Co je to automatizace procesů?
Automatizace procesů je definována jako použití softwaru a technologií k automatizaci podnikových procesů a funkcí za účelem dosažení definovaných organizačních cílů.
Přehled automatizace procesů
Co udržuje současné obchodní lídry vzhůru v noci? Pro jednu věc, je to skutečnost, že konkurence je tvrdší než kdy předtím. Další obavou je rychlost blesku, při které se požadavky zákazníků a trhu posouvají a vyvíjejí. Aby podniky mohly konkurovat a prosperovat, musí se chopit všech možných výhod, aby se nejen staly konkurenceschopnějšími a ziskovějšími, ale aby zvýšily svou odolnost a agilitu. Právě tam přichází automatizace procesů.
Podniky se stále více obracejí na automatizaci procesů jako na mocný nástroj v boji za zvýšení konkurenceschopnosti a ziskovosti. Podle nedávného průzkumu společnosti Gartner, který se týkal světových lídrů v oboru, 80 % respondentů uvedlo automatizaci jako jednu ze svých hlavních obchodních priorit a taktik úspěchu.
Definice automatizace procesu
Automatizace procesů je definována jako použití softwaru a technologií k automatizaci podnikových procesů a funkcí za účelem dosažení definovaných organizačních cílů, jako je výroba produktu, nábor a zavedení zaměstnance nebo poskytování zákaznických služeb.
Automatizace obchodních procesů (BPA) a digitální transformace
Automatizace podnikových procesů byla zpočátku jedním aspektem větší zastřešující oblasti řízení podnikových procesů (BPM). BPA byla zaměřena na zlepšení produktivity backendu převzetím časově náročných a opakujících se úloh. Dnes už ale BPA není jen složkou BPM, stala se hnací silou za ní a ústředním kamenem každé cesty digitální transformace. Digitální transformace – založená na technologiích, jako je umělá inteligence a strojové učení – znamená, že rozsah a škálovatelnost moderní automatizace podnikových procesů je téměř neomezená. Moderní řešení BPA lze nyní integrovat do backendových i frontendových aplikací a zefektivnit procesy od dodavatelských řetězců až po personalistiku, finance, zákaznické služby a další.
Fáze automatizace obchodních procesů
Příklady automatizace obchodních procesů
Ad-hoc nebo jednorázové činnosti nebo úkoly nejsou ideálními kandidáty pro automatizaci procesů. Tato technologie je vhodnější pro opakující se úlohy s formalizovanými kroky, sekvencemi a pravidly. Automatizace zajišťuje, aby obchodní proces probíhal vždy správně – zahrnující správné lidi, ve správném pořadí, s ohledem na správné informace a v určeném časovém rámci. Plánovaný a modelovaný obchodní proces je prvním krokem ke zlepšení efektivity snížením nadbytečných úloh a činností. Zatímco priority automatizace procesů se budou lišit v závislosti na podniku, níže jsou uvedeny některé oblasti, které často profitují z automatizace procesů.
Nábor pracovníků. Nástroje pro automatizaci procesů mohou pomoci zefektivnit různé náborové činnosti, včetně schopnosti rychle a efektivně odesílat životopisy a reference a rychle zpracovávat hodnocení, odmítnutí nebo následné akce, abyste mohli najít a získat nejlepší talenty.
Zavedení a školení zaměstnanců. Automatizace procesů může pomoci zjednodušit náborové a vstupní úlohy, od zpracování záznamů až po dodržování předpisů a školení. To vede k rychlejšímu rozvoji angažovaného a produktivního zaměstnance.
Platební a mzdové procesy. V posledních několika letech došlo k velkému nárůstu počtu gig pracovníků a vzdálených zaměstnanců pracujících v několika regionech. Automatizované procesy mohou podnikům pomoci zefektivnit jak pravidelné mzdové činnosti, tak platby smluvním partnerům a externím dodavatelům.
Plánování pracovních sil. Je obtížné řídit plánování zaměstnanců – zejména na různých místech a odděleních. Schopnost synchronizovat požadavky na pracovní volno a služební cesty mezi odděleními znamená, že jsou pokryty nepřítomnosti a týmy personalistiky a mzdového modulu mohou lépe automatizovat úkoly správy.
Jednodušší a konzistentnější fakturace. Zatímco generování faktur by mělo být v ideálním případě úkolem účetních oddělení, ne vždy tomu tak je. Automatizované fakturační procesy mohou pomoci zmírnit chyby, účetní záměny a dokonce i právní rizika.
