Přímý nákup je zodpovědný za to, že máte všechny „linchpin“ složky pro výrobu základních věcí, které vaše společnost vyrábí. Na druhé straně nepřímé pořizování zahrnuje vše ostatní, co je nezbytné pro udržení světel a udržení hladkého a efektivního chodu vašeho podniku.

Činnosti přímého zadávání zakázek zahrnují větší rozpočty a mohou být řízeny centrálněji a strategičtěji. Ale to, co se tak často přehlíží, je to, že v mnoha podnicích mohou nepřímé náklady na zadávání veřejných zakázek stále tvořit významnou část výdajů souvisejících s pořizováním. Navzdory tomu je nepřímé zadávání veřejných zakázek často decentralizované a nedůsledně řízené s obrovským potenciálem pro zlepšení. Dnešní osvědčené technologie a postupy správy výdajů vám pomohou zaujmout jednotnější a ucelenější přístup ke všem procesům správy výdajů – zajistíte, aby vaše týmy, data a vaše systémy byly integrovány hladce a dobře spolupracovaly.

Co je to přímé pořízení?

Přímé pořízení označuje proces nákupu surovin, komponent a práce, které se přímo využívají při výrobě zboží nebo služeb, které vaše společnost prodává.

Tato výdajová činnost je velmi úzce spjata s vašimi primárními obchodními operacemi. Dodává vaši výrobní linku a ovlivňuje kvalitu finálního produktu, který svým zákazníkům nabízíte. Příkladem by byl výrobce automobilů, který by zajišťoval a nakupoval ocel a pneumatiky. Dalším způsobem, jak se podívat na přímé pořízení, je bezprostřední blízkost k vašim hlavním operacím. Bez kancelářských potřeb by automobilka ještě mohla vyrábět auta. Ale bez kovu nebo gumy se primární operace zabrousí na zastavení.

Osvědčené přímé postupy často využívají řešení a nástroje elektronického nákupu, včetně analýzy výdajů, strategického zajišťování zdrojů a plánování potřeb materiálu (MRP). To pomáhá společnostem zajistit, aby měly spolehlivé dodavatele a efektivní systémy pro řízení těchto vztahů – což vede ideálně k efektivnějším a odolnějším operacím.

Co je to nepřímé zadávání veřejných zakázek?

Nepřímé pořízení zahrnuje pořízení zboží a služeb, které jsou důležité pro udržení vaší společnosti v chodu, ale nevstupují přímo do výroby vašich základních produktů nebo služeb. Tato kategorie výdajů zahrnuje předplatné údržby, oprav a operací (MRO), stejně jako IT služby a předplatné softwaru jako služby (SaaS), marketing, nemovitosti, outsourcované profesionály a mnoho dalšího.

A zatímco definice nepřímého nákupu se za 50 let skutečně nezměnila, dnešní digitální transformace zaznamenala výrazný posun v tom, jak obě společnosti – i jejich zákazníci – podnikají. Určité nepřímé výdaje jsou nadčasové, například janitoriální služby nebo kancelářské potřeby. Ale co se obrovsky posunulo, je naše spoléhání se na SaaS řešení, kybernetickou bezpečnost a stále výkonnější a specializovanější software. Dnešní týmy pro správu výdajů často utrácejí méně za papírnictví, reklamní služby a dokonce i nemovitosti. To však souvisí spíše s přechodem k digitalizaci, samoobslužným marketingovým nástrojům a práci na dálku než se snížením nepřímých výdajů obecně. S tím, jak se firmy a výrobci stále více digitalizují, zjišťují, že navzdory tomu, že utrácejí méně za nějaké „tvrdé“ obchodní výdaje, jsou svědky rostoucí potřeby dalších typů nástrojů a řešení, které jim pomohou růst a konkurovat.

Přímé vs. nepřímé pořízení: Jaké jsou rozdíly?

Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma modely zadávání veřejných zakázek není způsob, jakým jsou prováděny, ale proč jsou potřebné a k čemu jsou potřebné. Osvědčené postupy – od zajišťování zdrojů po platby – by měly být důsledně uplatňovány na všechny vaše akviziční činnosti, ať už jsou přímé nebo nepřímé.

