Co je to nákup? Komplexní průvodce
Nákup je proces zajišťování zdrojů, nákupu, příjmu a kontroly veškerého zboží a služeb, které vaše firma potřebuje k provozu – od surovin přes software až po kancelářské potřeby.
Funkce pořizování je často považována za samozřejmost – dokud jí něco nebrání. Odpovídající za udržování pohybu kol společnosti zajišťuje nákup správné materiály a dodávky v případě potřeby. Pořizování, které je zaměřeno na provoz, nebylo typicky považováno za strategickou disciplínu – až dosud.
Omezení nákladů je i nadále prioritou, zejména vzhledem k inflaci a rostoucím nákladům na dodávky. Kontrola nákladů je však jen jedním z tlaků, které dnes působí na zadávání veřejných zakázek. Zadávání veřejných zakázek, které je omezeno mezi hrozbou nedostatku dodávek a náklady na skladování dodatečných zásob, musí nějakým způsobem podporovat odolnost dodavatelského řetězce, a to i v případě, že klimatické události nebo jiné narušení dodávek brání. Potřeba pořizovat udržitelné zboží a vyhovět rostoucím regulačním požadavkům znamená, že společnosti musí přidat další vrstvu sběru dat a kontroly do svých procesů získávání. Přidejte geopolitické tlaky a rizika do rovnice – s výsledným nedostatkem materiálu – a nákup je najednou v oku bouře.
Dnes již hlavní úředník pro pořizování (CPO) není funkcí back-office, která se zabývá především snižováním nákladů a dodržováním předpisů.
Definice pořízení
Nákup je životně důležitá obchodní funkce, která je zodpovědná za zajištění veškerého zboží a služeb potřebných organizací. Pro výrobní společnosti je dostupnost dodávek obzvláště kritická, protože je nemožné vytvářet hotové výrobky bez potřebných materiálů. Oddělení pro zadávání veřejných zakázek musí spolupracovat s interními zainteresovanými stranami, aby shromáždila jejich prognózy a požadavky a poté získala nejlepší dodavatele s nejlepšími náklady.
Díky papyrusovým svitkům, které zaznamenávají dodací a přepravní detaily, lze funkci pořízení dohledat zpět ke stavbě pyramid. Postupem času prošlo zadávání veřejných zakázek řadou proměn – od jednoduchého úkolu vedení záznamů k disciplíně, která vyžaduje strategické myšlení a vyjednávání.
Během průmyslové revoluce nabývalo na významu pořizování jako rozmáhající se výrobní operace potřebné k získávání, nákupu a přepravě materiálů. V polovině 20. století, kdy ekonomika vzkvétala, příležitosti a konkurenční nabídky pomohly znovu tuto praxi znovu definovat. Jednotlivci byli vyškoleni v různých aspektech řízení dodavatelského řetězce, získávali profesionální postavení. Pořizování bylo považováno spíše za řídící funkci než za administrativní.
Dnes veřejné zakázky opět procházejí dramatickou transformací – pravděpodobně stejně významnými jako všechny posuny v minulosti.
Proč je pořízení tak důležité v podnikání?
To, co bylo funkcí správy back-office, je nyní středem pozornosti – strategickým partnerem v komplexních strategických rozhodnutích C-suite.
Zadávání veřejných zakázek také kontroluje velkou část nákladů společnosti – 40 % až 80 % podle některých odhadů – takže je to nezbytné z hlediska rozpočtu. Efektivní postupy zadávání veřejných zakázek však také zvyšují hodnocení rizik, dohled nad dodavateli a potenciál pro tvorbu hodnot v rámci dodavatelského řetězce.
Zde jsou některé klíčové způsoby, jak je pořízení důležité pro podnikání:
Úspory nákladů: Nákup je první obrannou linií pro snížení nákladů a stabilizaci peněžního toku v podniku, což ovlivňuje ziskové marže a konečný výsledek. Konkurenceschopný strategický nákup produktů a vyjednávání o smlouvách mohou přinést významné úspory nákladů. Kromě toho může mít zefektivnění nákupních procesů skutečný dopad na finanční výsledky.
Kvalita: Pořízení správných surovin ve správný čas je zásadní pro výrobu vysoce kvalitních výrobků. Kvalita zahrnuje každý aspekt procesu pořizování, protože výběr materiálů a dodavatelů přímo ovlivňuje kvalitu produktů a služeb. Upřednostňování kvality je klíčem ke zmírnění rizik souvisejících s pověstí, výrobou a právními otázkami.