Zákaznická zkušenost. V konkurenčním prostředí je pro vaše zákazníky snadnější než kdy jindy se odrazit, pokud se setkají s potížemi a zpožděními. Automatizace procesů pomáhá vytvořit personalizovanější zákaznickou zkušenost a rychle a přesně přesunout zákazníky prostřednictvím procesních toků.
Úkoly v oblasti dodržování předpisů a regulace. Je nezbytné, aby různé obchodní procesy dodržovaly požadavky na dodržování předpisů a právní předpisy. Soubory protokolu řešení automatizace procesů a ponechání viditelného datového záznamu, což usnadňuje monitorování a kontrolu těchto činností v reálném čase. Například před tím, než jsou posádkám provádějícím údržbu udělen přístup k provozu elektráren, mohou manažeři potvrdit, že všechny potenciálně nebezpečné systémy úspěšně dokončily a zaprotokolovaly potřebné bezpečnostní protokoly vypnutí
Hlavní technologie automatizace podnikových procesů
Robotická automatizace procesů a řešení pro automatizaci pracovních postupů jsou středem každé transformace digitální automatizace.
Robotická automatizace procesů (RPA)
RPA neodkazuje na fyzické roboty, jako je to vidět na montážní lince. Nástroje a roboti RPA jsou integrováni do podnikových systémů za účelem automatizace a zjednodušení různých úloh a interakcí. RPA je primární komponenta BPA. Popisuje software a boty, které jsou naprogramovány tak, aby emulovaly a kopírovaly lidské akce pro dokončení opakujících se obchodních úkolů. Softwarové roboty RPA mohou navigovat systémy, číst a zadávat data a provádět širokou škálu úloh založených na pravidlech.
Automatizace workflow
Automatizace workflow se často používá zaměnitelně s RPA, ale to není přesné. Automatizace workflow může být definována jako vytváření toku úloh, dokumentů a informací napříč činnostmi souvisejícími s prací, které provádějí nezávisle v souladu s definovanými obchodními pravidly a odkazují na specifické úlohy v rámci celého workflow.
Některé techniky a pojmy používané v automatizaci procesů
Automatizace procesů může být jednoduchá a může zahrnovat jen několik základních úloh, nebo může být součástí větší ipa a hyperautomatizační cesty. Níže jsou uvedeny některé z technik a technologií, které jdou do nejlepších výsledků automatizace procesu:
Hyperautomatizace Hyperautomatizace není sama o sobě technologií, ale spíše strategickou iniciativou, kterou se organizace zavazuje co nejrychleji identifikovat, prověřit a automatizovat co nejvíce obchodních a IT procesů. K tomu se hyperautomatizace opírá o integraci a orchestraci více technologií, nástrojů a platforem, včetně umělé inteligence/strojového učení, RPA, moderních ERP systémů a vývojových nástrojů s nízkým/žádným kódem.
Inteligentní automatizace procesů (IPA) McKinsey definuje IPA jako „vznikající sadu nových technologií, které kombinují zásadní přepracování procesů s robotickou automatizací procesů a strojovým učením“. Rozšiřuje podnikové procesy pomocí umělé inteligence a nástrojů nové generace, které pomáhají automatizovat a zjednodušit opakující se, replikovatelné a rutinní úlohy. To znamená, že NEJEN IPA může napodobovat lidské činnosti a úkoly – může se je skutečně naučit dělat. Umělá inteligence a kognitivní technologie umožňují začlenění rozhodovacích funkcí do automatizace založené na pravidlech, což vede ke zlepšení výkonu lidských pracovníků, zvýšení rychlosti, snížení rizika a lepším cestám zákazníků.
Automatizace low-code/no-code Low-code/no-code (LCNC) odkazuje na aplikační a integrační nástroje, které jsou vybaveny funkcí přetažení, vizuálním nástrojem a spoustou předem připraveného obsahu. LCNC nástroje umožňují někomu s malými nebo žádnými programovacími nebo kódovacími dovednostmi automatizovat procesy na základě jejich rozsáhlých relevantních odborných znalostí. Technologie automatizace LCNC jsou však také vybaveny robustními ochrannými kryty, které zajistí, že IT týmy budou mít zastřešující řízení a zajistí, aby se všechny nové automatizované procesy nebo aplikace dobře integrovaly do systému – splňovaly nejpřísnější standardy zabezpečení a dodržování předpisů.