• Kontinuita podnikání a strategický význam: Činnosti přímého zadávání zakázek jsou okamžitě zásadní pro kontinuitu podnikání. Narušení dodávek surovin může zastavit výrobu, což má vliv na prodej a konečný výsledek. Nepřímé pořízení má menší bezprostřední dopad na podnikání; kumulativní dopad správy této kategorie výdajů však má výrazný dopad na celkové zdraví podniku.
• Velikost rozpočtu a délka smlouvy: Přímé pořízení často zahrnuje větší alokace rozpočtu a delší dobu trvání smlouvy. Naproti tomu nepřímé zadávání zakázek může zahrnovat menší, variabilnější částky výdajů s kratšími smluvními podmínkami se zaměřením na provozní potřeby, které se mohou rok od roku lišit (nebo dokonce ze dne na den).
• Plánované versus spontánní výdaje: Přímé pořízení vyžaduje přísné plánování a prognózy, aby byly v souladu s harmonogramy výroby a tržní poptávkou. Při nepřímém zadávání veřejných zakázek je často trochu větší prostor pro flexibilitu, přičemž nákupy jsou prováděny podle potřeby a vycházejí z bezprostřednějších provozních požadavků.
• Význam vztahů s dodavateli: Správa vztahů s dodavateli (SRM) v přímém nákupu je obvykle strategičtější a zahrnuje dlouhodobá partnerství, která zajišťují dodržování předpisů, přístup k odborným znalostem a návrhům dodavatelů a umožňují konzistentní dodávky a kvalitu. V nepřímém zadávání zakázek je třeba povzbudit lidi, aby nakupovali od těchto schválených dodavatelů, a mohli tak využít množstevních slev, zvýšit kontrolu kvality a dodržovat směrnice a předpisy.
• Vedení zásob: Vedení zásob v přímém pořízení je strategická činnost zaměřená na vyrovnání nákladů s výrobními potřebami, aby se zabránilo nadměrným zásobám nebo vyskladněním. Nepřímé zadávání veřejných zakázek nemusí být tak citlivé na riziko nedostatku a přebytku v závislosti na povaze pořizovaného zboží nebo služeb.
• Organizační nastavení: Přímé pořízení je tradičně řízeno specifickým nákupním týmem s jasnými rozpočty a ukazateli, zatímco nepřímé pořízení je často méně důsledně řízeno nebo monitorováno. I když se v minulosti jednalo o rozdíl mezi přímým a nepřímým, je důležité poznamenat, že dnešní nejlepší odborníci na správu výdajů řídí nepřímé pořízení propojenějším a systematičtějším způsobem.

Společné problémy s přímým zadáváním veřejných zakázek

Mnoho výzev pro tuto kategorii výdajů může vzniknout mimo vaši společnost. Chcete-li se s těmito problémy vypořádat, je nezbytné dobře spolupracovat mezi týmy a dodavateli – a zajistit, aby vaše přímé výdajové činnosti byly řízeny daty a centralizovány.

• Volatilita dodavatelského řetězce: Jak nám ukázalo několik posledních let, „nikdy neříkej nikdy“ je dobrý axiom k životu v dnešním podnikatelském světě. Komplexní (a rostoucí) škála globálních událostí může narušit váš dodavatelský řetězec, od meteorologických událostí až po politické nepokoje. Pro týmy přímého nákupu je důležitější než kdykoli předtím spolupracovat s řízením dodavatelského řetězce a využívat a analyzovat data o budování odolnosti z celého podniku.
• Kontrola kvality: I s nejlepšími úmysly vás vaši dodavatelé mohou pustit do popředí kvality. Dobrá taktika SRM a neustálé sledování globálních a regionálních trendů na trhu vám mohou pomoci předvídat problémy s kvalitou a otočit se podle potřeby.
• Kolísání cen komodit: V závislosti na vašem odvětví můžete být obzvláště zranitelní vůči změnám cen a dostupnosti surovin, které potřebujete pro svou základní výrobu. Opět tím, že zůstanete na vrcholu tržní inteligence a budujete buffery do svých rozpočtů, můžete být na takové eventuality více připraveni.
• Závislost na dodavatelích: Když najdete skvělého dodavatele, láká vás uspokojení. Ale bez vlastního zavinění může dodávající partner náhle nedoručit. Bez jiných vetovaných a dostupných možností se můžete ocitnout ve strašidelném místě.
• Dodržování předpisů a udržitelnost: Vaše výdaje na přímé pořízení jsou obvykle větší a mohou zahrnovat suroviny, dálkovou přepravu, zahraniční pracovní síly a další složité komponenty. Pokud jde o environmentální, sociální a správní předpisy (ESG), právní a nesčetné další předpisy, které obvykle nemají tak významný dopad na nepřímé činnosti v oblasti zadávání zakázek, musí mít týmy pro přímé zadávání zakázek navíc k dodržování předpisů na místní i globální úrovni.

Společné problémy s nepřímým zadáváním veřejných zakázek

Problémy s nepřímým pořízením často vznikají ve vaší organizaci. To je špatná zpráva a dobrá zpráva. Špatné zprávy, pokud budete nadále tolerovat sila a zastaralé nástroje a praktiky. Ale dobrá zpráva, pokud jste připraveni řešit tyto problémy, protože – na rozdíl od politiky a počasí – jsou tyto výzvy pod vaší kontrolou.

