Analýza výdajů: konečný průvodce

V dnešním světě závratné konkurence a bleskově rychlých změn můžete mít jen chvíle, kdy se chopíte příležitosti nebo si všimnete rizika, které by mohlo být pro vaši společnost měnícím hru. Chcete-li rychle otáčet a přijímat rychlá obchodní rozhodnutí, potřebujete důvěru – musíte mít pocit, že máte spolehlivé rozhraní, které vás podpoří a poskytne vám jasný přehled o vaší situaci. To je místo, kde přichází proces analýzy výdajů a analytické nástroje a metodiky výdajů, které ji podporují.

Nejenže analýza výdajů poskytuje klíčové informace o vašich minulých výdajích, ale také poskytuje základ pro analytické nástroje pro prognózu vzorců výdajů a vytváření strategických předpovědí pro budoucí plánování.

Podle nedávné zprávy skupiny The Economist Group asi třetina respondentů ze skupiny C-suite citovala analytiku výdajů jako hlavní prioritu pro nadcházející rok. Výkonné nástroje pro analýzu výdajů, zejména ty, které zahrnují funkce řízené umělou inteligencí, jsou klíčové pro navigaci v moderních složitostech a pro optimalizaci vašeho podnikání a nákupních operací.

Systematickým přezkoumáváním a analýzou nesourodých datových sad vám mohou řešení a postupy analýzy výdajů pomoci odhalit neefektivitu, vyjednávat ze silnější pozice a budovat lepší vztahy s dodavateli.

Co je to analýza výdajů?

Analýza výdajů je proces sběru, očištění, klasifikace a analýzy komplexních informací o výdajích založený na datech. Jeho cílem je pomoci vám splnit klíčové cíle, jako jsou nižší pořizovací náklady, vyšší efektivita a vyšší shoda s předpisy. Ve svém jádru řeší některé otázky, které vám pomohou lépe porozumět a optimalizovat vaše výdaje:

• Za co utrácíme peníze?
• Kolik jsme zaplatili?
• Od koho nakupujeme?
• Existuje lepší způsob, jak to udělat?

Historicky byla analýza výdajů náročným a manuálním procesem. Nákupní týmy musely procházet nesourodými zdroji dat a tabulkami, často chybějícími příležitostmi nebo riziky. Dnešní nástroje analýzy výdajů založené na umělé inteligenci ale naštěstí tyto úlohy automatizují a poskytují přehledy o datech na vyžádání. To zjednodušuje integraci a standardizaci dat z více zdrojů a usnadňuje analýzu informací v reálném čase – pomáhá vám činit rozhodnutí založená na inteligenci, která zlepšují obchodní výsledky.

Proces analýzy výdajů

I když se proces analýzy výdajů může lišit, aby odrážel jedinečné potřeby a výzvy společnosti, je to nicméně strukturovaný a systematický podnik, který se spoléhá na přístup k neustále aktualizovaným výkazům a souborům dat a také na robustní analytické nástroje. Typický proces funguje takto:

Zaznamenávání přímých, nepřímých a servisních výdajů

To zahrnuje zachycování dat z různých systémů v celém podniku, včetně ERP, systémů účetnictví dodavatelů, platforem elektronického nákupu, systémů správy výdajů a obchodních jednotek. Informace o přímých výdajích (jako jsou suroviny pro výrobu) i o nepřímých výdajích (kancelářské potřeby a veřejné služby) musí být shromažďovány, aby poskytovaly úplný obrázek o výdajích organizace.

Očistit, odstranit a rozšířit data

Jakmile jsou data shromážděna, můžete je očistit a standardizovat, aby byla užitečná. To zahrnuje sjednocení formátů, eliminaci duplicit a zpracování prázdných polí. Poté můžete rozšířit informace o další datové body, jako jsou čísla skóre úvěru pro každého dodavatele.

Kategorizovat všechna data výdajů

Po očištění musíte data kategorizovat do standardních kategorií výdajů. Tento krok zahrnuje vytvoření logické taxonomie, která seskupuje podobné typy výdajů, což usnadňuje analýzu a správu. Správa kategorií může zahrnovat přímé kategorie výdajů, jako jsou suroviny a nepřímé kategorie výdajů, jako jsou služby IT.

Sloučit s externími daty

Integrace externích dat s interními daty výdajů poskytuje komplexnější analýzu. Moderní softwarová řešení tento proces vylepšují tím, že umožňují slučování dat na míru a zprávy, aby poskytovaly zjištění, která by nebyla možná s manuálními systémy z minulosti.

Transformace prvotních dat na analýzy, které lze použít

Pomocí aplikace analytických nástrojů a prediktivního modelování můžete rychle a přesněji identifikovat trendy, předpovídat budoucí výdaje a odhalit příležitosti k úsporám nákladů.

