Vysvětlení migrace ERP

ERP je jako centrální nervový systém podniku. Řešení ERP poskytují organizacím přehled o dění v hlavních podnikových oblastech, včetně financí, dodavatelského řetězce, služeb zákazníkům a personalistiky, a jmenují některé z nich. To pomáhá společnostem spravovat více propojených procesů v rámci jednoho integrovaného systému.

Migrace ERP je nezbytná, když zastaralé ERP zastará, nedrží krok s potřebami zákazníků nebo omezuje schopnost podniku uspokojovat konkurenční požadavky. Ať je tomu jakkoli, migrace dat je kritickou – a potenciálně náročnou – součástí zprovoznění nového ERP.

V tomto článku se podíváme na:

• Jak se připravit na migraci ERP

• Proč se cloudové ERP zvyšuje

• Výzvy a úskalí migrace ERP

• Doporučené postupy pro bezproblémovou migraci dat

Příprava na migraci ERP

Migrace dat může být pečlivá práce. Přesun informací týkajících se zákazníků, produktů a dodavatelů z více formátů do jednoho systému přináší inherentní riziko pro integritu dat ERP. Přesnost je nezbytná, aby se zabránilo zpoždění, zmatku a ztrátě dat po řádku.

Podniky s jasným porozuměním svým cílům, strategii a potřebám se dostávají do nejlepší pozice pro přesný a včasný přenos dat. Zde je několik způsobů, jak se připravit:

Vytvořte obchodní případ

Zvukový obchodní případ začíná otevřeným prohlášením o problému. Organizace by měly vyhodnotit infrastrukturu IT, aplikace a data, se kterými v současné době pracují, a zaznamenat případné nedostatky. Popište, jak tato omezení ovlivňují operace, výkon zaměstnanců a vztahy se zákazníky.

Potom formulujte, jak bude nový ERP tyto problémy řešit. Ujasněte si očekávanou návratnost investic, náklady, omezení zdrojů a potenciální rizika. Výhody ERP závisí na novém systému počínaje nejlepšími daty. Organizace by měly mít jasno o potřebném čase, energii a investicích.

Vytvoření solidní strategie migrace dat

Úspěšná migrace ERP je založena na přesně definovaných cílech. Navrhněte hrubé detaily projektu s rozpočtem, realistickou časovou osou a rozsahem. Vyberte klíčová měření výkonu ke kontrole při pokračování projektu.

Začněte brzy plánovat, abyste nasadili zdroje a umožnili implementačním týmům ERP delegovat další práci, aby se v případě potřeby mohli soustředit na svou energii na migraci dat. Včasná koupě napříč všemi úrovněmi organizace dostane všechny na stejnou stránku a pomůže bránit před narušením nebo neshodami později.

Zvolte partnera pro implementaci ERP

Jakmile podnik definuje cíle a požadavky, může pečlivě vyhodnotit své možnosti ERP. Dodavatelé výzkumu pro zkušenosti z oboru, kompatibilitu se současnými technologiemi a osvědčené záznamy o plnění definovaných cílů.

Zkontrolujte případové studie dodavatelů a zjistěte, jak dobře odpovídají konkrétním obchodním potřebám. Dobrá kondice se seznámí s nejnovějšími standardy shody dat a odvětvovými předpisy.

Proč podniky migrují do cloudového ERP

Tradiční on-premise ERP systémy žijí na serverech vlastněných a spravovaných IT týmem podniku. Vyžadují fyzický prostor, pravidelnou údržbu a přenos dat, když starší hardware nevyhnutelně běží jeho průběh. Proto dnes více organizací migruje na cloudová řešení ERP. Tyto služby založené na předplatném nabízejí viditelnost a kontrolu vedoucí podniky chtějí bez velkých kapitálových investic nebo průběžné údržby.

Mezi výhody cloudového ERP oproti on-premise ERP patří:

• Náklady: Cloudový ERP software je dodáván přes internet, takže není potřeba hardware, který vyžaduje každodenní pozornost od již vytížených IT oddělení. Opravy, upgrady a údržba jsou hrazeny poskytovatelem ERP za paušální poplatek.

• Škálovatelnost: Podniky mohou přidávat datová úložiště, jak rostou, a nové funkce na dálku podle potřeby. Předem připravené integrace ERP se propojí s podnikovými aplikacemi pomocí generativní umělé inteligence, která pomáhá automatizovat procesy a podporovat zákazníky.

• Flexibilita: Cloudová ERP řešení se rychle přizpůsobují novým obchodním modelům a měnícím se předpisům. Organizace mohou najít příležitosti k inovacím propojením jednorázových dat a konsolidací, standardizací a integrací aplikací.