• Špatná viditelnost výdajů: I když oddělení dodržují správné protokoly, pokud tyto výdaje nejsou zachyceny a integrovány s vašimi ostatními výdaji, můžete přijít o příležitost podrobit je centralizované kontrole. To znamená sníženou schopnost identifikovat příležitosti k úsporám nákladů nebo eliminovat nehospodárné výdaje.
• Maverick výdaje: Většina mimosmluvních výdajů je dobře míněna a děje se jen kvůli vnímané pomalosti procházet „oficiálními“ kanály nebo absencí řešení, která automatizují dodržování nákupních protokolů a politik. Přesto může způsobit značné škody, zvýšit náklady a zvýšit riziko nákupů, které nesplňují organizační nebo regulační požadavky.
• Datové zásobníky a nesourodá data: Nepřímá data o výdajích a zdrojích musejí být shromažďována, standardizována a analyzována spolu se všemi ostatními důležitými obchodními daty. Pokud nemáte přísnou politiku a praxi zachycování a centralizace těchto informací, přijdete o její výhody – včetně přesnějších prognóz a snížení nákladů.
• Přebytky a propouštění: Nepřímé pořizování má často za následek nadbytečné dodávky nebo nadbytečné služby v důsledku špatné koordinace a plánování. Zvýšená viditelnost poskytovaná automatizovanými řešeními vám pomůže uvolnit tento nadbytečný kapitál, který by mohl být lépe využit jinde v podniku.
• Firemní kultura: Staré návyky umírají tvrdě. V mnoha společnostech nebyla příliš koordinovaná strategie vložená do nepřímého zadávání veřejných zakázek. Integrace nepřímých výdajů do centralizovaných procesů vyžaduje více než dobrý software. To vyžaduje transparentní komunikaci a jasnost, pokud jde o důležitost viditelnosti a silo-smashing v celém vašem podniku.

Dopad přímého a nepřímého pořízení na správu výdajů

Přímé výdaje, které tvoří významný podíl celkových nákladů, nabízejí příležitosti pro úspory z rozsahu a množstevních slev, které mohou efektivně udržet náklady na zásoby pod kontrolou. Naopak, zatímco nepřímé výdaje nemají stejný dopad na náklady na prodané zboží, jsou pro úspěch podniku stále kritičtější, protože neefektivita může zvýšit výdaje a vést k provozním zpožděním a přerušením provozu. Holistické řízení výdajů se proto stává nezbytným při vyrovnávání těchto (a všech) výdajových kategorií a zajišťuje, aby každá z nich co nejvíce přispívala k celkovému finančnímu zdraví, růstu a provozní plynulosti vaší organizace.

Co hledat v softwaru pro přímé/nepřímé pořízení

Až budete pokračovat v digitální transformaci, vyberte si software s funkcemi, které zvýší vaši schopnost integrovat, přizpůsobit a automatizovat vaše činnosti správy výdajů, včetně:

1. Komplexní integrační funkce: Integrace napříč systémy ERP a správy výdajů zajišťuje, že data pořízení jsou v souladu s výrobními a provozními potřebami, což je nezbytné pro vytvoření rovnováhy mezi přímým a nepřímým pořízením.
2. Pokročilé analytické nástroje a výkaznictví: Vzhledem k rozdílným cílům a dopadům přímého a nepřímého zadávání zakázek jsou analytické nástroje nezbytné pro rozlišení a řízení jedinečných výzev a příležitostí každého z nich.
3. Uživatelsky přívětivé rozhraní: Jakýkoli nástroj je pouze tak dobrý, jako ochota a schopnost vašeho týmu jej používat. Podívejte se na rozhraní a řídicí panel, které jsou intuitivní a jednoduché.
4. Automatizovaná správa workflow: Automatizace zjednodušuje procesy, snižuje manuální úlohy a zvyšuje přesnost a rychlost. To umožňuje vašim týmům soustředit se na strategické záležitosti, s jistotou, že manuální úlohy jsou důsledně monitorovány.
5. Robustní nástroje pro správu dodavatelů: Bez ohledu na to, jaké služby nebo zboží dodavatel poskytuje, jsou standardizované a spolehlivé funkce pro správu dodavatelů nezbytné pro zachování kvality a spolehlivosti v přímém i nepřímém pořízení.
6. Flexibilní možnosti přizpůsobení: Přizpůsobení pomáhá zajistit, aby se vaše týmy mohly přizpůsobit jedinečným potřebám a výzvám spojeným s jednotlivými dodavateli, dodavateli nebo provozními činnostmi.
7. Funkce zabezpečení a dodržování předpisů: Pokud jde o shodu s předpisy a ochranu citlivých transakčních dat, výkonné bezpečnostní funkce řízené umělou inteligencí jsou nad rámec toho, aby chránily vaši pověst, vaše zákazníky, dodavatele a členy týmu.
8. Řešení optimalizovaná pro mobilní zařízení: S tím, jak budou vaše nákupní činnosti přesnější a lépe integrovány v celém podniku, budete si jisti, že vaše řešení pro správu výdajů podporují flexibilní využití – ať už na stolním počítači nebo v mobilním zařízení.