Překročení transakčních metod pořízení

Pořízení se vyvinulo od transakčního nákupu a vedení záznamů k mnohostranné disciplíně řízení. Dnes vyžaduje taktické, analytické a mezilidské dovednosti. Pořízení zůstává procesem výzkumu, zajišťování zdrojů, nákupu, přijímání, kontroly a schvalování plateb za veškeré zboží a služby, které podnik potřebuje provozovat. Od surovin a strojů až po poplatky za poradenství a konferenční stoly, je zapojena tato významná skupina.

Kromě priorit omezujících náklady hraje pořízení stále větší roli ve strategii výnosů organizace. Zároveň má tento zaneprázdněný tým další příležitosti a tlaky globálního dodavatelského řetězce na orientaci spolu s očekáváním zákazníků ohledně rychlosti a transparentnosti. To podnítilo podniky k hledání nových způsobů, jak zefektivnit procesy a ochránit firemní data.

Definice a výhody kolaborativního zadávání veřejných zakázek

Kooperační pořízení označuje strategické sladění a integraci činností pořízení napříč interními odděleními, dodavateli a externími partnery. Tento přístup může využít sílu kolektivního nákupu a pomáhá společnostem snižovat náklady, zlepšovat efektivitu, rozšiřovat viditelnost a posilovat dodržování předpisů.

Namísto toho, aby účastníci působili v silech, sdílejí informace pro zjednodušení zajišťování zdrojů, uzavírání smluv, nákupu, správy dodavatelů a plateb. V kontextu softwarových systémů plánování podnikových zdrojů (ERP) lze kooperační nákup integrovat prostřednictvím digitálních platforem, jako je SAP Business Network. Tato cloudová nativní řešení fungují jako centrum pro propojení kupujících a dodavatelů v reálném čase, automatizaci transakcí a podporu spolupráce. To má za následek menší tření, i když kupující, partneři a dodavatelé mohou provozovat operace na různých softwarových a hardwarových řešeních.

Proč již není kolaborativní pořizování volitelné

Odborníci na nákup jsou stlačeni mezi nejistou dostupností materiálů a náklady na skladování dodatečných zásob kvůli rostoucím nákladům. Nákupní týmy však musí zajistit, aby vše fungovalo a zároveň zůstalo v souladu s rozpočtem. Najednou historicky operativní role nyní přímo ovlivňuje obchodní výsledky. Aby uspěli, hledají nové nástroje a procesy, které pomohou interním týmům dělat každý den více bez nadměrných výdajů.

Tradiční nákupní modely se snaží držet krok s globálními poruchami, regulačními změnami a rostoucími očekáváními zákazníků. Vyznačují se manuálními procesy, staršími nástroji a fragmentovanými komunikačními metodami.

Dokonce i organizace provozující moderní cloudové ERP systémy mohou být zpochybněny nedostatečnou transparentností procesů a časových harmonogramů jejich dodavatelů. Výsledkem je mimo jiné omezená možnost efektivního prohlížení zásob a stavu objednávek nebo plateb.

Nákupní týmy po celém světě rozšiřují svá ERP řešení tak, aby bezpečně sdílely s dodavateli a automatizovaly data na cloudových platformách určených pro spolupráci na nákupu a dalších funkcích dodavatelského řetězce. To řeší společné výzvy a přináší výhody, jako jsou:

• Zlepšení viditelnosti umožněním všem stranám zobrazit status každé transakce.
• Zkrácení doby cyklu automatizací objednávek, faktur a plateb.
• Zlepšení vztahů s dodavateli prostřednictvím sdílených cílů a sledování výkonu.
• Zmírnění rizik prostřednictvím proaktivní spolupráce a plánování pro nepředvídané události.

Tyto nové schopnosti umožňují týmům přejít od transakčních ke strategickým operacím, což činí kooperační pořizování nejen přínosným, ale nezbytným.

Klíčové role, procesy a zainteresované strany ve spolupráci při pořizování

Před přidělením rozpočtu na řešení pro spolupráci při pořizování, úpravou pracovních postupů nebo zapojením podpory IT je důležité posoudit, kdo by se musel podílet na navrhovaném načasování.

Vytvoření obchodního případu pro spolupráci v oblasti nákupu je založeno na několika faktorech: společnost uznává svou potřebu modernizace, tlak na elektronickou fakturaci pro provozní efektivitu, daňové předpisy vyžadující elektronickou fakturaci a dlouhodobé úspory, které lze znovu investovat do jiné oblasti podniku.

Diskuse a úvod obvykle probíhají poté, co primární projekt migrace cloudu běží po určitou dobu hladce. Je užitečné zkoumat a prezentovat pozitivní KPI při setkání se zúčastněnými stranami, aby se ilustrovala hodnota nedávných modernizačních modernizací.