Sladění cílů: Strategický nákup přizpůsobuje nákupy nákupům cílům společnosti. Pokud je například zvýšení agility a odolnosti základní hodnotou vašeho podnikání, měly by být do procesu pořizování začleněny nástroje ke splnění těchto cílů. Detailní analýza trhu i vašich interních požadavků může pomoci identifikovat dodavatele, kteří jsou nejlépe umístěni podle vašich potřeb.
Zmírnění rizika: Riziko se může vyskytnout v každém kroku procesu pořízení – od nepřesné analýzy potřeb až po problémy s dodávkou dodavateli. Další riziko vyplývá z neúčinných reakcí na povinnosti dodržovat požadavky, nejasných etických norem, nehod souvisejících s počasím, globálních narušení a podobných výzev. Dnešní procesy pořizování poháněné technologiemi mohou poskytnout viditelnost potřebnou k proaktivní identifikaci, hodnocení a zmírnění rizik.
Udržitelnost a etika: Nákupní tým musí být v souladu s hodnotami své společnosti, které se týkají dopadu na životní prostředí, etického zajišťování zdrojů, environmentálních, sociálních a správních závazků (ESG) a více, aby zajistil dodržování předpisů a ochranu před riziky, poškozením pověsti a zbytečnými výdaji. Správa udržitelného zajišťování zdrojů a dodržování předpisů je klíčovou odpovědností funkce pořizování.
Typy řízení pořizování
Existují čtyři hlavní typy pořízení:
- Přímé pořízení: zahrnuje pořízení čehokoli, co přímo podporuje výrobu zboží, které společnost prodává, včetně surovin, komponentů, dílů, služeb a velkoobchodních položek. To vše má dopad na příjmy, růst a pověst, takže vztahy s dodavateli jsou klíčové pro přímé pořizování.
- Nepřímé zadávání zakázek: Cokoli, co přímo nesouvisí s výrobou, včetně materiálů, zboží a služeb pro interní použití a každodenní obchodní operace, spadá pod nepřímé zadávání veřejných zakázek. To zahrnuje položky, jako jsou kancelářské potřeby, utility a cestovní výdaje.
- Nákup zboží: Přímé i nepřímé pořízení může spadat pod pořízení zboží, které zahrnuje pořízení jakéhokoli hmotného předmětu, ať už dokončeného nebo nedokončeného – vše od zařízení přes suroviny až po kancelářské židle.
- Zadávání veřejných zakázek na služby: Profesionální služby založené na lidech, jako jsou poradenské společnosti, agentury, advokátní kanceláře, outsourcované IT, bezpečnostní služby, dodávka softwaru jako služby (SaaS) a opravy zařízení, to vše spadá do oblasti zadávání zakázek na služby. Ty jsou nezbytné pro efektivní pracovní postupy a zaplnění všech nedostatků pracovních sil.
12 kroků v procesu pořizování
Proces pořízení se může v jednotlivých společnostech lišit, ale obecně zahrnuje následujících 12 kroků:
1. Identifikace potřeb: Prvním krokem každého procesu pořizování je identifikace konkrétních materiálů, produktů, softwaru nebo služeb potřebných kvůli nedostatku, novým projektům nebo pravidelným provozním požadavkům. Tato fáze zahrnuje plánování a prognózy potřeb.
2. Zdrojoví dodavatelé: Výzkum a hodnocení nejlepších potenciálních dodavatelů pro vaše obchodní potřeby probíhá brzy v procesu pořizování. Rozvoj alternativních dodavatelů může pomoci s řízením rizik tím, že vám poskytne možnosti v případě nedostatku nebo přerušení provozu.
3. Odeslání požadavku na objednávku: Odeslání požadavku na objednávku se specifikacemi, jako je cena, časový rámec a množství k interní kontrole a schválení, spustí nákupní proces.
4. Vyhodnocení a výběr dodavatelů: Výběr nejlepšího dodavatele prostřednictvím konkurenčního nabídkového procesu, jako je podání žádosti o návrh (RFP), poptávky (RFQ), e-aukce nebo „tři nabídky a nákup“, zahrnuje posouzení dodavatelů z hlediska nákladů a kvality, pověsti, spolehlivosti, rychlosti a udržitelnosti.
5. Vyjednat cenu a podmínky: Po výběru dodavatele vyjedná nákupní tým různé nákupní podmínky, včetně ceny, množství, dodacích lhůt a platebních podmínek.