• Analytika: Moderní cloudové systémy umožňují vedoucím pracovníkům činit lepší a rychlejší rozhodnutí. Nástroje umělé inteligence zvyšují přehledy skryté ve velkých komplexních datových sadách, aby pomohly odhalit trendy a předvídat změny.

• Zabezpečení: Cloudová řešení ERP pomáhají snižovat rizika a zvyšovat transparentnost dodržování předpisů. Bezpečnostní týmy dodavatelů ERP mohou provádět kritické aktualizace, řešit problémy a reagovat na kybernetické útoky na dálku bez nákladné návštěvy webu.

Společné problémy s migrací dat ERP

Migrace ERP je víc než jen přesouvání souborů. Kontinuita pracovních postupů a schopnost rychle najít informace závisí na přesném přenosu všech relevantních dat ERP.

Je spousta proměnných, se kterými se vypořádat. Tyto složitosti však mohou být překonány, zejména pokud si podniky uvědomují problémy, které nejčastěji nastupují do týmů:

• Kvalita dat: Redundantní, starý, nepotřebný nebo zastaralý obsah přechází dolů, což způsobuje problémy a omezuje přehledy

• Omezení zdrojů: Odhalení dat ERP zachycených v informačních silech vyžaduje čas, odbornost a zaměření, pak je extrahujte, vyčistěte a připravte na migraci

• Starší ERP komplikace: Čím přizpůsobenější starší systém je, tím delší a složitější je migrace ERP.

• Soulad s předpisy a bezpečnost: Migrace dat z více zdrojů bezpečně získává znalosti o vyvíjejících se kybernetických hrozbách a povědomí o regulačních pokynech

• Řízení změn: Starší systém může být pro mnoho zaměstnanců druhý – vyrovnání jejich pracovní zátěže s učením nového systému může způsobit stres

Doporučené postupy migrace dat ERP

Přesná data ERP jsou základem pro procesy zaměstnanců, systémy dodavatelského řetězce, interakce se zákaznickými službami a mnoho dalšího. Podniky musí přenášet data jak s nízkými detaily, tak s ohledem na strategii na vysoké úrovni.

Abyste se ujistili, že přesunovaná data jsou optimalizována pro nový systém ERP, postupujte podle těchto tipů:

Posoudit existující data

Různá oddělení v rámci jedné organizace zvládnou stejný kus dat jinak. To může vést k nekonzistencím, duplikacím nebo nepřesnostem, které se později zobrazí právě v nesprávný čas.

Vzhledem k tomu, že nový ERP bude jediným zdrojem pravdy podniku, je moudré být selektivní přesně s tím, co migruje. Kopírování všech posledních bitů dat může později způsobit zmatek nebo chyby. Důkladné posouzení dat podle oddělení zajistí, aby zbytečné informace neucpaly novou databázi.

Pečlivě mapovat datová pole

Koncept, kde data budou točit, pomáhá organizacím odhalit nekonzistence a aktivovat automatický přenos. Aby se k tomu podniky dostaly, měly by mapovat data ze zdrojových platforem a řešení do struktury svého nového ERP systému.

Dejte implementačním týmům ERP čas porozumět tomu, co vidí, označit problémy podle potřeby a převést data do formátů, které lépe vyhovují novému systému.

Určení správy dat

Pro organizaci je zásadní rozhodnout, kdo vlastní, jaká data, než se přesunou. Úmyslně přiřaďte role vždy, když by měly být začleněny konkrétní typy dat, jak k nim dojde a kdo je za ně odpovědný.

Jmenujte jednu osobu, aby dohlížela na dodržování předpisů. To pomůže zajistit, aby celé úsilí o migraci ERP bylo neustále v souladu s nejnovějšími předpisy.

Zavést přísný proces ověřování

Aby bylo zajištěno, že výsledky testů lze přesně interpretovat a pracovat na nich, je dobré včas ověřit metodiku testování.

Test, jakmile jsou přenesena první data a pravidelně znovu ověřovat výsledky, když se přesouvá více dat. Tento přístup umožňuje podnikům učit se, široce aplikovat přehledy a vyhnout se problémům, když se tempo zvedne.

Podpořte kooperační představení

Aby byla migrace ERP úspěšná, musí být přítomni odborníci na IT, koncoví uživatelé a zainteresované strany. Pro vybudování náhradní koupě je nejlepší vytvořit strategii společně, jasně včas sdělit priority a být předem s tím, jak změna ovlivní každého.

