Řízení workflow: Průvodce pro začátečníky k automatizaci workflow a řízení obchodních procesů
Přehled správy workflow
Jako obchodní termín se řízení pracovních postupů skutečně objevilo v 80. letech 20. století, vedle raného zavádění e-mailů, stolních počítačů a digitalizovaných podnikových systémů. Lidé si velmi rychle uvědomili, jak by tyto nové technologie mohly pomoci omezit chyby a zefektivnit opakující se úkoly. Inteligentní cloudový software a digitalizované systémy pro správu pracovních postupů dnes podporují své lidské partnery, aby dosáhli stále vyšší efektivity a agility, kratší doby cyklů a míry chyb a lepšího dodržování předpisů.
Co je to pracovní postup?
Workflow může být definováno jako sekvence propojených činností nebo úloh, které jsou dokončeny pro dosažení určitého výsledku. Strukturované workflow sleduje jednoznačnou cestu, která může být sekvenční nebo paralelní, aby splňovala určité závislosti nebo požadavky. Cesta často bude mít definované variace, jedinečné pro každý požadovaný obchodní výsledek.
Existují tři typy workflow:
- Plně manuální: Manuální workflow může být například papírový s docketem a ručně psanými poznámkami a podpisy, fyzicky předávané v kanceláři nebo v oblasti výroby.
- Poloautomatizované: V částečně automatizovaném workflow jsou části procesu automatizovány. Přemýšlejte o e-mailovém řetězci, s připojenými soubory, komentáři v textu e-mailu a změnami v připojených souborech, které se předávají, kdykoli je to vhodné pro zpracovatele aktuálního úkolu.
- Plně digitalizované nebo automatizované: Automatizované workflow běží ve vyhrazené podnikové aplikaci strukturovaným a definovaným způsobem podle definovaných obchodních pravidel.
Řízení workflow nebo řízení obchodních procesů: Jaký je v tom rozdíl?
Pracovní postup je specifičtější, samostatný řetězec kroků a úloh. Naproti tomu obchodní proces je širší pojem pro soubor úkolů, pracovních postupů, činností a pokynů, kde některé z úkolů mohou být automatizovány, zatímco jiné činnosti nikoli.
Například přemýšlejte o jednoduchém schvalovacím workflow pro nákup – s jednou nebo několika definovanými variantami může obchodní pravidlo stanovit, že objednávka potřebuje schválení od druhého oddělení, pokud nákupní hodnota překročí určitou částku. Toto workflow je součástí rozsáhlejšího obchodního procesu pro nákup zboží a služeb v rámci organizace a zahrnuje směrnice pro výběr dodavatele, pořízení atd.
Níže jsou uvedeny některé běžné příklady pracovních postupů:
Schválení objednávky
Autorizace žádosti o dovolenou
Zpracování platby faktury
Přijetí zaměstnance
Žádost o náhradní díl
Odeslání faktury zákazníkovi
Proč je software pro správu pracovních postupů tak důležitý?
Řízení workflow je proces digitalizace diskrétních procesů a řízení výstupů. Software pro správu workflow umožňuje vytvářet, spouštět a spravovat tyto pracovní postupy. Zde jsou některé z hlavních výhod a výsledků, které lze očekávat od specializovaných softwarových řešení:
Vyšší efektivita: Zvyšte svou míru automatizace, abyste dosáhli rychlejších a lepších výsledků a zároveň usnadnili práci všem zúčastněným. Například díky plně digitalizovanému workflow mohou podnikoví účastníci snadno přistupovat, kontrolovat a zpracovávat jasně definované digitální úkoly, pracovat odkudkoli – v kanceláři, doma nebo na cestách.
Vylepšená agilita: Přizpůsobte standardní pracovní postupy tak, aby odpovídaly měnícím se provozním potřebám, vytvářejte inovace procesů na podporu nových obchodních modelů a opravujte poškozené procesy pro větší odolnost a agilitu.
Silnější dodržování předpisů: Díky jasným odpovědnostem a revizním záznamům založeným na datech můžete monitorovat a spravovat výsledky procesů a lépe zajistit dodržování zásad a předpisů.
Systémy řízení workflow a jejich fungování
Systémy řízení workflow umožňují uživateli definovat různé workflow pro různé typy jobů nebo procesů. Například ve výrobním nastavení může být konstrukční dokument automaticky předán od návrháře technickému řediteli a nakonec výrobnímu inženýrovi. V každé fázi workflow je za určitou úlohu odpovědná jedna osoba nebo skupina. Jakmile je úloha dokončena, systémy řízení workflow zajišťují, že jednotlivci odpovědní za další úlohu jsou informováni a obdrží data, která potřebují k provedení své fáze procesu.