6. Vytvoření objednávky: Jakmile je dodavatel vybrán a podmínky finalizovány, společnost vystaví tomuto dodavateli formální objednávku s podrobnostmi o přesném zboží, službách a podmínkách zahrnutých v objednávce.
7. Příjem zboží a kontrola kvality: Po obdržení zboží je dalším krokem zajistit, aby jeho kvalita a množství odpovídaly tomu, co bylo objednáno, pečlivou kontrolou jeho poškození nebo chyby.
8. Zpracování faktury a splnění platebních podmínek: Po potvrzení dodávky zboží prošla kontrola množství a kvality, může být faktura dodavatele zpracována prostřednictvím účtů dodavatelů, aby byla zajištěna včasná platba. V závislosti na podmínkách smlouvy mohou být uplatněny slevy při včasné platbě a lze použít různé způsoby platby.
9. Navázat a spravovat dobré vztahy s dodavateli: Pro nákupní tým je strategické budovat pozitivní trvalé vztahy s dodavateli. Mezi výhody patří lepší výkonnost dodavatelů, podmínky, slevy, spolupráce a spolehlivost.
10. Správa smluv: Správa nákupních smluv pokrývá monitorování smluv, zajištění souladu s předpisy a podle potřeby nové sjednání podmínek. Je důležité identifikovat a řešit potenciální problémy, zajistit, aby byly realizovány sjednané úspory – a dosáhnout vašeho cíle.
11. Řízení rizik: Součástí toho, co činí nákupní tým tak nedílnou součástí organizace, je jejich role v řízení rizik. Je nezbytné předvídat a řešit potenciální problémy, jako je nedostatek, narušení dodavatelského řetězce a prováděcí opatření k jejich zmírnění. Zásadní složkou řízení rizik je také dodržování právních předpisů a požadavků – a zjištění jakékoli hrozby nedodržování předpisů.
12. Kontrola a analýza: Tento poslední krok v procesu pořizování pokračuje. Kontrola a analýza klíčových ukazatelů nákupu za účelem identifikace nedostatků a odhalení nových příležitostí k úsporám a snížení rizik hraje klíčovou roli v obchodním úspěchu.
Těchto 12 kroků se obvykle považuje za životní cyklus pořízení – protože se úlohy překrývají a proces je nepřetržitý. Úspěšný životní cyklus pořízení vyžaduje integraci s dalšími klíčovými pracovními úseky, jako je rozpočtování, prognózy a řízení dodavatelského řetězce.
Nákup vs. nákup a další související workflow
Mnoho organizací používá pojmy „nákup“, „nákup“, „nalezení zdroje odběru“ a „řízení dodavatelského řetězce“ zaměnitelně, ale nejedná se o totéž. Zde je, jak se liší:
Nákup versus nákup je část procesu pořízení, která se zaměřuje na transakce. Zahrnuje vyjednávání, objednávání produktů, přijímání zboží a služeb a odesílání plateb. Nákup je sice klíčovou součástí zadávání veřejných zakázek, ale celkový proces zadávání veřejných zakázek je mnohem širší.
Nákup vs. nalezení zdroje odběru je základní počáteční součástí celkového procesu pořizování, který pokrývá identifikaci potřeb, hledání dodavatelů, vydávání požadavků na nákup, vyhodnocování a výběr dodavatelů a vyjednávání cen a podmínek. Fáze nalezení zdroje odběru je místem, kde lze budovat silné dodavatelské vztahy.
Nákup vs. řízení dodavatelského řetězce Nákup je součástí celkového procesu řízení dodavatelského řetězce, který se zaměřuje na pořízení zboží a služeb potřebných pro výrobu produktů a údržbu interních operací. Pořízení dynamicky spolupracuje s ostatními segmenty dodavatelského řetězce, jako je logistika, vedení zásob a plánování potřeb.
Udržitelné řízení pořizování
Udržitelné zadávání veřejných zakázek, které začleňuje kritéria ESG do postupů zadávání veřejných zakázek a rozhodování, není pouze trendem zadávání veřejných zakázek; je to kritická úvaha.
K výzvám v oblasti udržitelného zadávání veřejných zakázek patří složitost a transparentnost dodavatelského řetězce, měření výkonnosti, zajištění souladu s normami a budování kapacit. Je již těžké získávat materiály s nízkou intenzitou emisí, jako je zelená ocel a recyklovaný hliník a plast, a bude to jen těžší. Navíc zákazníci stále více chtějí nakupovat od značek, které mohou prokázat své udržitelné bona fides, což činí udržitelné zadávání veřejných zakázek nedílnou součástí podnikání.
