Finanční uzávěrka je proces dlouho spojený s únavnými úkoly náchylnými k chybám, podpořený intenzivním tlakem na co nejrychlejší uzavření knih. A zatímco zásadní obchodní rozhodnutí často visí v rovnováze, finanční výkazy a zprávy, na kterých závisí, jsou jen tak dobré jako jejich přesnost a spolehlivost.

Dnes čelí středně velké konkurenci a musí být schopny rychle otáčet a přizpůsobovat své obchodní modely. Efektivní a spolehlivé procesy finanční uzávěrky pomáhají vnést důvěru a rychlost do podnikového plánování a rozhodování – a pomáhají investorům a akcionářům rozpoznat dobrou věc, když to vidí.

Co je finanční uzávěrka?

Finanční uzávěrka označuje opakovaný proces kontroly a odsouhlasení, který vede k dodání finančních výkazů a výkazů potřebných pro detailní pohled na fiskální situaci společnosti. Jinými slovy, finanční uzávěrka je součtem všech činností finančního řízení, které se účetní týmy zavazují „uzavřít účetní závěrku“ v určitém časovém období, jako je měsíc, čtvrtletí nebo fiskální rok. Konečným cílem účetní uzávěrky je poskytnout podrobné a komplexní výkazy, včetně:

• Rozvaha nebo výkaz o finanční pozici
• Výsledovka nebo výsledovka
• Výkaz peněžních toků

Jaký je rozdíl mezi „finanční uzávěrkou“ a „uzavřením účetní závěrky“?

I lidé, kteří znají rozdíl mezi těmito dvěma pojmy, je často poněkud zaměňují. Nicméně z provozního hlediska existuje rozdíl mezi finanční uzávěrkou a uzavřením účetních knih – a ten, který je stále důležitější, protože středně velké společnosti se snaží lépe integrovat své účetní procesy do jediného cloudového systému, jako je software pro plánování podnikových zdrojů (ERP).

Zde je definice těchto klíčových pojmů:

• Finanční uzávěrka je zastřešující pojem, který odkazuje na všechny účetní procesy, které jdou do uzávěrky knih – včetně aktu o skutečném uzavření knih. Výsledkem jsou finanční výkazy a výkazy, které poskytují zainteresovaným stranám a vedoucím pracovníkům přesný přehled o fiskální situaci společnosti. K tomu dochází pravidelně, což může být měsíčně, čtvrtletně, ročně nebo jinak.
• Uzavření účetních knih je krok v procesu finanční uzávěrky, kdy je hlavní kniha nebo „účetní knihy“ odsouhlaseny a uzavřeny pro dané období. Po tomto kroku jsou vytvořeny finanční výkazy, které ukazují fiskální situaci společnosti během této konkrétní doby.

Klíčové kroky v procesu finanční uzávěrky

V procesu finanční uzávěrky je v zásadě pět kroků: záznam, analýza, uzavření, konsolidace a výkaz. Když je stanoven termín uzávěrky, musí být zůstatek všech finančních výkazů odsouhlasen, aby bylo možné účetní knihy uzavřít a proces spustit znovu pro další fiskální období.

Záznam, analýza, konsolidace

• Vytváření finančních transakcí zahrnuje zaznamenávání aktiv, pasiv, vlastního kapitálu, výnosů a výdajů z celého podniku pro dané konkrétní fiskální období.
• Provedení finančního účetnictví zahrnuje další úlohy, jako je analýza a odsouhlasení účtu, realizace výnosů, výpočet odpisů a účetnictví časového rozlišení.

Zavřít

• Uzavření entity je bod, kde jste přestali zaznamenávat a odsouhlasovat transakce a jste připraveni odsouhlasit a uzavřít knihy.
• Firemní uzávěrka nastane po uzavření účetních knih a zahrnuje další kroky potřebné pro finanční konsolidaci napříč divizemi a právnickými osobami, včetně mapování na společný účtový rozvrh, pro některé přepočty na společnou měnu, koncernové eliminace a výpočet investic. S růstem středních podniků budou muset některé z těchto činností automatizovat a integrovat a získat rychlejší přístup ke kontrolám kontroly a ověřování.

Výkaz

• Provedení finančního výkaznictví je posledním krokem v procesu finanční uzávěrky. S tím, jak se výkaznictví stává složitějším a náročnějším, finanční týmy pociťují tlak na rychlejší a flexibilnější vykazování. Rozhraní mobilních zařízení a výkonné systémy finančního řízení jsou ideální odpovědí pro spouštění personalizovaných výkazů v reálném čase kdekoli a kdykoli.

Software pro finanční uzávěrku ERP vám může ukázat snímek úloh, které zbývají dokončit k uzavření knih.

