Co je to systém správy mezd?

Systém správy mezd a platů slouží k výpočtu mezd zaměstnanců, odpracovaných hodin, srážek a daňové srážky za výplatní období. Často je úzce integrován s časovými a docházkovými systémy, aby byla zajištěna přesná mzda za odpracované hodiny.

Organizace může spravovat mzdy manuálně, používat specializovaný software nebo tuto funkci outsourcovat u poskytovatele třetí strany. Systém řízení mezd je základní složkou řízení lidského kapitálu (HCM).

Proč je správa mezd důležitá?

Systém správy mezd může společnostem pomoci efektivně snížit složitost, řídit rizika a škálovat. Pokročilý mzdový software navíc dává lidem příležitost generovat důležité reporty, shromažďovat přehledy o trendech a integrovat data se systémy napříč odděleními.

Přesná správa mezd je klíčová pro oddělení, jako jsou personalistika (HR). Personalistika a zúčtování mezd a platů potřebují přístup k informacím o platu, výhodách a statusu zaměstnance, aby bylo možné přesně udržovat firemní záznamy a zajistit soulad s daňovými předpisy a pracovními zákony.

A špatná shoda může být drahá. V roce 2023 IRS vyhodnotila americké zaměstnavatele asi 8,5 miliardy dolarů v občanskoprávních sankcích za chybný výpočet nebo chybějící platby a v roce 2021 kampaň a žaloba za „jméno a hanbu“ vedla k milionům liber v pokutách a reparačních nákladech pro stovky britských zaměstnavatelů. I drobné chyby mohou vést k veřejným rozpakům, ztrátě důvěryhodnosti a nízké morálce, a proto je důležité, aby firmy správně řídily mzdy.

Jaké jsou některé metody správy mezd?

Podniky všech velikostí potřebují spravovat a udržovat přesné mzdy, aby mohly zaměstnancům vyplácet včas a ve shodě s předpisy. Existují různé možnosti, stejně jako výhody a nevýhody pro každý z nich. Zde jsou tři hlavní metody správy zúčtování mezd:

1.     Manuální správa mezd

Tento typ správy mezd zahrnuje ruční zadávání mezd, srážek a daní ze mzdy do tabulky nebo jednoduchého účetního softwaru. Malé podniky a startupy by mohly být v pokušení využít manuální správu mezd, aby ušetřily na nákladech. Tato metoda je však časově náročná a potenciálně ohrožená bezpečnostními hrozbami, ztrátou dat a lidskou chybou.

2.     Software pro správu mezd

Tento typ specializovaného softwaru se nachází na počítači nebo v cloudu a může pomoci společnosti organizovat a zefektivnit automatizaci mezd. Software pro správu mezd a platů je stále více spravován v cloudu, obecně si účtuje poplatek a je založen na předplatném. Může organizacím pomoci vyhnout se nákladným chybám mzdového modulu, udržet si přehled o aktualizacích dodržování předpisů, škálovat napříč regiony při rozšiřování operací do nových geografických oblastí a udržovat data zaměstnanců organizovaná a zabezpečená.

3.     Outsourcing mzdového modulu

Společnosti, které nemají chuť nebo zdroje pro vlastní správu mezd, mohou najmout externího poskytovatele služeb pro správu tohoto procesu. Zatímco společnost třetí strany může odstranit část administrativní zátěže, může to být nákladné a vyžaduje to vzdát se určité přímé kontroly nad procesem.

Jaké jsou fáze procesu správy mezd?

Mzdový modul definoval kroky, kterými se organizace musí řídit, aby systém fungoval správně a efektivně, jak bylo zamýšleno. Koneckonců, jediný chybný krok může mít za následek opožděnou výplatní šek nebo pokutu. Zde jsou tři hlavní fáze správy mezd:

1. Fáze před zúčtováním mezd a platů

Zahrnuje shromažďování základních údajů o zaměstnancích, jako je stav zaměstnání, hodinové a přesčasové sazby, plat, informace o sledování času, případné prémie, přesčasy nebo provize, placené volno nebo dovolená a srážky. Organizace také musí zajistit, aby jejich mzdový systém byl nastaven s nejnovějšími daty, pracovními zásadami a předpisy pro dodržování předpisů.

2. Fáze výpočtů

Zahrnuje výpočet hrubého platu a následné uplatnění srážek pro získání čisté mzdy zaměstnance nebo platby při převzetí domů. Je důležité získat veškerá nezbytná interní schválení, aby se prostředky rozptýlily včas a udržely mzdu podle plánu.