Identifikace rizik a příležitostí k úsporám nákladů

Poté můžete analyzovat vaše transformovaná data, abyste identifikovali potenciální rizika, jako jsou závislosti dodavatelů nebo problémy shody. Tento proces také odhaluje příležitosti ke snížení nákladů tím, že zdůrazňuje oblasti neefektivity nebo nadměrných výdajů.

Použití analýz k podpoře koncových uživatelů

Data jsou znalosti a znalosti jsou moc. Přizpůsobené informace a výkazy, které jsou dnes k dispozici, mohou poskytnout některé přehledy o změnách ve hře. V konečném důsledku však lidé musí převzít odpovědnost za to, aby na ně jednali. V tomto posledním důležitém kroku je nezbytné zajistit, abyste sdíleli svá zjištění (se správnými týmy) a měli přístup ke kritické inteligenci.

Výhody analýzy výdajů v nákupu a v celém podniku

Díky lepší přehlednosti a inteligenci umožňuje analýza výdajů vašemu nákupnímu týmu snáze realizovat některé z následujících výhod:

• Nižší náklady: Analýza výdajů zdůrazňuje příležitosti k úsporám a potenciální rizika, pomáhá vám vyjednat lepší podmínky, konsolidovat nákupy a přejít na nákladově efektivnější dodavatele.
• Lepší řízení rizik: Analýza výdajů vám pomůže identifikovat přeplatky nebo vzorce, které by mohly indikovat potenciální zranitelnost dodavatelského řetězce.
• Lepší strategické zajišťování zdrojů: Podrobné přehledy o výdajových trendech vám umožní rychleji se rozhodovat, vyjednávat ze silnější pozice a lépe sladit procesy strategického zajišťování zdrojů s cíli a cíli napříč podniky.
• Zjednodušené nákupní procesy: Analýza výdajů vám pomůže identifikovat neefektivnost a kritická místa. Tyto objevy mohou vést ke zlepšení procesů, rychlejšímu času cyklu, nižším mzdovým nákladům a celkově lepšímu pořizovacímu výkonu.
• Rozšířená správa vztahů s dodavateli (SRM): Pomocí analýz SRM a výkonnosti dodavatelů můžete rozvíjet silnější partnerství a zajistit, aby vaši dodavatelé splňovali nastavené standardy a očekávání.
• Optimalizovaná správa smluv: Přidání analytických nástrojů do procesu správy smluv vám pomůže vidět nad rámec jemného tisku a odhalit problémy a příležitosti. Tyto přehledy vám umožní vyjednat nejlepší průběžné podmínky a podmínky prodloužení během životního cyklu smlouvy.
• Schopnost porovnávat výkonnost: Analýza výdajů umožňuje vaší organizaci porovnávat výkonnost interně a v souladu s odvětvovými standardy, identifikovat osvědčené postupy, stanovovat cíle a podporovat neustálé zlepšování.

Příklad analýzy výdajů

Integrováním řešení analýzy výdajů optimalizovala značka Powerhouse oblečení American Eagle Outfitters viditelnost svých výdajů a shodu s předpisy napříč různými kategoriemi nákupu. To umožnilo rychlý přístup k detailním údajům o výdajích, což pomohlo společnosti udržet vysokou úroveň shody s jejími zásadami pro pořizování. Zejména američtí Eagle Outfitteři důsledně dosahovali 80% cíle pro dodržování objednávek, což se promítlo do podstatných úspor.

Integrace více zdrojových systémů navíc usnadnila analýzy výdajů v reálném čase, což umožňuje American Eagle Outfitters identifikovat příležitosti ke snižování nákladů a jednat na nich. Toto strategické využití integrovaných řešení analýzy výdajů posílilo vztahy s dodavateli společnosti American Eagle Outfitters a zvýšilo celkovou efektivitu nákupu.

Co jsou to mimosmluvní výdaje?

Maverick výdaje, také známé jako nepoctivé výdaje, se stávají, když vaši zaměstnanci provádějí nákupy, které obcházejí vaše nákupní politiky. Díky snadnému online nákupu může dokonce i B2B zboží a služby stále více získávat kdokoli s připojením k internetu. Tento typ výdajů může vést k mnoha problémům a rizikům, včetně vyšších nákladů, ztracené viditelnosti, nespolehlivé kvality a potenciálních problémů s dodržováním předpisů, pokud kupující nedodržuje právní nebo regulační požadavky. To může také poškodit vaše vztahy s preferovanými dodavateli, kteří nemusí ocenit, že se straní.

Nastavením řešení analýzy výdajů, která vám pomohou zjistit trendy spojené s mimosmluvními výdaji – a poučením svých týmů o rizicích této praxe – můžete pomoci chránit se před problémy, které způsobuje.