5 hlavních výzev finanční uzávěrky

Mnoho středně velkých společností čelí stále složitějším globálním účetním výzvám, ale musí se spoléhat na menší týmy, aby věci zvládly. Pro ně je zásadní zefektivnit a automatizovat jejich účetní postupy a čelit těmto výzvám.

Zde jsou hlavní výzvy pro finanční týmy:

1. Nedostatek struktury a účetních standardních postupů: Proces finanční uzávěrky je „účetnictví 101“ pro vedoucí finančních týmů. Ve středně velkých společnostech to často znamená, že pár seniorů – kteří podrobně znají proces finanční uzávěrky – necítí potřebu zavést formálnější standardní provozní postupy (SOP). Vzhledem k tomu, že podniky rostou složitěji, potřebují silné standardní operační postupy, ale může to být výzva, aby se zapojily do přísnějších provozních postupů, takže jakékoli navrhované nové finanční systémy nebo řešení musí být schopny rychle prokázat přínos a snadnost použití.
2. Časový tlak v měsíční uzávěrce: Od sady C po akcionáře závisí důležitá strategická rozhodnutí – dokonce visí – na příběhu, který musí zprávy finanční uzávěrky vyprávět. Takže rychlost se stává motivátorem. Někdy je to dobré, když to má za následek vyšší efektivitu a řízení času. Ale až příliš často to vede k pochybným zkratkám nebo silem, kde nejrychlejší lidé mají za úkol uzavřít knihy, místo toho, aby věnovali čas šíření a automatizaci těchto úkolů napříč celým týmem a pomohli zajistit lepší pochopení standardních procesů finanční uzávěrky v celém podniku.
3. Nepřesná a opožděná finanční data: Stačí jen nepřesná nebo neúplná data z jedné oblasti podniku k narušení celé finanční uzávěrky. Každé oddělení vytváří faktury, výdaje a objednávky, ale v mnoha společnostech – zejména ve středně velkých podnicích, které rychle rostly – chybí procesní konzistentnost finančního výkaznictví. Frantské žádosti o věci na konci měsíce vedou k frustraci a chybám. Mnoho podniků je ohroženo nedostatkem nástrojů a řešení na podporu konzistentního a nepřetržitého účetnictví a reportingu oddělení – po celý měsíc.
4. Sila a špatná integrace finančních dat: Finanční týmy spolu s nepřesnými a zpožděnými daty oddělení také bojují se zastříhanými a nesourodými systémy výkaznictví v celém podniku, často s různými metadaty nebo datovými strukturami pro názvy a počty účtů, názvy a počet produktů, zákazníků, divizí atd. To znamená, že účetní musí nejen sladit a mít smysl pro nesourodé informace, ale také se často musí uchýlit k manuálním procesům náchylným k chybám, aby zajistili, že data budou mít konzistentní strukturu.
5. Nedostatek automatizovaného účetnictví: Jak rostou středně velké společnosti, tak i složitost jejich knih, nemluvě o nutnosti prosazovat stále náročnější firemní bezpečnost a drobnosti standardů správy a řízení. Spousta podniků se snaží navázat na procesy, které jsou již zavedeny, a proto se snaží tyto dodatečné položky přilepit k manuálně prováděným úkolům. Nejenže to zvyšuje riziko chyb, ale také omezuje škálovatelnost a integraci dat. Bez síly ERP systémů řízení podniku využívajících umělou inteligenci (AI) dosáhnou podniky středního trhu kritického účetního objemu, nad nímž již nemohou růst pomocí manuálních procesů.

Osvědčené postupy pro hladší finanční výkaznictví a účetní uzávěrku

Výkazy a přehledy z procesu finanční uzávěrky jsou jedny z nejdůležitějších pro růst a provoz vašeho podniku – vzhledem ke své složitosti a detailnosti patří často k nejobávanějším firemním aktivitám. Ale standardizací postupů, vývojem dobrých komunikačních strategií a využitím výkonných řešení účetního softwaru mohou podniky vyvinout proces mnohem snadněji a efektivněji.

• Identifikujte neefektivnost a účetní procesy náchylné k chybám. Zatímco digitalizují a modernizují své účetní postupy, mnoho nejlepších středně velkých podniků buduje pracovní skupinu zástupců z různých oddělení. Finanční tým jim dává soubor rizik a problémů, které je třeba hledat, a tato zjištění jsou poté konglomerována a hodnocena, aby získali dobrý přehled o tom, kde jsou příležitosti ke zlepšení.
  