Workflow mohou mít také složitější závislosti. Má-li být například dokument přeložen do více jazyků, mohl by manažer překladu vybrat jazyky a každý výběr by pak byl aktivován jako formulář pracovního příkazu pro jiného překladatele. Teprve když všichni překladatelé dokončí příslušné úlohy, aktivuje se následující úloha v procesu. To pomáhá sledovat log-jamky a udržet větší týmy v cíli.
Software pro správu workflow, jak je zde uvedeno, vám může pomoci řídit procesy a definovat odchylky ve vašem procesu.
Příklady systémů řízení workflow v akci
Každý podnik bude mít své jedinečné potřeby. Níže je uvedeno několik příkladů, jak mohou být implementovány moderní systémy řízení workflow:
Optimalizace stávajících podnikových aplikací: Mnoho podnikových aplikací přichází s integrovanými nástroji a šablonami workflow pro definování a vytváření podnikových procesů, které ještě nejsou v systému mapovány. Když jsou v pracovních postupech potřebné změny, správci nemusí začínat úplně od začátku – mohou využít stávající funkce systému k vytváření změn. Také nejlepší moderní softwarové nástroje přicházejí s dalšími automatizačními funkcemi, které mají umělou inteligenci (AI) a nástroje pro automatizaci procesů již integrované.
Používání paralelních rozšíření aplikací: Mnoho společností dává přednost zachování „čistého jádra“, což znamená, že dávají přednost spouštění svých softwarových aplikací s co nejmenším počtem modifikací. To znamená, že všechny nové pracovní postupy a inovace procesů mohou využívat data ze stávajících systémů, ale jsou vytvářeny mimo stávající podnikové aplikace. Tato tzv. „side-by-side“ rozšíření aplikací, na rozdíl od rozšíření aplikací „in-app“, jsou obvykle vytvářena a spouštěna v cloudu.
Orchestrace procesů napříč odděleními: Systémy správy workflow založené na cloudu jsou také preferovanou možností pro orchestrace napříč liniemi podniků. Jedná se o podnikové procesy, které zahrnují různé aplikace, systémy a služby. To zahrnuje hybridní prostředí, kde vaše požadavky na automatizaci vyžadují připojení více odpojených workflow běžících v různých aplikacích a umístěních. Funguje také s procesy, kde chcete zpřístupnit určitý pracovní postup externím účastníkům procesu, jako jsou partneři a dodavatelé, a pak použít výsledek tohoto workflow k internímu zahájení dalšího kroku.
Usnadnění přizpůsobení pracovních postupů odborníkům: U procesů oddělení zahrnujících pouze jednoduché žádosti nebo schvalovací formuláře lze některé automatizované podnikové procesy řešit pomocí vývojových platforem s nízkým kódem/bez kódu (LCNC). To znamená, že přetažením a zjednodušením vizuálních funkcí mohou podnikoví uživatelé rychle vytvářet odlehčené aplikace workflow přizpůsobené specifickým potřebám svých týmů.
Technologie správy workflow
Technologie workflow umožňují standardizované procesy s jasnými odpovědnostmi a propojují různé úlohy na definované cestě. Inteligentní kombinace s jednou nebo více novými automatizačními technologiemi zvyšuje úroveň automatizace v průběhu procesu, což umožňuje rychlejší a lepší výsledky procesu. Navíc umožňuje inovativní nové procesy, pomáhá vytvářet hodnoty nebo poskytovat lepší zkušenosti. Zde je několik příkladů pokročilých technologií, které se používají v moderním softwaru pro workflow:
Big Data: Technologie Big Data a lepší viditelnost těchto dat zpřístupňují obrovské množství informací pro použití, které lze integrovat a přímo použít v podnikových procesech. Zde je příklad pracovního postupu: zamyslete se nad schvalovacím procesem kapitálových výdajů (CAPEX), který je poloautomatizovaný – finanční výkazy se mezi zúčastněnými kontrolory a schvalovateli odesílají e-mailem před přijetím investičního rozhodnutí. Na základě relevantních zdrojů dat může systém workflow automaticky generovat potřebné výkazy a automaticky je zpřístupnit správným lidem na definovaném místě procesu. Navíc na základě definovaných obchodních pravidel nebo využitím funkcí umělé inteligence (AI) a strojového učení (viz níže) lze integrovaná data použít k vedení rozhodování, urychlení procesu a uvolnění osob s rozhodovací pravomocí od rutinních úloh nebo hodnocení.