Kromě oddělení nákupu to může zahrnovat:

• Finance , které sledují výdaje na pořízení, předpovídají rozpočtování, zajišťují shodu s finančními předpisy a podporují analýzy nákladů a přínosů.
• Právní předpisy a dodržování předpisů, které přezkoumávají smlouvy o veškerých otázkách souvisejících se splněním regulačních požadavků a interních politických norem.
• Provoz a řízení dodavatelského řetězce, které koordinuje logistiku, zásoby, detaily dodávky a metody pořízení.
• IT a systémoví analytici zváží řešení, které nejlépe vyhovuje potřebám společnosti a dohlíží na integraci dat s poskytovatelem nákupní platformy.

Nástroje pro spolupráci při pořizování: funkce a ekosystém

Nejnovější nástroje pro spolupráci při pořizování jsou cloudové architektury podporující rozhraní API, které podporují škálovatelnost, interoperabilitu a výměnu dat v reálném čase. Společnosti, které stále provozují místní nebo hybridní prostředí, však mohou tyto moderní nástroje využívat také prostřednictvím middlewaru a konektorů.

I když jsou nákupní platformy relativně nové, schopnosti, které umožňují, získávají pozornost odborníků v oblasti financí a řízení dodávek. Například SAP Business Network podporuje více než tři miliony podniků k vzájemným transakcím a spolupráci. Uživatelé si užívají časově úspornou automatizaci procesů a oceňují, že platforma řeší problémy s kompatibilitou a integrací. Účastníci nastavují svá podniková prostředí tak, aby odesílala a přijímala data s kýmkoli jiným v síti, bez ohledu na to, který ERP systém používají. Pokud dodavatelé nebo dodavatelé společnosti ještě nejsou v síti, mohou být pozvánky zaslány ke snadnému připojení – často zdarma.

Jedná se o výrazné zlepšení oproti starším procesům, jako je elektronická výměna dat (EDI) a odesílání tabulek e-mailem. EDI sice umožňuje dodavatelům a kupujícím elektronickou výměnu objednávek a faktur, ale jeho pevná architektura neumožňuje automatizaci přesnosti ani kontroly shody. Ty musí provádět ručně odesílatel i příjemce, což přidává čas a zavádí příležitost pro chyby. Systémy EDI také nemohou provádět analýzy dat obsažených v dokumentech ani vytvářet přehledné výkazy. Možnosti spolupráce při zadávání veřejných zakázek řeší mnoho z těchto problematických bodů.

Mezi funkce přidané hodnotou, které je třeba hledat v řešení pro spolupráci v oblasti nákupu, patří:

• Sdílení dokumentů: Aktivovat automatické elektronické objednávky, faktury, platby a potvrzení.
• Zjišťování sítě: Hledání nových dodavatelů, kteří splňují určitá kritéria nebo hodnocení, potřeby po strategickém nákupu, přijímání nabídek a další.
• Samoobslužné portály dodavatelů: Umožněte dodavatelům spravovat profily, reagovat na RFQ, převádět objednávky na faktury a odesílat faktury a sledovat objednávky.
• Řídicí panely analýzy: Poskytnutí přehledu o výdajích, výkonnosti dodavatelů a efektivitě procesů.
• Orchestrace workflow: Automatizujte schvalování, eskalace a zpracování výjimek.
• Omezení shody: Spárovat objednávky a faktury, zajistit, aby objednávky a faktury byly v souladu s parametry a smlouvami kupujících, používat schválené prodejce podle zemí a splňovat zákonné požadavky.
• Integrace se systémy ERP: Zajistěte konzistenci dat a eliminujte většinu manuálního zadávání napříč prostředími ERP.

Platformy pro kolaborativní pořizování umožňují zabezpečené bezkontaktní transakce a koordinaci v reálném čase. Jsou součástí širšího ekosystému, který zahrnuje zajišťování zdrojů, logistiku a sítě Asset Intelligence – vytváření jednotného digitálního dodavatelského řetězce.

Společná úskalí v oblasti kolaborativního zadávání veřejných zakázek, aby se předešlo

Navzdory mnoha výhodám platforem pro spolupráci při zadávání veřejných zakázek může být buy-in stále náročný. To je obvykle z několika důvodů: únava transformace, načasování, odolnost dodavatelů nebo nedostatek návratnosti investic. To je pochopitelné vzhledem k počtu zapojených týmů, technickému plánování a počátečním investicím.

Spolehliví manažeři nákupu však mohou tyto obavy řešit tím, že budou zúčastněné strany vzdělávat pomocí hmatatelných problematických míst a pozitivních výsledků. Příklady:

Nedostatek integrace: Odpojené systémy brání toku a viditelnosti dat.
Řešení: Použijte nativní platformu ERP k zajištění bezproblémové integrace.

Omezená účast dodavatelů: Dodavatelé mohou přijímat digitální platformy pomalu.
Řešení: Nabídněte podporu zavedení a zvýrazněte vzájemné výhody, jako jsou rychlejší platby a snížení počtu chyb. Mohou zjistit, že mnoho jejich dodavatelů a zákazníků je již v síti.

