Díky neustálému kolísání na globálních dodavatelských trzích – a rychle se měnícím obchodním požadavkům – se nákup stal neuvěřitelně složitým. Společnosti potřebují lepší způsob, jak proaktivně spravovat svou dodavatelskou základnu a optimalizovat své výdaje na nákup. To je místo, kde správa kategorií září – a proč se dnes stává kritickým osvědčeným postupem pro tolik podniků.

Definice správy kategorií

Správa kategorií je proces pořízení zboží a služeb jejich seskupením do kategorií na základě podobných charakteristik – jako je typ, hodnota, dodavatel, riziko, lokace nebo oddělení. Tento proces usnadňuje pochopení a kontrolu celkových nákladů na vlastnictví každé kategorie a maximalizaci úspor a hodnoty pro každý nákup. Se správou kategorií mohou společnosti také zefektivnit proces pořízení, posílit vztahy s dodavateli, zlepšit analýzu výdajů, zmírnit rizika a další.

Vývoj správy kategorií

Správa kategorií byla vyvinuta v 80. letech 20. století a byla historicky manuálním úsilím, s odpojenými a časově náročnými kroky prováděnými v izolovaných tabulkách, dokumentech a prezentacích. Čas strávený manuálním shromažďováním dat – a jejich analýzou a vykazováním – znamenal, že nákupní týmy měly méně času věnovat se strategii a realizaci hodnoty.

Rychle k dnešnímu dni: software pro správu kategorií může automatizovat a urychlit mnoho kroků v tomto procesu. Pomáhá správcům kategorií analyzovat velké množství dat a zefektivnit vývoj, provádění a monitorování strategií kategorií, takže mohou být mnohem efektivnější a strategičtější ve svých každodenních úlohách. Moderní řešení nabízejí přehledy kategorií, pokyny k procesům, šablony, doporučení využívající umělou inteligenci a další, které manažerům pomáhají plnit cíle správy výdajů a často je překračovat.

Správa kategorií vs. strategické nalezení zdroje odběru

Pojmy management kategorií a strategické nalezení zdroje odběru se někdy používají zaměnitelně, ale nejsou totéž. Strategický nákup je nákupní proces zaměřený na výběr správných dodavatelů a vyjednávání nejlepších cen pro splnění krátkodobých organizačních cílů. Primárním cílem strategického zajišťování zdrojů je snížení nákladů. Správa kategorií naopak segmentuje nákupy do kategorií, aby manažeři mohli identifikovat příležitosti, jak ušetřit peníze a zlepšit kvalitu, výkonnost a efektivitu dodavatelů. Správa kategorií je dlouhodobý kontinuální proces, který často zahrnuje strategický nákup jako první krok.

Prvních 6 výhod správy kategorií

Částečně díky menšímu propouštění a jednodušším jednáním s dodavateli nabízí nákup vedený kategoriemi řadu odlišných výhod, které mohou nákupním týmům pomoci provozovat těsnější loď a identifikovat nové příležitosti:

1. Vylepšené přehledy. Díky kategorizovaným výdajům a jedinému kontaktnímu místu pro všechny související dodavatele mohou společnosti získat lepší přehled o nákladech, výkonnosti dodavatelů a potenciálních problémech dodavatelského řetězce. Navíc, hluboká znalost smluv, cen a tržních trendů může být použita k lepšímu a ziskovějšímu rozhodování o nákupu.
2. Zvýšené úspory. Na základě odborných znalostí a poznatků o kategorizaci kategorií mohou manažeři vyjednávat o lepších cenách a zlepšovat výkon, aby snížili náklady. A vzhledem k tomu, že manažeři nakupují dlouhodobě, mohou využít úspor z rozsahu a dále ušetřit peníze.
3. Snížené vystavení riziku. Díky důkladnému pochopení každého dodavatele a efektivním dlouhodobějším pracovním vztahům mohou týmy kategorií zaujmout proaktivnější přístup ke správě dodavatelů a snížit riziko jednání s neznámými dodavateli nebo prodejci s přímým přenocováním.
4. Vyšší efektivita pořizování. Díky včas testovaným, digitalizovaným a automatizovaným procesům mohou týmy rychleji reagovat na změny na trhu a uvolnit čas pro činnosti s přidanou hodnotou.
5. Lepší dodržování závazků ESG a SR. Sladění cílů kategorií, transparentnost a monitorování usnadňují společnostem dodržování závazků v oblasti životního prostředí a sociální odpovědnosti.
6. Zvýšené výdaje pod správou. Prostřednictvím inteligentní automatizace může nákup spravovat vyšší počet kategorií a v konečném důsledku zvýšit výdaje pod správou.

Typy kategorií veřejných zakázek

Seskupení kategorií se mohou u jednotlivých podniků lišit v závislosti na jejich odvětví, výdajových politikách a konkrétním trhu. Každá kategorie pořízení se obecně skládá ze skupiny produktů nebo služeb, které mají podobné atributy – jako je typ, dodavatel, hodnota, lokace nebo oddělení. Obvyklými kategoriemi jsou například personalistika, technologie, údržba a cestování.

Je také běžné rozdělit přímé a nepřímé výdaje do svých vlastních kategorií. Přímé výdaje jsou za položky potřebné pro hlavní obchodní produkty a služby, jako jsou suroviny a dodávky obalů. Naproti tomu nepřímé výdaje se vztahují na zboží a služby, které podporují každodenní obchodní operace, jako jsou kancelářské potřeby. Seskupení nepřímých výdajů, které jsou často spravovány v silech v celém podniku, může pomoci standardizovat a snížit nepřímé nákupní náklady.