Umělá inteligence: Technologie umělé inteligence, jako je strojové učení, zpracování přirozeného jazyka (NLP), počítačové vidění a robotická automatizace procesů (RPA), mohou pomoci automatizovat procesní kroky, které dříve mohli provádět pouze ručně nebo poloautomatizovaně lidé.
Strojové učení: Strojové učení lze použít tam, kde procesní krok vyžaduje komplexní analýzu dat pro detekci vzorů nebo tvorbu prognóz a doporučení. Přemýšlejte o pečovatelce na sportovních akcích, kde objednávka doplnění na nealkoholických nápojích může být vysoce závislá na předpovědi počasí.
Zpracování přirozeného jazyka (NLP): NLP umožňuje chatbotům nebo digitálním hlasovým asistentům automatizovat určité interakce v rámci procesu nebo plně automatizovat jednoduché pracovní postupy. Přemýšlejte o automatických odpovědích na rutinní dotazy velkého objemu, jako je status objednávek nebo faktur.
Počítačové vidění: Počítačové vidění může extrahovat složité, kontextové informace z obrázků, které pak mohou být použity k automatizaci nebo informování jiných procesů. Jedním z příkladů jsou provozovatelé rozvodných sítí, kteří analyzují satelitní snímky pro monitorování pohybu na povrchu, aby informovali své procesy údržby a automaticky spouštěli servisní posádky v případě událostí, které by mohly ohrozit jejich infrastrukturu. Alternativně může počítačové vidění vytvořit prediktivní plán údržby, kde se automatická vizuální kontrola používá ke spuštění servisních požadavků pouze v případě potřeby, spíše než podle pevného jízdního řádu.
Robotická automatizace procesů (RPA): RPA provádí opakující se manuální úlohy v procesních tocích napodobením uživatelských interakcí se systémy. Typickým případem použití je odstranění nedostatků v integraci zkopírováním a vložením dat z kalkulačních tabulek nebo jiných dokumentů, jako jsou e-maily dodavatelů, do podnikového systému, který nejen urychluje tuto úlohu, ale také zvyšuje přesnost dat.
Software pro správu workflow zobrazující stav a klíčové metriky v prodejním procesu.
Business Workflow Management a trendy automatizace
Hyperautomatizace a inteligentní automatizace
To jsou termíny, které každý den slyšíme stále více. Společnost Gartner ve skutečnosti v nedávném průzkumu poukazuje na to, že více než 85 % vedoucích pracovníků „během příštích 12 měsíců zvýší nebo udrží investice do hyperautomatizace své organizace a více než 56 % má již čtyři nebo více souběžných iniciativ hyperautomatizace“.
Moderní řešení pro řízení pracovních postupů a automatizaci tento trend řeší spojením mnoha nebo všech výše uvedených technologií do jediného řešení. Tento přístup se nejen vyhýbá výzvám, které vznikají díky různorodým technologiím od různých dodavatelů, ale také výrazně zjednodušuje úsilí v oblasti automatizace. Uživatelé mohou přistupovat ke všem možnostem a využívat je, kdykoli je to potřeba, z jednoho projektu, aniž by se museli učit a přepínat mezi různými vývojovými nástroji.
Automatizace Low-code/no-code (LCNC)
Jedná se o další trend, který mění infrastrukturu správy workflow. Občanský vývojář je někdo, kdo je silným uživatelem složitých softwarových systémů a je pohodlný s technologiemi, ale má jen malé nebo žádné programovací nebo kódovací schopnosti. Díky vizuálnímu nástrojům a přetažení předpřipraveného obsahu se řešení s nízkým kódem/bez kódování stávají pro občanské vývojáře hráčem. LCNC jim umožňuje vytvářet a přizpůsobovat pracovní postupy a procesy, a to na základě jejich rozsáhlých odborných znalostí i přes neschopnost psát kód.
A LCNC přidává obrovskou hodnotu i pro profesionální vývojáře. Mohou použít stejnou jednoduchost drag and drop pro dokončení standardních úkolů mnohem rychleji než kdy předtím. Pomocí profesionálních aplikačních nástrojů LCNC mohou vývojáři vytvářet složitější pracovní postupy a automatizaci a učinit tento vlastní obsah připravený k použití snadněji dostupný.
Časté dotazy k řízení workflow
Prozkoumejte SAP Build Process Automation
Získejte více informací o inteligentních řešeních, která vám pomohou zjednodušit pracovní postupy
Podpořit zlepšování procesů
Zjednodušte a urychlete transformaci obchodních procesů ještě dnes.