Velká data Data nejsou kategorizována jako „velká“ jen kvůli svému objemu. Big Data jsou definována souborem kritérií souvisejících, ano, s jeho objemem, ale také s jeho složitostí a rychlostí. Strukturovaná data jsou lineární ve formátu – jako to, co vidíte v kalkulační tabulce. Vše zapadá do sloupku nebo řady. Nestrukturovaná data se naopak mohou skládat z méně kvantifikovatelných informací, jako je zpětná vazba zákazníků, e-maily, videa nebo obrázky. Velká data lze integrovat a přímo používat v automatizaci podnikových procesů na základě definovaných obchodních pravidel nebo pomocí funkcí umělé inteligence a strojového učení. Tato integrovaná data pak mohou být použita k vedení rozhodování, urychlení procesů a poskytnutí úlevy od opakujících se úkolů a hodnocení.
Umělá inteligence Technologie RPA jsou vytvořeny tak, aby co nejlépe pracovaly se strukturovanými daty, ale mnoho z vašich nejcennějších přehledů a intel jsou uchovávány v polostrukturovaných a nestrukturovaných datech (v naskenovaných obrázcích, webových stránkách, DOKUMENTECH a mnoha dalších). Technologie umělé inteligence dokáží tato data zpracovat a převést do strukturovaného formátu, kterému bude RPA rozumět a používat je.
Zpracování přirozeného jazyka (NLP) Nejlepší chatboti využívající NLP se učí z informačního obsahu lidské řeči, ale také se učí interpretovat kontext a tón. V automatizaci procesů mohou nástroje NLP pomoci lépe řídit interakce a odpovídat na standardní dotazy jak interně, tak od zákazníků.
Strojové učení Big Data poskytují velké objemy dat, na kterých technologie strojového učení závisí, aby se mohly rozhodovat. Když je strojové učení (a algoritmy, které jej podporují) integrovány s RPA, AI a dalšími nástroji, jako je NLP, přináší schopnost zjišťovat trendy a vzory a navíc se učit od dat i od lidských uživatelů. Díky tomu je automatizace procesů ještě přesnější a užitečnější.
Inteligentní ERP systémy Podniky se již léta spoléhají na ERP systémy, které řídí a koordinují své každodenní a finanční úkoly. Dnešní erp systémy však rostly (s umělou inteligencí a technologiemi strojového učení) tak, aby přinášely inteligenci a podporu téměř do každé oblasti podniku a jeho provozu. Mnoho automatizačních funkcí je již součástí moderních ERP systémů.
Výhody automatizace podnikových procesů
Největší hnací síly automatizace procesů mají co do činění se zřejmými výhodami, které plynou ze zvýšené rychlosti a efektivity a větší příležitosti k agilitě a inovacím. Mezi tyto výhody patří:
Agilnější a odolnější podnikové struktury celkově
Efektivnější operace včetně rychlejších cyklů a prvních správných sazeb
Lepší dodržování předpisů díky viditelnějším datovým trasám a monitorování
Snížená zátěž pomalých, manuálních procesů, vytváření větší svobody inovovat a růst
Spolupráce v reálném čase napříč organizací, budování týmové práce a úspěch/spokojenost zaměstnanců
Zlepšení kvality služeb zákazníkům a doby odezvy
Automatizace procesů: Další kroky na cestě k digitální transformaci
Dosažení komplexní automatizace procesů je základním pilířem každé úspěšné digitální transformace. McKinsey nedávno provedl průzkum mezi vedoucími pracovníky v oboru, kteří úspěšně splnili své cíle v oblasti automatizace podnikových procesů. Zjistili, že v podstatě každý případ, tyto úspěchy mají tři strategické složky společné:
- Automatizace musí být přijata jako strategická priorita v celé organizaci, ne jen v silech jako způsob, jak řešit několik izolovaných procesů
- Automatizace procesů by se měla zaměřit na to, aby technologie fungovala pro lidi, ne naopak
- Trh je v současné době obzvláště nepředvídatelný, takže pro trvalý úspěch automatizace procesů je nezbytné zaměřit se na škálovatelnost.
Stejně jako všechny cesty k transformaci podniku se nemusí odehrávat všechny najednou. Nejzásadnějším prvním krokem je připravit se na zvládnutí změn a sdělovat jasně definované cíle a milníky napříč celou vaší pracovní silou.
Zahajte cestu k automatizaci procesů
Získejte více informací o inteligentních technologiích pro komplexní automatizaci.
Nápady, které jinde nenajdete
Zaregistrujte se pro dávku business intelligence doručenou přímo do vaší e-mailové schránky.