Vezměte si jen jeden aspekt udržitelného zadávání veřejných zakázek – snížení emisí v dodavatelském řetězci. Proces může trvat roky, takže zahájení přechodu nyní povede k tomu, že podniky budou v budoucnu konkurenceschopnější a odolnější.
Zde je několik příkladů udržitelného zadávání veřejných zakázek:
Zelené zdroje nebo ekologické zadávání veřejných zakázek: Zelené zdroje zahrnují strategický nákup produktů a služeb s menším dopadem na životní prostředí. Zelené zakázky zahrnují odstranění plastů na jedno použití a dalších jednorázových položek, včetně recyklovaných nebo upcyklovaných surovin, a zavedení čisté technologie nebo paliva. Zelené nákupy mohou snížit výrobní náklady, přispět k iniciativám sociální odpovědnosti vaší společnosti a dokonce zvýšit prodej tím, že osloví spotřebitele, kteří si uvědomují životní prostředí.
Materiály z etických zdrojů: Udržitelné zadávání veřejných zakázek závisí na etickém zajišťování zdrojů. To znamená nákup produktů od společností, které zaručují životní mzdu, nabízejí dobré pracovní podmínky, nezapojují se do dětské práce, pozitivně přispívají ke komunitám, jichž jsou součástí, a splňují další etické standardy.
Snížená uhlíková stopa a spotřeba energie: Snížení emisí uhlíku a spotřeby energie vaší společnosti není jen o snižování emisí vytvořených přímo z vašich každodenních provozů z továren a dopravy; jde také o snížení emisí v celém dodavatelském řetězci.
Umělá inteligence v pořizování: chytřejší automatizace a přehledy
Umělá inteligence v pořizování může automatizovat a zefektivnit složité úlohy, jako je analýza výdajů, správa smluv, strategické nalezení zdroje odběru a správa dodržování předpisů. Může také podporovat inteligentnější analýzy a rozhodování; pomůže vám odhalit příležitosti, potenciální úspory nákladů a anomálie; a usnadní identifikaci nových dodavatelů – a zároveň pomůže eliminovat podvody s nákupem a snížit počet chyb.
Umělá inteligence může být také použita k vytvoření obchodní hodnoty tím, že dekonstruuje to, co podnik skutečně potřebuje, zpochybňuje zavedené procesy, využívá znalosti z nových referenčních míst a navrhuje dodavatelský řetězec novými a různými způsoby.
Generativní AI má také obrovský potenciál pro pořizování. Jeho schopnost automatizovat úlohy, poskytovat přehledy a zlepšovat transparentnost podporuje efektivitu, produktivitu a lepší výběr a správu dodavatelů. Generativní umělá inteligence může také pomoci zmírnit rizika a snížit výdaje.
Použití umělé inteligence k podpoře pořizování při lepším rozhodování, identifikaci nových příležitostí, automatizaci úkolů a zlepšování provozní efektivity znamená, že se váš nákupní tým může soustředit na to, kde je jeho odbornost v oblasti lidských zdrojů nejcennější.
Co hledat v nákupním softwaru
Při výběru softwaru pro nákup upřednostněte nástroje, které nejen digitalizují a zefektivňují vaše nákupní procesy, ale také zlepšují vaše strategické rozhodování. Ideální software by se měl pochlubit robustní cloudovou infrastrukturou a schopnostmi umělé inteligence, což zjednodušuje složité nákupní úlohy. Mezi základní funkce patří bezproblémová integrace se stávajícími systémy finančního a dodavatelského řetězce, uživatelsky přívětivá rozhraní a komplexní analýzy pro hloubkovou analýzu výdajů.
Volte řešení, která poskytují přehledy a výkaznictví v reálném čase a usnadňují proaktivní řízení činností pořízení. Zajistěte, aby byl software škálovatelný, aby se mohl vyvíjet s vaším podnikem, a aktivně přispívá k trajektorii růstu vaší společnosti.
Udělejte další krok
Prozkoumejte řešení pro zahájení digitální transformace vašich komplexních procesů pořízení.
Strategická správa výdajů ve všech kategoriích
Podpořte svou transformaci sadou řešení, která poskytují lepší přehled o
kontrola a úspory.
Nápady, které jinde nenajdete
Zaregistrujte se pro dávku business intelligence doručenou přímo do vaší schránky.