Pravidelně informujte vedoucí pracovníky, oddělení, zákazníky a zaměstnance o stavu projektu a o tom, jak bude hotový produkt zlepšovat jejich zkušenosti.

Kontrolní seznam migrace ERP: 7 klíčových strategií

Stejně jako každý celopodnikový projekt, i při nejlepším plánování, se objeví nečekané problémy. Držte se těchto strategií, abyste řešili škytavky přímo a zvládali rizika:

1. Provést důkladné posouzení, které definuje jasné cíle

Jasně rozumíte požadavkům na data záměrným shromažďováním vstupů v celé organizaci, od managementu až po koncové uživatele. Zjistěte, co způsobuje frustraci, zpomalování procesů nebo potlačování inovací. Potom vytvořte seznam měřitelných cílů, které budou řešit tyto konkrétní problematické body.

2. Zapojte se se zkušenými konzultanty

Jakmile má organizace zdokumentované jasné cíle, konzultant jim může pomoci stanovit jejich priority a prozkoumat další problémy, které může podnik potřebovat zvážit. Informovaná, outsider perspektiva může také objasnit, jak úspěch vypadá, a to jak na konci migrace ERP, tak na další roky.

3. Zapojit zúčastněné strany včas a často

Migrace ERP je celopodnikovým úsilím, kterému se bude dařit při jasné komunikaci, takže předem nastavte očekávání. Dejte každému dotčenému oddělení, partnerovi a zákazníkovi vědět, jak a kdy se na ně změna projeví, aby se lidé mohli připravit a nikdo se nedivil.

4. Dokumentace komplexního plánu projektu migrace ERP

Vypracujte podrobný seznam úloh pro každý krok, začínající až do konce, s připojenými klíčovými milníky a daty. Mějte jasno v tom, co je potřeba k dokončení každého kroku a sledovat, kolik času potřebují, když jdete.

5. Přijetí strategie clean core pro očištění a přípravu kmenových dat

Podniky, které se vyhýbají změnám základních funkcí svého ERP systému, mají tendenci snižovat budoucí problémy se složitostí a výkonem. Umožněte clean core minimalizovat rizika, rychle profitovat z aktualizací a snadno se integrovat s novou technologií.

6. Zjednodušte si migraci v cloudu pomocí fázového přístupu

Migrace ERP by měla být prováděna postupně. Procházejte klíčové systémy nebo procesy podle oddělení, zaměstnance nebo místa. Řešte problémy proaktivně, učte se a pokračujte dál. Trvá to trochu déle, ale být metodický je nutností pro složité nebo vysoce rizikové projekty.

7. Přísné testování a nabídka školení

Potvrďte, že nové ERP přesně načítá nová data tím, že nejprve otestuje malá množství. Manuálně zkontrolujte každou aplikaci, opravte problémy a potvrďte, že jsou sladěny nové a staré systémy ERP. Pak přidejte další data a případy použití a zároveň poskytněte koncovým uživatelům možnost trénovat a dosáhnout certifikací.

Kdo by měl být součástí mého migračního týmu ERP?

Strategie migrace dat je jen tak dobrá jako lidé, kteří na jejím provádění spolupracují. Úspěch každého nového ERP systému závisí na tom, jak tým od začátku utváří projekt a uvidí ho až do konce.

Zde je několik navrhovaných rolí k přiřazení a jejich zaměření:

• Výkonný sponzor bude jednat jako bodová osoba s vedením, zablokovat buy-in vedoucích pracovníků brzy a pomůže vyřešit problémy, jak přicházejí

• Projektový manažer pro řízení provozu s ohledem na harmonogram a rozpočet

• IT manažer nebo správce systému, aby se ujistil, že všechny aktuální systémy řízené daty jsou kompatibilní a připravené k migraci

• Obchodní analytik pomůže objasnit obchodní případ pro migraci ERP a osvětlit její krátkodobé a dlouhodobé dopady

• Křížové funkce vedou k zajištění toho, aby byla zahrnuta všechna relevantní data z klíčových oblastí podnikání, včetně financí, prodeje, provozu a personalistiky

• Vedení řízení změn pomáhá zaměstnancům připravit se na nové funkce ERP systému a přijmout je

• Specialista na migraci dat, který pomáhá mapovat, shromažďovat, čistit a připravovat data pro bezproblémový přenos

• Zajišťování kvality/testování vede ke kontrole procesů v každé fázi a zajišťuje integritu přenášených dat v souladu s potřebami nového ERP systému

• Dodavatel/konzultant ERP, který provede organizaci procesem s ohledem na novou perspektivu a dlouhodobé cíle

Časté dotazy