Některé společnosti přecházejí na globální standard, jako je standardní kód OSN pro produkty a služby (UNSPSC), aby mohly určit své kategorie, ale většina z nich vytvoří vlastní interní taxonomii výdajů. Bez ohledu na přesné vytváření kategorií zahrnuje úspěšná správa kategorií použití standardního rámce pro segmentaci zboží a služeb potřebných k podnikání.

3 klíčové kroky v procesu správy kategorií

Ačkoli se proces může v různých organizacích lišit, správa kategorií obvykle zahrnuje tři kroky:

1. Definujte profily kategorií. Začněte tím, že týmy analyzují aktuální výdaje a váží celou řadu faktorů – od rizik a předpisů až po přímou obchodní logiku – pro identifikaci kategorií. Výsledkem je konsolidovaná taxonomie kategorií pro nákup, kterou lze použít v celé organizaci.
2. nastínit a naplánovat strategii. V tomto kroku týmy vyhodnocují své kategorie na základě cen, výkonnosti dodavatelů, prognóz nabídky a poptávky a dalších faktorů – a identifikují příležitosti k optimalizaci výdajů a zvýšení hodnoty. Na základě těchto informací vytvářejí hlavní strategii pro dosažení cílů každé kategorie, rozdělenou do konkrétních taktik a fází.
3. Provádějte strategii a monitorujte výsledky. A konečně, strategie je spuštěna a výsledky, dodavatelé, obchodní potřeby a trhy jsou průběžně monitorovány – týmy tak mohou rychle reagovat na změny a optimalizovat strategie kategorií podle potřeby.

Co hledat v softwaru pro správu kategorií

Software pro správu kategorií je navržen tak, aby centralizoval, digitalizoval a zjednodušoval procesy pro všechny strategie kategorií – a poskytoval užitečné přehledy k jejich zdokonalování a zlepšování. K tomu nejlepší řešení obsahují minimálně následující schopnosti:

• Automatizace. Inteligentně automatizované procesy pro vytváření profilů výdajů kategorií a vývoj a provádění strategií.
• Návod krok za krokem. Systémová doporučení, řízené procesy a šablony osvědčených postupů, nástroje a rámce.
• Monitorování a analýzy v reálném čase. Schopnost monitorovat a analyzovat tržní inteligenci, kategorie, ceny, výkonnost dodavatelů, výsledky a další informace v reálném čase.
• Provedení strategie. Nástroje pro snadnou konverzi strategií, plánů a iniciativ na projekty nebo události strategického nákupu.
• Integrace. Bezproblémová integrace s řešením source-to-pay a dalšími řešeními pro správu dodavatelů.
• AI. Integrovaná analýza příležitostí využívající umělou inteligenci a doporučení založená na údajích o výdajích a dalších faktorech – a také plán integrace s velkými jazykovými modely, jako je ChatGPT, který pomáhá s vytvářením strategií.

Osvědčené postupy pro efektivní strategii správy kategorií

Vypracování strategie vítězných kategorií může být dosaženo rychleji pomocí následujících osvědčených postupů:

• Vytvořte dedikovaného správce kategorií a tým. Vzhledem k tomu, že velké kategorie a strategické oblasti výdajů vyžadují čas a specializaci, má specializovaný tým složený ze znalých zainteresovaných stran z příslušných oddělení umožňuje efektivnější proces. Správce kategorií je odpovědný za dohled a pochopení trhu, předpisů a cenových trendů pro celou kategorii a také za vývoj krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých plánů.
• Vytvořit konzistentní taxonomii v celé organizaci. To je zásadní krok k získání lepších přehledů a viditelnosti výdajů. Některé organizace budou jako vodítko používat univerzální standardy, jako je UNSPC, ale častěji si společnosti vytvoří vlastní interní kategorie, které lépe odpovídají jejich jedinečným cílům nebo potřebám odvětví.
• Používejte automatizovaná řešení k centralizaci dat výdajů. Díky jednomu místu pro sledování a monitorování dat je snazší najít a nahlásit důležité poznatky – a podpořit postupy správy.
• Využívejte technologii správy kategorií. Pomocí technologií, jako je umělá inteligence v nákupu, mohou týmy snadněji zjišťovat vzory, automaticky kategorizovat výdaje, organizovat dodavatele podle kategorií, nastavovat benchmarky, vytvářet doporučení, automatizovat úlohy a další.
• Zapojit zainteresované strany a vést je. Díky analytickým nástrojům a softwaru pro komunikaci o výhrách a příležitostech je snazší získat účast zainteresovaných stran a sladit je s cíli organizace.
• Vytvářejte dynamické vztahy s dodavateli. Soustřeďte se spíše na celkovou hodnotu než jen na náklady a otevřeně spolupracujte na vytváření dobrých pracovních vztahů.
• Zahrnout data třetí strany. Vytvořte mechanismus pro používání relevantních externích datových bodů od poskytovatelů třetích stran, které doplní vaši strategii kategorie.
• Kontinuálně utvářejte životní cyklus kategorie. Zlepšete interní a externí analýzu dat shromažďováním informací o konkrétních kategoriích, posílením strategie a prováděním pravidelných přezkumů.