Rizika zabezpečení a dodržování předpisů: Sdílení dat mezi organizacemi přináší zranitelná místa.
Řešení: Vyberte si platformu s robustním zabezpečením, auditními záznamy a certifikacemi shody.

Nedostatečná viditelnost: Diskrétní systémy vyžadují vícestupňové manuální procesy pořizování.
Řešení: Umožnit spoluvytváření smluv, elektronickou fakturaci a sledování výkonu ve sdíleném systému.

Dodatečné náklady: Vedení nemusí být nakloněno přidělování dodatečného rozpočtu.
Řešení: Spusťte pilotní program a zajistěte ověřenou statistiku návratnosti investic k prodeji dalších investic.

Pokud vedení stále není přesvědčeno, zprávy třetích stran mohou ublížit jejich váhání. Podle bílé knihy IDC Business Value „The Business Value of SAP Business Network – for Buyer Organizations“mohou zákazníci¹ očekávat kladné návratnosti investic ve formě:

• Rychlejší uvedení na trh.
• Rychlejší dodání produktů a objednávek.
• Rychlejší zavedení nových partnerů.
• Rychlejší doručování dokumentů.
• Zvýšené využívání elektronických objednávek.
• Zkrácení dob schvalovacího cyklu faktury.
• Více faktur zpracovaných bez výjimky.

Dalšími zdroji třetích stran, kteří mohou být nápomocni, jsou kalkulátor podnikové hodnoty IDC2 a bílá kniha IDC Business Value „The Business Value of SAP Business Network – for Selling Organizations“.³ Po potvrzení náhradní koupě je čas vytvořit itinerář, který přejde od zavedených procesů k časově úsporným pracovním postupům.

Vytvoření plánu spolupráce pro vedoucí pracovníky nákupu

I když je integrace řešení pro spolupráci v oblasti nákupu ve srovnání s migrací do cloudu v rámci celé společnosti malým podnikem, pro optimální výsledky je doporučeno vytvořit strategický plán. Toto cvičení umožňuje všem stranám přemýšlet o svých potřebách, požadavcích a očekáváních. Je také vhodný čas naplánovat jakékoli kroky řízení změn nebo školení. Zaměstnanci jsou pak připraveni používat nové nástroje pro spolupráci při pořizování, jakmile budou k dispozici. Navrhované kroky, které je třeba zvážit, jsou:

1. Posouzení aktuální zralosti: Vyhodnoťte existující procesy pořízení, systémy a zapojení zainteresovaných stran. S čím váš tým nejvíce bojuje? Které kroky jsou nejvíce náchylné k chybám nebo chybné komunikaci? Co tým nechce změnit?
2. Definování cílů spolupráce: Sladění s obchodními prioritami, jako jsou úspory nákladů, agilita nebo udržitelnost. Jaké jsou vaše priority? Jak definujete úspěch? Rychlejší fakturace? Méně chyb? Odolnější dodavatelský řetězec?
3. Vyberte správnou platformu: Vyberte nástroje, které se integrují s vaším systémem ERP a podporují vaše potřeby spolupráce. Používají nákupní platformu již někteří dodavatelé nebo dodavatelé? Pokud ne, ujistěte se, že se mohou snadno připojit, takže adopce je pravděpodobnější.
4. Zapojit zúčastněné strany: Zapojit nákup, finance, IT a dodavatele v rané fázi procesu, abyste získali své vstupy, zodpověděli otázky a zajistili náhradní koupi. Vyberte nákupní platformu, která nejlépe vyhovuje všem potřebám.
5. Pilot a iterace: Začněte s malou skupinou dodavatelů nebo kategorií, měřte výsledky a upřesněte. Pokud je například klíčový dodavatel již v síti, kterou vyberete, nejprve se s ním integrujte. Nastavte pracovní postupy, trénujte tým a posuzujte zlepšení za stanovené období, například tři měsíce.
6. Škálujte a optimalizujte: Pokud jsou výhody a návratnost investic přesvědčivé, uveďte je na trh se zbytkem svých partnerů, dodavatelů a kupujících. Rozšiřte spolupráci za účelem upřesnění procesů pomocí analytických nástrojů pro neustálé zlepšování.

Začněte dnes zkoumat spolupráci v oblasti nákupu

Dny manuálních a silných transakčních nákupních procesů postupně ustupují s pomocí cloudových sítí, které umožňují podnikům obchodovat s menším množstvím třenic. Nákupní týmy využívající tyto nové nástroje mohou snadněji:

• Objevte nové dodavatele a rychle přijďte ke smluvním podmínkám
• Rychlejší reakce na měnící se okolnosti dodavatelského řetězce
• Získejte lepší přehled o všech krocích procesu nákupu a prodeje
• Soulad se všemi interními a externími předpisy a politikami

Platforma pro kolaborativní nákup vnáší do vašeho dodavatelského řetězce viditelnost, efektivitu a shodu. Správné řešení je připraveno, když jste a existuje mnoho možností, jak podpořit transformaci vaší společnosti.