3. Fáze po výpočtu mezd

Zahrnuje rozdělování platů zaměstnancům, poskytování příspěvků na sociální pojištění a důchodové zabezpečení, vedení přesné finanční evidence a podávání požadovaných formulářů a zpráv vládním agenturám. V závislosti na tom, kde se společnost nachází, budou zaměstnavatelé muset vést zaměstnaneckou evidenci po stanovený počet let. IRS například uvádí, že americké podniky by měly vést evidenci daní ze zaměstnání nejméně po dobu čtyř let. Interní týmy by rovněž měly pravidelně přezkoumávat interní procesy, aby zajistily přesnost a řešily všechny oblasti, které je třeba zlepšit.

Jaké jsou funkce systému správy mezd?

Moderní mzdový systém, který hlouběji zapadá do detailů správy mezd, může firmám pomoci s následujícím:

• Výpočet mezd zaměstnanců: Automatizujte a vypočítejte hrubý plat, srážky a čistý plat a zajistěte dodržování daňových povinností a pracovních zákonů. Daně a odpočty zahrnují místní, státní, provinční, regionální, federální nebo národní daně, důchodové nebo zdravotní pojištění a všechny ostatní srážky z hrubé mzdy.
• Zpracování daní ze mzdy: Výpočet a převedení srážek vládním agenturám.
• Dodržování požadavků na vedení mzdové evidence: Údržba čtvrtletních a ročních daňových výkazů a formulářů na konci roku pro zaměstnance a smluvní pracovníky.
• Poskytnutí výplat zaměstnancům: Poskytněte zaměstnancům rozpis jejich výdělků a odpočtů na výplatní období a aktuální rok prostřednictvím papírových nebo elektronických výpisů. Některé systémy zúčtování mezd a platů také umožňují zaměstnancům přihlásit se k zasílání e-mailových nebo textových zpráv o svých výplatních páskách.

Jaké jsou výhody používání softwaru pro správu mezd?

Mzdové systémy podporují větší efektivitu a pomáhají podnikům šetřit na časově náročných personálních úkolech. S cloudovým mzdovým softwarem a jeho přístupovým rozhraním mají mzdové týmy responzivní a výkonné nástroje na dosah ruky. Zde jsou některé z hlavních výhod:

• Přesné výpočty: Automatizace výpočtů pomáhá společnostem vyhnout se chybám při zpracování mezd a zajišťuje včasnou a přesnou platbu.
• Pomoc při dodržování předpisů: Když jsou přijaty nové zákony nebo se změní stávající zákony, je software pro správu mezd mnohem lépe schopen začlenit tyto změny do předpisů, zajistit, aby podniky udržely před kritickými lhůtami a zamezily sankcím. Pro společnosti, které působí ve více regionech a zemích, zahrnuje rozšířené cloudové zúčtování mezd a platů globální lokalizační funkce, které je udržují v souladu s předpisy.
• Přístup k daňovým formulářům: Zaměstnanci mohou snadno přistupovat ke svým daňovým formulářům sami, což snižuje zátěž lidských zdrojů.
• Flexibilní platební možnosti: Zaměstnanci si mohou vybrat, zda chtějí být placeni přímým vkladem nebo šekem, nebo prostřednictvím jiné možnosti poskytnuté společností.
• Detailní vedení záznamů: Týmy mohou konsolidovat detaily zúčtování mezd na základě dat v reálném čase a generovat přizpůsobené reporty stisknutím tlačítka. Použití analýzy dat zúčtování mezd a platů k odhalení trendů a vzorů pomáhá vedoucím personalistům a společnostem činit lepší obchodní rozhodnutí.
• Samoobsluha zaměstnanců: Zaměstnanci mají přístup ke svým výplatním výkazům s rozpisem plateb a odpočtů, což zvyšuje transparentnost.
• Redukované chyby ve mzdách: Softwarové zúčtování mezd eliminuje potřebu manuálního zadávání dat a výpočtů a doprovodnou možnost chyb.
• Automatická upozornění: Správci zúčtování mezd a platů mohou aktivovat upozornění v softwaru, aby upozornili na potenciální problémy a nastavili připomenutí důležitých termínů, termínů a aktualizací dodržování předpisů.

Jak vybrat systém správy mezd

Pokud jde o výběr správného systému řízení mezd, je nezbytné, aby podnikoví činitelé s rozhodovací pravomocí před výběrem systému vyhodnotili své potřeby a přání. Jakmile určí, co mohou utratit a jaké musí mít funkce, mohou řešit následující otázky:

1. Jaká je úroveň reputace a zkušenosti poskytovatele?

Podívejte se na recenze webových stránek, přečtěte si zkušenosti zákazníků a případové studie a podívejte se na výhody a nevýhody poskytovatele. Před přijetím závazku si také zaregistrujte živou ukázku nebo bezplatnou zkušební verzi k otestování softwaru.

