své schopnosti automatizovat a zefektivnit administrativní úlohy může software HRIS osvobodit personalistické týmy od zpoždění a nepřesností způsobených manuálními a papírovými systémy.
• Zlepšuje zkušenosti zaměstnanců: Zaměstnavatelé někdy zapomínají, jak je pro jejich týmy důležité vidět stav jejich výhod, plateb a volna. Nástroje HRIS umožňují zaměstnancům přímý přístup ke svým osobním údajům, vytváření reportů a vydávání požadavků – to vše bez potíží a času potřebného k procházení personálního oddělení.
• Zvyšuje efektivitu: Řešení HRIS nabízejí širokou škálu samoobslužných nástrojů, které výrazně minimalizují potřebu e-mailových a papírových formulářů a schvalovacích procesů. Plány, pracovní postupy, požadavky na pracovní volno a další – lze automatizovat a spravovat v reálném čase a průběžně.
• Podporuje snahy o dodržování předpisů: S nárůstem práce na dálku a kulturním posunem směrem k větší citlivosti a soudním sporům musí mít podniky jistotu, že jsou na správné straně globálních pracovních a zaměstnaneckých předpisů. Cloudové HRIS pomáhá zajistit, aby všechny činnosti personalistiky spadaly do hranic shody a pomáhaly podporovat jejich pracovní síly.
• Udržuje věci v bezpečí: V personalistických souborech jsou jedny z nejcitlivějších a nejcennějších dat ve vaší společnosti – včetně lékařských a finančních záznamů a detailů zaměstnanců. V minulosti, kdy byla tato data ukládána na notebooky nebo nezabezpečené databáze, existovalo stále aktuální riziko kompromisu. Dnešní integrované systémy HRIS disponují pokročilými bezpečnostními protokoly, které pomáhají minimalizovat rizika kybernetické bezpečnosti.

Jak cloudová integrace HRIS podporuje základní procesy personalistiky

Zatímco systémy HRIS pomáhají centralizovat a zefektivnit procesy personalistiky a administraci, existuje mnoho dalších základních funkcí, které probíhají současně, jako je nábor, školení a plánování. A nemusíte být personalistický specialista, abyste viděli, jak užitečné může být, aby všechny tyto základní funkce byly sjednoceny a centralizovány. Když však organizace pracují se staršími systémy a odpojenými softwarovými aplikacemi pro personalistiku, jsou nuceny používat manuální procesy k hledání nástrojů a informací napříč organizačními sily.

Nejlepší cloudové systémy HRIS nejen umožňují integraci s vaším základním ERP, ale jsou pro něj také vytvořeny. Například cloudový ERP systém řídí širokou škálu každodenních obchodních činností a je vytvořen tak, aby integroval velké množství nesourodých podnikových procesů. Sjednocením dat nad rámec podniku poskytují ERP jediný zdroj pravdy a zajišťují spolehlivou integritu dat. Takže když jsou vaše základní procesy personalistiky a HRIS integrovány s rychlostí a analytickou kapacitou moderního ERP s umělou inteligencí – získáte to nejlepší z obou světů.

Příklady HRIS v akci

Ještě před několika lety to byly většinou největší organizace, které využívaly řešení HRIS. S rostoucí popularitou integrovaných cloudových systémů je však stále více možné, aby menší a rostoucí organizace využívaly výhody a efektivitu systému HRIS.

Zde je několik příkladů společností, které zjednodušily procesy personalistiky pomocí HRIS:

• Sun pro komunity, jeden z největších investičních fondů v oblasti nemovitostí na světě, transformoval své personální operace se SAP SuccessFactors a podpořil tak více než 3 800 zaměstnanců v 670+ nemovitostech. Společnost zjednodušila zavádění, zlepšila dodržování předpisů a vytvořila propojenější a motivovanější pracovní sílu.
• Volkswagen, světový lídr v automobilovém průmyslu, harmonizoval své personální procesy napříč roztříštěnou krajinou na jednotnou platformu. Nyní je podporováno více než 40 států s lokalizovaným základním personalistikou a dodržováním předpisů.

Prozkoumejte software HRIS ještě dnes

Moderní podniky hledají jednotné, globální a základní řešení pro personalistiku– takové, které nabízí spotřebitelské uživatelské prostředí a podporuje analýzu a automatizaci dat v reálném čase. Vzhledem k tomu, že pracovní síly jsou více distribuovány, software HRIS se musí globalizovat spolu s nimi poskytováním hluboké lokalizace a shody ve více zemích. A s tím, jak se obchodní modely mění a vyvíjejí, společnosti požadují agilitu a jednoduchost poskytovanou širokou škálou skutečně relevantních a výkonných představ, které jim pomáhají spolehlivě a rychle implementovat nové procesy a aplikace.

Časté dotazy k systému HRIS