  Tento proces obvykle odstraňuje překážky a zpoždění, ale také upozorňuje na nesčetné činnosti, které se stále provádějí v samostatných manuálních tabulkách. Tento proces nastavuje fázi vývoje standardních operačních procesů a zavádění propojenějších a automatizovaných účetních nástrojů.
• Vyvinout osvědčené postupy řízení změn pro vytváření a zavádění standardních operačních postupů. I když účetní tým je nakonec zodpovědný za bezproblémovou finanční uzávěrku, závisí na každém oddělení, aby to zvládlo – od pořizovacích nákladů na C-Suite až po výdaje na oběd prodejního týmu. Pokud se očekává, že oddělení budou dodávat s rychlostí a přesností, pak je povinností společnosti zajistit, aby všichni v celém podniku zpívali ze stejného listu písní.
  
  V nejlepších středně velkých podnicích to často začíná dobrou strategií řízení změn, která má pomoci sdělit důležitost standardizace úkolů a cementování protokolů pro to, kdo co a kdy a jak potřebuje dokončit a předložit své finanční úkoly. A vzhledem k tomu, že SOP jsou vytvářeny a zaváděny, je to ideální čas pro zavedení a podporu používání inteligentních nástrojů finančního řízení, jako je ERP řešení.
• Implementujte a podporujte průběžný účetní proces. „Průběžné účetnictví“ znamená pouze to, že namísto všech oddělení, která probíhají 29 ^{. dne} každého měsíce v panice, jsou zavedeny pracovní postupy pro rovnoměrnější rozložení úloh finanční uzávěrky do celého vykazovaného období.
  
  Použití automatizovaných finančních nástrojů může výrazně pomoci zjednodušit tento proces s věcmi, jako jsou mobilní aplikace a šablony – to vše prostřednictvím cloudu pro shromažďování a integraci denních dat napříč odděleními v reálném čase. To pomáhá vyhnout se panice na konci měsíce a také umožňuje týmům včas odhalit (a opravit) chyby. A konečně, když jsou knihy vedeny v aktuálním stavu, mohou podniky provést „měkké uzavření“ v jakémkoli období během měsíce, aby se zabránilo otřesům nebo příležitostem.
• Automatizujte a digitalizujte finanční uzávěrku. S ERP založeným na umělé inteligenci, které poskytuje cloudová finanční řešení, mohou středně velké podniky přerozdělit drahocenný čas. Místo toho, aby finanční týmy trávily hodiny vykonáváním manuálních úkolů a dávaly smysl pro nepříjemná data, mohou věnovat více času strategickým a kvalifikovaným činnostem, které pomáhají jejich společnostem rychle růst a otáčet se na rychle se měnícím trhu.
  
  Cloudové systémy poskytují řídicí panely v reálném čase, které umožňují vedoucím pracovníkům přizpůsobit si výkazy a získat hluboké přehledy kdykoli během měsíce – z jejich zařízení, stolu nebo kdekoli. Poskytuje také účetnímu týmu otevřený přístup k informacím v celém podniku pomocí nástrojů, které automaticky integrují a standardizují nesourodé datové sady a poskytují jim velitelskou základnu, odkud agregovat a analyzovat data z celého podniku.
• Spojte se po každé finanční uzávěrce. To je obzvláště důležité pro středně velké podniky, které rostou a rychle mění své obchodní modely– zejména když se snaží zavést a stmelit nové digitální nástroje a SOP. Všechny procedurální výzvy a epifanie, které pokračovaly během posledního uzavření, nebudou nikdy svěžejší v mysli týmu než den nebo dva po dokončení.
  
  Mnoho podniků využívá tohoto chvilkového pozavřeného setkání k pořádání pravidelných schůzek o finanční uzávěrce, kde týmy mohou jít mimo pracoviště, možná si dát jídlo a věnovat chvíli analýze a sdílení svých nápadů pro zlepšení a zefektivnění procesu.

Automatizace a plány úloh pomáhají zlepšit proces finanční uzávěrky, jak je vidět zde v tomto seznamu schválení.

Začněte se softwarem pro finanční uzávěrku

Legenda říká, že při návštěvě NASA přišel prezident Kennedy na uklízečku, která pracovala do večera. Když se ho Kennedy zeptal, proč je tam tak pozdě, muž odpověděl: „Protože pomáhám dát člověka na Měsíc“. I když se tento starý příběh může dnes zdát trochu zkorumpovaný, jeho poselství přesto zůstává nesmírně mocné.

Aby byly středně velké podniky agilní a odolné na dnešních rychle se rozvíjejících a konkurenceschopných globálních trzích, musí se snažit vštípit všem svým týmům smysl pro společný účel a pochopení cílů společnosti. A to se nemůže snadno stát uprostřed vnitřních sil, neefektivních procesů a manuálních pracovních postupů náchylných k chybám. Finanční digitální transformace se nemusí dít přes noc. Začít s nejlepšími cloudovými nástroji pro finanční uzávěrku může být jednodušší, než si myslíte. Oslovte svého dodavatele softwaru, abyste se dozvěděli více o možnostech a řešeních, která jsou přizpůsobena vašim jedinečným obchodním potřebám.