2. Jak bezpečný je systém?

Zjistěte, zda poskytovatel používá šifrování, zda splňuje předpisy na ochranu dat a nabízí přizpůsobitelný uživatelský přístup. Seznamte se také s procesy zálohování a obnovy dat.

3. Podporuje poskytovatel země a teritoria, kde probíhá podnikání?

Zjistěte úroveň lokalizace pro místa, kde společnost působí nebo kde plánuje rozšíření. To zahrnuje podporu jazyka, měny, data a časového pásma a jde mnohem dále do specifických polí, výpočtů a výkazů, které se mohou v jednotlivých zemích lišit.

4. Pomáhá poskytovatel společnostem, aby dodržovaly měnící se předpisy?

Určete, zda dodavatel monitoruje právní předpisy, které ovlivňují zúčtování mezd a platů, a poskytuje včasné aktualizace, které pomohou se shodou s předpisy. Také zjistěte, zda poskytovatel podporuje požadované výkazy potřebné k podání u různých agentur a pro které státy a oblasti.

5. Integruje se software s jinými systémy?

Vyhledejte poskytovatele, který nabízí integraci se stávajícími systémy, jako je software HCM, aby se zachovala konzistence klíčových informací, zabránilo se duplicitnímu zadávání dat a předešlo se potenciálním chybám. Systém mzdového modulu, který poskytuje přístup k rozhraní API, může organizacím umožnit přizpůsobit svou platformu a připojit se k jiným nástrojům, ale to také přichází s potřebou zajistit, aby tyto integrace zůstaly aktuální s jakýmikoli změnami provedenými ve všech připojených systémech.

6. Jaké jsou možnosti podávání zpráv?

Zjistěte, jaké typy výkazů může poskytovatel generovat, jako je analýza příspěvků na vyřazení nebo povinnost platit daň ze mzdy. Podívejte se také, zda existují analytické funkce, které pomáhají s prognózováním a rozhodováním.

7. Jsou náklady v souladu s rozpočty nebo očekávaným růstem?

Určete počet potřebných míst k licencování a celkové náklady od počátečních po opakující se poplatky. Zjistěte, zda se platforma může škálovat s tím, jak roste velikost a složitost podniku. Vyvažujte tyto náklady s potenciálními náklady na nesprávné zúčtování mezd nebo nedodržením právních předpisů.

Případy použití správy zúčtování mezd a platů podle odvětví

Zde jsou příklady společností ve třech odvětvích, které implementovaly cloudové systémy a úspěšně zlepšily své personální a mzdové operace.

Nemovitosti

Po rozšíření ze 450 na 670 zaměstnanců během dvou let potřebovala jedna z největších australských majetkových skupin lepší týmovou podporu a provozní efektivitu. Zjistěte, jak konsolidovaná platforma pro personalistiku se mzdami integrovaná do jádra pomohla této organizaci s přesností, rychlostí a dodržováním předpisů. Přečtěte si příběh skupiny GPT.

Sporty a zábava

Velká sportovní a zábavní společnost chtěla zlepšit zkušenosti zaměstnanců a rozhodování na pracovišti. Zjistěte, jak jediný zdroj dat pomohl této organizaci automatizovat personální procesy, zkrátit dobu zpracování uvedení nováčka, zefektivnit mzdové operace a činit informovanější rozhodnutí o pracovních silách. Přečtěte si příběh Sharks Sports & Entertainment.

Spotřební průmysl

Jedna z největších potravinářských společností na světě potřebovala modernizovat své procesy, aby zlepšila zkušenosti a kulturu zaměstnanců. Zjistěte, jak cloudový systém správy mezd pomohl této organizaci poskytnout pracovníkům na Středním východě přístup ke smartphonu k samoobslužným nástrojům a dalším datům. Přečtěte si příběh BRF.

Prozkoumejte systémy řízení mezd a platů

Podniky všech velikostí zaměřené na růst mohou těžit z zdokonalených procesů a lepšího řízení mezd. Zde je užitečný kontrolní seznam personalistiky a mezd pro společnosti, který zajišťuje, že jejich organizace je vybavena tak, aby podporovala jejich podnikové cíle, čelila budoucím výzvám a splňovala potřeby zaměstnanců.

Zjistěte, jak může SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pomoci společnostem zjednodušit procesy zúčtování mezd a platů pro jejich globální pracovní síly. Důvěryhodné vedení mezd, které dodržuje předpisy specifické pro jednotlivé země a regiony, včasným, bezpečným a efektivním způsobem.