Metriky a KPI analýzy výdajů

Nejlepší řešení pro analýzu výdajů vám pomůže monitorovat různé metriky a dohodnout se na klíčových ukazatelích (KPI) prostřednictvím řídicích panelů a výkazů v reálném čase. Takové metriky vám poskytnou okno pro celkové výdaje a výkon napříč dodavateli, kategoriemi, procesy nalezení zdroje odběru, stanovením cen a dalšími. Zde jsou některé běžné ukazatele KPI používané v analýze výdajů:

• Úspory: Tento základní ukazatel KPI měří snížení výdajů dosažené zlepšenými strategiemi pořizování, lepšími jednáními o dodavatelích a efektivnějšími procesy. Sledováním úspor nákladů můžete kvantifikovat finanční přínosy svého úsilí v oblasti správy výdajů.
• Výdaje pod správou: Tento ukazatel se vztahuje k celkovým výdajům, které aktivně spravuje nákupní tým. Pomáhá vám pochopit, kolik vašich výdajů je kontrolováno a optimalizováno. Vyšší úroveň řízených výdajů svědčí o lepším dohledu a účinnějších postupech zadávání zakázek. Metrika zajišťuje, že všechny výdaje jsou viditelné a zúčtované, což snižuje riziko mimosmluvních výdajů.
• Výkonnost dodavatelů: Můžete porovnat metriky, jako jsou míry včasných dodávek, míry vad a dodržování smluvních podmínek, abyste posoudili výkonnost dodavatelů. Pravidelné monitorování nastavuje viditelný a dohodnutý pruh a podporuje silnější vztahy s dodavateli.
• Provozní KPI: Operativní KPI měří efektivitu procesů pořízení. Ty mohou zahrnovat metriky, jako je doba cyklu pro zpracování objednávek, přesnost plnění zakázky a efektivita zpracování faktur. Zlepšení provozních KPI vede k efektivnějším procesům pořizování a snížení provozních nákladů.
• Platební podmínky: Často nedostatečně využívaný nástroj, analýza plateb zkoumá podmínky, za kterých se platby provádějí dodavatelům. To znamená posoudit věci, jako jsou průměrné dny platby, uplatněné slevy z předčasných plateb a shoda s dohodnutými platebními podmínkami.
• KPI zaměstnance: KPI zaměstnanců měří výkon a produktivitu pracovníků pořizování. Ty mohou zahrnovat metriky, jako je počet objednávek zpracovaných na zaměstnance, přesnost umístění objednávek a úroveň shody se zásadami nákupu. Sledování KPI zaměstnanců vám může pomoci identifikovat potřeby školení, zlepšit celkový výkon týmu a zvýšit efektivitu a efektivitu funkce nákupu.

Co hledat v softwaru pro analýzu výdajů

Cloudová analytická řešení výdajů založená na umělé inteligenci jsou zásadní pro každou seriózní strategii nákupu a dodavatelského řetězce. Bez ohledu na to, v jaké fázi jste na cestě za digitální transformací, každý krok, který podniknete ke zlepšení integrace dat, viditelnosti a přesnosti, se vám v krátkodobém i dlouhodobém horizontu vyplatí. Podívejte se na následující, jako jen několik klíčových funkcí, které byste měli očekávat ve svém softwaru pro analýzu výdajů:

• Komplexní integrace dat: Software by se měl integrovat se stávajícími finančními systémy, systémy ERP a dodavatelským řetězcem, aby konsolidoval všechna data o výdajích na jednom místě.
• Panely a výkazy v reálném čase: Vyhledejte přizpůsobitelné dashboardy v reálném čase, které poskytují rychlý přehled o klíčových metrikách výdajů a procesech schvalovacího procesu.
• Pokročilé analytické funkce a funkce umělé inteligence: Software by měl využívat umělou inteligenci k transformaci nezpracovaných dat na užitečné přehledy a předvídat budoucí trendy ve výdajích.
• Uživatelsky přívětivé rozhraní: Zajistěte, abyste získali intuitivní, snadno ovladatelné rozhraní, které vyžaduje minimální školení a funguje na stolních i mobilních zařízeních.
• Škálovatelnost a flexibilita: Vyberte si software, který lze škálovat s vaší organizací, integrovat s novými systémy a přizpůsobit se měnícím se potřebám nákupu.
• Robustní funkce zabezpečení a shody s předpisy: Software musí obsahovat silná bezpečnostní opatření a dodržovat příslušné předpisy na ochranu citlivých údajů.
• Přizpůsobitelné výkaznictví a analýzy: Vyberte software, který umožňuje vytváření reportů na míru a detailní analýzy dat přizpůsobené konkrétním potřebám.

Přečíst si více